Boekhouden

Afbeelding boekhouden 2022
Laatst bijgewerkt op: 19 mei 2022
Saskia Oegema
Leestijd: 16 minuten
Recensent: Mabelle Abraham

Mabelle Abraham is werkzaam als business developer bij TheConcept.Bar. Zij houdt trends en ontwikkelingen op de financiele markt in de gaten om zo nieuwe kansen te identificeren en hier strategisch op in te spelen. Daarnaast heeft zij haar Master behaald in Communication Science aan de Universiteit Twente.

Als ondernemer is boekhouden een onmisbaar onderdeel van het opbouwen en draaiende houden van een bedrijf. Wat is boekhouden? En waar bestaat een goede boekhouding uit?

Wat is boekhouden?

Boekhouden is het bijhouden van een financiële administratie. Of met andere woorden: het bijhouden van zakelijke transacties. Welke betalingen komen er binnen? En welke rekeningen zijn er betaald? Maar ook het doen van belastingaangiftes en het maken van facturen. Veel startende ondernemers zien boekhouden als complex en tijdrovend. Daarom zijn er accountants en administratiekantoren, die de boekhoudingen overnemen. Het boekhouden uitbesteden kan een goed idee zijn. Maar met enige basiskennis van boekhouden is het ook mogelijk om de boekhouding zelf te doen. 


Leren boekhouden

Afbeelding van iemand die de boekhouding doet

Het verwerken van de administratie, dat is wat boekhouden is. Ondernemers moeten dat goed regelen. Maar hoe zij dat doen, is aan hen zelf. Boekhouden in Excel, een boekhoudprogramma aanschaffen of een boekhouder inhuren. Dat zijn manieren om een financiële administratie bij te houden. Leren boekhouden is voor elke ondernemer nuttig. Het maken en verwerken van facturen en het doen van belastingaangiftes zijn de basis van elke boekhouding. Hoe uitgebreid de totale boekhouding is, verschilt per bedrijf. Een boekhouding zzp is bijvoorbeeld een stuk eenvoudiger dan de administratie van een groot bedrijf met personeel. 


Waar bestaat de boekhouding uit?

Als ondernemer is het belangrijk om de boekhouding goed bij te houden. Dit is volgens de wet verplicht. Iedere ondernemer moet voor de Belastingdienst een bedrijfsadministratie bijhouden. Het verschilt per rechtsvorm wat de precieze voorwaarden zijn waaraan de boekhouding moet voldoen. Daarnaast is het voor de ondernemer zelf van belang om op de hoogte te zijn van de laatste financiële stand van zaken binnen het bedrijf. Een overzichtelijke boekhouding helpt daarbij.

De boekhouding bevat veel informatie. Het is eigenlijk een verzamelnaam voor verschillende administratieve handelingen en rapporten van het bedrijf. De belangrijkste onderdelen van een boekhouding zijn:

Facturatie

Een vast onderdeel van het boekhouden is het opstellen en versturen van facturen. Dit noemen we facturatie. Ondernemers doen dit zelf of maken gebruik van een facturatie programma. Een digitale factuur maken is relatief simpel. Maar de factuur moet wel aan een aantal eisen voldoen. Zo staat op elke factuur welke diensten of producten zijn geleverd en welke vergoeding daarbij hoort.

Factureren is soms complex. Dat komt door het afdragen van de btw, het bijhouden van de betalingen en het overzicht behouden. Daarom kunnen ondernemers kiezen voor facturatie software in plaats van Excel. Zo’n facturatie programma zorgt ervoor dat de facturatie zo min mogelijk moeite kost.

Inkomende en uitgaande facturen verwerken

Afbeelding van administratie

Wie met klanten en/of bedrijven werkt, krijgt te maken met facturatie. De ondernemer maakt en verstuurt facturen. Maar andersom kan ook. De ondernemer koopt zelf een product of dienst en krijgt daar een factuur van. In de boekhouding moet er een duidelijk overzicht zijn van alle inkomende en uitgaande facturen. Dit noemen we het inboeken van de facturen. Bovendien moeten alle facturen een bepaalde tijd bewaard blijven. 

Debiteuren & crediteuren

Debiteuren en crediteuren staan voor de nog te ontvangen en te betalen rekeningen. Wanneer de ondernemer een product of dienst heeft geleverd, verstuurt hij een factuur. Deze factuur moet de klant of bedrijf binnen een bepaalde betalingstermijn voldoen. Totdat de factuur is betaald, valt het nog te betalen bedrag onder de term debiteuren. Een debiteur is dus een klant die nog geld moeten betalen. Een crediteur is het tegenovergestelde: crediteuren zijn klanten die nog geld moeten ontvangen. Oftewel: openstaande rekeningen, die de ondernemer moet betalen. Het herinneren van klanten of het starten van een incasso-traject heet het debiteurenbeheer.

