Facturatie

Afbeelding facturatie voor een onderneming
Laatst bijgewerkt op: 9 mei 2022
Mabelle Abraham
Auteur:

Mabelle Abraham is werkzaam als business developer bij TheConcept.Bar. Zij houdt trends en ontwikkelingen op de financiele markt in de gaten om zo nieuwe kansen te identificeren en hier strategisch op in te spelen. Daarnaast heeft zij haar Master behaald in Communication Science aan de Universiteit Twente.

Leestijd: 10 minuten

Wat is een factuur?

Een factuur is een overzicht van de geleverde goederen of diensten met een bijbehorend prijs. Deze maakt en verstuurt de ondernemer naar de klant. Dit document geeft een betalingsverplichting weer. Het is dus een soort rekening van de ondernemer aan de klant. En de klant wordt geacht het openstaande bedrag binnen de betalingstermijn te betalen. Het maken, versturen en verwerken van de facturen heet facturatie

Op zoek naar een factuurprogramma? Vergelijk alle facturatie software.


Factuur maken

Niet iedereen mag zomaar facturen versturen. Facturen maken doen ondernemers als zij goederen of diensten leveren aan bedrijven of andere ondernemers. Wie goederen of diensten levert aan particulieren, is niet verplicht om een factuur te sturen. Tenzij er sprake is van een uitzondering. 

Afbeelding van offertes onderneming

Particulieren mogen geen factuur sturen. Zij zijn geen ondernemer. Wie toch een rekening wilt sturen, kan een kwitantie maken. Dit document ondertekent de particulier zodra het bedrijf of de klant de betaling heeft voldaan. 

Factureren moet volgens de regels. Anders is de factuur niet rechtsgeldig. De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan facturering. Hier moet de ondernemer aan voldoen, zodat de factuur gebruikt kan worden voor de btw-aftrek. Hoe de ondernemer de factuur maakt, bepaalt hij zelf. Een nieuwe factuur met Excel of Word maken mag gewoon. Zolang het document maar aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. 


Online factuur maken

Zolang de factuur aan alle regels voldoet, mag de ondernemer de factuur zelf maken. En de btw-aangifte hierop baseren. De ondernemer bepaalt zelf welk programma hij hiervoor gebruikt. Veel startende ondernemers maken facturen in Word of Excel. Zo is een factuur maken gratis. Voor wie een beperkt aantal facturen per maand verstuurt, is dit een prima oplossing. Maar niet altijd handig. Zodra het aantal facturen oploopt, raakt de ondernemer soms het overzicht kwijt. In dat geval kan hij een online factuur maken. Dit doet hij met een online boekhoudprogramma of facturatieprogramma. Via software kan de ondernemer zo snel en gemakkelijk professionele facturen maken en versturen. 

Online facturen maken kost minder tijd. Bovendien zorgt een facturatieprogramma ervoor dat de online facturen direct in de administratie worden verwerkt. Zo blijft de boekhouding overzichtelijk en dit scheelt enorm veel tijd!


Waar bestaat een factuur uit?

De ondernemer maakt de factuur op zoals hij dat wilt. Wel of geen bedrijfslogo, een bepaald lettertype of opvallende kleuren. Belangrijk is om de factuur duidelijk en overzichtelijk te houden. Zorg dat de klant het openstaande bedrag, het btw-bedrag en het bankrekeningnummer snel kan vinden. Daarnaast moeten er verplicht een aantal gegevens op de factuur staan. Dit zijn:

Opbouw van een factuur

Bovenstaande gegevens moeten verplicht op de factuur staan. Maar hoe de ondernemer dat doet, bepaalt hij zelf. Veel ondernemers gebruiken dezelfde opbouw van de factuur. De volgende onderdelen hebben een duidelijke plaats in het document:

Illustratie van producten of diensten betalen

Door dezelfde opbouw te gebruiken, weet de ontvanger van de factuur direct hoe hij de factuur moet lezen. Een duidelijke factuur geeft bovendien een professionele uitstraling. Veel ondernemers zetten naast de verplichte gegevens ook een betalingstermijn op de factuur. Het hanteren van een betalingstermijn is niet verplicht. Maar wel handig. Zo hoeft de ondernemer niet (te) lang op zijn geld te wachten. 

Soms zijn er extra regels voor een factuur. Bijvoorbeeld als de ondernemer zaken doet met het buitenland. Er moeten in dat geval meer gegevens op de factuur staan. Wanneer het factuurbedrag inclusief btw €100 of minder is, dan hoeft de ondernemer juist minder gegevens te vermelden. Hij mag in dat geval gebruikmaken van een eenvoudige factuur. Wie gebruik maakt van de kleineondernemersregeling (KOR) moet wel aan dezelfde eisen als een factuur met btw voldoen. Op de factuur komt dan de zin ‘btw vrijgesteld’ te staan. Check via de website van de Belastingdienst welke uitzonderingen of extra regels van toepassing zijn. Dit voorkomt fouten op de factuur. 

