Offerte maken

header
  • Auteur:
  • Bijgewerkt op: 7 februari 2024
  • Gecontroleerd op: 7 februari 2024
  • Leestijd: 5 minuten

Wanneer je de prijs van producten of diensten met een klant bespreekt, kan je een offerte opmaken om een prijsvoorstel te doen. Een offerte is een zakelijk voorstel aan de klant. Ook voor grote producten en diensten is een offerte versturen vaak gebruikelijk. Op deze pagina bespreken we wanneer je een offerte maakt en hoe je een goede offerte opstelt.

offerte brief opstellen met kvk nummer

Wat is een offerte?

Met een offerte doe je een zakelijk voorstel aan een potentiële klant. Je geeft op de offerte nauwkeurig en duidelijk aan welke werkzaamheden je gaat uitvoeren, welke producten daarvoor nodig zijn en wat de prijs voor de dienst en/of het product is. In de offerte staat dus een gericht aanbod, zodat de klant weet wat hij kan verwachten wanneer hij de offert accepteert.

Klanten en opdrachtgevers kunnen meerdere offertes van verschillende partijen opvragen. Met een interessante offerte kunnen klanten over de streep worden getrokken. Een offerte is dus erg belangrijk, want deze kan bepalend zijn voor het succes.

Gratis online voorbeeld offerte maken

Het is van groot belang dat je een overtuigende offerte opmaakt. Om je daarbij te helpen, biedt Onderneming.nl een gratis offerte template om snel en eenvoudig een eigen zakelijk voorstel te maken voor alle potentiële klanten en opdrachtgevers. Je kan de gegevens in het template invullen, waarna het direct mogelijk is om de offerte te versturen.

Downloaden

Download hier het offerte voorbeeld:

offerte voorbeeld

Offerte voorbeeld downloaden (gratis word Template)

Onderneming.nl biedt een handig en gratis voorbeeld offerte om snel en eenvoudig een offerte op te stellen. Zo kunnen de gegevens makkelijk worden ingevuld, waarna het direct mogelijk is om de offerte te versturen naar een klant. Download hier het offerte voorbeeld.

Online snel maken? Met het pakket van e-Boekhouden maak je 15 maand lang gratis gebruik van de mogelijkheden om snel & gemakkelijk een offerte te maken.

Een goede offerte maken: hoe doe ik dat?

Je kan een offerte laten maken, maar je kan deze ook zelf maken. Het is gelukkig niet heel lastig om een offerte op te stellen. Je moet goed in kaart brengen wat de opdrachtgever of klant wil en alle wensen en prijzen goed vaststellen. Je wil er immers voor zorgen dat deze de offerte ondertekent en dat de offerte daadwerkelijk voor jou een nieuwe opdracht wordt.

Aan de hand van het onderstaande stappenplan leggen we uit hoe je een professionele offerte maakt.

  • 1

    Wensen van de klant in kaart brengen

    Voordat je een offerte opstelt, moet je eerst goed in kaart brengen wat de opdrachtgever of klant wil. Je moet duidelijk hebben wat de wensen zijn. Waar vraagt de opdrachtgever of klant naar? Zorg dat de wensen zijn omschreven en goed zijn vermeld. Zo sluit de offerte goed aan op de vraag van de klant.

  • 2

    Werkzaamheden en prijs vaststellen

    In een offerte is het belangrijk dat naast de wensen van de mogelijke klant ook de werkzaamheden duidelijk zijn omschreven. Welke artikelen, producten of diensten worden er geleverd? Tegen welke prijs lever je deze? Hou ook rekening met eventuele bijkomende kosten. Daarnaast is het handig om de voorwaarden op de offerte te zetten. Noteer dus niet alleen het uurtarief of de verkoopprijs, maar ook de planning of het aantal verwachte uren dat je met de opdracht bezig bent.

