Home » Bedrijfsruimte » Bedrijfspand huren

Bedrijfspand huren

Een bedrijfsruimte huren is voor veel ondernemers een grote stap, maar vaak essentieel als je personeel wil aannemen, klanten wil ontvangen of voorraad wil opslaan. Maar wat zijn de voordelen van het huren van een bedrijfspand? En wat zijn de fiscale regels voor het aftrekken van de huurkosten? Welke kosten mogen dan worden afgetrokken?

Bedrijfsruimte voor medewerkers of klanten

Ondernemers met een thuiswerkplek nemen meestal geen personeel aan en ontvangen geen klanten. Een thuiswerkplek heeft namelijk een minder professionele uitstraling. Bedrijven met personeel hebben een goede bedrijfsruimte nodig. Dit is dan ook één van de redenen dat je als ondernemer een bedrijfsruimte gaat huren.

Bedrijfspand huren of kopen

Eigen werkruimte als zzp’er

Ook zzp’ers kiezen soms voor een eigen werkruimte. Dit komt omdat er fiscaal best veel mogelijk is met de huurkosten. De huur van een bedrijfsruimte is aftrekbaar (als je voldoet aan de fiscale regels) en de btw op de huurprijs kan worden verrekend in de voorbelasting. De huurkosten hebben namelijk effect op de winst (dus ook op de inkomstenbelasting). De Belastingdienst betaalt hierdoor bijna de helft van de huur mee.

Je kan ook thuis een eigen werkplek creëren. Maar deze is niet altijd aftrekbaar. Hiervoor gelden ook een aantal regels. De werkruimte moet bijvoorbeeld zelfstandig zijn. Er is sprake van een zelfstandige werkruimte als de ruimte apart verhuurbaar is en een eigen ingang, sanitair voorziening en energievoorziening heeft. Daarnaast moet de ruimte voldoende gebruikt worden. Ten minste 30% van de inkomsten moet verdiend worden in het kantoor aan huis. Wanneer je ook over een kantoor ergens anders beschikt is dit 70%.

Huurcontract

Het beste is om een huurcontract schriftelijk af te sluiten. Het is verstandig dat je foto’s maakt van de staat van de ruimte die je gaat huren. Deze foto’s kunnen dan aan het contract worden toegevoegd.

Daarnaast is het ook verstandig dat je je laat begeleiden bij het opstellen van een huurcontract door een bedrijfsmakelaar of jurist. Zij zijn gespecialiseerd in het maken van duidelijke afspraken. Dit voorkomt gedoe met de verhuurder.

Wat staat er in een huurcontract?

In een huurcontract staan de afspraken tussen de huurder en de verhuurder. Bijvoorbeeld wat de huurprijs is en de omschrijving van het pand.

Verder staat in het huurcontract:

• Bestemming van het pand
• Oppervlakte van de ruimte
• Betaaltermijn
• Looptijd van de huur en een opzegtermijn
• Bepaling over een jaarlijkse huuraanpassing
• Afspraken over servicekosten
• Afspraken over de betaling van gas, water en licht
• Afspraken over onderhoud
• Afspraken omtrent onderverhuur
• Afspraken over gemeentelijke belastingen
• Opties voor het verlengen van de huur na afloop van de huurtermijn

Huurprijs vergelijken

Wanneer je de huurprijs van de bedrijfsruimte, kantoorruimte of winkelruimte weet, is het ook verstandig dat je kijkt naar wat er gevraagd wordt voor vergelijkbare ruimten in de omgeving. Dit kan je doen via lokaal bekende bedrijfsmakelijkaars of via het internet. Makelaars gebruiken voor de bepaling van de huurprijs een rekenmethode uit de wet. Hierbij wordt het pand vergeleken met vergelijkbare panden.

Fiscale regels

De Belastingdienst hanteert een aantal fiscale regels, waaraan een ondernemer zich moet houden voordat de huurkosten van een bedrijfsruimte kunnen worden afgetrokken. De btw van de gehuurde bedrijfsruimte is bijvoorbeeld alleen aftrekbaar als deze minimaal voor 90% via de voorbelasting is te verrekenen. Je moet dus wel echt geld verdienen. Daarnaast is er een huurcontract nodig en moet deze ondertekend zijn door zowel de huurder als de verhuurder van de kantoorruimte.

Fiscale aftrekbare kosten

De kosten die aftrekbaar zijn wanneer je voldoet aan de fiscale regels:

• De huur van de bedrijfsruimte
• Energiekosten
• Verzekeringskosten
• Schoonmaakkosten
• Inrichtingskosten en huisstijlkosten

Voor- en nadelen van een kantoor huren

Het huren van een bedrijfspand kent een aantal voor- en nadelen.

Alternatieven

Voor een startende ondernemer is het huren van een bedrijfspand een grote stap. Niet alleen omwille van de huurprijs, maar ook vanwege de kosten van de inrichting en andere bijkomende zaken, zoals onderhoudskosten en verzekeringskosten. Je hoeft niet direct een heel bedrijfspand te huren. Er zijn ook nog een aantal andere mogelijkheden, zoals een flexplek huren of een bedrijfspand delen. Deze twee opties besparen enorm veel kosten. Ideaal voor ondernemers die er niet veel geld aan kwijt willen zijn, maar toch op een zakelijke manier klanten of zakenpartners willen ontvangen.

Flexplekken

Je hebt als ondernemer ook de mogelijkheid om een flexplek te huren. Een flexplek is een flexibele werkplek waar een ondernemer tijdelijk gaat zitten om bepaalde werkzaamheden uit te voeren. Het voordeel van een flexplek is dat het te huren is voor een laag tarief. Ideaal voor ondernemers die zo’n werkplek buitenshuis niet de hele week nodig hebben, maar bijvoorbeeld alleen om klanten of zakenpartners te ontvangen. Daarnaast leren ondernemers andere ondernemers kennen en delen zij hun kennis en vaardigheden. Dit kan lijden tot nieuwe inzichten en ideeën.

Bedrijfsverzamelgebouw

Een tweede mogelijkheid is een bedrijfsverzamelgebouw. Een bedrijfsverzamelgebouw is een gebouw waar meerdere bedrijven in gevestigd zijn. Je deelt de bedrijfsruimte dan met andere ondernemers. De kosten worden dan ook verdeeld over alle ondernemingen in het gebouw. Dit bespaart veel kosten. Naast dat het kostenbesparend is, kan de samenwerking ook veel voordeel bieden. Net zoals bij flexplekken kan er naast middelen ook kennis worden gedeeld.

Veelgestelde vragen

Geschreven door Anouk Meulenbroek

Heeft dit artikel je geholpen?

• Ja
• Nee

Vertel ons waarom, en wat wij eventueel kunnen verbeteren. *

Reactie versturen