Bedrijfspand huren

header
illustratie huren bedrijfspand

Een bedrijfsruimte huren is voor veel ondernemers een grote stap, maar essentieel voor ondernemers die personeel willen aannemen, klanten willen ontvangen of voorraad willen opslaan. Maar wat zijn de voordelen van het huren van een bedrijfspand? En wat zijn de fiscale regels voor het aftrekken van de huurkosten? En welke kosten mogen dan worden afgetrokken?

Bedrijfsruimte voor medewerkers of klanten

Ondernemers met een thuiswerkplek nemen meestal geen personeel aan en ontvangen geen klanten. Een thuiswerkplek heeft namelijk een minder professionele uitstraling. Bedrijven met personeel hebben een goede bedrijfsruimte nodig. Dit is dan ook één van de redenen dat een ondernemer een bedrijfsruimte gaat huren.

Bedrijfspand huren of kopen

HurenKopen
Maandelijkse lastenBij huren zijn de maandelijkse lasten vaak hoogBij kopen zijn de maandelijkse lasten vaak lager
EigendomBij huren is het pand niet volledig eigendom van de ondernemerBij kopen is het pand volledig eigendom van de ondernemer
Eigen vermogenHuren legt minder beslag op eigen vermogenBij het kopen van een pand zit een een groot deel van het eigen vermogen in het pand
WaardeBij huren profiteert de huurder niet van een mogelijke waardestijging van het pandBij kopen kan het pand minder waard worden, maar ook juist meer waard worden. Hier kan de koper voordeel maar ook nadeel aan hebben
OpzeggingHuur opzeggen gaat vaak eenvoudig en snelVerkopen van een pand neemt meer tijd in beslag
OnderhoudBij huren zijn de onderhoudskosten voor de verhuurderBij kopen zijn de onderhoudskosten voor de ondernemer zelf
TijdBij huren kan het zijn dat de ondernemer er na een bepaalde tijd uit moetBij kopen bepaalt de ondernemer zelf hoelang hij in zijn pand wil blijven

Eigen werkruimte als zzp’er

Ook zzp’ers kiezen soms voor een eigen werkruimte. Dit komt omdat er fiscaal best veel mogelijk is met de huurkosten. De huur van een bedrijfsruimte is aftrekbaar (als de zzp’er voldoet aan de fiscale regels) en de btw op de huurprijs kan worden verrekend in de voorbelasting. De huurkosten hebben namelijk effect op de winst (dus ook op de inkomstenbelasting). De Belastingdienst betaalt hierdoor bijna de helft van de huur mee.

Zzp’ers kunnen ook thuis een eigen werkplek creëren. Maar deze is niet altijd aftrekbaar. Hier gelden ook een aantal regels. De werkruimte moet bijvoorbeeld zelfstandig zijn. Er is sprake van een zelfstandige werkruimte als de ruimte apart verhuurbaar is en een eigen ingang, sanitair voorziening en energievoorziening heeft. Daarnaast moet de ruimte voldoende gebruikt worden. Tenminste 30% van de inkomsten moet verdiend worden in het kantoor aan huis. Wanneer een ondernemer ook over een kantoor ergens anders beschikt is dit 70%.

Huurcontract

Het beste is om een huurcontract schriftelijk af te sluiten. Het is verstandig dat een ondernemer foto’s maakt van de staat van de ruimte die hij gaat huren. Deze foto’s kunnen dan aan het contract worden toegevoegd.

Daarnaast is het ook verstandig dat een ondernemer zich laat begeleiden bij het opstellen van een huurcontract door een bedrijfsmakelaar of jurist. Zij zijn gespecialiseerd in het maken van duidelijke afspraken. Dit voorkomt gedoe met de verhuurder.

Wat staat er in een huurcontract?

In een huurcontract staan de afspraken tussen de huurder en de verhuurder. Bijvoorbeeld wat de huurprijs is en de omschrijving van het pand.

Verder staat er in het huurcontract:

Huurprijs vergelijken

Wanneer een ondernemer de huurprijs van de bedrijfsruimte, kantoorruimte of winkelruimte weet, is het ook verstandig dat hij kijkt naar wat er gevraagd wordt voor vergelijkbare ruimten in de omgeving. Dit kan hij doen via lokaal bekende bedrijfsmakelijkaars of via het internet. Makelaars gebruiken voor de bepaling van de huurprijs een rekenmethode uit de wet. Hierbij wordt het pand vergeleken met vergelijkbare panden.

