Betalen klanten weleens een factuur te laat? Dan kost het vaak een hoop tijd om daarachteraan te gaan, en dat kan frustrerend zijn. Maar dat niet alleen: ook voor jouw cashflow is het slecht dat geld pas laat binnenkomt. Wil je het proces van factuur tot betaling soepeler laten lopen? Kies dan voor debiteurenbeheer software. Op deze pagina leggen we uit wat je hiermee kan en hoe je de beste debiteurenbeheer software vindt.
Wat is debiteurenbeheer?
Onder debiteurenbeheer vallen alle activiteiten die je uitvoert om ervoor te zorgen dat klanten openstaande facturen zo snel mogelijk betalen. Denk hierbij niet alleen aan het opstellen en verzenden van facturen, maar ook aan het sturen van betalingsherinneringen, aanmaningen en het treffen van betalingsregelingen.
Al deze taken dragen bij aan het behoud van een goede cashflow. Bij cashflow draait het om hoeveel geld er binnenkomt en uitgaat. Als er meer uitgaat dan er binnenkomt, bijvoorbeeld doordat klanten hun facturen niet betalen, heb je minder geld beschikbaar en kan je financieel in de problemen komen. Daarom is het belangrijk dat klanten zo snel mogelijk betalen.
Een ander woord voor debiteurenbeheer is debiteurenadministratie
Hoe werkt debiteurenbeheer software?
Debiteurenbeheer kan een tijdrovende klus zijn. Je moet in de gaten houden welke klanten nog moeten betalen en betalingen opvolgen als de betaaltermijn voorbij is. Met debiteurensoftware is dit handmatige werk verledentijd. De software automatiseert de meeste taken rondom het debiteurenbeheer, wat zorgt voor snellere betalingen en meer tevreden klanten.
Met debiteurensoftware beheer je al je administraties op één plek en krijg je direct inzicht in alle openstaande betalingen. Daarnaast verbetert de communicatie met klanten doordat de juiste berichten automatisch naar hen worden verstuurd. Zo weten klanten meteen wat ze moeten doen.
Waarom kiezen voor debiteurensoftware?
Bedrijven die weinig facturen verzenden, zullen niet snel debiteurensoftware nodig hebben. Een zzp’er kan immers vaak wel zelf achter een openstaande factuur aangaan. Voor mkb’ers en grote bedrijven is dit een ander verhaal. Zodra er meer facturen de deur uitgaan, kost het volgen en afhandelen van deze facturen steeds meer tijd en moeite. Debiteurensoftware kan dan een uitkomst bieden.
Hieronder noemen we in het kort een aantal redenen om van debiteurenbeheer software gebruik te maken:
- Je wil de cashflow verbeteren: Staat de kasstroom er vaak niet goed voor? Dan is het zaak het debiteurenbeheer te verbeteren. Door software te gebruiken, zit je hier bovenop. Het proces wordt eenvoudiger voor klant én ondernemer, waardoor de cashflow voorspelbaarder wordt.
- Klanten betalen vaak te laat: Dit kan betekenen dat het huidige betaalproces niet goed werkt. Vergeet je bijvoorbeeld weleens een betaalherinnering te sturen? In dat geval zorgt debiteurenbeheer software voor meer structuur, niet alleen voor jou, maar ook voor de klant. De meeste taken gebeuren dan immers automatisch.
- Je krijgt steeds meer klanten: Bij een groeiend klantenbestand wordt het steeds lastiger om alle facturen te volgen. Je hebt te weinig tijd om het betaalproces van alle klanten in de gaten te houden en verliest zo sneller een onbetaalde factuur uit het oog. Met software krijg je gemakkelijk inzicht in waar klanten zich in het proces bevinden.
- Je bent te veel tijd kwijt aan debiteurenbeheer: Het gebruik van software automatiseert de meeste taken rondom debiteurenbeheer. Je hoeft niet meer zelf handmatig een herinnering of aanmaning te sturen, dat gebeurt automatisch. Dit scheelt een hoop kostbare tijd.
- Het proces verloopt niet professioneel: Voor klanten is het van belang dat een bedrijf professionaliteit uitstraalt. Maar als het debiteurenbeheer handmatig door medewerkers wordt gedaan, kan het zijn dat er inconsistent wordt gewerkt. Door debiteurensoftware te gebruiken, vergroot je de professionaliteit.
- Je maakt soms een fout: Een foutje kan iedereen overkomen, maar een fout maken bij het debiteurenbeheer kan helaas wel vervelende financiële gevolgen hebben. Software gebruiken vermindert de kans op fouten, doordat veel taken geautomatiseerd worden en je meer inzicht hebt in het proces en de stand van zaken per klant.
