Factuurnummer
Als ondernemer verstuur en ontvang je facturen. Op al deze facturen staat een factuurnummer. Dit is een unieke, opeenvolgende code die bedrijven aan facturen toewijzen. Dit is verplicht. Hoe maak je een factuurnummer? En aan welke regels moet je je houden? Dat lees je op deze pagina.
Wat is een factuurnummer?
Ondernemers zijn verplicht op iedere factuur een uniek, opvolgend factuurnummer te zetten. Deze unieke code zorgt voor overzicht en structuur in de boekhouding. Ook kan de Belastingdienst zo snel controleren of er geen facturen ontbreken of worden achtergehouden.
Je bepaalt zelf hoe de nummering eruit ziet, maar de factuurnummers moeten wel aan een aantal eisen voldoen. Deze eisen gelden ook voor facturen aan particulieren. Je kan zowel geautomatiseerd met een boekhoudprogramma als handmatig factuurnummers aan facturen toewijzen.
Factuurnummer voorbeeld
Onderneming.nl biedt een handig en gratis voorbeeld factuur met een voorbeeld factuurnummer om snel en eenvoudig een eigen factuur met factuurnummer te maken. Je kan de gegevens zelf invullen en eigen maken. Daarna kan je de factuur direct naar de klant versturen. Download hier het factuur voorbeeld in Word.
Online snel maken? Met het pakket van e-Boekhouden maken ondernemers 15 maand lang gratis gebruik van de mogelijkheden om snel & gemakkelijk een factuur te maken.
Factuurnummer regels
Een factuurnummer moet aan een aantal regels voldoen. De regels zijn als volgt:
- Factuurnummers moeten elkaar opvolgen binnen één boekjaar. Je mag geen cijfers overslaan. Voorbeeld: na 20240001 volgt dan 20240002.
- De volgorde van de factuurnummers moet overeenkomen met de datum waarop de facturen worden verstuurd. Een factuur die later wordt verstuurd mag dus geen lager factuurnummer hebben dan de factuur die daarvoor is verzonden.
- Ieder factuurnummer moet uniek zijn. Je mag factuurnummers niet twee keer gebruiken. Ook niet als de facturen voor verschillende opdrachtgevers bedoeld zijn.
- Je mag geen spaties in factuurnummers gebruiken. De code moeten ononderbroken zijn. Verbindingstekens als streepjes (-), punten (.) en scheidingstekens (/) zijn wel toegestaan.
- Factuurnummers moeten duidelijk op de factuur staan.
Je kan aan het begin van ieder jaar een nieuwe reeks factuurnummers beginnen
Factuurnummer bepalen
Je mag zelf bepalen hoe jouw factuurnummers eruitzien. Wanneer je je eerste factuur gaat versturen, is het echter wel belangrijk dat je dit goed aanpakt. De nummers moeten namelijk niet alleen kloppen, maar ook logisch zijn. Om je daarbij te helpen, hebben we hieronder een aantal tips op een rij gezet voor het maken van structureel goede factuurnummers.
- Zorg voor voldoende ruimte voor alle facturen. Begin je een reeks met 2024/01? Dan kan je niet meer dan 99 facturen in dat jaar versturen. Voeg daarom altijd een paar extra 0-en aan een nieuwe reeks factuurnummers.
- Controleer het factuurnummer goed voordat je een factuur verstuurt. Vooral als je handmatig factuurnummers opstelt is dit van groot belang om te voorkomen dat je per ongeluk een fout maakt. Maar ook als je van een boekhoudpakket gebruikmaakt is het slim dit te controleren.
- Je kan extra informatie in een factuurnummer verwerken, zoals jaartallen of letters. Zorg ervoor dat er een duidelijke structuur in zit die de Belastingdienst snel kan herkennen.
Zodra je je eerste factuur verstuurt, mag je niet meer van de gekozen structuur van het factuurnummer afwijken
Jaartallen in factuurnummers
Je kan ervoor kiezen een jaartal in jouw factuurnummer te verwerken. In 2024 ziet een factuurnummer er dan bijvoorbeeld als volgt uit: 2024-0001. Het volgende factuurnummer wordt dan 2024-0002. Zodra er een nieuw jaar begint, begin je opnieuw met tellen. In 2025 zou het eerste factuurnummer dan 2025-0001 worden.
