Uittreksel Handelsregister

Vrouw achter laptop met uittreksel handelsregister ervoor
  • Auteur:

    Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.

  • Laatste update: 7 november 2023
  • Leestijd: 7 minuten

Wanneer een ondernemer zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel (KvK), komt deze in het Handelsregister te staan. Van de registratie kan een uittreksel worden gekocht. In dit uittreksel staan de belangrijkste gegevens van de onderneming. Hieronder wordt aan de hand van een voorbeeld uittreksel uitgelegd wat de termen in het Handelsregister betekenen en waar deze voor nodig zijn.

Wat is het Handelsregister?

Nadat een ondernemer zich met de bedrijfsactiviteiten heeft ingeschreven bij de KvK, komen alle belangrijke gegevens in het Handelsregister te staan. Het Handelsregister is dan ook een register waarin de gegevens worden opgeslagen van alle ondernemingen. Het is eigendom van de overheid en de KvK is verantwoordelijk voor de uitvoering ervan.

In het Handelsregister worden onder meer de volgende gegevens opgenomen:

Voorbeeld uittreksel Handelsregister

Hieronder kunnen voorbeelden van de verschillende vormen uittreksels van registraties in het Handelsregister worden ingezien. Deze voorbeelden zijn afkomstig van de website van de KvK. Voor deze uittreksels is gebruikgemaakt van de rechtsvorm bv. Onderneming.nl houdt deze rechtsvorm aan voor deze pagina. Voor andere rechtsvormen kan het uittreksel er anders uitzien.

Voorbeeld uittreksel handelsregister KVK digitaal gewaarmerkt (gemaakt door KVK)

Voorbeeld uittreksel downloaden (gratis voorbeeld van KvK)

De Kamer van Koophandel heeft voorbeelden opgesteld van de verschillende soorten uittreksels van registraties in het Handelsregister. Deze voorbeelden zijn hier snel en eenvoudig te downloaden.

Gegevens in het uittreksel

In het uittreksel staan verschillende soorten gegevens. De meeste gegevens spreken voor zich. Deze worden hieronder kort besproken. Enkele termen zijn echter minder bekend. Deze worden uitgebreider behandeld, zodat ondernemers precies weten waar deze voor staan en waar deze voor kunnen worden gebruikt.

Rechtspersonen

Rechtspersoon

Onder dit kopje staan de gegevens van de rechtspersoon. Daarin staan naast de rechtsvorm ook de statutaire naam en statutaire plaats. Eenvoudiger gezegd zijn dit de bedrijfsnaam of handelsnaam en de locatie van het hoofdkantoor. Daaronder staan de datum van de eerste inschrijving en de datum van de akte van oprichting (deze geldt alleen voor een stichting, besloten vennootschap en naamloze vennootschap).

Vervolgens komen de financiële aspecten aan bod. Het gaat om het geplaatste kapitaal en het gestorte kapitaal. Het gestorte kapitaal is het deel van het geplaatste kapitaal waarvan de onderneming daadwerkelijk gelden of goederen heeft ontvangen. Daarnaast kan men zien wanneer de onderneming de jaarrekening over een specifiek boekjaar heeft gedeponeerd.

RSIN-nummer

Het eerste dat staat genoteerd is het RSIN-nummer. Alle rechtspersonen en samenwerkingsverbanden, zoals bv’s, verenigingen, vof’s, stichtingen en maatschappijen hebben een RSIN-nummer toegewezen. Dit is het Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer.

Het RSIN-nummer wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen met andere overheids(instanties), waaronder de Belastingdienst. Het nummer wordt dus gebruikt om gegevens te koppelen tussen verschillende registraties. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan het Kadaster, een register waarin staat wie welke rechten van het vastgoed in Nederland heeft. Ook met de Basisregistratie Personen (BRP) worden gegevens uitgewisseld.

Doordat er met RSIN-nummer wordt gewerkt, hoeft een ondernemer zich niet bij elke instantie of elk register apart aan te melden. De gegevens hoeven niet overal meer zelf te worden versterkt, omdat dit al voor de ondernemer is gedaan. Dit scheelt tijd en moeite.