- Je kan de kredietwaardigheid van klanten checken: Soms biedt software voor debiteurenbeheer de mogelijkheid om de kredietwaardigheid van (potentiële) klanten te controleren, al dan niet met een aanvullende module. Door deze check uit te voeren, weet je hoe iemand er financieel voorstaat en of het verstandig is om met iemand zaken te doen.
Verwerk je vele facturen per maand? Dan sluit een standaardoplossing mogelijk niet aan op jouw eisen en wensen. Veel softwareaanbieders bieden daarom ook op maat gemaakte software aan.
Beste debiteurenbeheer software
Je kan bij verscheidene aanbieders terecht voor debiteurenbeheer software, maar wat is nu de beste debiteurenbeheer software? Wij zochten het voor je uit. Hieronder hebben we de 4 beste aanbieders van debiteurenbeheer software voor je op een rij gezet.
Payt
Payt is de marktleider op het gebied van debiteurenbeheer in de Benelux en biedt de meest complete software voor debiteurenbeheer. De software is geschikt voor elk bedrijf, van multinationals tot kleine ondernemingen, in maar liefst 50 verschillende branches.
De debiteurenbeheer software van Payt volgt facturen gestructureerd op. Dankzij automatisering worden klanten op de juiste momenten herinnerd aan hun openstaande facturen, wat zorgt voor een snellere betaling van wel 30 – 50%. Via het overzichtelijke dashboard heb je daarnaast altijd inzicht in de betaalstatus van al je facturen. De processen zijn geautomatiseerd, maar jij behoudt altijd de volledige controle. Payt verbetert de communicatie met je klanten door duidelijke en consistente opvolging. Klanten kunnen eenvoudig reageren via het klantportaal, waardoor vragen of bezwaren snel opgepakt worden en je overzicht houdt in de gesprekken.
Payt integreert meerdere AI-functionaliteiten in de software. Zo worden berichten automatisch gelabeld, voorspelt AI het betaalgedrag van klanten en neemt de AI-werker contact op als een factuur in de spam belandt.
In het kort
- Geautomatiseerde herinneringen
- Kredietwaardigheidscheck per debiteur
- Slimme betalingsregelingen instellen
Exact
Exact is de marktleider in cloud business software sinds 1984. Ruim 675.000 bedrijven uit vooral Nederland, België en Duitsland hebben zich bij het platform aangesloten. Op het platform worden oplossingen voor financiële administratie, ERP, CRM en HR aangeboden.
Bij Exact weten ze dat op tijd betaald krijgen, een goede klantrelatie behouden en administratieve lasten verminderen grote uitdagingen zijn voor ondernemers. Daarom streven zij ernaar met Exact Online Debiteurenbeheer de oplossing te bieden. Deze debiteurenbeheer software is standaard onderdeel van de boekhoudpakketten van Exact en van de Exact Online ERP-oplossingen. Met Exact kan je dus meer dan alleen debiteurenbeheer regelen – je kan er je gehele boekhouding mee doen.
In het kort
- Automatisch herinneringen versturen
- Passende communicatiescenario's
- Betaallinks toevoegen en betalingsregelingen beheren
Onguard
Onguard is een aanbieder van softwareoplossingen voor credit management voor bedrijven en maakt onderdeel uit van Visma. Het is de missie van Onguard om bedrijven financieel gezond te maken. De software helpt ondernemers sneller betaald te krijgen, het betalingsgedrag van debiteuren te begrijpen, financiële risico's te beoordelen en de communicatie met klanten te verbeteren. Hiermee streeft Onguard naar snellere betalingen, minder afschrijvingen en lagere klantverloop.
Onguard biedt verscheidene oplossingen voor credit management, waaronder CreditManager. CreditManager is er om het maximale uit je debiteurenbeheer te halen. Deze cloud-based credit management oplossing biedt de tools die ondernemers nodig hebben om als financieel professional hun werk goed te doen. Daarnaast biedt Onguard nog enkele andere oplossingen: CreditY, CreditNext, PolicyManager en CaseControl.
In het kort
- Aantal late betalingen verminderen
- Betere relaties bouwen
- Days Sales Outstanding (DSO) verlagen
Debitan
Debitan is een Nederlands bedrijf dat al jaren aan de weg timmert met haar debiteurensoftware. Bij Debitan geloven ze erin dat goed debiteurenbeheer de stap naar incasso overbodig maakt. Goede communicatie, duidelijke afspraken en overzicht staan hierbij centraal.
