Workation: regels en tips
Werken en vakantie vieren combineren? Dat kan met een workation. Sinds de opkomst van hybride werken en remote werken is een werkvakantie steeds populairder. Maar hoe pak je een workation goed aan? En zijn de kosten fiscaal aftrekbaar? Wij zochten het voor je uit.
Wat is een workation?
Een workation is een werkvakantie, een combinatie van werken en vakantie vieren. Je gaat dan als ondernemer op een locatie naar keuze aan het werk, bijvoorbeeld een zonnige plek in het buitenland. Heb je werknemers in dienst? Dan kan je een werknemer (of een team of het gehele bedrijf) naar een gewenste locatie sturen om daar aan de slag te gaan. Buiten het werk om kan er dan vakantie gevierd worden.
Een werknemer hoeft geen vakantiedagen op te nemen voor een workation. Wie op workation gaat, is immers gewoon aan het werk. Je kan een workation daarom ook wel zien als een vorm van remote werken of hybride werken.
Is een workation aftrekbaar?
De kosten voor een workation vallen over het algemeen onder representatiekosten, omdat een werkvakantie vergelijkbaar is met een zakenreis. Deze kosten behoren dus tot de beperkt aftrekbare kosten. Dit betekent dat de kosten onder bepaalde voorwaarden gedeeltelijk aftrekbaar zijn. Je kan dus niet zomaar alle kosten aftrekken van de winst.
Alleen de kosten die echt bij het zakelijke deel van de werkvakantie horen, zijn fiscaal aftrekbaar voor de Belastingdienst. Denk hierbij aan accommodatiekosten, reiskosten en de huur van ruimtes voor zakelijke doeleinden.
Het is essentieel dat de Belastingdienst de workation als een zakelijke activiteit ziet. Een werkvakantie is in principe grijs gebied, doordat niet alle activiteiten en kosten vanuit een zakelijk oogpunt worden gemaakt. Buiten het werk om moet je immers ook eten, maak je misschien een uitstapje naar een stad of doe je iets anders wat niet tot zakelijk weggezet kan worden. Daarom wordt over het algemeen aangehouden dat minstens 50% van de workation als zakelijke activiteit gezien moet kunnen worden.
Iedere workation wordt individueel beoordeeld door de Belastingdienst. Het uitgangspunt is dat de werkvakantie voor minimaal 50% als zakelijke activiteit gezien kan worden.
Kosten correct bijhouden en verwerken
Voor het verwerken van representatiekosten werkt de Belastingdienst met een drempelbedrag. In 2025 is het drempelbedrag € 5.700. Dit betekent dat alle gemaakte representatiekosten boven € 5.700 aftrekbaar zijn. Je kan ook voor het 80/20-principe kiezen. Hierbij kan je 80% van de zakelijke kosten aftrekken, zonder dat je eerst het drempelbedrag hoeft te behalen.
Het is van groot belang dat je alle gemaakte kosten kan aantonen aan de Belastingdienst. Zorg er daarom voor dat je alle bonnen, facturen en andere bewijzen goed bewaart. Anders kan je de zakelijke kosten niet opdragen. Verwerk alle kosten goed in je boekhouding, zodat voor de Belastingdienst duidelijk is welke kosten je hebt gemaakt en waarom deze als zakelijke uitgaven beschouwd kunnen worden.
Voedsel, drank en andere genotmiddelen die je privé gebruikt tijdens de workation, zijn niet aftrekbaar en tellen dus niet mee voor de representatiekosten
Waarom een workation kiezen?
Ondernemers kiezen steeds vaker voor een workation, niet alleen voor zichzelf maar ook voor hun werknemers. Zo’n werkvakantie heeft veel voordelen.
-
Je prikkelt de creativiteit en krijgt nieuwe ideeën
Zo kan een andere omgeving dan de traditionele kantooromgeving bijvoorbeeld zorgen voor nieuwe ideeën en inspiratie. Je kan hierdoor nieuwe inzichten opdoen, je creativiteit prikkelen en je productiviteit verhogen.
-
Een workation draagt bij aan teambuilding
Neem je je werknemers mee op werkvakantie? Dan is deze reis hét moment aan teambuilding te werken. Werknemers leren elkaar zo op een andere manier kennen, wat de onderlinge relaties kan versterken.