Hoewel de nummers elkaar niet opvolgen zodra er een nieuw jaar aanbreekt, is dit wel toegestaan omdat er een duidelijke structuur in zit. Het voordeel van jaartallen in factuurnummers verwerken is dan ook dat dit voor overzicht zorgt. Je ziet meteen welke factuur in welk jaar is verzonden.
Letters in factuurnummers
Factuurnummers bestaan doorgaans alleen uit cijfers, maar je mag ook letters gebruiken. Je kan bijvoorbeeld een F toevoegen aan facturen en een O aan offertes. Voor facturen kan de nummering er dan zo uitzien: 2024/F/0001 opgevolgd door 2024/F/0002. En voor offertes: 2024/O/0001 opgevolgd door 2024/O/0002. Dit zorgt voor een duidelijke structuur.
Het is niet toegestaan om iedere keer andere letters te gebruiken en letters zomaar over te slaan. Alleen de cijfers mogen iedere factuur afwijken.
Een factuurnummer met letters wordt een alfanumeriek factuurnummer genoemd
Klantnummers in factuurnummers
Je kan ook het klantnummer van jouw klant in het factuurnummer verwerken. Je ziet dan direct welke factuur bij welke klant hoort. Dit is echter alleen toegestaan als de nummers van alle klanten elkaar nog steeds opvolgen. Voor de Belastingdienst moet het nummer namelijk ook kloppen zonder klantnummer. Om het wat duidelijker te maken, geven we een voorbeeld:
Je klant heeft klantnummer 013. Als je dit in de factuur verwerkt, wordt het factuurnummer bijvoorbeeld 2024/013/0001. Voor de Belastingdienst telt alleen 2024/0001. Als een andere klant het klantnummer 027 heeft en de volgende factuur naar die klant wordt verzonden, wordt het factuurnummer 2024/027/0002. Voor de Belastingdienst is dit 2024/0002.
De verzenddatum is dus bepalend, niet het klantnummer. Een reeks factuurnummers ziet er dan zo uit:
2024/013/0014
2024/027/0015
2024/034/0016
Factuurnummers: handmatig of met een boekhoudpakket?
Je bepaalt zelf hoe je jouw facturen opmaakt. Je kan dit handmatig doen, maar ook met een boekhoudpakket. Handmatig facturen maken is vaak goedkoper, maar daar staat tegenover dat de kans op fouten groter is. Als je handmatig factuurnummers aanmaakt, is het makkelijker om per ongeluk een cijfer over te slaan. De reeks is dan onderbroken en de factuurnummers volgen elkaar niet meer op.
Wanneer je facturen met een boekhoudprogramma opmaakt, wijst dit programma automatisch factuurnummers aan jouw facturen toe. Er worden dan geen nummers overgeslagen. Als op de ene factuur bijvoorbeeld het nummer 2024/0023 staat, komt op de nieuwe factuur automatisch het nummer 2024/0024 te staan. Met een boekhoudprogramma wordt facturen versturen zo een stuk eenvoudiger.
Veelgestelde vragen
Ja, zzp’ers en bedrijven moeten op iedere factuur een uniek factuurnummer zetten. Als je dit niet doet, voldoe je niet aan de eisen van de Belastingdienst.
Je kan handmatig factuurnummers maken, maar je kan dit ook automatisch door een boekhoudprogramma laten doen. De meeste boekhoudprogramma’s bieden een factuurfunctie aan. Aan iedere factuur wordt dan automatisch een kloppend factuurnummer toegewezen.
Nee, een betalingskenmerk is niet hetzelfde als een factuurnummer. Betalingskenmerken staan ook niet op facturen.
Nee, het is niet gebruikelijk om op proforma facturen een factuurnummer te zetten. Alleen op officiële facturen zet je een factuurnummer.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.
