Boekhouding uitbesteden of zelf doen als zzp’er?

Iedere ondernemer krijgt ermee te maken: boekhouden. Je moet een correcte administratie bijhouden en ieder jaar de btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting invullen. Hier komen een hoop fiscale zaken bij kijken, waar niet iedere zzp’er verstand van heeft. Velen kiezen er daarom voor een boekhouder in te huren. Maar je kan ook zelf boekhouden. Wat komt er bij een zzp boekhouding kijken en wanneer is het slim om de boekhouding uit te besteden?

Waaruit bestaat de boekhouding?

Allereerst is het goed om te weten wat er bij een volledige boekhouding voor zelfstandigen zonder personeel (zzp’ers) komt kijken. Dit helpt je te bepalen of het voor jou verstandig en haalbaar is om de boekhouding zelf te doen of dat het beter is om een boekhouder of accountant in te huren.

Voor vrijwel iedere zzp’er bestaat de basis van de boekhouding in ieder geval uit:

• Het ontvangen, verwerken en bewaren van binnenkomende facturen
• Het maken, bewaren en versturen van uitgaande facturen
• De jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting
• De aangifte omzetbelasting. Iedere ondernemer voor de btw moet elke maand, elk kwartaal of elk jaar de btw-aangifte indienen.
• Het verwerken van alle zakelijke bankafschriften

Daarnaast kunnen er nog een aantal andere financiële zaken en verplichtingen bij kijken komen:

• Het opstellen van begrotingen, zoals een liquiditeitsbegroting of exploitatiebegroting
• Het maken van een winst- en verliesrekening
• Het opmaken van een balans
• Het opstellen en deponeren van een jaarrekening. Voor een aantal rechtsvormen is dit verplicht, zoals een besloten vennootschap (bv). Eenmanszaken hoeven geen jaarrekening op te stellen. Een goedgekeurde accountantsverklaring is voor de meeste zzp’ers bovendien niet nodig.

Geen enkele onderneming is hetzelfde. Voor jou ziet de boekhouding er daarom mogelijk anders uit dan die van jouw concurrent. De rechtsvorm van jouw onderneming speelt bovendien een rol. Zo hoeven zzp’ers met een eenmanszaak geen jaarrekening op te stellen, maar zijn bv’s hier wel toe verplicht. Voor jou als ondernemer is het daarom van groot belang goed uit te zoeken waar de gehele boekhouding voor jouw onderneming uit bestaat.

Waarom boekhouding uitbesteden?

Of je de boekhouding zelf gaat doen of een boekhouder inhuurt, hangt uiteindelijk af van jouw persoonlijke situatie en voorkeuren. Voor kleine bedrijven is het bijvoorbeeld eenvoudiger om zelf de boekhouding te doen dan voor grootbedrijven. Maar zelfs dan kan dit een lastige klus zijn wanneer je veel bonnen en facturen hebt of wanneer je totaal geen verstand hebt van de financiële administratie.

Om de keuze tussen de boekhouding uitbesteden of zelf doen wat makkelijker te maken, hebben we hieronder overzichtelijk neergezet wat de voor- en nadelen zijn van zelf boekhouden en een boekhouder inhuren.

Voor- en nadelen van zelf boekhouden

Voor- en nadelen van boekhouden uitbesteden

Boekhouder inhuren

Als je totaal geen kennis hebt van boekhouden, je tijd liever anders besteedt of de belangrijke zaken graag overdraagt aan een financieel expert, kan je een boekhouder inhuren. Je kan ervoor kiezen jouw boekhouding volledig of deels te laten overnemen.

Nederland kent vele boekhouders en accountantskantoren. Het kan daarom lastig zijn om de juiste boekhouder te vinden. Daarom hebben we een aantal tips voor je opgesteld die je helpen bij het vinden van een geschikte boekhouder:

• Vraag aan andere ondernemers door wie zij hun boekhouding laten doen. Misschien heb je wel een vriend die een goede accountant kent en daar erg tevreden mee is.
• Maak een lijst van alle taken die je aan de boekhouder wil uitbesteden.
• Bepaal hoeveel geld je beschikbaar hebt voor een boekhouder.
• Maak een vergelijking van boekhouders online of bij jou in de buurt en vraag offertes bij hen op. Zo krijg je goed in beeld hoeveel geld je voor bepaalde taken bij verschillende boekhouders kwijt bent.
• Lees beoordelingen van oude en/of huidige klanten van de boekhouder die je op het oog hebt. Zijn zij blij met deze boekhouder of juist helemaal niet?

Heb je een goede boekhouder gevonden? Dan ben je nog niet helemaal klaar. Maak duidelijke afspraken met de boekhouder over wie wat doet en welke deadlines jullie stellen. Hou ook goed in de gaten wat de boekhouder jou oplevert. Bekijk bijvoorbeeld aan het einde van het jaar of het inschakelen van deze boekhouder jou geld heeft bespaard. Ben je niet tevreden? Dan begint de zoektocht opnieuw.

Boekhouding uitbesteden kosten

Voor het uitbesteden van de boekhouding betaal je vaak een uurtarief of vaste prijs. Hoeveel je betaalt, hangt af van een aantal factoren:

• Neemt de boekhouder jouw volledige boekhouding over of heb je hem maar een paar keer per jaar nodig?
• Welke taken voert de boekhouder voor jou uit? En hoe lang is hij met deze taken bezig?
• Hoe houden jullie contact? Wil je de boekhouder altijd kunnen bereiken bij vragen of is dat niet nodig?
• Levert de boekhouder ook tips en advies?
• Op welke manier levert de boekhouder jouw administratie aan?
• In welke regio of voor welk bedrijf werkt de boekhouder?
• Hoeveel ervaring heeft de boekhouder?

Het uurtarief van een boekhouder ligt over het algemeen tussen de € 40,00 en € 100. De kosten van lopen dus sterk uiteen. Er zijn ook boekhouders die met een all-in tarief werken. Je bent als zzp’er dan voor de gehele boekhouding inclusief btw-aangiftes en inkomstenbelasting gemiddeld zo’n € 700 tot € 1.500 per jaar kwijt.

Let op: de prijzen zijn slechts ter indicatie. Iedere boekhouder hanteert een eigen tarief. Bovendien is het goed om rekening te houden met de prijs-kwaliteitverhouding. Een goedkope boekhouder nemen kan aantrekkelijk lijken, maar met een duurdere boekhouder bespaar je juist misschien wel meer geld als deze goed advies en bruikbare tips kan geven.

ZZP boekhouding zelf doen

Heb je besloten de boekhouding zelf te doen? Dan is het handig om gebruik te maken van een online boekhoudpakket. Online boekhouden gaat sneller en eenvoudiger dan handmatig boekhouden in een programma als Excel of Numbers. Ook is de kans op fouten dan kleiner.

Een online boekhoudprogramma biedt een aantal handige functies. Met de meeste pakketten kan je facturen maken, bonnen en facturen opslaan en verwerken, begrotingen opstellen en inzien, een urenregistratie bijhouden, handmatig posten inboeken, btw-aangifte voorbereiden en nog veel meer.

Je kan de meeste boekhoudpakketten bovendien eenvoudig aan jouw zakelijke rekening koppelen. Alle inkomsten en uitgaven worden dan automatisch in jouw boekhouding verwerkt. Een online boekhoudprogramma maakt dat zelf boekhouden voor zzp’ers dus een stuk minder tijd en moeite kost.