Home » Belasting » Urenregistratie

Urenregistratie

Het is voor ondernemers van belang om hun uren bij te houden. Dit is de urenregistratie. Je bent niet verplicht dit te doen, maar je gewerkte uren bijhouden heeft een aantal grote voordelen. Op deze pagina leggen we uit wat je eraan hebt en hoe je je uren kan bijhouden. Ook bieden we twee gratis downloadbare Excel-templates voor urenregistratie en een voorbeeld urenregistratie.

Wat is urenregistratie?

Met een urenregistratie hou je je gewerkte uren bij. Dit wordt ook wel urenadministratie of urenverantwoording genoemd. Je houdt hiermee bij hoeveel uren je voor jouw onderneming werkt. Je noteert per klant of opdracht waar je aan hebt gewerkt en hoeveel tijd je daaraan hebt besteed.

Voor een volledige, sluitende urenregistratie registreer je zowel directe als indirecte gewerkte uren. Directe uren zijn de opdrachten die je voor een klant of opdrachtgever maakt. Indirecte uren zijn de uren die je aan andere taken voor jouw onderneming besteed. Denk hierbij aan taken als boekhouden, e-mails beantwoorden en sociale media beheren.

Waarom urenregistratie bijhouden?

Het bijhouden van een urenregistratie is dus niet verplicht, maar het heeft wel een aantal grote voordelen. Niet alleen op fiscaal vlak, maar ook voor jezelf als ondernemer. We lichten de voordelen hieronder toe.

Fiscale voordelen

Je komt in aanmerking voor de startersaftrek en zelfstandigenaftrek als je kan aantonen dat je voldoet aan het urencriterium van 1.225 uren. De startersaftrek is € 2.123 in 2024 en de zelfstandigenaftrek is € 3.750 in 2024. Deze aftrekposten kan je tijdens de aangifte inkomstenbelasting van jouw winst aftrekken. Je betaalt hierdoor minder belasting en houdt zo meer winst over.

Kloppende facturen maken

Het bijhouden van alle gewerkte uren vormt de basis voor het maken van kloppende facturen. Dit geldt vooral voor opdrachten waarvoor je een uurtarief ontvangt. Je ziet zo exact hoeveel tijd je aan een opdracht hebt besteed. Hierdoor vergeet je geen uren te factureren en voorkom je dat je inkomsten misloopt. Uren registreren zorgt zo bij iedere opdrachtgever voor een juiste factuur.

Uren aan klanten verantwoorden

Je kan gemaakte uren aan opdrachtgevers en klanten verantwoorden. Zij vragen soms om een onderbouwing van het aantal gefactureerde uren. Met een goede urenregistratie kan je aan jouw klanten aantonen dat alle gefactureerde uren kloppen.

Productiviteit verhogen

Je krijgt een goed overzicht van de tijd die je aan een opdracht hebt besteed. Je ziet meteen of een klus veel of weinig tijd heeft gekost. Op basis daarvan kan je jouw productiviteit verhogen en efficiënter te werk gaan.

Beter tarieven bepalen

Inzicht in de uren zorgt ervoor dat je je tarieven beter kan bepalen. Werk je bijvoorbeeld met vaste pakketprijzen en blijk je erg lang met een opdracht bezig te zijn? Dan kan het zijn dat je te weinig geld vraagt. Je kan er dan voor kiezen jouw tarieven te verhogen.

---

Uren bijhouden: app, boekhoudprogramma of Excel?

Je kan op verschillende manieren een urenregistratie bijhouden:

• Met een urenregistratie app
• Met een boekhoudprogramma met urenregistratie functie
• In Excel of een ander programma als Numbers of Google Sheets
• Handmatig in een agenda

Veel ondernemers houden hun gewerkte uren bij met urenregistratie software, zoals een mobiele app of online boekhoudprogramma. Uren schrijven gaat dan snel en gemakkelijk en de kans op fouten is kleiner.

