Aanloopkosten terugvragen
Voordat je officieel je onderneming opricht, maak je vaak kosten om te kunnen beginnen. Denk aan het kopen van een goede laptop of het laten bouwen van een website. De kosten die je maakt om je bedrijf tot stand te brengen, zijn fiscaal aftrekbaar. Maar welke kosten mag je precies aftrekken? En hoe werkt dit? Je leest het op deze pagina.
Wat zijn aanloopkosten?
Voor de start van een eigen bedrijf moet je vaak een hoop zaken regelen: van het inwinnen van advies en het volgen van cursussen tot het plegen van zakelijke telefoontjes en het aanschaffen van een computer. De kosten die je vóór de officiële inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) maakt voor je eigen onderneming, worden aanloopkosten genoemd.
Onder aanloopkosten vallen echt alleen de kosten die je maakt vanuit een zakelijk oogpunt. Niet alle kosten zijn zomaar aftrekbaar – je maakt de kosten met als duidelijk doel om een bedrijf te starten. Je moet alle kosten bovendien kunnen aantonen en onderbouwen met facturen, een urenregistratie en eventueel een kilometerregistratie. Je moet kunnen bewijzen dat je deze kosten gemaakt hebt en dat ze echt voor de start van je onderneming bedoeld zijn.
Aanloopkosten mogen maximaal 5 jaar voor de oprichting van je onderneming gemaakt zijn
Aanloopkosten voorbeeld
De kosten die je hebt gemaakt moeten echt vanuit een zakelijk oogpunt gemaakt zijn. Je kan niet zomaar alle kosten van je winst aftrekken. Een nieuwe bureaustoel is bijvoorbeeld niet aftrekbaar. Maar welke kosten zijn dan wel aftrekbaar? Hieronder geven we een aantal voorbeelden.
- Hosting van een website en/of e-mailadressen
- Het laten ontwerpen en bouwen van een website
- De kosten voor het inwinnen van advies
- De kosten voor marktonderzoek
- Een nieuwe laptop als deze echt noodzakelijk is
- Kantoorartikelen die je echt nodig hebt
- Visitekaartjes en ander drukwerk
- Cursussen of trainingen om de nodige kennis op te doen
Het gaat er uiteindelijk om of je de zakelijke kosten écht moest of moet maken om je bedrijf te starten.
Beperkt aftrekbare kosten
Niet alle aanloopkosten zijn volledig aftrekbaar. Er zijn ook beperkt aftrekbare kosten, die je slechts voor een deel fiscaal kan aftrekken. Denk hierbij aan representatiekosten, studiekosten en relatiegeschenken. Je kan deze kosten aftrekken onder specifieke voorwaarden.
Aanloopkosten terugvragen met aangifte inkomstenbelasting
Ondernemers voor de inkomstenbelasting doen één keer per jaar aangifte inkomstenbelasting. Je betaalt dan belasting over de behaalde winst. Doe je voor het eerst belastingaangifte? Dan is dit het moment om de gemaakte aanloopkosten terug te vragen.
De aanloopkosten worden van de behaalde winst afgetrokken. Hierdoor betaal je minder belasting. Heb je niet veel winst gemaakt? Dan kan het zijn dat je zelfs geld terugkrijgt van de Belastingdienst. Heb je meer winst gemaakt dan je aan aanloopkosten hebt besteed? Dan geeft de Belastingdienst aan hoeveel je aan belasting moet betalen.
Aanloopkosten btw terugvragen
Wanneer je je inschrijft bij de KvK, wordt bepaald of je ondernemer voor de btw bent. Ben je btw-ondernemer en moet je aangifte omzetbelasting doen? Dan kan je soms de betaalde btw terugvragen voor aankopen die je hebt gedaan vóórdat je je onderneming startte.
Voor de btw-aangifte gelden een aantal regels. Je kan niet zomaar de btw over alle gemaakte kosten terugvragen. Of dit wel of niet mag, hangt bijvoorbeeld af van het soort aankoop dat je hebt gedaan. Btw terugvragen wordt ook wel voorbelasting genoemd. Op deze pagina gaan we dieper in op de regels rondom voorbelasting.
Aanloopkosten boeken
Iedere ondernemer is verplicht een volledige en correcte boekhouding bij te houden. Maar wat doe je met de aanloopkosten? Je verwerkt deze kosten gewoon in de administratie. Je kan deze kosten opvoeren op het moment dat je officiaal bij de KvK staat ingeschreven. Als boekingsdatum gebruik je de maand waarin de onderneming is opgericht.
Urenregistratie in de aanloopfase
De Belastingdienst werkt voor bepaalde regelingen met een urencriterium van 1.225 uur per kalenderjaar. Wie hieraan voldoet, komt in aanmerking voor aftrekposten die het belastbare inkomen verlagen. Niet alleen de uren die je maakt nadat je bedrijf officieel is gestart tellen mee, maar ook de uren die je in de aanloopfase daarnaartoe hebt gemaakt.
Het is dus niet alleen van belang om alle gemaakte kosten in de aanloopfase bij te houden. Je doet er ook goed aan alle gemaakte uren te registreren. Dit is een urenregistratie bijhouden. Als je een correcte en volledige urenregistratie hebt bijgehouden in de aanloopfase, kom je misschien je eerste jaar al in aanmerking voor aftrekposten als de startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Dit kan financieel een hoop voordeel opleveren!
Heb je een uitkering? Hou dan alle gemaakte uren in de aanloopfase goed bij!
Veelgestelde vragen
Je mag aanloopkosten terugvragen tot maximaal 5 jaar voor de start van je onderneming. Hou er wel rekening mee dat je goed moet kunnen aantonen dat het gaat om kosten die je uit zakelijk oogpunt hebt gemaakt. Bovendien moet je alle facturen en de bijbehorende urenregistratie en kilometerregistratie goed bijhouden en bewaren. Je kan dus niet zomaar kosten van een paar jaar geleden terugvragen.
Onder aanloopkosten vallen alle kosten die je hebt gemaakt voor je toekomstige onderneming. Je maakt deze kosten voordat je je bedrijf bij de Kamer van Koophandel inschrijft. De kosten hebben echt een zakelijk doel, zoals een professionele website, visitekaartjes of ingewonnen advies.
Het bijhouden van de aanloopkosten heeft voor jou als ondernemer één groot voordeel: je kan de gemaakte kosten terugvragen, waardoor je minder belasting betaalt of mogelijk zelfs geld terugkrijgt als je voor het eerst belastingaangifte doet. Daarnaast ben je als ondernemer verplicht om alle kosten die je voor je onderneming maakt goed bij te houden en ten minste 7 jaar te bewaren. Dit valt onder de administratieve bewaarplicht.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.