Winst- & verliesrekening

Sommige ondernemers zijn verplicht om een jaarrekening op te stellen. Dit heet ook wel een jaarverslag, en is een soort financieel eindrapport van het bedrijf aan het eind van elk jaar. Of een ondernemer wel of geen jaarrekening moet opstellen, hangt af van de rechtsvorm. Zzp’ers hebben meestal een eenmanszaak. Een eenmanszaak is niet verplicht om een jaarrekening op te stellen. Maar het is wel nodig om aan het eind van het jaar een balans en winst- en verliesrekening te hebben voor de belastingaangifte. De balans is een overzicht op een bepaald moment van alle bezittingen, schulden en het eigen vermogen van het bedrijf. Hier valt bijvoorbeeld het banktegoed, het afschrijven van de bedrijfsauto en een zakelijke lening onder. 

Iedere ondernemer is verplicht om elk jaar een winst- en verliesrekening op te stellen. Dit heet ook wel de resultatenrekening. De basis van de resultatenrekening zijn alle opbrengsten en kosten van het afgelopen jaar. Het is als het ware een optelsom van alle inkomsten en uitgaven van het bedrijf over een bepaalde periode. Onder aan de streep wordt duidelijk of het bedrijf winst of verlies heeft gemaakt. 

Inkomstenbelasting

Afbeelding aangifte inkomstenbelasting

Belastingaangiftes voor ondernemers werken anders dan voor mensen die in loondienst werken. Ondernemers betalen inkomstenbelasting over de bedrijfswinst. De bedrijfswinst is niet hetzelfde als de omzet. Van de omzet wordt eerst de btw afgehaald. En daarna de bedrijfskosten. Wat er overblijft, is de winst vóór belasting. Over deze winst rekent de Belastingdienst inkomstenbelasting. Maar ondernemers hebben recht op extra aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en mkb-winstvrijstelling. Hierdoor valt de winst lager uit, en hoeft er onder aan de streep minder belasting betaald te worden.

Let op! Niet iedereen die ondernemer is, is ook ondernemer voor de Belastingdienst. Doe daarom eerst de Ondernemerscheck

Omzetbelasting

Een ondernemer brengt btw (= belasting toegevoegde waarde) in rekening bij zijn klanten en opdrachtgevers. En deze btw draagt de ondernemer vervolgens af aan de Belastingdienst. Dit heet de aangifte omzetbelasting of btw-aangifte. De aangifte omzetbelasting is periodiek. Dus per maand, per kwartaal of per jaar. De btw is geen onderdeel van de omzet, de ondernemer mag het niet zelf houden. Het is daarom handig om te ontvangen btw direct apart te zetten. Maar een ondernemer betaalt soms ook btw. De btw van zakelijke kosten mag de ondernemer terugvragen. Dit heet voorbelasting.


Online boekhouden

Afbeelding boekhouden

Tegenwoordig hebben de meeste bedrijven een online boekhouding. Met online boekhouden is het mogelijk om snel, eenvoudig en efficiënt de gehele financiële administratie bij te houden tijdens het ondernemen. Online boekhouden is namelijk niets anders dan gebruik maken van een boekhoudprogramma. Zo’n online boekhoudpakket zorgt voor overzicht. In één oogopslag is het duidelijk wat de omzet en kosten zijn. Bovendien is het vaak mogelijk om via boekhoudsoftware automatisch een balans en winst- en verliesrekening op te stellen. Een digitale boekhouding geeft minder kans op fouten, want een accountant of boekhouder kan eventueel meekijken. Ook is er altijd een back-up aanwezig.

Een goed online boekhoudprogramma maakt de boekhouding snel en gemakkelijk. 

Er zijn veel aanbieders die een online boekhoudpakket aanbieden. Benieuwd wat het beste boekhoudprogramma van 2022 is? Maak een lijst waaraan het online boekhoudprogramma aan moet voldoen, en vergelijk de opties. Kijk daarbij ook naar de prijs. Want hier zitten grote verschillen in. 

Zelf doen of uitbesteden?