Onderneming

Onder dit kopje staan slechts een aantal gegevens. Er wordt wederom weer begonnen met de handelsnaam. Daarna volgt de startdatum van de onderneming. Ook staat genoteerd hoeveel werknemers binnen de onderneming actief zijn. Het aantal werknemers wordt gevormd door meewerkende eigenaren, vennoten en werknemers.

SBI-code

Iedere ondernemer die staat ingeschreven bij de KvK krijgt één of meerdere SBI-codes. Deze codes zijn vier tot vijf cijfers lang en geven weer wat de activiteiten van het bedrijf zijn. De overheid en diverse bedrijven kunnen deze codes vervolgens gebruiken voor het verlenen van vergunningen en het verstrekken van subsidies, verzekeringspremies en statistieken.

Omdat het verkrijgen van belangrijke vergunningen, subsidies en gegevens afhangt van de SBI-codes van een bedrijf, is het belangrijk dat de ondernemer de bedrijfsactiviteiten goed en duidelijk weergeeft. Zo kan worden gegarandeerd dat de juiste codes aan de onderneming worden toegewezen en de ondernemer voor alle voor hem beschikbare zaken in aanmerking komt.

Vestiging

Onder het kopje Vestiging staan de gegevens over de locatie waar het bedrijf is gevestigd. Deze begint met het vestigingsnummer. Dat is een nummer bestaande uit 12 cijfers dat wordt toegewezen aan iedere vestiging. Daaronder staat weer de handelsnaam vernoemd. Ook de SBI-codes worden hier weer weergegeven en de datum waarop de vestiging is ingeschreven. Ook kan men inzien hoeveel werknemers op de vestiging werken en wat het telefoonnummer is waarmee de vestiging kan worden bereikt.

Vestiging

Het belangrijkste onderdeel is het bezoekadres. Deze geeft exact weer waar het bedrijf is gevestigd. Dit adres is voor iedereen zichtbaar. Voor de meeste ondernemers vormt dit geen problemen. Een zaak wil immers gevonden worden. Voor eenmanszaken kan het bezoekadres echter hetzelfde zijn als het privéadres. Dit betekent dat openbaar te zien is waar de ondernemer woont. Zelfstandige ondernemers kunnen dit als onprettig ervaren.

Aandeelhouder

In dit geval gaat het bij dit kopje om één enkele aandeelhouder. Van hem zijn de naam en geboortedatum opgenomen. Daarnaast staat er ‘enig aandeelhouder sedert’. Sedert is een moeilijker woord voor sinds. Hiermee wordt dus eigenlijk eenvoudigweg de datum bedoeld waarop de aandeelhouder de enige aandeelhouder is geworden.

Bestuurder

Onder dit laatste kopje staan weer de naam en geboortedatum van de aandeelhouder. In dit geval zijn de bestuurder en enige aandeelhouder namelijk dezelfde persoon. Daarnaast staat de datum genoteerd waarop hij in functie is getreden. Bovendien is weergegeven wat de titel van de bestuurder is en wat zijn bevoegdheid is.

Soorten uittreksels

Wanneer een ondernemer een uittreksel van registratie in het Handelsregister wil ontvangen, heeft hij de keuze uit verschillende uittreksels. De volgende soorten kunnen worden gekocht bij de KvK:

Een uittreksel van de registratie in het Handelsregister is online in te zien voor € 2,60. Dit uittreksel is alleen voor eigen gebruik bedoeld. Doordat die niet is gewaarmerkt, is het niet bruikbaar voor officieel gebruik. Online inzien is alleen beschikbaar in het Nederlands.

Een digitaal gewaarmerkt uittreksel kost € 8,45. Voor een papier gewaarmerkt uittreksel betaalt een ondernemer € 16,90. Beide bestanden zijn zowel in het Nederlands als het Engels verkrijgbaar.

Waar worden de uittreksels voor gebruikt?

