Jaarafsluiting
Zodra het einde van het jaar weer in zicht is, is het tijd om het boekjaar af te sluiten. Je rondt hiermee de administratie van het jaar af. Dit wordt ook wel jaarafsluiting genoemd. Hier komen een aantal zaken bij kijken, zoals het controleren van facturen en betalingen en het opstellen van een balans. Ga je voor het eerst de jaarafsluiting doen? Op deze pagina vind je een stappenplan om je op weg te helpen.
Wat houdt jaarafsluiting in?
Met de jaarafsluiting rond je de financiële administratie van het boekjaar af. Dit klinkt misschien ingewikkeld, maar dat hoeft het niet te zijn. Je zet hiervoor een aantal zaken op een rij. Je verzamelt bijvoorbeeld alle bonnen en facturen en controleert alle zakelijke bankrekeningen. Je stelt daarnaast een balans op en maakt een winst- en verliesrekening. Ook is dit het moment om alle afschrijvingen te doen. Ook stel je een balans op en maak je een winst- en verliesrekening.
Je zorgt er hiermee dus voor dat alle financiële zaken aan het einde van het jaar zijn afgerond. Je controleert of alles klopt en corrigeert eventuele fouten. En is alles in orde? Dan ben je klaar om te beginnen aan het nieuwe jaar.
Een boekjaar loopt standaard van 1 januari tot en met 31 december. Als je een afwijkend boekjaar wil aanhouden, moet je daarvoor een aanvraag bij de Belastingdienst indienen. Een boekjaar duurt nooit langer dan 12 maanden.
Is een boekjaar afsluiten verplicht?
Niet iedereen is verplicht het boekjaar af te ronden. Dit hangt af van de rechtsvorm van je onderneming. Ondernemers met een eenmanszaak, vaak zzp’ers, hoeven dit niet te doen. Bedrijven met een andere rechtsvorm, zoals een besloten vennootschap (bv) of naamloze vennootschap (nv), zijn wel verplicht hun boekjaar af te sluiten.
Wat zijn de voordelen?
De jaarafsluiting is dus niet verplicht voor zzp’ers, maar ook dan kan het goed zijn om het boekjaar af te sluiten. Dit heeft namelijk een aantal voordelen:
-
Je krijgt een goed beeld van de financiën
Voor ondernemers is het essentieel om te weten hoe zij er financieel voorstaan. Door het boekjaar af te sluiten, krijg je hier inzicht in. Je ziet dan meteen of de zaken goed gaan of dat er bijgestuurd moet worden in het nieuwe jaar.
-
Je maakt de administratie en boekhouding kloppend
Doordat je alle gegevens bij elkaar zoekt en de financiën naloopt, krijg je de kans om eventuele fouten te herstellen. Op die manier zorg je voor een goede, kloppende boekhouding. Dat is niet alleen goed voor jezelf, maar ook een vereiste voor de Belastingdienst. Je voorkomt zo dus problemen.
-
Je bent voorbereid voor de aangifte inkomstenbelasting
Met de jaarafsluiting zet je een aantal belangrijke gegevens op een rij. Deze gegevens kan je gebruiken voor de aangifte inkomstenbelasting over dat betreffende boekjaar.
Wat heb je nodig voor de jaarafsluiting?
Voor het afsluiten van het boekjaar heb je een aantal gegevens nodig. Welke gegevens dit zijn, verschilt per rechtsvorm en onderneming. Over het algemeen gaat het om de volgende gegevens uit het afgelopen boekjaar:
- Alle inkoop- en verkoopfacturen
- Alle banktransacties
- Afschrijvingen en investeringen
- De betaalde en ontvangen btw
- Alle privé-uitgaven en -overboekingen
- Kilometerregistratie en reiskosten
- Voorraadgegevens
- Een eventuele ingevulde beginbalans (starters hebben deze niet)
Als je alle gegevens bij elkaar hebt verzameld, kan je beginnen met de jaarafsluiting. Hoe je dat doet, leggen we hieronder uit.
In 7 stappen het boekjaar afsluiten
Ga je voor het eerst een boekjaar afsluiten? Of heb je dit al eerder gedaan maar kan je wel een opfrisser gebruiken? Wij helpen je daarbij! In het onderstaande stappenplan leggen we uit hoe je een boekjaar afsluit.
In dit stappenplan wordt in de basis weergegeven hoe je een boekjaar afsluit. De jaarafsluiting ziet er echter voor ieder bedrijf anders uit en kan daarom uit meer stappen bestaan. Schakel eventueel een boekhouder of accountant in om je hierbij te helpen.
-
Allereerst is het belangrijk om alle benodigde gegevens te verzamelen. Zoals eerder benoemd, verschilt per ondernemer en rechtsvorm welke gegevens nodig zijn voor de jaarafsluiting. Een algemeen overzicht staat op deze pagina weergegeven. Ga voor jezelf na welke gegevens op jou van toepassing zijn en verzamel deze voor het betreffende boekjaar.
