Informeer de Belastingdienst
Allereerst moet een ondernemer contact opnemen met de Belastingdienst. Is het verlies gekomen door diefstal of brand? Bewijs dit dan door middel van een inspectierapport. Hoe meer bewijs, hoe beter.
Het kan natuurlijk gebeuren dat een ondernemer een factuur of bonnetje kwijtraakt. Dit kan iedereen overkomen, maar moet wel worden opgelost. Een verloren factuur heeft namelijk financiële gevolgen. Hoe zet een ondernemer dit recht in de boekhouding? Wat moet er worden geregeld voor de btw-aangifte?
Iedere ondernemer kan ermee te maken krijgen. Bonnetjes kunnen in de prullenbak belanden en digitale facturen kunnen uit de inbox verdwijnen. Wanneer dit is gebeurd, maakt een ondernemer zich hier vaak zorgen over. Wat de gevolgen zijn, hangt echter af van het type factuur dat hij kwijt is geraakt.
Ondernemers krijgen te maken met twee soorten facturen:
Het verliezen van inkomende facturen heeft minder grote gevolgen dan het verlies van verkoopfacturen. Maar in beide gevallen kan de ondernemer stappen zetten om de gevolgen zo beperkt mogelijk te houden.
Wanneer een ondernemer investeringen doet, krijgt hij bonnetjes binnen van andere bedrijven. Hierin staat wat de kosten zijn, wat hij heeft gekocht en wat het bijbehorende btw-tarief is. Deze facturen heeft hij nodig voor de btw-aangifte.
Als een ondernemer een factuur kwijt is, krijgt hij de betaalde omzetbelasting niet terug. Een betaalbewijs of pakbon is namelijk niet voldoende. Btw terugvragen is zonder geldige factuur dus niet mogelijk. Wel mag hij de kosten zakelijk opvoeren.
Wel heeft de ondernemer nog steeds recht op kostenaftrek voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Daarvoor moet hij wel het één en ander kunnen aantonen middels een bestelbon of leverbon en een betalingsbewijs.
Als een onderneming producten verkoopt, is er van iedere verkoop een factuur. Ook ondernemers die diensten leveren, versturen facturen naar hun klanten. Dit zijn verkoopfacturen. Hierop staat wat de klant heeft gekocht, hoeveel hij heeft gekocht, wat daarvan de prijs is en wat het bijbehorende btw-tarief is. Voor de Belastingdienst is dit een overzicht van de verschuldigde btw.
Het is essentieel dat ondernemers deze facturen bewaren, maar er kunnen oorzaken zijn waardoor dit niet goed gaat. Bonnetjes kunnen bijvoorbeeld verloren gaan door brand of waterschade. Digitale facturen kunnen verdwijnen door de crash van een computer of door een cyberaanval.
Voor de Belastingdienst vormt dit om twee redenen een groot probleem:
Ondernemers zijn verplicht hun zakelijke administratie 7 jaar lang te bewaren. Dit is opgenomen in de wet. Hieronder vallen onder meer alle uitgaande en inkomende facturen. Wanneer iemand een factuur verliest, voldoet hij niet meer aan de bewaarplicht. Dit kan een aantal gevolgen hebben:
Iedere ondernemer moet zijn administratie op orde hebben. De Belastingdienst stelt dit verplicht. Dit wordt deugdelijke administratie genoemd. Wanneer de Belastingdienst de administratie van een onderneming wil controleren, ook wel een boekenonderzoek genoemd, moet alles kloppend zijn. Is dit niet het geval? Dan riskeert de ondernemer boetes wegens nalatigheid.
Is een ondernemer een verkoopfactuur kwijt? Dan moet hij een aantal stappen ondernemen om boetes en andere gevolgen zo veel mogelijk te voorkomen.
Hoewel een factuur of bon kwijt zijn iedereen kan overkomen, is het ‘t best om dit volledig te voorkomen. Hieronder staan enkele tips, waarmee een ondernemer kan voorkomen dat hij zijn facturen voor de administratie verliest.
Vergelijk de beste facturatieprogramma’s op Onderneming.nl en raak nooit meer een factuur kwijt!
Vergelijk zelfHet is aan te raden facturen niet op slechts één plek te bewaren. De kans dat een ondernemer deze verliest en volledig kwijt is, is dan namelijk groter dan wanneer de factuur op meerdere plaatsen is opgeslagen. Een ondernemer moet zijn facturen daarom niet alleen bewaren in de inbox van zijn e-mail, maar ook in een digitale omgeving als Google Drive of OneDrive. Deze systemen maken automatisch back ups, waardoor het vrijwel onmogelijk is om facturen kwijt te raken.
Sommige ondernemers vinden het fijn om met papieren bonnetjes te werken. Ook winkels geven meestal fysieke bonnetjes. Deze zijn helaas eenvoudig te verliezen. Zonder dit door te hebben, belanden ze bij het oud papier. Het is daarom verstandig alle zakelijke bonnetjes te digitaliseren. Dan is de kans op verlies kleiner.
Fysieke bonnen digitaliseren doet een ondernemer door er een goede scan van te maken. Alle echtheidskenmerken, zoals het watermerk, moeten daarop staan. Alleen dan ziet de Belastingdienst deze als geldig. Vervolgens kan de ondernemer deze digitale bonnen bewaren weer bewaren in een online bewaaromgeving.
Als een ondernemer gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, maar niet tevreden is met degene die hij heeft, kan hij voor een andere gaan. De administratie moet dan op de juiste manier worden overgezet van het ene naar het andere boekhoudsysteem. Anders kan er van alles verloren gaan.
Boekhoudprogramma’s stellen over het algemeen zogeheten auditfiles beschikbaar. Dit zijn bestanden van de meest gebruikte gegevens van de boekhouding. Ook is het vaak mogelijk Excel-bestanden van het oude systeem in te voeren in het nieuwe systeem. Maak daarnaast ook een back up van de gegevens in het oude boekhoudprogramma, zodat deze altijd beschikbaar blijven voor de Belastingdienst.
Op een factuur staat wat de ondernemer heeft gekocht, hoeveel hij heeft gekocht, wat hij daarvoor heeft betaald en wat het bijbehorende btw-tarief en btw-bedrag is. Deze gegevens zijn essentieel voor de Belastingdienst. Zonder is het terugvragen van btw vrijwel onmogelijk en voldoet de ondernemer niet aan de eis van een deugdelijke administratie. Ook voor zijn eigen administratie is dit onhandig.
Is de ondernemer een bon of factuur kwijt en gaat het om een verkoopfactuur? Dan moet hij zo snel mogelijk contact opnemen met de Belastingdienst. Dit is vooral belangrijk wanneer het gaat om verlies door bijvoorbeeld brand of waterschade. Vervolgens moet de ondernemer zo goed mogelijk proberen de administratie te herstellen en controleren of hij verzekerd is. Daarnaast kan hij het gesprek aangaan met een inspecteur van de Belastingdienst.
Ja, er zijn verschillende programma’s om de zakelijke administratie goed bij te houden. Een voorbeeld van een boekhoudprogramma is e-Boekhouden. In zo’n systeem kunnen onder meer alle facturen worden bijgehouden en bewaard. Zo heeft de ondernemer altijd zicht op zijn inkomende en uitkomende facturaties.
Het goed verwerken van de zakelijke administratie helpt bij het voorkomen van verlies van facturen en bonnetjes. Bewaar de facturen daarom op meerdere plekken, digitaliseer fysieke bonnetjes en sla alle facturaties op in een online bewaaromgeving als Dropbox of OneDrive. Zo zijn er altijd back ups van de facturen aanwezig.