Debitan werkt met twee soorten pakketten. Met Starter en Standaard kan je de software zelf gebruiken om je debiteurenbeheer op te pakken en te automatiseren. Bij deze pakketten krijg je toegang tot de software van Debitan, die uit te breiden is met verscheidene modules en integraties. Daarnaast kan je ervoor kiezen om het debiteurenbeheer over te laten nemen door Debitan. Hiervoor zijn de pakketten Pro en Pro Plus. Debitan neemt hierbij het volledige debiteurenbeheer over en zorgt voor een duidelijke terugkoppeling. Zo biedt Debitan voor ieder bedrijf een passende oplossing.
In het kort
- Je facturen 30% sneller betaald
- Tijd besparen door automatiseren
- Meer inzicht en overzicht
Welke functies zijn er?
Debiteurenbeheer software biedt verscheidene functies om het beheer van de debiteuren eenvoudig en snel te laten verlopen. Let op: niet alle aanbieders bieden alle onderstaande functies. Bepaal welke functies voor de bedrijfsvoering van belang zijn en maak op basis daarvan een vergelijking om tot de beste aanbieder voor jouw bedrijf te komen.
- Een dashboard met inzicht in de stand van zaken
- Een klantportaal
- Rapportages
- Geautomatiseerde opvolging van facturen
- Automatische betalingsherinneringen
- Betalingsregelingen
- Een agenda en/of takenlijst
- Notities maken
- Kredietwaardigheidscheck voor klanten
Hieronder lichten we een paar functies verder uit, zodat je exact weet wat je met debiteuren software kan.
Klantportaal
Een klantportaal is een online omgeving waar klanten kunnen inloggen. Daar krijgen ze inzicht in onder meer hun facturen en betaalinformatie. Ook kunnen ze hier betalingen doen en eventueel andere verzoeken indienen. Daarnaast biedt dit portaal klanten de mogelijkheid om vragen te stellen over hun facturen en betalingen. Al deze functies en meer maken het betaalproces voor klanten eenvoudiger en toegankelijker, wat snelle betaling stimuleert en de klanttevredenheid verhoogt.
Geautomatiseerde opvolging
Als een factuur niet betaald wordt, start er automatisch een vervolgproces. Dit proces loopt van de eerste betalingsherinnering tot de laatste aanmaning. Je hoeft dus niet meer zelf achter wanbetalers aan te gaan; de software doet dit voor jou. Zo worden administratieve taken geautomatiseerd en herinneringsprocessen direct gestart met automatische flows.
Debiteuren software vergelijken
Op zoek naar de beste debiteurenbeheer software? Dan is het zaak om de verschillende aanbieders goed te vergelijken. Hierboven kwam aan bod welke functies de software zoal te bieden heeft. Daarnaast zijn er nog een aantal punten om op te letten bij het kiezen van de juiste software:
- Hoeveel facturen verstuur je per maand?
- Hoeveel administraties kunnen er met de software worden beheerd?
- Hoeveel gebruikers kunnen van de software gebruikmaken?
- Wat zijn de maandelijkse kosten?
- Welke betaalmethoden worden aangeboden?
- Ondersteunt de software internationale facturatie?
- Biedt de aanbieder goede klantondersteuning?
- Zijn er koppelingen met andere software beschikbaar?
Is er een demo beschikbaar? Dan kan je de software kosteloos proberen om de beste keuze te maken.
Betaalmethoden
Een essentieel onderdeel van debiteurenbeheer is het kunnen verrichten van betalingen. Je kan hiervoor verschillende betaalmethodes gebruiken. Zoek uit welke betaalmethodes de software aanbiedt en welke jij wil kunnen bieden aan jouw klanten. Voorbeelden van betaalmethodes zijn:
- iDEAL
- Automatische incasso
- Apple Pay
- Creditcard
Veelgestelde vragen
Onder debiteurenbeheer valt het gehele proces van factuur tot betaling. Het is belangrijk dat dit proces goed verloopt, omdat dit ervoor zorgt dat je betaalt krijgt. Krijg je vaak te laat betaald? Dan heb je minder geld ter beschikking om je eigen openstaande rekeningen te betalen. Dat kan tot financiële problemen leiden. Een goed debiteurenbeheer is daarom essentieel voor de cashflow en het voortbestaan van je onderneming.
Ja, dat kan zeker. Met debiteuren beheer software worden de meeste taken rondom debiteurenbeheer geautomatiseerd. Denk aan het versturen van betalingsherinneringen en aanmaningen. Deze berichten gaan dan automatisch de deur uit naar de betreffende klant. Je hoeft dit niet meer zelf te doen, wat veel tijd en moeite bespaart.
Een debiteur is iemand (particulier of bedrijf) die een product of dienst heeft afgenomen van een bedrijf en hier nog voor moet betalen – er staat een factuur open. Debiteuren zijn dus nog geld verschuldigd aan een bedrijf.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.