Financiële administratie
Het opzetten van een duidelijke financiële administratie is voor ondernemers belangrijk. Een administratie bijhouden is verplicht en geeft veel inzicht. Zo hou je zicht op de stand van zaken van het bedrijf. Ondernemers met een goed bijgewerkte administratie komen minder snel in de problemen. Het verwerken van de financiële gegevens noemen we boekhouden. Hoe je dat doet, bepaal je zelf. Wel zijn er een aantal verplichtingen, die gelden voor zowel de administratie van een zzp’er als voor de boekhouding van een groter bedrijf.
Wat valt onder financiële administratie?
Ondernemen gaat samen met het bijhouden van de financiële administratie. Voor veel mensen is de boekhouding een drempel van het zelfstandig ondernemer worden. Ze zijn bang dat ze het niet kunnen of hebben angst voor alle verplichtingen vanuit de Belastingdienst. Dat is zonde, want ondanks dat er veel regels zijn rondom de boekhouding, kan je hier makkelijk aan voldoen met behulp van een online boekhoudprogramma. Ook zonder kennis. Wel is het handig om te weten wat er onder de financiële administratie valt.
Onder de financiële administratie verstaan we het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van financiële gegevens. Aan de ene kant is dit nodig voor het besturen, functioneren en beheersen van de onderneming. Aan de andere kant moet de ondernemer verantwoording af kunnen leggen over de cijfers. Elk soort onderneming, of het nou gaat om een zzp’er met een eenmanszaak of een groter bedrijf in het mkb, houdt een financiële administratie bij.
In de boekhouding staat informatie over alle uitgaven en inkomsten van het bedrijf. Dit geeft inzicht in de financiële positie. Wordt er in een bepaalde periode winst of verlies gemaakt? De financiële administratie bestaat uit:
-
1
Bewijzen uitgaven en inkomsten
Ondernemers moeten alle bonnetjes en facturen verwerken van de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. Dit vormt de basis van de boekhouding en heet ook wel grootboekadministratie. Alles wat je als ondernemer koopt en verkoopt, heeft invloed op de omzet en winst of verlies. Administratiesoftware automatiseert het verwerken van bonnetjes en facturen. Dit scheelt tijd en verkleint de kans op fouten. Daarnaast verwerk je de bankafschriften in de boekhouding. Oftewel: alles wat van de zakelijke rekening afgaat en erbij komt. Online boekhoudsoftware is te koppelen aan een bankrekening. Zo worden alle banktransacties automatisch in de financiële administratie gezet. Vergeet de kas niet, want hierin worden contante betalingen verwerkt.
-
2
Debiteuren- en crediteurenadministratie
In de financiële administratie hou je bij welke klanten nog moeten betalen (debiteuren) en welke rekeningen je zelf nog moet betalen (crediteuren). Het is belangrijk om goed bij te houden welke klanten niet op tijd betalen en hoeveel geld je nog krijgt. Dit noemen we debiteurenbeheer. Wanneer je te lang moet wachten op het geld, worden bepaalde investeringen misschien uitgesteld. Dat is zonde!
-
3
Voorraadadministratie
Wie producten verkoopt, heeft meestal een voorraad. Deze voorraad vertegenwoordigt een bepaalde waarde. De waarde van de voorraad wordt bijgehouden in de voorraadadministratie. Koop je in of verkoop je een X aantal producten? Dan verandert de voorraad en dus de waarde hiervan. Dit hou je bij in de voorraadadministratie.
-
4
Belastingaangiften
Ondernemers doen elke periode btw-aangifte en een jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting. In de financiële administratie hou je bij hoeveel btw je moet afdragen en terugkrijgt. Zo weet je precies welk bedrag je wanneer afdraagt aan de Belastingdienst. Bij een eenmanszaak betaal je als ondernemer belasting over de winst. Dit geef je op bij de aangifte inkomstenbelasting. De cijfers hiervoor komen uit de financiële administratie. Het is van belang dat je een winst- en verliesrekening en een balans opstelt. In een winst- en verliesrekening worden alle opbrengsten en uitgaven verwerkt. Op de balans staan alle bezittingen en schulden. Ook is het nodig alle verworven rechten en plichten te verwerken. De Belastingdienst moet namelijk kunnen controleren of de opgegeven winst, waarover belasting wordt betaald, klopt met de financiële gegevens van het bedrijf. Daarom moet de financiële administratie op orde zijn.
