Home » Bedrijfsruimte

Bedrijfsruimte

Vanwege de kosten starten de meeste ondernemers vanuit huis. Op langere termijn, wanneer een onderneming bijvoorbeeld groeit, is een kantoor aan huis minder praktisch. Dan komt een kantoorpand misschien beter van pas. Maar wanneer is een bedrijfsruimte nodig? Wat zijn de voor- en nadelen van een bedrijfsruimte?

Eigen kantoor of bedrijfsruimte

Door de kosten die bij een bedrijfspand komen kijken, starten veel ondernemers vanuit huis. De werkruimte is één van de eerste punten waarop startende ondernemers besparen. Veel ondernemingen hebben dan ook op het begin nog geen bedrijfsruimte nodig. Met een telefoon, computer, internet en een goede bureaustoel komen ze al een heel eind op weg.

Maar dat verandert als het bedrijf groeit. Dan kan een werkplek buitenshuis veel meer voordelen bieden. Het begint al bij de scheiding tussen privé en zakelijk.

Wanneer is een bedrijfsruimte nodig?

Wanneer is het omslagpunt dat vanuit huis werken niet langer kan? En waarom kiezen sommige startende ondernemers ervoor om gelijk een bedrijfsruimte te huren? In sommige situaties is er geen keuze. Bijvoorbeeld bij het starten van een winkel. Het pand en een goede locatie is dan noodzakelijk. Ook bedrijven die personeel in dienst nemen of veel klanten ontvangen hebben uiteindelijk een goede werkruimte nodig.

Bedrijfsruimte huren of kopen?

Wanneer een ondernemer op zoek is naar nieuwe bedrijfsruimte, moet hij eerst bedenken of hij de bedrijfsruimte wil huren of wilt kopen. Een kantoorruimte huren kent namelijk een aantal belangrijke verschillen ten opzichte van kopen.

	Bedrijfspand kopen	Bedrijfspand huren
Maandelijkse lasten	Bij kopen zijn de maandelijkse lasten vaak lager.	Bij huren zijn de maandelijkse lasten vaak hoog. Daarnaast kan de ontwikkeling van de huurprijs onzeker zijn.
Eigendom	Bij kopen heeft de koper veel meer vrijheid. Hij kan namelijk doen met het pand wat hij wil.	Bij huren is het pand niet volledig eigendom van de ondernemer. Dit betekent dat de huurder minder vrijheid heeft om met zijn pand te doen wat hij wil. Voor bouwkundige aanpassingen van het pand heeft de ondernemer toestemming nodig van de verhuurder.
Eigen vermogen	Bij het kopen van een pand zit een deel van het eigen vermogen in het pand. Deze kunnen niet voor andere zaken gebruik worden.	Huren legt minder beslag op eigen vermogen.
Waarde	Bij kopen kan het pand minder waard worden, maar ook juist meer waard worden. Hier kan de koper voordeel maar ook nadeel aan hebben. Bij waardestijging bouwt de ondernemer vermogen op, bijvoorbeeld voor zijn pensioen. De opbrengst is bij het verkopen van het pand volledig voor de verkoper.	Bij huren profiteert de huurder niet van een mogelijke waardestijging van het pand.
Opzegging	Verkopen van een pand neemt meer tijd in beslag.	Huur opzeggen gaat vaak snel.
Onderhoud	Bij kopen moet de ondernemer alle onderhoudskosten zelf betalen.	Bij huren hoeft de ondernemer niet op te draaien voor de onderhoudskosten.
Tijd	Bij kopen bepaalt de ondernemer zelf hoelang hij in zijn pand wil blijven.	Bij huren kan het zijn dat de ondernemer er na een bepaalde tijd uit moet. Afhankelijk van wat er in het huurcontract staat.

Een bedrijfsruimte in eigen woning

Veel startende ondernemers beginnen vanuit huis. Dit bespaart namelijk veel kosten. Voor veel ondernemers is een bedrijfsruimte in eigen woning dan ook de ideale plek om te starten met ondernemen. Wanneer een ondernemer alleen zelf in de werkruimte komt en klanten op locatie ontmoet, is een kantoorruimte aan huis voldoende. Een grafisch ontwerper, fotograaf of makelaar kan de eerste maanden prima zonder luxe ingericht kantoor of bedrijfspand.