  • 3

    Offerte opstellen

    Je kan een offerte voor een groot deel naar eigen inzicht opstellen. Er is geen officiële offerte lay-out of template waaraan ondernemers moeten voldoen. Het is echter wel van belang dat de offerte een professionele opmaak heeft. Dit komt beter over naar de potentiële klant. Ook zijn er een aantal verplichte vermeldingen die wettelijk zijn vastgesteld voor het opstellen van een offerte:

    · Bedrijfsgegevens
    · Klantgegevens
    · Datum van offerte
    · Offertenummer
    · Werkzaamheden
    · Tarief of totaalprijs
    · Geldigheidsduur van de offerte
    · Recht op een aanbetaling tot 50% van het totaalbedrag
    · Verwijzing naar de algemene voorwaarden

    Naast de wettelijke eisen zijn er ook een aantal punten die als toevoeging op een offerte vermeld kunnen worden:

    · Inkoopnummer
    · Contactpersoon
    · Verzoek om ontvangstbevestiging

    Zorg er dus voor dat je alle benodigde informatie op de offerte hebt staan.

  • 4

    Algemene voorwaarden

    Je bent als ondernemer niet verplicht om je algemene voorwaarden mee te sturen, maar dit is wel verstandig. De algemene voorwaarden mogen bij het versturen van de offerte daarom niet ontbreken. In de algemene voorwaarden staan de rechten en plichten van de klant en leverancier, bijvoorbeeld afspraken over de betaling. Hiermee kan je teleurstellingen, misverstanden en onduidelijkheden voorkomen.

    Wanneer je de algemene voorwaarden via e-mail meestuurt, moet je dit ook benoemen in de begeleidende tekst van de e-mail.

  • 5

    Versturen

    De laatste stap is het versturen van de complete offerte. Je kan de opdrachtgever of klant e-mailen en de offerte als bijlage toevoegen. Daarbij is het wel belangrijk dat de prijsopgave als pdf-document wordt verstuurd. Zo kan de ontvanger van de offerte het document niet aanpassen. Je kan een offerte ook printen en persoonlijk aan de klant overhandigen. Dit wordt bijvoorbeeld vooral gedaan door winkeliers.

  • 6

    Goedkeuring van de opdrachtgever

    Op het moment dat de klant de offerte accepteert en ondertekent, is de getekende offerte een juridische overeenkomst. Dit kan de opdrachtgever doen door middel van een digitale handtekening.

    De offerte is niet alleen geldig wanneer deze getekend is. Een offerte is geldig wanneer beide partijen akkoord zijn. Dit kan dus ook mondeling of telefonisch, zolang er maar kan worden aangetoond dat de klant akkoord is gegaan met wat er in de offerte beschreven staat. Dit is mondeling natuurlijk wel veel lastiger. Daarom kiezen veel ondernemers ervoor om de opdrachtgever of klant de offerte te laten ondertekenen. Vooral als het om grote opdrachten of grote uitgaven gaat kan dit verstandig zijn.

Programma’s voor offerte maken

Als je een offerte gaat maken, kan je dat met behulp van verschillende programma’s doen. We bespreken de verschillende opties hieronder, zodat je precies weet wat je met ieder programma kan. Zo weet je snel naar welk programma jouw voorkeur uitgaat.

In Excel

Je kan een offerte via Excel opstellen. Dit is echter niet het beste programma voor het maken van offertes. Het grootste nadeel is de lay-out. Excel is vooral handig voor automatische berekeningen, maar niet voor het maken van een mooie offerte.

Als je er wel voor kiest om Excel te gebruiken, moet het Excel-bestand voor verzending worden geëxporteerd naar een pdf-bestand. Het is namelijk niet de bedoeling dat de klant de offerte kan wijzigen. Let er goed op dat de lay-out hierdoor niet wordt gewijzigd.

In Word

goede offerte opstellen doe en offerte opstellen zzp

Een offerte kan ook in Word worden gemaakt. Dit programma wordt vaak gebruikt voor het maken van offertes. Ondernemers kunnen in Word een offerte opstellen en deze als pdf-bestand per e-mail versturen. Je kan de offerte in Word makkelijker vormgeven dan in Excel. In Word kunnen tabellen worden toegevoegd om klantgegevens ordelijk te schikken en prijzen overzichtelijk te vermelden. Het nadeel is alleen dat er geen automatische berekeningen worden gedaan.