-
5
Urenregistratie en rittenregistratie
Wie aan het urencriterium moet voldoen, moet dit kunnen bewijzen. Hiervoor hou je de uren bij in de financiële administratie. Dit heet de urenregistratie. De Belastingdienst kan controleren of iemand daadwerkelijk voldoet aan het urencriterium en dus recht heeft op de ondernemersaftrek voor de belasting. Sommige ondernemers maken gebruik van een auto van de zaak. In de rittenregistratie staan alle gereden ritten met de zakelijke auto. Voor de Belastingdienst is het nodig zo’n overzicht te hebben. Zo is het duidelijk hoeveel zakelijke en privékilometers er zijn gemaakt.
-
6
Salarisadministratie
Zzp’ers met een eenmanszaak hebben meestal geen personeel. De financiële administratie is dan minder uitgebreid. Dat is een ander verhaal bij een onderneming met personeel. In dat geval moeten er elke maand loonheffingen aan de Belastingdienst worden afgedragen. Salarissen zijn voor veel bedrijven één van de grootste kostenposten. Het bijhouden van de salarisadministratie moet nauwkeurig gebeuren. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor het bedrijf zelf. Er moet immers genoeg geld zijn om het personeel op tijd te kunnen betalen.
Belastingaangifte
Iedere ondernemer betaalt belasting. Ondernemers zijn verplicht om de cijfers door te geven aan de Belastingdienst via de belastingaangifte. De meeste ondernemers doen aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en aangifte inkomstenbelasting. Of aangifte vennootschapsbelasting als er sprake is van een besloten vennootschap (bv). Voor de belastingaangiftes is het van belang dat de financiële administratie op orde is. Dat is fijn voor de ondernemer: als alle gegevens paraat zijn, is het invullen van de belastingaangifte zo klaar.
Maar de Belastingdienst moet de cijfers ook kunnen controleren. In dat geval kan de Belastingdienst de financiële administratie opvragen. Daarom verplicht de Belastingdienst ondernemers en zelfstandigen om de financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Je moet de belastingaangiftes namelijk 7 jaar lang kunnen bewijzen, bijvoorbeeld als er sprake is van naheffingen of als de Belastingdienst de gegevens wil controleren. De administratie bewaren is dus belangrijk. Zorg daarom altijd voor een goede back-up! Een online boekhoudprogramma helpt daarbij, want alle gegevens worden opgeslagen in de cloud. Zo kan je op elk gewenst moment en vanaf elke locatie met internet bij je boekhouding.
Administratiesoftware
Ondernemers mogen zelf weten hoe zij hun financiële administratie bijhouden en bewaren. Sommigen printen alles uit, bewaren de boekhouding zwart op wit in ordners en gaan daarmee naar een administratiekantoor. Anderen maken daarentegen gebruik van een simpel boekhoudprogramma en doen hun boekhouding volledig online. Voor de Belastingdienst maakt het niet uit hoe je de boekhouding doet, als deze maar sluitend en vastgelegd is. Online boekhouden is tegenwoordig de norm. Boekhoudsoftware maakt de boekhouding voor ondernemers makkelijker. Ook zonder kennis kan je met behulp van zo’n programma zelf de boekhouding doen. Indien nodig kan je de administratie bovendien door een boekhouder laten controleren. Op zoek naar een goedkope administratiesoftware? Vergelijk alle administratieprogramma’s op Onderneming.nl en kies het pakket dat het meest geschikt is.
- Belastingdienst erkend
- Telefonische helpdesk, Cursus & App
- Onbeperkt factureren
Het boekhoudprogramma van e-Boekhouden.nl is gemaakt voor en door ondernemers. Zo weet e-Boekhouden.nl precies waar ondernemers wel en niet op zitten te wachten. De handige tools maken het doen van de administratie en facturatie een stuk makkelijker. Bovendien is het boekhoudpakket voor starters de eerste 15 maanden volledig gratis! Inclusief innovatieve functies: automatische bankkoppelingen, scan & herken, mail & herken en een handige app.
Het online boekhoudpakket van Exact is er voor ondernemers en zzp’ers. Door slimme automatisering zijn veel administratieve taken geautomatiseerd. En dit bespaart tijd! Zo biedt de software onder andere automatische herkenning en verwerking van facturen en een automatische bankkoppeling. Dé kracht van Exact Online is samenwerken. De boekhouder of accountant kan makkelijk meekijken én administratieve taken kunnen worden verdeeld. Het boekhoudpakket is makkelijk te koppelen met meer dan 220 apps!