De gewaarmerkte uittreksels kunnen voor verschillende doeleinden noodzakelijk zijn. Ze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om aan te tonen dat het bedrijf is ingeschreven bij de KvK. Ook kunnen deze documenten benodigd zijn voor het afsluiten van zakelijke bankrekeningen en het verkrijgen van leningen en leaseauto’s. Daarnaast kunnen toekomstige partners en ook klanten hiernaar vragen. Bovendien kan een ondernemer hiermee aantonen dat hij geen ongewenste postreclame of verkoop aan de deur wil. Dit kan middels de Non Mailing Indicator (NMI).

Veelgestelde vragen

Waar wordt een uittreksel Handelsregister voor gebruikt?

Een uittreksel van het Handelsregister kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Hiermee kan bijvoorbeeld worden bewezen dat het bedrijf is ingeschreven in het Handelsregister. Dit kan noodzakelijk zijn voor het afsluiten van een zakelijke bankrekening, het verkrijgen van een lening of het leasen van een auto. Ook zou een nieuwe klant van de onderneming hiernaar kunnen vragen. Daarnaast geeft een uittreksel informatie over een zakenpartner of toekomstige partner. Hiermee kan bovendien worden gecontroleerd wie binnen een bedrijf bevoegd is om een contract te tekenen. Ook kan ermee worden aangetoond dat een bedrijf geen ongewenste postreclame of verkoop aan de deur wil (NMI).

Kan een digitaal gewaarmerkt uittreksel Handelsregister worden geprint?

Ja, het is mogelijk om een digitaal gewaarmerkt uittreksel van het Handelsregister te printen. Deze is dan echter niet meer rechtsgeldig. Daarvoor moet een papier gewaarmerkt uittreksel worden aangevraagd. Als een ondernemer toch gebruik wil maken van het digitaal gewaarmerkte uittreksel, kan dit per e-mail worden verzonden. Gezien het document wel digitaal rechtsgeldig is, wordt het op deze manier in de meeste gevallen gewoon geaccepteerd.

Hoeveel kost een uittreksel Handelsregister?

Er zijn verschillende varianten beschikbaar met ieder een eigen prijs. Het inzien van het uittreksel Handelsregister niet gewaarmerkt kost € 2,60. Een digitaal gewaarmerkt uittreksel Handelsregister in het Nederlands of Engels kost € 8,45. Voor een uittreksel Handelsregister papier gewaarmerkt betalen ondernemers het meest: € 16,90. Ook deze is verkrijgbaar in het Nederlands en Engels.

Hoe kan de SBI-code worden gewijzigd?

Als een ondernemer zijn bedrijfsactiviteiten wijzigt, moeten ook de SBI-codes worden veranderd. Deze codes zijn immers gekoppeld aan de activiteiten die worden uitgevoerd. Het aanpassen van de bedrijfsactiviteit en de SBI-code is gelukkig niet moeilijk. Bedrijven veranderen immers nog weleens hun activiteiten. Om de wijziging door te voeren, dient een ondernemer de volgende stappen te volgen.
1. Ga naar ‘vestigingsgegevens wijzigen’ op de website van de KVK
2. Voer de naam of het KvK-nummer van het bedrijf in
3. Kies ‘activiteiten’ en volg de stappen
4. Verstuur de gegevens digitaal of per post
5. Geef eventueel aanvullend bewijs als de KvK daarom vraagt

Kunnen gegevens uit het Handelsregister worden gehaald?

Nee, dat is niet mogelijk. Het wordt namelijk belangrijk gevonden dat mensen weten met wie zij te maken hebben. Een ondernemer kan zijn gegevens daardoor niet afschermen. In specifieke situaties is het echter wel mogelijk om het bezoekadres af te schermen. Eenmanszaken kunnen dit doen door een postadres aan te melden bij de KvK. Als een ondernemer geen eenmanszaak heeft, maar wel het bezoekadres wil afschermen, kan dat alleen als er sprake is van waarschijnlijke dreiging of concrete dreiging.