Home » Boekhouden » Grootboekrekening

Grootboekrekening

Je hebt ongetwijfeld weleens van de termen grootboek en grootboekrekening gehoord. Het grootboek en de grootboekrekeningen van een ondernemer vormen de basis voor de boekhouding. Hierin worden alle inkomsten en uitgaven weergegeven. Op deze pagina leggen we uit hoe grootboekrekeningen werken en geven we een voorbeeld van een grootboekrekening.

Wat is een grootboek?

Een grootboek is de verzameling van alle grootboekrekeningen van een ondernemer. Een grootboek kan bestaan uit wel tientallen tot honderden rekeningen. Je zorgt hiermee voor een goed overzicht van alle posten binnen de onderneming. Een grootboek zorgt dus voor orde. Daarnaast wordt de informatie in het grootboek als basis voor de balans en de winst- en verliesrekening gebruikt.

De term ‘grootboek’ komt van vroeger. Toen werd de boekhouding in grote, dikke boeken bijgehouden. Tegenwoordig boekhouden de meeste ondernemers niet meer op deze manier, maar de term is nog steeds relevant, ook voor online boekhoudprogramma’s.

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening is een onderdeel van het grootboek. Een grootboekrekening geeft alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie weer. Alle kosten die bij elkaar horen, worden dus op één grootboekrekening gezet. Alle grootboekrekeningen samen vormen het grootboek.

Grootboekrekeningen worden gebruikt om de boekhouding in stukken op te delen. Je kan zo goed zicht houden op de financiële situatie van jouw onderneming.

Welke grootboekrekeningen zijn er?

Grootboekrekeningen kunnen opgedeeld worden in twee categorieën: balansrekeningen en resultatenrekeningen (winst- en verliesrekening). Balansrekeningen geven de bezittingen van jouw onderneming en de kosten van de bezittingen weer. De resultatenrekeningen geven jouw inkomsten en uitgaven weer.

Een balans bestaat uit activa en passiva. Hieronder staan enkele voorbeelden van grootboekrekeningen die tot de activa en passiva van een balans horen:

Een resultatenrekening/winst- en verliesrekening bestaat uit de omzet en de kosten van een onderneming. Je omzet staat bovenaan, met alle kosten daaronder. Tot de winst- en verliesrekening behoren onder meer de volgende grootboekrekeningen:

De hoofdrekeningen of -categorieën zijn vervolgens opgedeeld in subrekeningen. Onder ‘kortlopende schulden’ staat bijvoorbeeld de subcategorie ‘te betalen btw‘, onder ‘vlottende activa’ vallen onder meer ‘debiteuren’ en ‘voorraad’, en onder ‘crediteuren’ zou je in de meeste boekhoudprogramma’s zelf een subcategorie kunnen aanmaken voor iedere leverancier.

Grootboekrekening voorbeeld

Hoe een grootboek eruitziet, kunnen we het best tonen door te laten zien hoe de grootboekrekeningen worden verwerkt in een balans en resultatenrekening. Hieronder staat een voorbeeld van een balans die we voor jou hebben opgesteld.

Zoals we hierboven hebben besproken, vallen onder de dikgedrukte categorieën verschillende grootboekrekeningen. Onder ‘vaste activa’ zie je bijvoorbeeld ‘inventaris’ en ‘bedrijfspand’ staan. Deze rekeningen bestaan vaak ook weer uit verschillende subrekeningen. Alle subrekeningen die bij elkaar horen worden voor de balans bij elkaar verzameld tot één hoofdrekening.

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe grootboekrekeningen in een winst- en verliesrekening (resultatenrekening) worden verwerkt.

Ook hier zie je verschillende grootboekrekeningen in terug. De grootboekrekeningen ‘personeelskosten’ en ‘marketing‘ worden door het boekhoudsysteem automatisch onder ‘kosten’ gezet. Onder bijvoorbeeld de personeelskosten vallen vervolgens weer verschillende subrekeningen, zoals loonkosten en pensioen. Alle subrekeningen die bij elkaar horen worden voor de resultatenrekening bij elkaar opgeteld en geven zo per categorie de totale omzet en kosten weer.

Je hoeft niet zelf alle grootboekrekeningen bij elkaar te verzamelen. Als je met een online boekhoudprogramma werkt, wordt dit vaak automatisch door het systeem gedaan. Het is wel van belang dat je alle geldstromen zelf goed in het boekhoudpakket verwerkt.

Wat boek je op welke grootboekrekening?

Wanneer je iets in de boekhouding moet verwerken, vraag je je waarschijnlijk af onder welke grootboekrekening dit valt. Dat verschilt per boekhoudpost. Loonkosten vallen bijvoorbeeld onder de grootboekrekening ‘personeelskosten’ en onder de rekening ‘bankkosten’ zet je bijvoorbeeld alle kosten die je aan jouw bank moet betalen. Zoek altijd naar de grootboekrekening waaronder jouw boekhoudpost het beste past en raadpleeg eventueel een boekhouder of accountant als je er niet uitkomt.

Veel boekhoudprogramma’s werken met standaardcategorieën en subcategorieën die daartoe behoren. Daardoor is het vaak makkelijker om te zien tot welke rekening jouw boekhoudpost valt. Iedere grootboekrekening heeft een eigen cijfercode, de grootboekcode, en alle onderliggende categorieën hebben ook een cijfer, beginnend met het cijfer van het niveau dat daarboven staat.

Voorbeeld: De categorie ‘auto- en transportkosten’ heeft het cijfer 8. Daaronder valt de categorie ‘benzinekosten’. Die heeft bijvoorbeeld het cijfer 81. Heb je getankt? Dan boek je die kosten onder grootboekrekening 81.

Je kan vaak zelf een oneindig aantal subcategorieën voor grootboekrekeningen aanmaken, maar hoe meer categorieën je aanmaakt, hoe ingewikkelder het soms wordt om de boekhouding te doen.

Veelgestelde vragen

Geschreven door Milou Ros

Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.

Heeft dit artikel je geholpen?

• Ja
• Nee

Vertel ons waarom, en wat wij eventueel kunnen verbeteren. *

Reactie versturen