Of iemand een bedrijf aan huis mag starten hangt af van de activiteit en de grootte van de onderneming. Dit kan via de website van de Kamer van Koophandel worden nagekeken.

Locatie

De locatie is één van de belangrijkste dingen van een werkplek. Op deze plek moet een ondernemer de gehele dag werken. Daarom is het beter om geen keukentafel of bank te kiezen. Dit zal de productiviteit alleen maar doen afnemen.

Het beste is een afgezonderde ruimte waar geen geluid is. Wanneer er sprake is van huisgenoten, kan het handig zijn om die ook op de hoogte te brengen van de werkplek.

Zelfstandigheidscriterium en inkomenscriterium

De kosten die gemaakt worden voor het inrichten van een kantoor aan huis, kunnen niet zomaar worden afgetrokken van de inkomstenbelasting. Om de kosten te kunnen aftrekken, moet er worden voldaan aan het zogenaamde zelfstandigheidscriterium en inkomenscriterium. Deze omvat de volgende eisen:

• De werkruimte moet een zelfstandig onderdeel zijn van de woning.
• Minimaal 70% van alle inkomsten moeten uit het kantoor aan huis komen.

Bedrijfsruimte delen

Om kosten te besparen kan een ondernemer ervoor kiezen om een bedrijfsruimte te delen. Soms komt het namelijk voor dat er een ruimte wordt aangeboden in een pand waar al verschillende bedrijven in gevestigd zijn. De kosten worden dan verdeeld over meerdere partijen. Naast dat het kostenbesparend is, kan samenwerking ook veel voordelen hebben. Coworking is inmiddels een populaire vorm van samenwerken. Naast de middelen wordt ook de kennis gedeeld. Dit kan mogelijk lijden tot nieuwe inzichten en andere ideeën. Ook kan het interessant zijn om klanten naar één locatie te laten gaan waar verschillende producten worden aangeboden.

Flexplekken

Een andere mogelijkheid is om flexplekken te huren. Een flexplek is een flexibele werkplek om te werken op flexibele tijden. Een ondernemer kan bijvoorbeeld een flexibele kantoorruimte huren, inspirerende kantoorruimtes binnenstappen of een coworking-plek vinden. Een flexplek huren kan vaak tegen een laag tarief. Daarnaast is de plek volledig ingericht en beschikt het over een gedeelde vergaderruimte. Dit kan handig zijn voor ondernemer die vanuit huis werken, maar klanten graag op een zakelijke locatie willen ontvangen. Daarnaast worden op verschillende flexplekken regelmatig activiteiten georganiseerd om andere mensen te leren kennen en daardoor mogelijke kennis uit te wisselen.

Voordelen bedrijfspand

Een bedrijfspand heeft voor sommige ondernemingen zijn voordelen. Welke voordelen er van toepassing zijn kan per ondernemer verschillen.

Wanneer een ondernemer over een bedrijfspand beschikt, kunnen klanten of zakenpartners bij hem langskomen. Dit scheelt veel meer tijd dan als de ondernemer zelf steeds op pad moet. Het is daarbij wel handig dat het bedrijfspand dicht bij het huis van de ondernemer is. Dit scheelt s ‘ochtends en s ‘avonds tijd in het verkeer.

Als een ondernemer een kantoor of werkplek heeft gevestigd op een bedrijvensterrein of kantorenterrein, is het bedrijf bereikbaarder voor leveranciers. Daarnaast kan een ondernemer bij het kiezen van een bedrijfspand letten op de wegen, parkeerplaatsen en of de omgeving representatief is voor de beoogde activiteit van de onderneming.

Een bedrijfspand kan het bedrijf een professionelere uitstraling geven dan een thuiswerkplek. Zo laat de ondernemer zien dat het niet gaat om een tijdelijk bedrijf of een bedrijf om bij te klussen, maar dat het gaat om een groeiende onderneming die veel toekomstplannen en potentie heeft.

