UBO: UBO’s registreren en UBO-register
Binnen een organisatie hebben vaak een paar mensen de touwtjes in handen. Dit zijn de uiteindelijk belanghebbenden, ook wel UBO's genoemd. Een UBO moet zich soms verplicht inschrijven in het UBO-register. Maar wat maakt iemand een UBO? Wie moet zich registreren en hoe werkt de UBO-registratie? We bespreken het op deze pagina.
UBO betekenis
Een UBO is de Ultimate Beneficial Owner van een organisatie. Ultimate Beneficial Owners zijn de uiteindelijke eigenaren of personen die de beslissingen binnen een organisatie mogen maken. Het gaat dan om iemand die, in de meeste gevallen, voor meer dan 25% belang heeft in de organisatie. Denk aan iemand die voor 25% eigenaar is van een vennootschap onder firma (vof) of maatschap, iemand die meer dan 25% stemrecht heeft bij een stichting of vereniging of iemand die meer dan 25% van de aandelen bezit van een besloten vennootschap (bv).
De 25% staat niet per definitie vast. Het gaat erom wie de uiteindelijke eigenaar is of het zeggenschap heeft. Meestal ben je dat als je meer dan 25% van het belang hebt. Maar er zijn ook organisaties waarbij niemand meer dan 25% belang heeft. In dat geval zijn de UBO's de hoger leidinggevenden van de organisatie, bijvoorbeeld de vennoten.
UBO-register
In Nederland zijn de meeste bedrijven sinds 27 maart 2022 verplicht hun UBO's te registreren. De persoonsgegevens van de UBO's komen in het UBO-register van de Kamer van Koophandel (KvK) te staan, dat onderdeel uitmaakt van het Handelsregister. Het UBO-register is geen openbaar register.
Wie moet zich als UBO inschrijven?
Iedere organisatie die UBO-plichtig is, heeft één of meerdere UBO's. De volgende rechtsvormen moeten hun UBO's inschrijven in het UBO-register:
- Alle stichtingen;
- Besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), SE (Europese nv) en SCE (Europese coöperatieve vennootschap). Uitzonderingen zijn beursgenoteerde bv's en nv's, 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen en bv's en nv's in oprichting;
- Coöperatieve vennootschap (cv), vennootschap onder firma (vof), maatschap, EESV (Europese economische samenwerkingsverbanden) en rederij. Dit geldt niet voor EESV's die volgens hun statuten hun zetel buiten Nederland hebben;
- Coöperatie onderlinge waarborgmaatschappij en vereniging. Uitgezonderd zijn verenigingen van eigenaren (vve's) en verenigingen met beperkte bevoegdheid die geen onderneming drijven, ook wel informele verenigingen genoemd;
- Kerkgenootschappen als de organisatie verplicht in het Handelsregister staat ingeschreven en als er geen Nederlandse koepelorganisatie boven het kerkgenootschap staat.
Je kan de inschrijving van de UBO's per rechtsvorm op de website van de Kamer van Koophandel (KvK) voorbereiden.
Voor wie is een UBO-registratie niet verplicht?
Niet alle rechtsvormen en rechtspersonen hoeven zich dus in het UBO-register in te schrijven. Voor de volgende bedrijven is een UBO-registratie niet verplicht:
- Eenmanszaken
- Beursgenoteerde bv's en nv's
- Vve's
- 100% dochterondernemingen van beursgenoteerde vennootschappen
- Informele verenigingen
- Rechtspersonen in oprichting
- Publieksrechtelijke rechtspersonen
- Privaatrechtelijke rechtspersonen als historische rechtspersonen (denk aan gilden en hofjes)
- Buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben
UBO-registratie: hoe werkt het?
Je schrijft UBO's in via de UBO-opgave. Ook een UBO uitschrijven of een UBO wijzigen regel je hier.
Een UBO inschrijven in het KvK UBO-register gaat als volgt:
- Je selecteert de organisatie aan de hand van de naam of het KvK-nummer.
- Je kiest of je de inschrijving online of per post wil versturen. In beide gevallen vul je de gegevens online in. Bij online inschrijven log je in met DigiD en voeg je online alle bijlagen toe. Als je kiest voor post vul je alle gegevens in en krijg je aan het einde een pdf aangeleverd om te printen en ondertekenen. Je voegt alle bijlagen hier geprint aan toe en verzendt alles samen.
- Je geeft aan wat je wil doen: inschrijven nieuwe UBO, wijzigen geregistreerde UBO of uitschrijven geregistreerde UBO.
- Je vult alle contactgegevens en andere gevraagde gegevens in.
- Je levert de gevraagde bijlagen aan. Het gaat om documenten waaruit het belang van de UBO's blijkt. Als je deze niet hebt, kan je het UBO-formulier van de KvK gebruiken.
- Je ondertekent de UBO-opgave en verzendt deze.
UBO-register inzien
Het UBO-register is dus niet openbaar. Dit betekent dat niet iedereen de gegevens die hierin staan kan zien. Maar bepaalde mensen en organisaties kunnen wel een UBO-verklaring opvragen.
Je kan als UBO uiteraard je eigen UBO-gegevens bekijken en organisaties kunnen de gegevens van hun ingeschreven UBO's inzien. De persoon die hiertoe toegang wil krijgen, moet dan officieel voor de eigen organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister van de KvK mogen regelen.