-
Minder stress en meer rust
Doordat een workation werken en vakantie vieren combineert, kan je beter tot rust komen en afstand nemen van je werk. Werknemers ervaren ook minder stress, doordat ze buiten het werk om kunnen ontspannen op een leuke locatie.
-
Een werkvakantie als beloning motiveert werknemers
Een workation kan ten slotte als een soort beloning voelen, niet alleen voor jezelf maar ook voor je werknemers. Je ‘beloont’ de werknemers voor hun harde werk door hen mee te nemen naar een andere plek en hen daar buiten het werk om te laten genieten van een vakantie op kosten van de zaak. Dit vooruitzicht kan werknemers motiveren om de schouders eronder te zetten.
Workation tips
Een workation klinkt aantrekkelijk, maar er zijn ook valkuilen. Zo kan te veel afleiding ervoor zorgen dat je je werk niet gedaan krijgt, of een drukke agenda leiden tot weinig ontspanning en juist meer stress. Het is dan ook essentieel om voor een goede balans te zorgen.
Om het meeste uit je workation te halen, hebben wij een aantal tips opgesteld.
- Betaal zakelijke kosten met een zakelijke rekening en privé-uitgaven met een particuliere rekening. Zo hou je goed onderscheid tussen alle zakelijke uitgaven en privé-uitgaven. Dit is belangrijk voor het correct verwerken van de gemaakte kosten in de boekhouding en voor de Belastingdienst.
- Kies een vakantieplek die bij jou past. Ben je op zoek naar ontspanning? Ga dan voor een rustgevende omgeving ergens afgelegen. Wil je tussen het werk door plekken bezoeken, evenementen bijwonen of iets anders actiefs doen? Dan is een workation in een stad misschien wat.
- Controleer of de vakantieplek een goede internetverbinding heeft. Een betrouwbare internetverbinding is voor de meeste ondernemers immers essentieel om hun werk goed uit te kunnen voeren.
- Maak duidelijke afspraken met werknemers of business partners. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat wel en niet kan én dat het werk naar behoren gedaan wordt.
- Zet alle werktaken op een rij. Een workation is geen echte vakantie, al kunnen een mooie bestemming en een fantastisch uitzicht dit wel zo laten lijken. Om ervoor te zorgen dat er toch voldoende werk wordt verricht, is het dan ook slim om een planning te maken.
- Laat werknemers alle facturen, bonnen en documenten bewaren. Gedurende zo’n workation worden er een hoop kosten gemaakt. Door de administratie goed bij te houden, kan je aan de Belastingdienst bewijzen dat het om zakelijke kosten gaat en alles correct verwerken in de boekhouding.
- Zorg voor voldoende rustmomenten. De ideale workation bestaat uit ontspanning én nuttige bezigheden. Door waakzaam te zijn op de werktijden en jezelf en/of je werknemers te laten rusten buiten het werk om, pluk je echt de vruchten van een workation.
Veelgestelde vragen
Een workation is een werkvakantie – het is een combinatie van op vakantie gaan en werken. Je kan hier als zzp’er voor kiezen, maar ook werknemers kunnen met toestemming van de werkgever (of op verzoek) op werkvakantie gaan. Tijdens een werkvakantie ben je in principe op een vakantieplek aan het werk. Een medewerker hoeft hiervoor geen vakantiedagen op te nemen, gezien het werk gewoon wordt uitgevoerd, alleen dan op een andere locatie.
Als je je partner meeneemt op workation, vallen die kosten die je voor de partner maakt onder de privé-uitgaven. Zaken als een vliegticket, maaltijden en verblijf voor je partner zijn immers niet noodzakelijk voor je bedrijf. Om ervoor te zorgen dat je deze kosten gescheiden houdt van de zakelijke kosten, is het slim om deze kosten van jullie particuliere rekening te betalen.
Als je niet meer dan 183 dagen werkt in een ander EU-land of een land waarmee Nederland een belastingverdrag heeft, hoef je geen belasting te betalen in het land waar je bent. Je betaalt gewoon belasting in Nederland. Dit is de 183-dagenregel. Maar het kan zijn dat het land waar je verblijft wel eigen fiscale regels hanteert. Controleer de lokale belastingwetgeving goed voordat je op werkvakantie gaat, zodat je eventuele problemen voorkomt. (Bron: Rijksdienst voor Ondernemend Nederland)
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.