Rittenregistratie

  • Auteur:

    Mabelle Abraham (MSc) houdt trends en ontwikkelingen op de financiële markt in de gaten om zo nieuwe kansen te identificeren en hier strategisch op in te spelen. Met haar ruime expertise en specialistische vaardigheden analyseert en beoordeelt ze al 3 jaar lang financiële producten. Daarnaast heeft zij haar Master behaald in Communication Science aan de Universiteit Twente.

  • Laatst bijgewerkt: 21 mei 2024
  • Leestijd: 7 minuten

Om een overzicht te krijgen van alle ritten die per kalenderjaar met een bedrijfsauto zijn gereden, is het belangrijk om als ondernemer een rittenregistratie bij te houden. Hieronder staat een overzicht van verschillende rittenregistratiesoftware. Welke is het beste? Dat is voor iedere ondernemer anders. Vergelijk de online rittenregistratiesoftware op prijs, functies en voorwaarden. Bekijk de vergelijker op Onderneming.nl en maak zo snel en gemakkelijk de beste keuze voor jouw bedrijf!

Rittenregistratie, wat is het?

Een rittenregistratie is een overzicht van de gereden kilometers die per kalenderjaar met een bedrijfsauto zijn gereden. Met een rittenregistratie kan je aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 privé kilometers hebt gereden.

Vereenvoudigde rittenregistratie

Als je voor je werk veel zakelijke kilometers op een dag rijdt, kan je het bewijs dat je niet meer dan 500 privékilometers maakt, leveren met een combinatie van een vereenvoudigde rittenregistratie en de zakelijke adressen in je administratie. Hierbij is het van belang dat er nauwkeurig geregistreerd wordt. Daarnaast is het belangrijk dat de onttrekking voor het privégebruik van de auto terecht achterwege is gelaten.

Afbeelding van kilometerregistratie bijhouden

Een voorbeeld van iemand die veel zakelijke kilometers op een dag rijdt, is een rijinstructeur. Een rijinstructeur hoeft niet per rit de begin- en eindstand van de kilometerteller te vermelden. Dit mag per werkdag. Hierbij hoeft een rijinstructeur niet te vermelden welke lesplaatsen hij heeft bezocht. Wanneer een rijschoolhouder zelf rijles geeft, mag de rijschoolhouder voor de rijlessen die hij geeft, vereenvoudigde rittenregistratie gebruiken.

Een sluitende rittenregistratie

Als een auto alleen zakelijk wordt gebruikt, is het aan te bevelen om een sluitende ritregistratie bij te houden. Bij een sluitende rittenregistratie betekent dat aan het einde van de betreffende rit de eindstand van de kilometerteller van de auto gelijk is aan de beginstand van de volgende zakelijke rit.

Waar moet een rittenregistratie aan voldoen?

In de rittenregistratie moet je volgens de Belastingdienst het volgende vermelden:

Ook vermeld je per rit:

Is een ritregistratie bijhouden verplicht?

Het bijhouden van een rittenregistratie is niet verplicht, tenzij je aan de Belastingdienst wil bewijzen dat er minder dan 500 km privé per jaar met de zakelijke auto is gereden. Als je een auto van de zaak rijdt, is er altijd een rittenregistratie nodig. Zo weet de Belastingdienst dat er wel of geen bijtelling betaald moet worden.

Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)

Vanaf 1 juli 2024 moeten ondernemers met 100 of meer werknemers de zakelijke ritten en het woon-werkverkeer van hun werknemers bijhouden. Dit is de verplichte CO2-registratie voor werkgevers. De gegevens moeten worden doorgegeven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Waarom van ritten registratie bijhouden?

Voor iemand die een auto van de zaak rijdt, is een ritregistratie verplicht om fiscale bijtelling te voorkomen. Maar dat is niet de enige reden om een ritregistratie bij te houden. Wanneer er ook privé met een auto wordt gereden, moet de Belastingdienst dat wel kunnen zien. Dit omdat er bijtelling moet worden betaald als er per jaar meer dan 500 kilometer privé wordt gereden. Het is daarom belangrijk om een rittenregistratie bij te houden. Daarnaast is het belangrijk dat de rittenregistratie voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. Zo ben je verzekerd van een fiscale verantwoording.

Afbeelding van autorit

Verzuimboete

Wanneer de rittenregistratie niet klopt of er geen volledige rittenregistratie is bijgehouden, kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen. Het bedrag van de verzuimboete kan oplopen tot € 5.514 en dat wil niemand. Om ongemakken te voorkomen, moet je er daarom voor zorgen dat je je ritten goed bijhoudt.

