Boekenonderzoek Belastingdienst

Controle van administratie
  • Auteur:

    Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.

  • Laatste update: 31 januari 2024
  • Leestijd: 6 minuten

Iedere ondernemer kan er vroeg of laat mee te maken krijgen: het boekenonderzoek van de Belastingdienst. Dit is een controle van de administratie van het bedrijf. De Belastingdienst controleert of de ondernemer zich wel aan de regels houdt. Wat gebeurt er tijdens een boekenonderzoek en waar moet je rekening mee houden?

Wat is een boekenonderzoek?

Het boekenonderzoek door de Belastingdienst is een controle van de administratie van de ondernemer. Het wordt ook wel een boekencontrole genoemd. Hierbij controleert de Belastingdienst of je de administratie volgens de regels bijhoudt. Ondernemers profiteren namelijk van veel vrijheid, maar moeten zich wel aan rechten en plichten houden.

Om na te gaan of ondernemers zich aan de regels houden, wordt er door de Belastingdienst onderzoek gedaan. Hierbij kan het gaan om een controle van de administratie gedurende een bepaalde periode, maar ook om een controle van specifieke onderdelen van de aangiften en administratie.

Soorten boekenonderzoeken

De Belastingdienst hanteert drie verschillende soorten boekenonderzoeken. Deze verschillen van elkaar op basis van hetgeen wordt gecontroleerd.

Algemeen boekenonderzoek

Bij dit boekenonderzoek wordt de hele administratie gecontroleerd. Dit onderzoek wordt in praktijk het minst vaak uitgevoerd en vindt meestal plaats naar aanleiding van ingediende aangiften, een zogeheten klikbrief of een onderzoek bij derden.

Deelcontrole

Bij dit type onderzoek controleert de Belastingdienst of de omzetbelasting of loonbelasting goed is afgedragen. Er wordt onder andere onderzocht of je de juiste btw-tarieven hanteert en hoe de jaarrekening en de aangiftes van de omzetbelasting op elkaar aansluiten. Ook zal de inspecteur de facturen onder de loep nemen.

Loonbelastingcontrole

Bij deze controle focust de Belastingdienst zich alleen op de administratie omtrent de werknemers. Hiervoor moet je alle administratieve gegevens die te maken hebben met je werknemers laten zien.

Hoe werkt een boekenonderzoek?

Een boekenonderzoek Belastingdienst wordt van tevoren aangekondigd. De Belastingdienst zal dus nooit onaangekondigd langskomen. Dit geeft ondernemers de ruimte om zich voor te bereiden.

Boekencontrole

De meeste controles vinden op locatie plaats. De belastinginspecteur komt dan ter plaatse langs. Het boekenonderzoek kan daarnaast ook op afstand of geautomatiseerd plaatsvinden. 

De daadwerkelijke controle kan snel worden afgerond als blijkt dat je de belastingaangiften en administratie goed bijhoudt. Wanneer blijkt dat zaken niet op orde zijn, kan de controle langer duren. In het geval je niet in staat bent om de gevraagde gegevens aan te leveren, kan de inspecteur daarnaast een informatiebeschikking opleggen.

Rechten en plichten van de ondernemer

Wanneer een belastinginspecteur langskomt voor een boekenonderzoek, dien je daaraan mee te werken. Alle gegevens en inlichtingen die voor de controle van belang zijn, moeten aan de inspecteurs worden gegeven. Ook moet je inzage geven in de administratie en de opzet en werking daarvan. Bovendien kan een inspecteur kopieën maken van onder andere de belastingen, premies en de inkomensafhankelijke bijdragen voor de Zorgverzekeringswet van de werknemers.

Je hebt als ondernemer daarnaast ook rechten. De Belastinginspecteur kan niet zomaar zijn gang gaan en je kan dan ook actie ondernemen of bezwaar maken wanneer je dat nodig acht. In het kort gelden de volgende rechten:

Fiscale bewaarplicht van de administratie

Ondernemers dienen hun administratie goed bij te houden. Bovendien geldt er een fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Dit houdt in dat je alle basis administratieve gegevens 7 jaar lang moeten bewaren in de originele vorm. Denk hierbij aan onder andere:

Administratie bewaard in een kast

Er zijn ook gegevens die 10 jaar moeten worden bewaard, zoals de gegevens over onroerende zaken, de levering van elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten.

Wanneer je werknemers in dienst had of hebt, moeten de volgende gegevens minstens 5 jaar lang nadat de werknemer uit dienst is getreden te worden bewaard:

Overige administratieve gegevens kunnen korter worden bewaard als daarover is gesproken met de Belastingdienst. Het is echter aan te raden alle administratie zo lang mogelijk te bewaren om eventuele fouten te voorkomen. 

Als je je aan de fiscale bewaarplicht van de administratie houdt, hoef je je over het algemeen geen zorgen te maken als er een boekenonderzoek wordt aangekondigd.

Veelgestelde vragen

Zijn ondernemers verplicht om mee te werken aan het boekenonderzoek?

Ja, je bent als ondernemer verplicht om mee te werken aan het boekenonderzoek. Dit betekent dat je de belastinginspecteurs toegang moet geven tot de gebouwen waarin de onderneming is gevestigd. Daarnaast moeten alle gegevens en inlichtingen die voor de controle van belang kunnen zijn aan de inspecteurs worden gegeven. Ook moet je inzage geven in de administratie en de opzet en werking van de administratie. Bovendien moet je toestaan dat er kopieën van worden gemaakt. Het gaat hierbij onder meer om de belastingen, premies en inkomensafhankelijke bijdragen voor de Zorgverzekeringswet van de werknemers

Kan een belastinginspecteur spontaan langskomen?

Nee, dat kan niet. Vooraf aan het boekenonderzoek krijgt een ondernemer altijd bericht van de Belastingdienst. Ondernemers weten hierdoor waar ze aan toe zijn en kunnen zich op de controle voorbereiden.

Ik ben gestopt met mijn bedrijf. Kan mijn administratie nog steeds worden gecontroleerd?

Ja, ook als je als ondernemer bent gestopt en het bedrijf niet meer bestaat, kan de Belastingdienst de administratie controleren. Het kan dan gaan om een eindcontrole. Ondernemers zijn verplicht de administratie 7 jaar lang te bewaren. Ook als de onderneming niet meer bestaat, moeten de administratieve gegevens daarom goed bewaard worden. 

Wat zijn algemene beginselen behoorlijk bestuur?

Wanneer een inspecteur langskomt voor de controle, moet hij zich houden aan de algemene beginselen behoorlijk bestuur. Een beginsel is een regel waar iemand zich in ieder geval aan moet houden. Voor de belastinginspecteur gelden de volgende algemene beginselen: zorgvuldigheidsbeginsel, motiveringsbeginsel, proportionaliteitsbeginsel, fair play-beginsel, vertrouwensbeginsel en evenredigheidsbeginsel.

Hoe zorg ik ervoor dat ik geen fouten in de boekhouding maak?

Iedere ondernemer kan weleens een foutje maken. Dat heeft niet meteen ernstige gevolgen. Het is wel belangrijk om fouten zo veel mogelijk te voorkomen. Hier kan je voor zorgen door alle belastingregels goed in de gaten te houden. Deze veranderen namelijk weleens, waardoor een foutje snel gemaakt kan worden. Ook kan het goed zijn om de hulp van een boekhouder of accountant in te schakelen om je boekhouding te controleren. Deze heeft kennis van alle actuele belastingregels en weet hoe je je boekhouding moet bijhouden. Als er een boekenonderzoek is aangekondigd, scheelt een goede voorbereiding bovendien ook al een hele hoop.