-
-
Zodra je alle gegevens hebt verzameld en gecontroleerd, is het tijd om een balans op te stellen. Als je al een balans hebt opgesteld aan het begin van het jaar, kan je deze beginbalans gebruiken als basis. En werk je met een boekhoudprogramma? Dan beschikt deze vaak over een functie waarmee deze automatisch opgesteld kan worden.
De balans geeft weer wat de financiële situatie van je bedrijf is op een bepaald moment is. In dit geval aan het einde van het boekjaar. De balans bestaat uit activa en passiva en beide zijden moeten in evenwicht zijn.
Meer weten over een balans? Je leest alles over het opstellen van een balans op deze pagina.
-
Om te zien hoe je bedrijf er aan het einde van het boekjaar voor staat, stel je een winst- en verliesrekening op. Deze geeft weer hoeveel winst of verlies je in dat boekjaar hebt gemaakt. Voor de winst- en verliesrekening heb je je totale omzet en totale kosten nodig, ook wel baten en lasten genoemd.
Net als een balans kan je met de meeste boekhoudpakketten eenvoudig een winst- en verliesrekening maken. Maar je kan ook handmatig een winst- en verliesrekening opstellen.
Op deze pagina lees je alles over het maken van een winst- en verliesrekening.
-
Als je in een voorgaand jaar investeringen gedaan hebt, kan het zijn dat je daarvoor nog afschrijvingen moet verwerken. Afschrijvingen boeken doe je op het moment dat je het boekjaar afsluit. Je mag alle afschrijvingskosten voor dat jaar aftrekken van de omzet. Zo verlaag je je belastbare inkomen.
-
Heb je dit jaar investeringen gedaan? Dan kan het zijn dat je deze als aftrekpost mag verwerken. Afhankelijk van het type investering kan het ook zijn dat je in aanmerking komt voor een subsidie. Zorg ervoor dat je alle investeringen uit het betreffende boekjaar op een rij hebt staan en verwerk deze in de boekhouding.
-
Zzp’ers moeten ieder jaar aangifte inkomstenbelasting doen. Zodra je het boekjaar hebt afgesloten, kan je de verzamelde en opgestelde gegevens gebruiken om deze aangifte voor te bereiden.
Wat is het verschil tussen jaarrekening en jaarafsluiting?
De jaarafsluiting en jaarrekening worden vaak door elkaar gehaald, maar zijn niet hetzelfde. De jaarafsluiting maakt juist onderdeel uit van de jaarrekening. Ondernemers met een rechtsvorm met een rechtspersoonlijkheid, zoals een bv of nv, zijn verplicht deze ieder jaar te maken.
Om de verschillen tussen de jaarafsluiting en een jaarrekening duidelijker te maken, hebben we de belangrijkste kenmerken hieronder uiteengezet.
| Jaarafsluiting | Jaarrekening | |
|---|---|---|
| Wat is het doel? | De administratie van het jaar afronden | Een eindverslag van de financiën maken |
| Waaruit bestaat die? | Alle financiële gegevens, balans en winst- en verliesrekening | O.a. balans, winst- en verliesrekening en toelichting |
| Met wie moet deze gedeeld worden? | De jaarafsluiting hoeft niet gedeeld te worden | Bepaalde rechtsvormen zijn verplicht hun jaarrekening bij de Kamer van Koophandel te deponeren |
Jaar afsluiten met een boekhoudprogramma
Bij het afsluiten van een boekjaar komt het een en ander kijken. Wil je snel en eenvoudig jouw administratie kunnen afronden? Maak dan gebruik van een boekhoudprogramma. Door hiermee te werken, kan je een hoop administratieve handelingen automatiseren. Je bespaart zo tijd en moeite. Ook is de kans op fouten hiermee een stuk kleiner.
Boekhoudprogramma vergelijken?
Op zoek naar de mogelijkheden om efficiënter te werken door middel van een boekhoudprogramma? Vergelijk alle pakketten.
Vergelijk zelf
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van de rechtsvorm van jouw onderneming. Voor een eenmanszaak is het niet verplicht om het boekjaar af te sluiten. Andere rechtsvormen zijn wel verplicht dit te doen.
Voordat je begint met de jaarafsluiting, is het belangrijk dat het jaar is afgerond. Dit betekent dat er bijvoorbeeld geen facturen meer verzonden worden of aankopen gedaan worden. Dit heeft namelijk invloed op de jaarafsluiting. Je begint dus pas met de jaarafsluiting op het moment dat er geen wijzigingen meer worden doorgevoerd voor het afgelopen boekjaar. Dit kan de laatste dag van het boekjaar zijn, maar ook een paar dagen eerder.
Nee, ondernemers met een eenmanszaak zijn niet verplicht hun boekjaar af te sluiten. Toch kan het wel handig zijn om dit te doen. Je krijgt zo namelijk goed inzicht in je financiën. Ook ben je als zzp’er verplicht een volledige boekhouding bij te houden en aangifte inkomstenbelasting te doen. Door je boekjaar af te sluiten, zorg je ervoor dat je alle zaken hiervoor op orde hebt.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.