Voorbeeld factuur

Voor een starter kan het prettig zijn om een factuur naast een voorbeeld te leggen om te zien wat er nog ontbreekt.


Factuur maken in Excel

Met wat basiskennis kan de ondernemer zelf boekhouden in Excel. En kan hij bijvoorbeeld via Word of Excel facturen maken en versturen. Wie een eenvoudige administratie heeft, kan hiermee prima uit de voeten. Vooral startende ondernemers maken hun facturen met Word of Excel. Maar boekhouden in Excel is niet altijd ideaal. Online boekhouden met een boekhoudprogramma biedt veel voordelen. Bovendien kan de ondernemer met een boekhoudpakket ook factureren. 

Eenvoudige facturatie Excel

Facturen maken in Excel is dus toegestaan. Er zijn geen regels die de ondernemer verplichten om erkende software te gebruiken. De ondernemer mag zelfs een factuur met de hand schrijven. Voor elke factuur geldt: alle verplichte zaken moeten op de factuur zijn vermeld. Zolang dat het geval is, is de factuur rechtsgeldig. Ook moet de ondernemer de factuur kunnen bewijzen. Oftewel: zelf een foto of extra geprinte kopie bewaren.

Factuur maken met facturatie software

Wie een beperkt aantal facturen per maand maakt en verstuurt, kan prima Word of Excel gebruiken. Maar wanneer er veel verschillende klanten zijn, wordt dit al snel onoverzichtelijk. Een online boekhoudprogramma biedt dan uitkomst. Via een betaald of gratis boekhoudprogramma houdt de ondernemer overzicht op de administratie en kan hij heel gemakkelijk zelf factureren en de btw-aangifte doen. Boekhoudsoftware is vaak gekoppeld aan de Belastingdienst, waardoor de ondernemer direct vanuit de software belastingaangiftes kan doen. 

Bovendien vult een online facturatie software vaak automatisch gegevens in, zoals de factuurdatum en het factuurnummer. Dit scheelt tijd, en zo blijft de administratie overzichtelijk.


Verplichtingen

Ondernemers en bedrijven moeten zich houden aan de regels bij het maken van facturen. Zo is de ondernemer verplicht om een factuur te sturen voor alle goederen of diensten die hij levert aan een andere ondernemer. Deze kan vervolgens de factuur gebruiken voor de btw-aftrek. Maar de factuur is pas rechtsgeldig als deze aan alle eisen van de Belastingdienst voldoet.

Afbeelding van eenvoudig de urenregistratie bijhouden

De meeste ondernemers maken en versturen de facturen aan het eind of aan het begin van de maand. Op welke datum de ondernemer factureert, bepaalt hij zelf. Maar een factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand, volgend op de maand waarin de diensten of producten zijn geleverd, worden verstuurd. Dus wie bijvoorbeeld op 10 december producten heeft geleverd, moet op z’n laatst 15 januari de factuur hiervan sturen. 

Daarnaast moet de ondernemer op elke factuur verplicht een aantal gegevens vermelden. Wat er precies op elke factuur moet staan, is hierboven genoemd.  

Bewaarplicht facturen

Een factuur is onderdeel van de financiële administratie. Wie als particulier een kwitantie stuurt, is niet verplicht deze te bewaren. Wel is het slim om rekeningen minimaal 5 jaar te bewaren. Bijvoorbeeld voor naheffingen door de Belastingdienst. Ondernemers hebben wel een bewaarplicht. Bedrijven en zelfstandigen moeten hun facturen minimaal 7 jaar in originele staat bewaren. Dit staat in de wet en in nodig als de Belastingdienst de administratie wilt controleren. Sommige bedrijfsgegevens moeten zelfs 10 jaar bewaard blijven. Bewaren mag ook online. Een online boekhoudprogramma kan helpen bij het veilig opslaan en bewaren van facturen. 


Factuur naar het buitenland

Sommige ondernemers doen zaken in het buitenland. De facturen gaan dan naar een buitenlandse afnemer. Als ondernemer is het belangrijk om extra goed te letten op de regels die in dat geval gelden voor de btw. Het btw-nummer van het buitenlandse bedrijf moet bijvoorbeeld op de factuur staan. Ook gelden er vaak andere btw-tarieven. En het kan zijn dat er sprake is van een andere valuta. 

