Rittenregistratie
Om overzicht te krijgen van alle ritten die per kalenderjaar met een bedrijfsauto zijn gereden, is het belangrijk om als ondernemer een rittenregistratie bij te houden. Hieronder staat een overzicht van verschillende rittenregistratiesoftware. Welke is het beste? Dat is voor iedere ondernemer anders. Vergelijk de online rittenregistratiesoftware op prijs, functies en voorwaarden. Bekijk de vergelijker op Onderneming.nl en maak zo snel en gemakkelijk de beste keuze voor het bedrijf!
Rittenregistratie, wat is het?
Een rittenregistratie is een overzicht van de gereden kilometers die per kalenderjaar met een bedrijfsauto zijn gereden. Met een rittenregistratie kan een ondernemer aantonen dat hij op jaarbasis niet meer dan 500 privé kilometers heeft gereden.
Vereenvoudigde rittenregistratie
Als iemand voor zijn werk veel zakelijke kilometers op een dag rijdt, kan hij het bewijs dat hij niet meer dan 500 privékilometers maakt, leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in zijn administratie. Hierbij is het van belang dat er nauwkeurig geregistreerd wordt. Daarnaast is het belangrijk dat de onttrekking voor het privégebruik van de auto terecht achterwege is gelaten.
Een voorbeeld van iemand die veel zakelijke kilometers op een dag rijdt, is een rijinstructeur. Een rijinstructeur hoeft niet per rit de begin- en eindstand van de kilometerteller te vermelden. Dit mag per werkdag. Hierbij hoeft een rijinstructeur niet te vermelden welke lesplaatsen hij heeft bezocht. Wanneer een rijschoolhouder zelf rijles geeft, mag de rijschoolhouder voor de rijlessen die hij geeft, vereenvoudigde rittenregistratie gebruiken.
Een sluitende rittenregistratie
Als een auto alleen zakelijk wordt gebruikt, is het aan te bevelen om een sluitende ritregistratie bij te houden. Bij een sluitende rittenregistratie betekent dat aan het einde van de betreffende rit de eindstand van de kilometerteller van de auto gelijk is aan de beginstand van de volgende zakelijke rit.
Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?
In de rittenregistratie moet een ondernemer volgens de Belastingdienst het volgende vermelden:
- Het automerk
- Type auto
- Het kenteken
- De periode waarin hij de auto heeft gebruikt
- De gegevens van de gereden rit
De ondernemer vermeldt per rit:
- Datum van de gereden ritten
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres. Wanneer er vanaf het werkadres heen en daarna weer terug wordt gereden, zijn er twee ritten gemaakt
De route die is gereden, als er niet de meest gebruikelijke route is genomen:
- De privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden
- Of het een privérit of een zakelijke rit is
Is een ritregistratie bijhouden verplicht?
Het bijhouden van een rittenregistratie is niet verplicht, tenzij een ondernemer aan de Belastingdienst wil overtuigen dat er minder dan 500 km privé per jaar met de zakelijke auto is gereden. Als een ondernemer een auto van de zaak rijdt, is er een rittenregistratie nodig. Zo weet de Belastingdienst dat er wel of geen bijtelling betaald moet worden.
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)
Vanaf 1 juli 2024 moeten ondernemers met 100 of meer werknemers de zakelijke ritten en het woon-werkverkeer van hun werknemers bijhouden. Dit is de verplichte CO2-registratie voor werkgevers. De gegevens moeten worden doorgegeven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Waarom van ritten registratie bijhouden?
Voor iemand die een auto van de zaak rijdt, is een ritregistratie verplicht om fiscale bijtelling te voorkomen. Maar dat is niet de enige reden om een ritregistratie bij te houden. Wanneer er ook privé met een auto wordt gereden, moet de Belastingdienst dat wel kunnen zien. Dit omdat er bijtelling moet worden betaald als er per jaar meer dan 500 kilometer privé wordt gereden. Het is daarom belangrijk om een rittenregistratie bij te houden. Daarnaast is het belangrijk dat de rittenregistratie voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. Zo is een ondernemer verzekerd van een fiscale verantwoording.
Verzuimboete
Wanneer de rittenregistratie niet klopt of er geen volledige rittenregistratie is bijgehouden, kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Het bedrag van de verzuimboete kan oplopen tot € 5.514 en dat wil niemand. Een ondernemer moet dus zorgen dat hij de ritten goed bijhoudt, zodat hij ongemakken voorkomt.