Je kan ook kiezen voor een programma als Excel. Je zal de uren dan handmatig moeten registreren. Deze methode kost meer tijd en de kans op fouten is groter. Toch geven sommige ondernemers hier de voorkeur aan. Met Excel kan je namelijk helemaal zelf bepalen hoe je je uren bijhoudt. Ook biedt dit een simpele uitkomst voor ondernemers die maar weinig uren hoeven bij te houden.

Urenregistratie software

Veel ondernemers vinden het bijhouden van hun gewerkte uren maar een tijdrovende klus. Wil je het voor jezelf wat makkelijker maken? Kies dan voor urenregistratie software, zoals een urenregistratie app of boekhoudprogramma met een ingebouwd programma voor online urenregistratie.

Urenregistratie app

Met een mobiele app voor urenregistratie is de administratie binnen no-time afgerond. De apps beschikken over een timer die je aan kan zetten wanneer je aan het werk gaat en uit kan zetten zodra je klaar bent. Ben je vergeten de timer aan te zetten? Dan kan je vaak achter je uren toevoegen. Om overzicht te houden, bieden de meeste apps daarnaast een optie om alle geregistreerde uren toe te wijzen aan projecten of klanten. Dit zorgt voor een overzichtelijke en sluitende urenregistratie.

Boekhoudprogramma met urenregistratie

Je hoeft jouw uren niet in een apart programma bij te houden. Tegenwoordig hebben de meeste boekhoudpakketten ook een functie voor urenregistratie. Je kan hiermee met een timer jouw uren bijhouden en achteraf uren toevoegen. Daarnaast bieden boekhoudprogramma’s vaak de mogelijkheid om alle geregistreerde uren direct te factureren en geven ze met rapportages en overzichten inzicht in het aantal uren dat je aan een opdracht hebt besteed.

Door je gewerkte uren in een boekhoudprogramma bij te houden, ben je met één softwareprogramma klaar. Je regelt de gehele financiële administratie en boekhouding dan op één plek. Dit zorgt voor overzicht en gemak en scheelt bovendien vaak veel kosten.

Urenregistratie Excel

Je bent niet verplicht gebruik te maken van online urenregistratie software. Je kan er ook voor kiezen jouw uren bij te houden in Excel. Je bepaalt dan zelf hoe jouw urenregistratie eruitziet. Maar voor een sluitende urenregistratie is het uiteraard wel van belang dat alle benodigde informatie erin staat. Je zal dan handmatig iedere opdracht in Excel moeten invoeren.

Urenregistratie Excel template

Weet je niet goed hoe je je uren in Excel moet bijhouden? Maak dan gebruik van een gratis urenregistratie Excel template. Wij hebben twee templates voor je opgesteld, waarin je eenvoudig en snel je eigen uren kan bijhouden. Je kan kiezen uit een simpele template waarin je alle opdrachten voor jouw klanten kan bijhouden en een uitgebreidere template waarin je zowel directe als indirecte werkuren kan bijhouden.

Urenregistratie voorbeeld

Om een idee te geven van hoe een urenregistratie eruit hoort te zien, hebben we hieronder onze eigen Excel urenregistratie template ingevuld.

---

Urenregistratie personeel

Niet alleen zzp’ers kunnen een urenregistratie bijhouden. Ook voor ondernemers met personeel in dienst kan urenregistratie een uitkomst bieden. Als jouw medewerkers hun gewerkte bijhouden, levert dit verschillende voordelen op:

• Je kan de productiviteit van het personeel monitoren
• Je kan de arbeidskosten in kaart brengen
• Je kan beoordelen of het budget voor bepaalde projecten of taken bijgesteld moet worden
• Je kan de uren gebruiken voor salarisdoeleinden

Er bestaan verschillende programma’s waarin medewerkers hun uren kunnen bijhouden, zoals Urenstaat. Ook boekhoudprogramma’s als e-Boekhouden en AFAS bieden deze functie aan. Vergelijk alle verschillende programma’s goed met elkaar en vind zo de beste urenregistratie software voor jouw bedrijf.

Veelgestelde vragen