Home » Boekhouden » Financiële Administratie

Financiële administratie

Het opzetten van een duidelijke financiële administratie is voor ondernemers belangrijk. Een administratie bijhouden is verplicht. En het geeft veel inzicht. Zo houdt de ondernemer zicht op de stand van zaken in het bedrijf. Ondernemers met een goed bijgewerkte administratie komen minder snel in de problemen. Het verwerken van de financiële gegevens noemen we boekhouden. Hoe de ondernemer dat doet, bepaalt hij zelf. Wel zijn er een aantal verplichtingen, die gelden voor zowel een zzp’er administratie als voor de boekhouding van een groter bedrijf.

---

Wat valt er onder financiële administratie?

Ondernemen gaat samen met het bijhouden van de financiële administratie. Voor veel mensen een drempel van het zelfstandig ondernemer worden. Bang dat ze het niet kunnen. Of uit angst voor alle verplichtingen vanuit de Belastingdienst. Dat is zonde, want ondanks dat er veel regels zijn rondom de boekhouding, kunnen ondernemers hier makkelijk aan voldoen met behulp van een online boekhoudprogramma. Ook zonder kennis. Wel is het handig om te weten wat er onder de financiële administratie valt. 

Onder de financiële administratie verstaan we het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens. Aan de ene kant is dit nodig voor het besturen, functioneren en beheersen van de onderneming. En aan de andere kant moet de ondernemer verantwoording af kunnen leggen over de cijfers. Elk soort onderneming, of het nu gaat om een zzp’er met een eenmanszaak of een groter bedrijf in het mkb, houdt een financiële administratie bij. 

In de boekhouding staat informatie over alle uitgaven en inkomsten van het bedrijf. Dit geeft inzicht in de financiële positie. Wordt er in een bepaalde periode winst of verlies gemaakt? De financiële administratie bestaat uit:

Bewijzen uitgaven en inkomsten

Ondernemers moeten alle bonnetjes en facturen verwerken van de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. Dit vormt de basis van de boekhouding en heet ook wel grootboekadministratie. Alles wat de ondernemer koopt en verkoopt, heeft invloed op de omzet en winst of verlies. Een administratie software automatiseert het verwerken van bonnetjes en facturen. Dit scheelt tijd en verkleint de kans op fouten. Daarnaast verwerkt de ondernemer de bankafschriften in de boekhouding. Oftewel: alles wat van de zakelijke rekening afgaat en erbij komt. Online boekhoudsoftware is te koppelen aan een bankrekening. Zo worden alle banktransacties automatisch in de financiële administratie gezet. Vergeet de kas niet, hierin worden contante betalingen verwerkt. 

Debiteuren- en crediteurenadministratie

In de financiële administratie houdt de ondernemer bij welke klanten nog moeten betalen (debiteuren). En welke rekeningen de ondernemer zelf nog moet betalen (crediteuren). Het is belangrijk om goed bij te houden welke klanten niet op tijd betalen en hoeveel geld de ondernemer nog krijgt. Dit noemen we debiteurenbeheer. Wanneer de ondernemer lang moet wachten op zijn geld, worden bepaalde investeringen misschien uitgesteld. Dat is zonde!

Voorraadadministratie

Wie producten verkoopt, heeft meestal een voorraad. Deze voorraad vertegenwoordigt een bepaalde waarde. De waarde van de voorraad wordt bijgehouden in de voorraadadministratie. Koopt de ondernemer in? Of verkoopt hij een X aantal producten? Dan verandert de voorraad, en dus de waarde hiervan. Dit houdt de ondernemer bij in de voorraadadministratie. 

Belastingaangiften

Ondernemers doen elke periode btw-aangifte en een jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. In de financiële administratie houdt de ondernemer bij hoeveel btw hij moet afdragen en terugkrijgt. Zo weet hij precies welk bedrag hij wanneer afdraagt aan de Belastingdienst. Bij een eenmanszaak betaalt de ondernemer belasting over de winst. Dit geeft hij op bij de aangifte inkomstenbelasting. De cijfers hiervoor komen uit de financiële administratie. Daarom is het nodig een winst- en verliesrekening en een balans te hebben. In een winst- en verliesrekening worden alle opbrengsten en uitgaven verwerkt. Op de balans staan alle bezittingen en schulden. Ook is het nodig alle verworven rechten en plichten te verwerken. De Belastingdienst moet kunnen controleren of de opgegeven winst, waarover belasting wordt betaald, klopt met de financiële gegevens van het bedrijf. Daarom moet de financiële administratie op orde zijn. 