Rittenregistratie bijhouden
Een rittenregistratie kan handmatig worden bijgehouden. Het handmatig bijhouden van de rittenregistratie is eigenlijk onbegonnen werk. Toch zijn er nog veel ondernemers die hun rittenregistratie handmatig bijhouden. Dit registreren ze dan vaak schriftelijk of in een Excel bestand. Maar de beste optie voor rittenregistratie is een automatisch systeem. Dan wordt alles nauwkeurig geregistreerd. Een ondernemer kan op verschillende manieren gebruik maken van een geautomatiseerde rittenregistratie.
Via een boekhoudprogramma
Ook is het mogelijk om als ondernemer een digitale rittenregistratie bij te houden. Bijvoorbeeld via een boekhoudprogramma. Wanneer het rittenregistratiesysteem is gekoppeld met de auto, worden de gegevens automatisch in het boekhoudprogramma geregistreerd. Ideaal voor ondernemers die er niet veel tijd aan willen besteden.
Via GPS
Een ondernemer kan ook gebruik maken van een black box of ritregistratie systeem. De black box is een klein zwart rittenregistratie kastje dat geplaatst wordt in de auto om gegevens te verzamelen. Vaak wordt de black box op een onopvallende plaats in de auto bevestigd. Een black box registreert automatisch de ritten met behulp van een GPS. Dit scheelt veel tijd. Daarbij moet een ondernemer wel letten of hij wel voldoet aan de eisen van rittenregistratie. Ook moet het systeem waar de ondernemer gebruik van maakt aan de eisen voldoen. Dit kan gecheckt worden via het keurmerk ritregistratie.
Met een gratis rittenregistratie app
Naast het blackboxsysteem kan hij ook gebruikmaken van een rittenregistratie systeem. Sommige urenregistratie software hebben een app die de ondernemer op een smartphone of tablet kan gebruiken. Zo kunnen ritten makkelijk worden bijgehouden.
Via Excel
Met Excel is het registreren van ritten ook mogelijk. De ondernemer vermeldt in Excel:
- De datum van de gereden rit
- Het nummer van de gereden rit
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en aankomstadres
- Of de rit zakelijk of privé was
Om voor de rittenregistratie van Excel gebruik te kunnen maken, dient de ondernemer de bovenstaande gegevens te registreren in een tabel. Daarbij is het ook handig dat een ondernemer per auto of werknemer een tabblad aanmaakt. Dit zorgt voor duidelijke weergave zodat iedereen gemakkelijk van de Excel-sheet gebruik kan maken.
Schriftelijk
De meest gangbare manier is het schriftelijk bijhouden van de ritten. Dit kan met een ritregistratieformulier of een ritregistratieboekje. Hier is een ondernemer alleen veel meer tijd mee kwijt en zijn gegevens vaak minder nauwkeurig. Daarom is het voor een ondernemer aantrekkelijker om de rittenregistratie bij te houden met een automatische rittenregistratie.
Veelgestelde vragen
De belastingdienst kan tot zeven jaar terug op basis van steekproeven de rittenregistratie controleren. Advies is dan ook om de rittenadministratie en andere administratie minimaal zeven jaar te bewaren.
De Belastingdienst kan de rittenregistratie op meerdere manieren controleren. Namelijk door het scannen van kentekens, steekproefsgewijs of via een controle op standaardafwijkingen.
Wanneer een ondernemer een bedrijfsauto heeft en alleen daarvan gebruikmaakt voor zijn onderneming, kan hij een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen. Als de verklaring door de ondernemer is ingevuld en verstuurd, dan hoeft hij voor de winstaftrek geen rittenregistratie meer bij te houden. De ondernemer mag dan geen kilometer privé rijden met de bestelauto. Als de Belastingdienst daarom vraagt, moet er wel kunnen worden aangetoond dat er alleen zakelijke ritten zijn gereden.
De ondernemer registreert per rit:
· De datum
· De begin- en eindstand van de kilometerteller
· Het vertrek- en aankomstadres
· De route die is gereden
· Of het een privérit of een zakelijke rit is
· De privé-omrijkilometers
Het is niet verplicht om een rittenregistratie bij te houden. Dit moet alleen als een ondernemer aan de Belastingdienst wil overtuigen dat hij minder dan 500 km privé per jaar met de zakelijke auto heeft gereden. Wanneer een ondernemer een auto van de zaak rijdt, is er wel een rittenregistratie nodig. Zo kan de Belastingdienst weten of er wel of geen bijtelling betaald moet worden.
Mabelle Abraham (MSc) houdt trends en ontwikkelingen op de financiële markt in de gaten om zo nieuwe kansen te identificeren en hier strategisch op in te spelen. Met haar ruime expertise en specialistische vaardigheden analyseert en beoordeelt ze al 2 jaar lang financiële producten. Daarnaast heeft zij haar Master behaald in Communication Science aan de Universiteit Twente.