Op vrijwel elke factuur staan dezelfde verplichte gegevens. Maar voor facturen naar het buitenland gelden er extra regels. Het maakt daarbij uit of de goederen of diensten zijn geleverd binnen de EU of buiten de EU. Ook maakt het uit of de klant wel of geen ondernemer is, en dus wel of geen btw-identificatienummer heeft. 

Binnen de EU

Bij het leveren van goederen naar EU-landen zet de Nederlandse ondernemer op de factuur zijn eigen btw-nummer en het btw-nummer van de buitenlandse klant. Wie geen btw-nummer heeft, is een particulier. Aan hen rekent de ondernemer het Nederlandse btw-tarief, dit vermeldt hij duidelijk op de factuur.

Facturatie naar het buitenland

Wie wel een btw-nummer heeft, wordt gezien als ondernemer. En aan hen mag de Nederlandse ondernemer niet zomaar Nederlandse btw rekenen. Daarom factureert hij 0% btw. En hierdoor krijgt hij te maken met extra factuureisen. Op de factuur vermeldt hij dat er sprake is van een intracommunautaire levering, oftewel een levering binnen de EU. Ook moet hij het opgegeven btw-nummer van de buitenlandse klant controleren. Dat is verplicht.

Bij het leveren van diensten naar EU-landen wordt de btw in het land van de afnemer afgedragen. De btw is dan verlegd. Dit is niet hetzelfde als het 0% btw-tarief. De ondernemer brengt geen btw in rekening en vermeldt op de factuur ‘btw verlegd’ of ‘VAT reversed charged’. Op de factuur moet het gecontroleerde btw-nummer van de buitenlandse afnemer staan. 

Zaken doen in het buitenland? Controleer via de website van de Belastingdienst altijd goed welke btw-regels van toepassing zijn. En vraag indien nodig om advies. 

Buiten de EU

Wie goederen of diensten levert buiten de EU krijgt te maken met verschillende btw-regels. 

De rekenhulp van de Belastingdienst helpt bij het bepalen welke btw-regels van toepassing zijn

Het maken van facturen kost tijd. En moet nauwkeurig gebeuren. Zeker als de factuur naar het buitenland gaat. Facturen maken met een factuurprogramma of online boekhoudprogramma helpt daarbij. Zo worden bepaalde gegevens, zoals de taal, valuta en btw-tarieven, automatisch ingevuld. En dat scheelt veel tijd!


Veelgestelde vragen

Wat is een factuur?

Een factuur is hetzelfde als een rekening, maar dan meer officieel. Dat komt omdat de factuur moet voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Zo zijn er bepaalde eisen welke gegevens op de factuur moeten staan, en hoe lang de factuur bewaard moet blijven. Particulieren versturen geen facturen. Facturen zijn bedoeld voor ondernemers. Oftewel: de ene ondernemer verstuurt een factuur naar de andere ondernemer.

Wanneer is een factuur niet rechtsgeldig?

Facturen moeten voldoen aan de regels van de Belastingdienst. Voldoet een factuur niet aan de opgestelde eisen, dan is de factuur niet rechtsgeldig. In dat geval kan de ontvanger bijvoorbeeld geen gebruik maken van de btw-aftrek. Ondernemers die zelf facturen maken en versturen, doen er goed aan de facturen nauwkeurig te controleren of alle verplichte gegevens erop staan. 

Wat is een uniek factuurnummer?

Elke factuur heeft een factuurnummer. De ondernemer moet dit nummer verplicht op de factuur zetten. Hij mag de opbouw van de nummers zelf bepalen. Wel moet het nummer uniek, doorlopend en opeenvolgend zijn. Dit is verplicht, maar ook erg handig voor de eigen administratie. Veel ondernemers gebruiken het jaar + een nummer als factuurnummer. Dus bijvoorbeeld 2022001, 2022002, 2022003 etc. 

Is een betalingstermijn op de factuur verplicht?

Ondernemers zijn niet verplicht om een betalingstermijn op de factuur te zetten. Veel ondernemers doen dit wel. Het moet niet, maar het mag dus wel. De ondernemer mag met de klant zelf een betaaltermijn afspreken. Bijvoorbeeld van 14 dagen. Is er geen betalingstermijn afgesproken? Dan geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen. De wet stelt wel grenzen aan maximale betalingstermijnen. Zo mag de betaaltermijn alleen langer dan 60 dagen zijn als hieraan geen nadelen zitten voor de koper en verkoper. 

Is het zelf maken van een factuur toegestaan?

Ja, ondernemers mogen zelf facturen maken. Bijvoorbeeld met Word of Excel. Wel moeten alle facturen voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst. Alleen dan is de factuur rechtsgeldig en kan deze gebruikt worden voor de btw-aftrek.