Urenregistratie en rittenregistratie

Wie aan het urencriterium moet voldoen, moet dit kunnen bewijzen. Hiervoor houdt de ondernemer de uren bij in de financiële administratie. Dit heet de urenregistratie. De Belastingdienst kan controleren of iemand daadwerkelijk voldoet aan het urencriterium, en dus recht heeft op de ondernemersaftrek voor de belasting. Sommige ondernemers maken gebruik van een auto van de zaak. In de rittenregistratie staan alle gereden ritten met de zakelijke auto. Voor de Belastingdienst is het nodig zo’n overzicht te hebben. Zo is het duidelijk hoeveel zakelijke en privékilometers er zijn gemaakt. 

Salarisadministratie

Zzp’ers met een eenmanszaak hebben meestal geen personeel. De financiële administratie is dan minder uitgebreid. Dat is een ander verhaal bij een onderneming met personeel. In dat geval moeten er elke maand loonheffingen aan de Belastingdienst worden afgedragen. Salarissen zijn voor veel bedrijven één van de grootste kostenposten. Het bijhouden van de salarisadministratie moet nauwkeurig gebeuren. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor het bedrijf zelf. Er moet genoeg geld zijn om het personeel op tijd te kunnen betalen. 

---

Belastingaangifte

Iedere ondernemer betaalt belasting. Ondernemers zijn verplicht om de cijfers door te geven aan de Belastingdienst via de belastingaangifte. De meeste ondernemers doen aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en aangifte inkomstenbelasting. Of aangifte vennootschapsbelasting als er sprake is van een besloten vennootschap (bv). Voor de belastingaangiftes is het van belang dat de financiële administratie op orde is. Dat is fijn voor de ondernemer: als alle gegevens paraat zijn, is het invullen van de belastingaangifte zo gebeurt. 

Maar de Belastingdienst moet de cijfers ook kunnen controleren. In dat geval kan de Belastingdienst de financiële administratie opvragen. Daarom verplicht de Belastingdienst ondernemers en zelfstandigen om de financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren. De belastingaangiftes moet de ondernemer namelijk 7 jaar lang kunnen bewijzen. Bijvoorbeeld als er sprake is van naheffingen. Of als de Belastingdienst de gegevens wilt controleren. De administratie bewaren is dus belangrijk. Zorg daarom altijd voor een goede back-up! Een online boekhoudprogramma helpt daarbij, want alle gegevens worden opgeslagen in de cloud. Zo kan de ondernemer op elk gewenst moment en vanaf elke locatie met internet bij zijn boekhouding. 

---

Administratiesoftware

Ondernemers mogen zelf weten hoe zij hun financiële administratie bijhouden en bewaren. Sommigen printen alles uit en bewaren de boekhouding zwart op wit in ordners. En gaan daarmee naar een administratiekantoor. Terwijl andere gebruikmaken van een simpel boekhoudprogramma en hun boekhouding volledig online doen. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit. Als de boekhouding maar sluitend en vastgelegd is. Online boekhouden is tegenwoordig de norm. Boekhoudsoftware maakt het ondernemers makkelijker. Ook zonder kennis kunnen ondernemers met behulp van zo’n programma zelf de boekhouding doen. En indien nodig kunnen zij een boekhouder de administratie laten controleren. Op zoek naar een goedkope administratiesoftware? Vergelijk alle administratieprogramma’s op Onderneming.nl en kies het pakket dat het meest geschikt is.  

---

Administratie of boekhouding?

Financiële administratie, boekhouding en administratie: deze 3 termen worden vaak door elkaar gebruikt. Niet zo gek, natuurlijk. Want ze hebben allemaal met elkaar te maken. De financiële administratie en de boekhouding zijn hetzelfde. Het bijhouden van de financiële administratie heet boekhouden. De administratie van een bedrijf is veel breder. De boekhouding valt onder de administratie. In een goede administratie staan allerlei soorten administratieve gegevens, dus naast de financiële gegevens, ook gegevens over bijvoorbeeld klanten, leveranciers, contracten en personeel. In de boekhouding staan alleen de financiële gegevens. 

