Home » Boekhouden » Factuur of bonnetje kwijt?

Factuur of bonnetje kwijt?

Het kan natuurlijk gebeuren dat een ondernemer een factuur of bonnetje kwijtraakt. Dit kan iedereen overkomen, maar moet wel worden opgelost. Een verloren factuur heeft namelijk financiële gevolgen. Hoe zet een ondernemer dit recht in de boekhouding? Wat moet er worden geregeld voor de btw-aangifte?

Bon of factuur kwijt: wat nu?

Iedere ondernemer kan ermee te maken krijgen. Bonnetjes kunnen in de prullenbak belanden en digitale facturen kunnen uit de inbox verdwijnen. Wanneer dit is gebeurd, maakt een ondernemer zich hier vaak zorgen over. Wat de gevolgen zijn, hangt echter af van het type factuur dat hij kwijt is geraakt.

Ondernemers krijgen te maken met twee soorten facturen:

• Inkomende facturen
• Verkoopfacturen

Het verliezen van inkomende facturen heeft minder grote gevolgen dan het verlies van verkoopfacturen. Maar in beide gevallen kan de ondernemer stappen zetten om de gevolgen zo beperkt mogelijk te houden.

Inkomende factuur kwijt: boekhouding rechtzetten

Wanneer een ondernemer investeringen doet, krijgt hij bonnetjes binnen van andere bedrijven. Hierin staat wat de kosten zijn, wat hij heeft gekocht en wat het bijbehorende btw-tarief is. Deze facturen heeft hij nodig voor de btw-aangifte.

Als een ondernemer een factuur kwijt is, krijgt hij de betaalde omzetbelasting niet terug. Een betaalbewijs of pakbon is namelijk niet voldoende. Btw terugvragen is zonder geldige factuur dus niet mogelijk. Wel mag hij de kosten zakelijk opvoeren.

Wel heeft de ondernemer nog steeds recht op kostenaftrek voor de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting. Daarvoor moet hij wel het één en ander kunnen aantonen middels een bestelbon of leverbon en een betalingsbewijs.

• De ondernemer moet kunnen bewijzen dat het om zakelijke kosten gaat.
• De ondernemer moet kunnen aangeven wie de leverancier is en wat de geleverde diensten en/of producten zijn.
• De ondernemer moet kunnen aantonen wat het bedrag is dat op de factuur staat.

Verkoopfactuur kwijt: voorkom hoge boetes

Als een onderneming producten verkoopt, is er van iedere verkoop een factuur. Ook ondernemers die diensten leveren, versturen facturen naar hun klanten. Dit zijn verkoopfacturen. Hierop staat wat de klant heeft gekocht, hoeveel hij heeft gekocht, wat daarvan de prijs is en wat het bijbehorende btw-tarief is. Voor de Belastingdienst is dit een overzicht van de verschuldigde btw.

Het is essentieel dat ondernemers deze facturen bewaren, maar er kunnen oorzaken zijn waardoor dit niet goed gaat. Bonnetjes kunnen bijvoorbeeld verloren gaan door brand of waterschade. Digitale facturen kunnen verdwijnen door de crash van een computer of door een cyberaanval.

Voor de Belastingdienst vormt dit om twee redenen een groot probleem:

• Bewaarplicht van 7 jaar
• Verplichting tot bijhouden van deugdelijke administratie

Bewaarplicht voor ondernemers

Ondernemers zijn verplicht hun zakelijke administratie 7 jaar lang te bewaren. Dit is opgenomen in de wet. Hieronder vallen onder meer alle uitgaande en inkomende facturen. Wanneer iemand een factuur verliest, voldoet hij niet meer aan de bewaarplicht. Dit kan een aantal gevolgen hebben:

• Boetes
• Verzwaring of omkering van de bewijslast
• Strafrechtelijke vervolging (dit gebeurt alleen in de ergste gevallen)

Deugdelijke administratie verplicht bijhouden

Iedere ondernemer moet zijn administratie op orde hebben. De Belastingdienst stelt dit verplicht. Dit wordt deugdelijke administratie genoemd. Wanneer de Belastingdienst de administratie van een onderneming wil controleren, ook wel een boekenonderzoek genoemd, moet alles kloppend zijn. Is dit niet het geval? Dan riskeert de ondernemer boetes wegens nalatigheid.

Wat te doen bij een verloren verkoopfactuur?

Is een ondernemer een verkoopfactuur kwijt? Dan moet hij een aantal stappen ondernemen om boetes en andere gevolgen zo veel mogelijk te voorkomen.

Verlies van bonnetjes en facturen voorkomen

Hoewel een factuur of bon kwijt zijn iedereen kan overkomen, is het ‘t best om dit volledig te voorkomen. Hieronder staan enkele tips, waarmee een ondernemer kan voorkomen dat hij zijn facturen voor de administratie verliest.

Administratie op meerdere plekken bewaren

Het is aan te raden facturen niet op slechts één plek te bewaren. De kans dat een ondernemer deze verliest en volledig kwijt is, is dan namelijk groter dan wanneer de factuur op meerdere plaatsen is opgeslagen. Een ondernemer moet zijn facturen daarom niet alleen bewaren in de inbox van zijn e-mail, maar ook in een digitale omgeving als Google Drive of OneDrive. Deze systemen maken automatisch back ups, waardoor het vrijwel onmogelijk is om facturen kwijt te raken.

Facturen en belangrijke documenten digitaliseren

Sommige ondernemers vinden het fijn om met papieren bonnetjes te werken. Ook winkels geven meestal fysieke bonnetjes. Deze zijn helaas eenvoudig te verliezen. Zonder dit door te hebben, belanden ze bij het oud papier. Het is daarom verstandig alle zakelijke bonnetjes te digitaliseren. Dan is de kans op verlies kleiner.

Fysieke bonnen digitaliseren doet een ondernemer door er een goede scan van te maken. Alle echtheidskenmerken, zoals het watermerk, moeten daarop staan. Alleen dan ziet de Belastingdienst deze als geldig. Vervolgens kan de ondernemer deze digitale bonnen bewaren weer bewaren in een online bewaaromgeving.

Administratie goed overzetten

Als een ondernemer gebruikmaakt van een boekhoudprogramma, maar niet tevreden is met degene die hij heeft, kan hij voor een andere gaan. De administratie moet dan op de juiste manier worden overgezet van het ene naar het andere boekhoudsysteem. Anders kan er van alles verloren gaan.

Boekhoudprogramma’s stellen over het algemeen zogeheten auditfiles beschikbaar. Dit zijn bestanden van de meest gebruikte gegevens van de boekhouding. Ook is het vaak mogelijk Excel-bestanden van het oude systeem in te voeren in het nieuwe systeem. Maak daarnaast ook een back up van de gegevens in het oude boekhoudprogramma, zodat deze altijd beschikbaar blijven voor de Belastingdienst.

Veelgestelde vragen