- Goede ondersteuning
- Snel up en running
- Onbeperkt factureren
Al bijna 25 jaar automatiseert Visma het doen van de administratie. Visma eAccounting helpt bij het maken van een correcte administratie. Dit geeft inzicht en grip op de resultaten. Alles wat een ondernemer nodig heeft, bundelt Visma in één oplossing. Maar Visma is meer dan alleen boekhoudsoftware. Visma biedt ook allerlei handige tools en extra’s, zoals Machine Learning. Alle ondernemers kunnen het boekhoudpakket 30 dagen testen met het gratis proefaccount.
- Speciaal voor zzp’ers
- Gebruiksvriendelijk
- Super voordelig
De mensen bij DigiBoox weten wat zzp’ers nodig hebben. Zonder gedoe, snel en makkelijk online boekhouden. Met het boekhoudprogramma van DigiBoox kunnen zzp’ers eenvoudig factureren en boekhouden, zonder beperkingen. Naast het doen van de administratie biedt het de software allerlei handige extra’s, zoals inzicht in de cijfers en koppeling. Eerst even uitproberen? Dat kan! De proefperiode duurt 30 dagen, is volledig gratis en stopt vanzelf.
Administratie of boekhouding?
Financiële administratie, boekhouding en administratie: deze drie termen worden vaak door elkaar gebruikt. Dat is niet zo gek, natuurlijk, want ze hebben allemaal met elkaar te maken. De financiële administratie en de boekhouding zijn hetzelfde. Het bijhouden van de financiële administratie heet boekhouden. De administratie van een bedrijf is veel breder. De boekhouding valt onder de administratie. In een goede administratie staan allerlei soorten administratieve gegevens, dus naast de financiële gegevens, ook gegevens over bijvoorbeeld klanten, leveranciers, contracten en personeel. In de boekhouding staan alleen de financiële gegevens.
Financiële administratie bijhouden
Sommige ondernemers gaan met een doos vol bonnetjes en facturen naar een administratiekantoor. Al deze bonnetjes en facturen moeten eerst digitaal worden ingevoerd. Dat kost tijd. Bovendien rekent het administratiekantoor een prijs voor al deze uren. De kosten lopen dus al snel op! Daarom is het handig om de financiële administratie zelf bij te houden. Dat kan bijvoorbeeld in Excel of via een online boekhoudpakket. Een groot deel van het werk is dan al gedaan, waardoor het inschakelen van een administratiekantoor geen vermogen kost. Ook kan een administratiekantoor of boekhouder laten weten hoe zij een Excel-bestand graag zien. Welke gegevens moeten er in staan? Wat is de opmaak? Soms geeft een administratiekantoor een voorbeeldbestand, zodat je zelf alvast aan de slag kan gaan. De boekhouder hoeft dan alleen de boekhouding nog maar te controleren. Dat scheelt tijd. Door (een deel van) de boekhouding zelf te doen, bespaar je dus op de kosten.
Welke verplichtingen gelden er voor ondernemers?
De juiste boekhoudsoftware helpt ondernemers bij het correct inrichten van de administratie. Een boekhoudkundige softwareoplossing of een financiële softwaretoepassing is ook nuttig om de financiële administratie te beheren en op de hoogte te blijven van je financiële verplichtingen. Dat is belangrijk, want het bijhouden van een correctie administratie brengt verschillende verantwoordelijkheden met zich mee. Ondernemers moeten zich in ieder geval houden aan de onderstaande verplichtingen:
- Om te voorkomen dat klanten dubbel betalen, moet je bonnen en inkoopfacturen bewaren (dit kan bijvoorbeeld digitaal via een scan of foto).
- Je kan geen inkomsten innen tenzij deze samengaan met een verkoopfactuur. Bovendien moet de factuur worden bewaard.
- Verkoopfacturen moeten verplicht een volgnummer bevatten.
- Je moet elk facet van je zakelijke financiën kunnen bijhouden op de persoonlijke betaalrekening. Veel mensen maken gebruik van deze methode door een transactie in het proces op te nemen.
- Je moet elke vastgestelde periode btw-aangifte doen. Het is ook noodzakelijk een IC-aangifte in te dienen als er met overzeese materialen of diensten wordt gehandeld.
- Het is noodzakelijk om een loonadministratie bij te houden als je werknemers in dienst hebt.
- Bedrijven met een bv moeten een jaarrekening opstellen en deze bij de overheid indienen.
Zelf inzicht in het bedrijf
Via Excel of een online boekhoudprogramma kan je financiële cijfers zichtbaar maken. Met boekhoudsoftware is dit erg eenvoudig. Het programma stelt (bijna) automatisch allerlei rapportages op. Ook via Excel is het mogelijk om inzicht te krijgen. Denk hierbij aan:
- De winst- en verliesrekening: die geeft inzicht in het resultaat van de onderneming. Oftewel: is er sprake van winst of verlies?