---

Financiële administratie bijhouden

Sommige ondernemers gaan met een doos vol bonnetjes en facturen naar een administratiekantoor. Al deze bonnetjes en facturen moeten eerst digitaal worden ingevoerd. Dat kost tijd. En het administratiekantoor rekent een prijs voor al deze uren. De kosten lopen dus al snel op! Daarom is het handig om de financiële administratie zelf bij te houden. Bijvoorbeeld in Excel of via een online boekhoudpakket. Een groot deel van het werk is dan al gedaan, waardoor het inschakelen van een administratiekantoor geen vermogen kost. Ook kan een administratiekantoor of boekhouder laten weten hoe zij een Excel-bestand graag zien. Welke gegevens moeten er in staan? Wat is de opmaak? Soms geeft een administratiekantoor een voorbeeldbestand, zodat de ondernemer zelf alvast aan de slag kan gaan. De boekhouder hoeft dan alleen de boekhouding nog maar te controleren. En dat scheelt tijd. Door (een deel van) de boekhouding zelf te doen, bespaart de ondernemer op de kosten. 

---

Welke verplichtingen gelden er voor ondernemers?

Het voeren van een correcte administratie brengt verschillende verantwoordelijkheden met zich mee. Het is waar dat software de ondernemer hoogstwaarschijnlijk zal dwingen de administratie correct in te richten. Om ondernemers te helpen met hun financiële administratie te beheren en op de hoogte te blijven van hun financiële verplichtingen, is een boekhoudkundige softwareoplossing of een financiële softwaretoepassing nuttig. Deze taken gelden ongeacht de situatie:

• Om te voorkomen dat klanten dubbel betalen, moeten bonnen en inkoopfacturen worden bewaard (kan bijvoorbeeld digitaal via een scan of foto).
• Er kunnen geen inkomsten worden geïnd tenzij ze vergezeld gaan van een verkoopfactuur. Bovendien moet de factuur worden bewaard.
• Verkoopfacturen moeten verplicht een volgnummer bevatten.
• Ondernemers moeten elk facet van hun zakelijke financiën kunnen bijhouden op hun persoonlijke betaalrekening. Veel mensen maken gebruik van deze methode door een transactie in het proces op te nemen.
• Elk kwartaal moet er een BTW-aangifte ingevuld worden. Het is ook noodzakelijk een IC-aangifte in te dienen als er met overzeese materialen of diensten wordt gehandeld.
• Het is noodzakelijk om een loonadministratie bij te houden als u werknemers in dienst heeft.
• Bedrijven met een bv moeten een jaarrekening opstellen en bij de overheid indienen.

Zelf inzicht in het bedrijf

Via Excel of een online boekhoudprogramma kan de ondernemer financiële cijfers zichtbaar maken. Met boekhoudsoftware is dit erg eenvoudig. Het programma stelt (bijna) automatisch allerlei rapportages op. Ook via Excel is het mogelijk om inzicht te krijgen. Denk hierbij aan:

• De winst- en verliesrekening: dit geeft inzicht in het resultaat van de onderneming. Oftewel: is er sprake van winst of verlies?
• De winstmarge van producten en bestellingen: wat is de kostprijs en hoeveel winst wordt er gemaakt? 
• Hoeveel privé uitgaven heeft de ondernemer gedaan?
• Wat is de liquiditeit van de onderneming? 
• De debiteurenadministratie: welke facturen zijn er al betaald? En welke nog niet?

Administratie uitbesteden

Wie weinig verstand heeft van boekhouden of daar zelf geen tijd voor heeft, kan de financiële administratie uitbesteden aan een administratiekantoor, boekhouder of accountant. Dit is niet goedkoop. Een boekhouder kost geld, maar hij of zij heeft wel alle kennis van fiscale regels en belastingvoordelen. En zo verdient een boekhouder zichzelf al snel terug! Het ligt wel aan het soort boekhouding of de administratie uitbesteden een goed idee is. Een zzp’er met een simpele boekhouding kan vaak prima uit de voeten met Excel of een online boekhoudprogramma. Dat is een ander verhaal voor grote bv’s (besloten vennootschap). Een bv heeft bijvoorbeeld een jaarlijkse accountantsverklaring nodig, waarin staat dat de financiële administratie door een onafhankelijke specialist is goedgekeurd. Dit mag de ondernemer niet zelf doen. 

Of de boekhouding uitbesteden slim is, hangt dus af van het soort bedrijf en hoe complex de administratie is. Veel zzp’ers hebben een eenvoudige financiële administratie, waardoor het inschakelen van een boekhouder niet altijd voordelig is. Online boekhouden is goedkoper en makkelijk. 

---

Veelgestelde vragen