Fiscale regels

De Belastingdienst hanteert een aantal fiscale regels voordat de huurkosten van een bedrijfsruimte kunnen worden afgetrokken. De btw van de gehuurde bedrijfsruimte is bijvoorbeeld alleen aftrekbaar als deze minimaal voor 90% via de voorbelasting is te verrekenen. De ondernemer moet dus wel echt geld verdienen. Daarnaast is er een huurcontract nodig en moet deze ondertekend zijn door zowel de huurder als de verhuurder van de kantoorruimte.

illustratie fiscaal

Fiscale aftrekbare kosten

De kosten die aftrekbaar zijn wanneer een ondernemer voldoet aan de fiscale regels:

Voor- en nadelen van een kantoor huren

Het huren van een bedrijfspand kent een aantal voor- en nadelen.

Voordelen

  • Huren legt minder beslag op eigen vermogen.
  • Kosten voor het huren van bedrijfsruimte zijn aftrekbaar
  • Huur opzeggen gaat sneller dan verkopen van het bedrijfspand.
  • Kosten voor groot onderhoud zijn voor de verhuurder en niet voor de ondernemer.

Nadelen

  • De ontwikkeling van de huurprijs kan onzeker zijn.
  • Huurcontracten gelden soms voor meerdere jaren en zijn tussentijds niet zomaar op te zeggen.
  • Wanneer de ondernemer bouwkundige aanpassing wil doen, heeft hij meestal toestemming van de verhuurder nodig.
  • De huurder profiteert niet van een mogelijke waardestijging van het pand.
  • De verhuurder stelt de huurvoorwaarden op.

Alternatieven

Voor een startende ondernemer is het huren van een bedrijfspand een grote stap. Niet alleen om wille van de huurprijs, maar ook vanwege de kosten van de inrichting en andere bijkomende zaken zoals onderhoudskosten en verzekeringskosten. Een ondernemer hoeft niet direct een heel bedrijfspand te huren. Er zijn ook nog een aantal andere mogelijkheden. Bijvoorbeeld een flexplek huren of een bedrijfspand delen. Deze twee opties besparen enorm veel kosten. Ideaal voor ondernemers die er niet veel geld aan kwijt willen zijn, maar toch op een zakelijke manier klanten of zakenpartners willen ontvangen.

Flexplekken

Een ondernemer heeft ook de mogelijkheid om een flexplek te huren. Een flexplek is een flexibele werkplek waar een ondernemer tijdelijk gaat zitten om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het voordeel van een flexplek is dat het te huren is voor een laag tarief. Ideaal voor ondernemers die zo’n werkplek buitenshuis niet de hele week nodig hebben. Bijvoorbeeld alleen om klanten of zakenpartners te ontvangen. Daarnaast leren ondernemers andere ondernemers kennen en delen zij hun kennis en vaardigheden. Dit kan lijden tot nieuwe inzichten en ideeën.

Bedrijfsverzamelgebouw

Een tweede mogelijkheid is een bedrijfsverzamelgebouw. Een bedrijfsverzamelgebouw is een gebouw waar meerdere bedrijven in gevestigd zijn. De ondernemers delen de bedrijfsruimte. De kosten worden dan ook verdeeld over alle ondernemingen in het gebouw. Dit bespaart veel kosten. Naast dat het kostenbesparend is, kan de samenwerking ook veel voordeel bieden. Net zoals bij flexplekken kan er naast middelen ook kennis worden gedeeld.

Veelgestelde vragen

Wat kost een bedrijfspand huren?

Hoe hoog de huur van een bedrijfspand is ligt aan de grootte, locatie en de staat van het gebouw. Is het bijvoorbeeld bestaande bouw of nieuwbouw? Deze prijzen kunnen dus enorm uiteenlopen. Wanneer startende ondernemers goedkoop willen beginnen is een bedrijfsverzamelgebouw of flexplek vaak de beste optie.

Waarop letten bij het huren van bedrijfspanden?

· Oppervlakte
· Bedrijfsdoeleinden
· Bereikbaarheid
· Parkeergelegenheid
· Locatie
· Uitstraling pand
· Mogelijkheden tot verhuur van gedeelten van het pand bij te veel ruimte
· Mogelijkheden tot uitbreiding bij te weinig ruimte
· Staat van onderhoud
· Bestemmingsplan
· Vergunningen