Rittenregistratie bijhouden

Een rittenregistratie kan handmatig worden bijgehouden, maar dit is eigenlijk onbegonnen werk. Toch zijn er nog veel ondernemers die hun rittenregistratie handmatig bijhouden. Dit registreren ze dan vaak schriftelijk of in een Excel-bestand. Maar de beste optie voor een nauwkeurige registratie is een automatisch systeem. Dan worden alle ritten een stuk sneller en beter geregistreerd. Je kan op verschillende manieren gebruik maken van een geautomatiseerde rittenregistratie.

Via een boekhoudprogramma

Je kan als ondernemer een digitale rittenregistratie bijhouden, bijvoorbeeld via een boekhoudprogramma. Wanneer het rittenregistratiesysteem is gekoppeld met de auto, worden de gegevens automatisch in het boekhoudprogramma geregistreerd. Ideaal voor ondernemers die er niet veel tijd aan willen besteden.

Via GPS

Afbeelding van gps

Je kan ook gebruikmaken van een black box of ritregistratie systeem. De black box is een klein zwart rittenregistratie kastje dat geplaatst wordt in de auto om gegevens te verzamelen. Vaak wordt de black box op een onopvallende plaats in de auto bevestigd. Een black box registreert automatisch de ritten met behulp van een GPS. Dit scheelt veel tijd. Daarbij moet je er wel op letten dat je voldoet aan de eisen van rittenregistratie. Ook moet het systeem waarvan je gebruikmaakt aan de eisen voldoen. Dit kan gecheckt worden via het keurmerk ritregistratie.

Met een (gratis) rittenregistratie app

Naast het blackboxsysteem kan je ook gebruikmaken van een rittenregistratie systeem via een mobiele app. Sommige boekhoudpakketten beschikken over een app die je op een smartphone of tablet kan gebruiken. Zo kunnen ritten gemakkelijk worden bijgehouden. Er zijn ook verscheidene systemen die speciaal zijn gemaakt om ritten bij te houden. Deze zijn vaak de eerste periode gratis te gebruiken. Zo kan je de app eerst proberen. Daarna worden er kosten in rekening gebracht.

Via Excel

Het is uiteraard ook mogelijk om je ritten te registreren met Excel. In je Excel-bestand neem je de volgende gegevens op:

Als je voor een rittenregistratie in Excel kiest, dien je de bovenstaande gegevens te registreren in een tabel. Daarbij is het ook handig dat je per auto of werknemer een tabblad aanmaakt. Dit zorgt voor een duidelijke weergave, zodat iedereen gemakkelijk van de Excel-sheet gebruik kan maken.

Schriftelijk

De meest gangbare manier is het schriftelijk bijhouden van de ritten. Dit kan met een ritregistratieformulier of een ritregistratieboekje. Hier ben je alleen veel meer tijd aan kwijt en ook zijn de gegevens vaak minder nauwkeurig. Daarom is het aantrekkelijker om de rittenregistratie bij te houden met een automatische rittenregistratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang ritregistratie bewaren?

De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug op basis van steekproeven de rittenregistratie controleren. Het advies is dan ook om de rittenadministratie en andere administratie minimaal zeven jaar te bewaren.

Hoe controleert de Belastingdienst de rittenadministratie?

De Belastingdienst kan de rittenregistratie op meerdere manieren controleren. Bijvoorbeeld door het scannen van kentekens, steekproefsgewijs of via een controle op standaardafwijkingen.

Wanneer hoef je geen rittenregistratie bij te houden?

Wanneer je een bedrijfsauto hebt en alleen daarvan gebruikmaakt voor je onderneming, kan je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen. Als je de verklaring hebt ingevuld en verstuurd, hoef je voor de winstaftrek geen rittenregistratie meer bij te houden. Je mag dan geen kilometer privé rijden met de bestelauto. Als de Belastingdienst daarom vraagt, moet er wel kunnen worden aangetoond dat er alleen zakelijke ritten zijn gereden.

Wat moet ik bijhouden voor kilometerregistratie?

Je registreert per rit:
· De datum
· De begin- en eindstand van de kilometerteller
· Het vertrek- en aankomstadres
· De route die is gereden
· Of het een privérit of een zakelijke rit is
· De privé-omrijkilometers

Is rittenadministratie verplicht?

Het is niet verplicht om een rittenregistratie bij te houden. Dit moet alleen als je aan de Belastingdienst wil bewijzen dat je minder dan 500 km privé per jaar met de zakelijke auto hebt gereden. Wanneer je een auto van de zaak rijdt, is er wel een rittenregistratie nodig. Zo kan de Belastingdienst zien of er wel of geen bijtelling betaald moet worden.