Ook organisaties als de Belastingdienst, De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten kunnen toegang krijgen tot de UBO-registraties van bedrijven. Hierbij wordt er gewerkt met drie toegangsniveaus, om te bepalen welke gegevens ze mogen inzien.
Drie toegangsniveaus
Hieronder staat weergegeven welke gegevens organisaties met toegangsniveau 1, 2 of 3 kunnen inzien.
| Toegangsniveau 1 | Toegangsniveau 2 | Toegangsniveau 3 |
|---|---|---|
| Belang en omvang van het belang | Belang en omvang van het belang | Belang en omvang van het belang |
| Voor- en achternaam | Voor- en achternaam | Voor- en achternaam |
| Geboortemaand en -jaar | Geboortemaand en -jaar | Geboortemaand en -jaar |
| Woonland | Woonland | Woonland |
| Nationaliteit | Nationaliteit | Nationaliteit |
| Geboortedag | ||
| Geboorteplaats | ||
| Geboorteland | ||
| Adres | ||
| BSN of TIN | ||
| Kopie van de documenten die KvK heeft gebruikt om de gegevens van de UBO te controleren | ||
| Kopie van de documenten waaruit het belang van de UBO blijkt |
Om een beeld te krijgen van welke organisaties onder welk toegangsniveau vallen, hebben we per toegangsniveau een aantal voorbeelden op een rij gezet.
- Toegangsniveau 1: Organisaties als registeraccountants, advocaten, verzekeraars en pensioenfondsen.
- Toegangsniveau 2: Organisaties als notarissen, beleggingsondernemingen, banken en levensverzekeraars.
- Toegangsniveau 3: Organisaties als De Nederlandsche Bank, de Belastingdienst, de Financiële Inlichtingen Eenheid (FIU), de Autoriteit Financiële Markten, de Nationale Politie en de Kansspelautoriteit.
Een volledig overzicht is te vinden op de website van de KvK.
Afgeschermde persoonsgegevens
UBO's die minderjarig zijn of onder politiebescherming, curatele of bewind staan, kunnen hun persoonsgegevens laten afschermen. Organisaties met toegangsniveau 1 kunnen bij hen dan alleen het belang en de omvang van het belang inzien. Organisaties met niveau 2 of 3 kunnen gewoon dezelfde gegevens inzien als ze voorheen konden.
Waarom moeten UBO's zich inschrijven?
Het UBO-register en de registratieplicht zijn voortgekomen uit Europese regelgeving. Ieder land dat bij de Europese Unie (EU) zit, moet een UBO-register bijhouden. Dit om witwassen van geld en terrorismefinanciering tegen te gaan. Ook wordt het UBO-register gebruikt om criminele activiteiten als witwassen, fraude en belastingontduiking te achterhalen.
Financiële instellingen moeten nu verplicht het UBO-register raadplegen voordat iemand een verkooptransactie kan doen, een bemiddelsopdracht kan uitvoeren of een zakelijke overeenkomst kan afsluiten. Hierom is het essentieel dat de informatie in het UBO-register correct en actueel is.
Veelgestelde vragen
Je kan alleen een UBO-verklaring opvragen als je zelf UBO van een organisatie bent – je kan dan je eigen gegevens inzien – of als je officieel voor een organisatie inschrijvingen, wijzigingen en uitschrijvingen in het Handelsregister mag doen. In dat geval kan je de UBO-gegevens van de gehele organisatie inzien.
Wanneer je een uittreksel UBO-register nodig hebt, kan je een KvK uittreksel UBO-register aanvragen via Mijn KvK. Hiervoor heb je je DigiD nodig.
De UBO-verklaring is een document waarin de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie staat vastgelegd.
UBO's zijn de uiteindelijke begunstigden van een organisatie. Dit betekent dat je de uiteindelijk belanghebbende bent of het zeggenschap hebt over het bedrijf. Vaak gaat het om mensen die meer dan 25% van de aandelen bezitten, meer dan 25% stemrecht hebben of meer dan 25% eigenaar zijn. Heeft niemand meer dan 25% belang in de organisatie? Dan zijn de UBO's de hoger leidinggevenden.
In het UBO-register staan alle geregistreerde gegevens van alle UBO's. Deze gegevens zijn geen openbare gegevens – je kan ze alleen inzien als je daartoe bevoegd bent. Voorbeelden van bevoegde autoriteiten zijn de Belastingdienst, de Autoriteit Financiële Markten en banken.
Het UBO-register trusts is een ander register dan het standaard UBO-register voor UBO's. In dit register moeten trustees hun trusts of soortgelijke juridische constructies en hun UBO's inschrijven. Dit register bestaat nog niet lang: de registratieplicht geldt sinds 1 november 2022. Hoewel het UBO-register voor trusts geheel los staat van het UBO-register en het Handelsregister, heeft de KvK hier namens de ministeries van Financiën en Justitie & Veiligheid wel het beheer over.
Een KvK UBO-uittreksel opvragen kan via de website van de KvK. Je krijgt dan een digitaal gewaarmerkt downloadbaar bestand. Dit kost € 3,00. Een UBO-uittreksel KvK opvragen kan alleen als je hiertoe bevoegd bent.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.