- De winstmarge van producten en bestellingen: wat is de kostprijs en hoeveel winst wordt er gemaakt?
- Hoeveel privé uitgaven heb je gedaan?
- Wat is de liquiditeit van de onderneming?
- De debiteurenadministratie: welke facturen zijn al betaald? En welke nog niet?
Administratie uitbesteden
Wie weinig verstand heeft van boekhouden of daar zelf geen tijd voor heeft, kan de financiële administratie uitbesteden aan een administratiekantoor, boekhouder of accountant. Dit is niet goedkoop. Een boekhouder kost geld, maar hij of zij heeft wel alle kennis van fiscale regels en belastingvoordelen. Zo heb je de kosten voor een boekhouder al snel terugverdiend! Het ligt wel aan het soort boekhouding of de administratie uitbesteden een goed idee is. Een zzp’er met een simpele boekhouding kan vaak prima uit de voeten met Excel of een online boekhoudprogramma. Dat is een ander verhaal voor grote bv’s (besloten vennootschap). Een bv heeft bijvoorbeeld een jaarlijkse accountantsverklaring nodig, waarin staat dat de financiële administratie door een onafhankelijke specialist is goedgekeurd. Dit mag je niet zelf doen.
Of de boekhouding uitbesteden slim is, hangt dus af van het soort bedrijf en hoe complex de administratie is. Veel zzp’ers hebben een eenvoudige financiële administratie, waardoor het inschakelen van een boekhouder niet altijd voordelig is. Online boekhouden is dan goedkoper en makkelijk.
Veelgestelde vragen
Voor de Belastingdienst is het wettelijk verplicht voor ondernemers om hun financiële administratie tot 7 jaar na datum van de belastingaangiftes te kunnen bewijzen. Hieronder vallen alle financiële gegevens, bezittingen en schulden, verworven rechten en plichten, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie, urenregistratie en salarisadministratie. Bedrijven en zelfstandigen hebben dus een bewaarplicht. Dit staat in de wet. Sommige gegevens moeten zelfs 10 jaar bewaard blijven. Op de website van de Belastingdienst staat precies welke administratieve gegevens voor hoe lang bewaard moeten blijven.
Je bepaalt zelf hoe je de financiële administratie bijhoudt. Zolang deze voor de Belastingdienst maar duidelijk is. Startende ondernemers beginnen bijvoorbeeld met boekhouden in Excel. Dit is vaak het goedkoopste, maar niet altijd ideaal. De boekhouding online bijhouden kan ook. Online boekhouden gaat via een boekhoudprogramma en is vaak een stuk makkelijker dan Excel. Boekhoudsoftware is een programma dat kan gezien worden als een abonnement, omdat je er een maandelijks bedrag voor betaalt.
Zzp’ers hebben meestal een eenmanszaak. Een eenmanszaak is niet verplicht om een jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) te deponeren. Wel heeft een eenmanszaak een winst- en verliesrekening en een balans nodig bij de aangifte inkomstenbelasting. Ook moet de zzp’er aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) doen. In de administratie van zzp’ers staat dus in elk geval een winst- en verliesrekening, balans en administratie van debiteuren. De boekhouding kan de zzp’er zelf bijhouden of uitbesteden aan een boekhouder of accountant.
Dat hangt af van de grootte en complexiteit van het bedrijf. Er zijn verschillende opties: zelf de boekhouding bijhouden in Excel, de administratie uitbesteden aan een boekhouder of administratiekantoor of online boekhouden met een boekhoudprogramma. Online boekhouden met boekhoudsoftware scheelt tijd en geld. Het belangrijkste is dat de financiële administratie een goed beeld van de onderneming geeft.
Veel ondernemers vinden boekhouden geen leuk klusje. Het kost tijd, die ondernemers liever elders besteden. Toch is het voeren van een financiële administratie heel belangrijk. Als eerste is het belangrijk om te weten hoe je bedrijf er financieel voor staat. Maakt je bedrijf winst of verlies? Worden doelen bereikt? En hoe kan het bedrijf groeien? Een goede financiële administratie geeft snel inzicht in de cijfers.
Daarnaast is het bijhouden van een financiële administratie verplicht vanuit de Belastingdienst. Iedere ondernemer dient belastingaangiftes in. De cijfers hieruit moet de Belastingdienst kunnen controleren. Die informatie haalt de Belastingdienst uit de financiële administratie. Wanneer er geen administratie wordt bijgehouden, kan de Belastingdienst niets controleren en kan jij niets bewijzen.