Naast dat offertes zelf in Word kunnen worden gemaakt, is het ook mogelijk om gebruik te maken van Word-sjablonen. Word-sjablonen helpen om de prijsopgave in een offerte juist weer te geven. Ook kan er gebruik worden gemaakt van bepaalde slimme functies.

Via een boekhoudprogramma

Offertes opstellen kan ook via een online boekhoudprogramma. Een online boekhoudprogramma kan veel administratietaken automatiseren. Zo ook bij het maken van facturen en offertes. Daarnaast bieden deze programma’s ook een vaste opmaak in de huisstijl van het bedrijf.

Onderneming logo icon

Let op: Het is niet bij elk boekhoudprogramma mogelijk om onbeperkt offertes te maken.

Online boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden of Exact Online bieden eenvoudige software om offertes te maken, te versturen en te administreren. De klant of opdrachtgever kan deze eenvoudig online ondertekenen. Ook is het mogelijk om de offertes om te zetten naar een factuur.

Boekhoudprogramma vergelijken?

Op zoek naar de mogelijkheden om efficiënter te werken door middel van een boekhoudprogramma? Vergelijk alle pakketten.

Vergelijk zelf
illustratie boekhouding

Offerte programma 2024

Wanneer je een offerteprogramma wil aanschaffen, is het verstandig om de verschillende programma’s eerst te vergelijken. Welke functies zijn voor jou van belang? Wil je de eigen huisstijl in de offertes verwerken? Wil je eenvoudige of juist uitgebreide offertes kunnen maken?

Vergelijk hieronder gratis de beste offerte software op prijs, kwaliteit en functies en vind zo het beste boekhoudprogramma voor jouw bedrijf! Hieronder staat een top 3 van de beste offerteprogramma’s:

1
e boekhouden logo
3
Logo van DigiBTW

Het verschil tussen een factuur en een offerte

Een offerte is wat anders dan een factuur. Een factuur is bindend. Een offerte daarentegen is een vrijblijvend aanbod. Hieronder zijn een aantal verschillen in kaart gebracht.

FactuurOfferte
Niet annuleerbaarAlleen overzicht van de kosten, wijzigen of annuleren kan nog
Aankoop staat definitief vastAankoop nog niet beslist
Gedetailleerde, definitieve prijsPrijsschatting
Dienst is al wel geleverdDienst is nog niet geleverd, er is alleen een voorstel bedacht
Wordt gebruikt voor de boekhoudingWordt niet gebruikt voor de boekhouding

Veelgestelde vragen

Is een offerte bindend?

Nee, een offerte is absoluut niet bindend. Het is alleen een vrijblijvend aanbod. De opdrachtgever kan op basis van de offerte op het aanbod ingaan, maar is dat niet verplicht. Bijvoorbeeld wanneer de klant het niet eens is met de prijs van het product/ dienst.

Hoelang is een offerte geldig?

De leverancier bepaalt zelf hoelang de offerte geldig is. Twee tot vier weken is het meest gebruikelijk. Het is verstandig om de geldigheidsduur op de offerte te vermelden. De geldigheidsduur van een offerte is belangrijk, omdat de prijzen van bijvoorbeeld het benodigde materiaal kunnen variëren.
De offerte moet binnen de geldigheidsduur worden getekend. Wanneer beide partijen niet binnen de geldigheidsduur met de offerte akkoord zijn gegaan, is deze niet geldig.

Wat is een goede offerte?

Een goede offerte beschrijft duidelijk de wensen van de klant en de werkzaamheden. Daarnaast beschikt een goede offerte over alle gegevens die wettelijk in een offerte moeten staan. Ook is het handig als de algemene voorwaarden bij de offerte worden meegestuurd. Dit voorkomt onduidelijkheden of teleurstellingen.