Tips bij het sturen van herinneringen

Hoewel het in de meeste gevallen goed gaat, is het uitblijven van een betaling na facturatie niet ongewoon. Waar veel bedrijven geen bewuste wanbetalers zijn, kan het ook voorkomen dat een bedrijf bewust niet of laat betaalt, door liquiditeitsproblemen of uit boekhoudkundige overwegingen.

Herinnering bij uitblijven betaling

Na het verstrijken van de betaaltermijn is de eerste stap het verzenden van een herinnering. Vaak spreekt men ook wel van een aanmaning. Voor de wet verschillen de beide documenten niet, hoewel een aanmaning vaak een dwingender karakter heeft dan een herinnering.

Wordt in de periode van de herinnering/aanmaning de betaling niet verricht, dan mogen incassokosten gerekend worden.

Correcte herinnering versturen

De wettelijke betaaltermijn voor een factuur bedraagt dertig dagen. Ondernemers mogen hiervan afwijken, met een minimum van veertien dagen en maximum van zestig dagen. De periode tussen facturatiedatum en vervaldatum wordt door velen gezien als de betaaltermijn, maar is dit volgens de letters van de wet niet.

Neem de betaaltermijn op in de initiële overeenkomst of algemene voorwaarden.

Een herinnering wordt na het verstrijken van de betaaltermijn verstuurd naar de afnemende partij. Een digitale herinnering is doorgaans voldoende, mits men zeker weet dat dit bericht in goede orde aankomt.

Termijn herinnering en bewoording

Een herinnering (aanmaning) moet de afnemer een periode van veertien dagen bieden om de betaling alsnog te voldoen. Het is essentieel dat de herinnering over duidelijke bewoording beschikt.

Zet in de herinnering wanneer de eerste betaaltermijn is verlopen, welke factuur het betreft (inclusief factuurnummer) en hoe hoog het openstaande bedrag is.

Geef hiernaast duidelijk aan dat de partij veertien dagen heeft om de factuur alsnog te voldoen. De periode van veertien dagen gaat een dag na het ontvangen van de herinnering in.

Tenslotte moet worden aangegeven dat bij het uitblijven van betaling binnen de periode incassokosten berekend worden.

Bij afwezigheid van één van deze punten is de aanmaning niet geldig en moet een nieuwe, correcte herinnering gestuurd worden met een nieuwe periode van veertien dagen.

Tips bij herinnering

Voor veel ondernemingen is een herinnering voldoende om alsnog over te gaan tot betaling. Toch zijn er enkele manieren om meer succes te hebben.

Toon: herinnering versus aanmaning

Hoewel formeel hetzelfde, maakt men vaak een onderscheid tussen een betaalherinnering en aanmaning. Een herinnering heeft doorgaans een vriendelijker karakter. Het is aan te raden om eerst met een vriendelijke toon de andere partij te herinneren, omdat veel ondernemingen niet bewuste wanbetalers zijn.

Een aanmaning heeft een dwingender karakter en legt meer druk op de andere partij. Deze mag direct na het verstrijken van de initiële betaaltermijn verstuurd worden. Veel ondernemingen kiezen er echter voor om eerst een betaalherinnering te sturen met een termijn van veertien dagen, eventueel gevolgd door een aanmaning met een termijn van nog eens veertien dagen.

Bellen

Uit onderzoek is meermaals gebleken dat men het meeste succes heeft wanneer een betaalherinnering gevolgd wordt door een telefoontje. Een e-mail of brief met hierin een herinnering is eenvoudiger te negeren dan een telefoongesprek waarin men gewezen wordt op het uitblijven van betaling. Ook bij het bellen is het belangrijk om professioneel en vriendelijk te blijven.

Incassokosten

Heeft de andere partij niet gereageerd op een aanmaning met hierin de eerdergenoemde elementen, dan mogen incassokosten in rekening gebracht worden.

Deze incassokosten bestaan uit een percentage van het gefactureerde bedrag, met een minimum van € 40,00. In de onderstaande tabel kan gezien worden hoeveel incassokosten gerekend mogen worden, afhankelijk van het openstaande bedrag.

Bedrag	% incassokosten
€0 > € 2.500,00	15% (minimum van € 40,00)
Volgende € 2.500,00	10%
Volgende € 5.000,00	5%
Volgende € 190.000,00	1%
Boven de € 200.000,00	0,5% (totaal maximum: € 6.775,00)

Let erop dat het een staffel betreft. Staat er bijvoorbeeld een bedrag van € 3.000,00 open, dan wordt over de eerste € 2500,00 vijftien procent incassokosten berekend en over het restant van € 500,00 tien procent. Over incassokosten wordt geen BTW berekend.