Ondernemers bepalen zelf hoe zij hun administratie doen. Zelf boekhouden in Excel kan een optie zijn. Maar is niet altijd ideaal. Online boekhoudprogramma’s bieden dan uitkomst. Een boekhoudprogramma maakt het doen van de administratie makkelijker. Wie het lastig vindt om zelf de administratie te doen, kan overwegen een boekouder in te schakelen. Wat doet een boekhouder? Een boekhouder of accountant houdt de administratie bij en doet de belastingaangiftes. Ook geeft hij advies. Het inhuren van een boekhouder is niet goedkoop. De kosten van een boekhouder kunnen behoorlijk oplopen. Daarom kiezen veel ondernemers voor een online boekhoudpakket, en laat eventueel een boekhouder meekijken. Dit bespaart tijd en kosten. Een deel van de boekhouding zelf doen en een deel uitbieden, dat werkt vaak het beste. 

Boekhouding zelf doen

  • Altijd inzicht in de boekhouden
  • Kosten besparen
  • Tijdrovend
  • Kans om fiscale aftrekposten te vergeten

Boekhouding uitbesteden

  • Fiscale voordelen en deskundig advies
  • Volledige focus op eigen onderneming
  • Extra kosten
  • Niet altijd tussentijds inzicht in eigen administratie

Boekhoudkoppeling

Vaak is het mogelijk om een boekhoudprogramma te koppelen aan de zakelijke rekening. Dit is een automatische bankkoppeling. Zo worden alle zakelijke transacties direct verwerkt in de digitale boekhouding. Informatie over bijvoorbeeld betaalopdrachten, incasso’s en het saldo verschijnt direct in de administratie. Alle financiële data wordt dankzij boekhoudkoppeling op één plek verzameld. 

De meeste Nederlandse banken bieden boekhoudkoppeling aan, zoals boekhoudkoppeling ABN en de KNAB boekhoudkoppeling. Kijk wel goed welke boekhoudpakketten te koppelen zijn. Daar kan een verschil in zitten. Vergelijken helpt daarbij.


Veelgestelde vragen

Wat houdt boekhouden in?

Boekhouden is het verwerken van de financiële administratie van een bedrijf. De hoofdpunten zijn de facturatie, debiteuren & crediteuren, de winst- en verliesrekening en de belastingaangiftes. Wat er verder bij komt kijken, verschilt per bedrijf. Zo zal een startende zzp’er een minder uitgebreide boekhouding hebben dan een grote onderneming met personeel. Boekhouding is daarom bedrijfsafhankelijk. Ook verschilt het per rechtsvorm wat de regels zijn. Een BV en NV moeten bijvoorbeeld verplicht een jaarrekening opstellen en deze laten controleren. Voor een eenmanszaak geldt dat niet. 

Hoe lang moet ik mijn financiële administratie bewaren voor de Belastingdienst?

Bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit staat in de wet en heet de bewaarplicht. Soms moet een bedrijf bepaalde gegevens zelfs 10 jaar bewaren. 

Wat is beter: online of offline boekhouden?

Online boekhouden groeit in populariteit. Niet alleen omdat het makkelijker is, maar ook omdat een online boekhoudpakket beter bijgewerkt kan worden. Belastingregels veranderen vaak. Een online boekhoudprogramma wordt daar steeds op aangepast. Zo voldoet de online boekhouding aan alle actuele regels. Bovendien is een digitale boekhouding makkelijk te delen met een boekhouder. Maar er zijn ook ondernemers die alle facturen uitprinten en in ordners stoppen. Dat mag ook. De Belastingdienst verplicht ondernemers een administratie bij te houden. Maar hoe zij dat doen, dat bepaalt de ondernemer zelf. Het is dus maar net waar de persoonlijke voorkeur ligt. 

Kost boekhouden veel tijd en geld?

Veel ondernemers vinden het doen van de boekhouding een tijdrovende en lastige klus. En besteden het daarom liever uit. Dit bespaart tijd. Maar als ondernemer is het leuk en leerzaam om een deel van de boekhouding zelf te doen. En dat bespaart geld. De boekhouding uitbesteden is namelijk niet goedkoop. Een boekhouder inhuren kost geld. Hoeveel tijd en geld het doen van de boekhouden kost, verschilt dus per situatie. Wie de boekhouding zelf doet, is meer tijd maar minder geld kwijt. En andersom. Wie het boekhouden uitbesteedt, is minder tijd maar meer geld kwijt. Een tussenweg is een online boekhoudprogramma aanschaffen. Dit kost een bepaald bedrag, maar maakt het doen van de administratie wel een stuk makkelijker én sneller!