Home » Belasting voor ondernemers » Boekenonderzoek Belastingdienst

Boekenonderzoek Belastingdienst

Iedere ondernemer kan er vroeg of laat mee te maken krijgen: het boekenonderzoek van de Belastingdienst. Dit is een controle van de administratie van het bedrijf. De Belastingdienst controleert of de ondernemer zich wel aan de regels houdt. Wat gebeurt er tijdens een boekenonderzoek en waar moeten ondernemers rekening mee houden?

Wat is een boekenonderzoek?

Het boekenonderzoek door de Belastingdienst is een controle van de administratie van de ondernemer. Het wordt ook wel een boekencontrole genoemd. Hierbij controleert de Belastingdienst of de ondernemer de administratie volgens de regels bijhoudt. Ondernemers profiteren namelijk van veel vrijheid, maar moeten zich wel aan rechten en plichten houden.

Om na te gaan of ondernemers zich aan de regels houden, wordt er door de Belastingdienst onderzoek gedaan. Hierbij kan het gaan om een controle van de administratie gedurende een bepaalde periode, maar ook om een controle van specifieke onderdelen van de aangiften en administratie.

Soorten boekenonderzoeken

De Belastingdienst hanteert drie verschillende soorten boekenonderzoeken. Deze verschillen van elkaar op basis van hetgeen wordt gecontroleerd.

• Algemeen boekenonderzoek

Bij dit boekenonderzoek wordt de hele administratie gecontroleerd. Dit onderzoek wordt in praktijk het minst vaak uitgevoerd en vindt meestal plaats naar aanleiding van ingediende aangiften, een zogeheten klikbrief of een onderzoek bij derden.

• Deelcontrole

Bij dit type onderzoek controleert de Belastingdienst of de omzetbelasting of loonbelasting goed is afgedragen. Er wordt onder andere onderzocht of de ondernemer de juiste btw-tarieven hanteert en hoe de jaarrekening en de aangiftes van de omzetbelasting op elkaar aansluiten. Ook zal de inspecteur de facturen onder de loep nemen.

• Loonbelastingcontrole

Bij deze controle focust de Belastingdienst zich alleen op de administratie omtrent de werknemers. Hiervoor moet de ondernemer alle administratieve gegevens die te maken hebben met zijn werknemers laten zien.

Hoe werkt een boekenonderzoek?

Een boekenonderzoek Belastingdienst wordt van tevoren aangekondigd. De Belastingdienst zal dus nooit onaangekondigd langskomen. Dit geeft ondernemers de ruimte om zich voor te bereiden.

De meeste controles vinden op locatie plaats. De belastinginspecteur komt dan ter plaatse langs. Het boekenonderzoek kan daarnaast ook op afstand of geautomatiseerd plaatsvinden. 

De daadwerkelijke controle kan snel worden afgerond als blijkt dat de ondernemer zijn belastingaangiften en administratie goed bijhoudt. Wanneer blijkt dat zaken niet op orde zijn, kan de controle langer duren. In het geval een ondernemer niet in staat is om de gevraagde gegevens aan te leveren, kan de inspecteur daarnaast een informatiebeschikking opleggen.

Rechten en plichten van de ondernemer

Wanneer een belastinginspecteur langskomt voor een boekenonderzoek, dient een ondernemer daaraan mee te werken. Alle gegevens en inlichtingen die voor de controle van belang zijn, moeten aan de inspecteurs worden gegeven. Ook moeten ondernemers inzage geven in de administratie en de opzet en werking daarvan. Bovendien kan een inspecteur kopieën maken van onder andere de belastingen, premies en de inkomensafhankelijke bijdragen voor de Zorgverzekeringswet van de werknemers.

Een ondernemer heeft daarnaast ook rechten. De Belastinginspecteur kan niet zomaar zijn gang gaan en ondernemers kunnen actie ondernemen of bezwaar maken wanneer zij dat nodig achten. In het kort gelden de volgende rechten:

• De Belastingdienst moet een belastingcontrole eerst (schriftelijk) aankondigen
• Ondernemers kunnen een adviseur inschakelen om de belangen te behartigen
• Een ondernemer kan tegen een beslissing in beroep gaan of bezwaar maken
• Ondernemers hebben het recht op geheimhouding van de fiscale gegeven
• De inspecteur moet zich houden aan algemene beginselen behoorlijk bestuur

Fiscale bewaarplicht van de administratie

Ondernemers dienen hun administratie goed bij te houden. Bovendien geldt er een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Dit houdt in dat alle basis administratieve gegevens 7 jaar lang moeten worden bewaard in de originele vorm. Denk hierbij aan onder andere:

• De debiteuren- en crediteurenadministratie
• De in- en verkoopadministratie
• De voorraadadministratie
• De loonadministratie
• Het grootboek (de verzameling van alle grootboekrekeningen)

Er zijn ook gegevens die 10 jaar moeten worden bewaard, zoals de gegevens over onroerende zaken, de levering van elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten.

Wanneer een onderneming werknemers in dienst had of heeft, moeten de volgende gegevens minstens 5 jaar lang nadat de werknemer uit dienst is getreden te worden bewaard:

• De kopie van het identiteitsbewijs en eventueel de aard en het nummer hiervan
• De loonbelastingverklaring of de gegevens van de werknemer voor de loonheffingen
• Een verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen
• Eventueel de bijlage studenten- en scholierenregeling

Overige administratieve gegevens kunnen korter worden bewaard als daarover is gesproken met de Belastingdienst. Het is echter aan te raden alle administratie zo lang mogelijk te bewaren om eventuele fouten te voorkomen. 

Als ondernemers zich aan de fiscale bewaarplicht van de administratie houden, hoeven zij zich over het algemeen geen zorgen te maken als er een boekenonderzoek wordt aangekondigd.

Veelgestelde vragen