Sommige ondernemers die vanuit huis werken vinden het moeilijk om werk en privé gescheiden te houden. Het kan een voordelig zijn om tijdens werken tussendoor ook wat van de huishouding te doen. Maar dit is alleen maar minder productief. Met een bedrijfspand heeft de ondernemer hier geen last meer van. Op kantoor werkt de ondernemer en thuis wordt daardoor weer echt privé.

Daarnaast kan het gevoel van elke dag naar werk toegaan, een grote invloed hebben. De ondernemer gaat s ‘ochtends naar zijn werk in plaats van dat hij de hele dag thuisblijft.

Wanneer een ondernemer veel dure machines, apparaten of veel voorraad heeft is het fijner als hij dat niet allemaal thuis hoeft op te slaan. Veiligheid is in een kantoor waar meerdere mensen werken vaak makkelijker te regelen dan thuis.

Wanneer een bedrijfspand eigendom is van de ondernemer, mag hij alle kosten met betrekking tot het gebouw aftrekken van de inkomsten. Dat geldt voor energiekosten, verzekeringskosten, inrichtingskosten, schoonmaakkosten, onderhouds- en verbouwingskosten. Wanner de ondernemer de btw niet als voorbelasting kan aftrekken, mag dit inclusief btw.

Werknemers of stagiaires in dienst nemen is bij een thuiswerkplek haast niet mogelijk. Met een bedrijfspand kan dat wel.

Nadelen bedrijfspand

Een bedrijfspand heeft dus veel voordelen. Dan is lijkt het bijna vanzelfsprekend om altijd een bedrijfspand te huren of kopen bij het hebben van een onderneming. Toch zijn er een aantal redenen waarom een ondernemer geen bedrijfspand wil huren of kopen.

Kosten

Een thuiswerkplek brengt veel minder kosten met zich mee dan het hebben van een bedrijfspand. Een huis heeft een ondernemer al en een bedrijfspand moet worden gekocht of gehuurd. De ondernemer betaalt dan niet alleen de koopprijs of de huurprijs, maar ook reiskosten, elektriciteitskosten, een internetverbinding, een telefoonaansluiting, de schoonmaker, etc. Daarnaast zijn de opstartkosten hoger, dit omdat de ruimte ook moet worden ingericht. Thuis heeft de ondernemer deze kosten er niet extra bij.

Minder flexibiliteit

Een ander nadeel van een bedrijfsruimte is de flexibiliteit. Wanneer een ondernemer een kantoor huurt op een bedrijventerrein of deelt met andere ondernemers, zijn de werktijden minder flexibel. Deze gebouwen of terreinen hebben meestal beperkte openingstijden, tijden waarop het niet betreden mag worden.

Wanneer een ondernemer dus nog snel iets moet doen voor werk, kan hij dus niet snel even naar het bedrijfspand toe. Bij thuiswerken is dat wel mogelijk. De ondernemer kan zo naar zijn thuiswerkplek lopen en aan de slag gaan. Thuis kan er gelijk werk van gemaakt worden, maar als al het werk op kantoor ligt, gaat dat een stuk moeilijker.

Contracten

Een bedrijfspand kan worden gehuurd en worden gekocht. Maar dit kan ook een nadeel met zich meebrengen. Bij het huren van een bedrijfsruimte zit de ondernemer vast aan een contract. Bij het kopen van een bedrijfsruimte kan de ondernemer nog minder snel verhuizen wanneer dat nodig is. Hier moet een ondernemer wel rekening mee houden.

Kantoor inrichten

Wanneer een ondernemer regelmatig klanten of zakenpartners over de vloer krijgt, is het fijn als de kantoorruimte er netjes en professioneel uitziet. Kantoren worden ingericht op basis van hoe een ondernemer zijn bedrijf wil laten uitstralen. Strak en zakelijk of juist gemoedelijk en minder zakelijk. Afhankelijk van wat de ondernemer wil uitstralen kan er worden gekozen voor een paar betaalbare design meubelen om net die touch te geven aan het interieur. Naast designmeubelen zijn er natuurlijk ook basis meubelen nodig, zoals een bureau of een bureaustoel.

Veelgestelde vragen