Proforma factuur

header

Een proforma factuur (of pro forma factuur) kan worden gezien als een concept factuur. In tegenstelling tot een gewone factuur is het sturen van een proforma factuur bedoeld om informatie te geven aan het bedrijf waar de betreffende factuur aan gericht is. Maar wat is een proforma factuur en wanneer gebruik je die? En wat is het verschil tussen een normale factuur en een proforma factuur?

Wat is een proforma factuur?

Een proforma factuur is geen rechtsgeldig document. Het is een onofficiële, voorlopige factuur die de koper informatie biedt over de producten of diensten die geleverd gaan worden. De factuur heeft geen rechtskracht voor zowel de ondernemer als het bedrijf waaraan deze factuur gericht is. Omdat het document niet rechtsgeldig is, hoeft het ook niet te voldoen aan de verplichte factuureisen. Je dient enkel de relevante informatie te vermelden. Een proforma factuur is dus een soort concept factuur of voorlopig document dat je naar een koper verstuurt.

Er zijn meerdere situaties waarin jij als ondernemer een proforma factuur gebruikt:

Onderneming logo icon

Een pro forma factuur is geen officiële factuur, maar een voorlopige factuur die je naar een klant kan sturen

Een pro forma factuur is dus een onofficiële factuur. Het is geen rechtsgeldig document. Dit betekent dat de koper op basis van dit document in principe nog niet hoeft te betalen. Er hoeft pas betaald te worden als de officiële factuur is verstuurd. Een proforma factuur wordt dan ook niet opgenomen in de administratie. Zoals genoemd, kan het verzenden van een pro forma factuur wel voordelen hebben.

Proforma factuur voorbeeld

Onderneming.nl biedt een handig en gratis voorbeeld proforma factuur om snel en eenvoudig een eigen proforma factuur op te stellen. Zo kunnen de gegevens makkelijk worden ingevuld, waarna het direct mogelijk is om de factuur te versturen naar een klant.

Downloaden

Download hier het proforma factuur voorbeeld:

SnelStart factuur met vereiste velden

Proforma factuur voorbeeld downloaden (gratis word Template)

Onderneming.nl biedt een handig en gratis voorbeeld proforma factuur om snel en eenvoudig een voorlopig factuur op te stellen. Zo kunnen de gegevens makkelijk worden ingevuld, waarna het direct mogelijk is om het te versturen naar een klant. Download hier het proforma factuur voorbeeld.

Online snel maken? Met het pakket van e-Boekhouden maken ondernemers 15 maand lang gratis gebruik van de mogelijkheden om snel & gemakkelijk een proforma factuur te maken.

Proforma factuur opstellen

Ondernemers kunnen zelf een proforma factuur opstellen. Je kan dit doen via Word of Excel. De factuur moet wel voldoen aan een aantal eisen. De punten die in ieder geval op een proforma factuur staan zijn:

Bij een proforma factuur moet duidelijk worden vermeld dat het om een proforma factuur gaat en dus niet om een officiële factuur. Verder ziet een proforma factuur er hetzelfde uit als een normale factuur.

Onderneming logo icon

Let op: Het is niet toegestaan om op de proforma factuur en de gewone factuur hetzelfde factuurnummer te gebruiken, tenzij dit aansluit op de chronologische nummering van de facturen.

Met boekhoudprogramma

Met een boekhoudprogramma kunnen pro forma facturen makkelijk en snel worden opgesteld. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s die factureren mogelijk maken.

Boekhoudprogramma’s vergelijken?

Op zoek naar de mogelijkheden om efficiënter te werken door middel van een boekhoudprogramma? Vergelijk alle pakketten.

Vergelijk zelf
illustratie boekhouding

Verschil tussen een proforma factuur, een factuur en een offerte

Om nog duidelijker te maken wat een proforma factuur is, vergelijken we deze met een gewone factuur en offerte.

Proforma factuur

Een proforma factuur wordt meestal verstuurd zodra de klant akkoord is gegaan met het gebruiken van de dienst. Een proforma factuur biedt dan een nauwkeurige prijsindicatie voor het product of dienst. Het is belangrijk dat het document duidelijk als “proforma factuur” is gemarkeerd. Bij een proforma factuur kunnen er nog dingen gewijzigd worden voor de definitieve factuur.

Proforma factuur maken

Factuur

Een factuur is een juridisch bindend document. In dit document wordt gevraagd naar een betaling voor de geleverde diensten of goederen. Deze factuur bevat in tegenstelling tot een proforma een uiterlijke betalingsdatum, betaalgegevens en een factuurnummer. De factuur kan gebruikt worden voor de boekhouding, wat niet het geval is bij proforma facturen of offertes. Voor de btw-aangifte moet je altijd van de factuurdatum van het definitieve factuur uitgaan.

Offerte

Een offerte is een prijsvoorstel aan de klant. Het is een informeel document met een niet-bindende prijsinschatting voor een dienst of goed. Op een offerte staan nog niet alle benodigde gegevens, waardoor de prijs op de offerte slechts een prijsindicatie is.

Proforma factuur FactuurOfferte
Voorlopige factuur, annuleerbaarDefinitieve factuur, niet annuleerbaarAlleen overzicht van de kosten, wijzigen kan nog
Aankoop beslistAankoop staat definitief vast Aankoop nog niet beslist
Gedetailleerde prijsindicatieGedetailleerde, definitieve prijsPrijsschatting
Dienst is nog niet geleverdDienst is al wel geleverdDienst is nog niet geleverd, alleen uitgedacht
Wordt niet gebruikt voor de boekhoudingWordt gebruikt voor de boekhoudingWordt niet gebruikt voor de boekhouding

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een proforma factuur?

Je kan een pro forma factuur zelf opstellen, maar ook via een boekhoudprogramma. Je kan er bijvoorbeeld voor kiezen om een proforma factuur te maken in Word of Excel. Toch is het een stuk makkelijker om dit met behulp van een boekhoudprogramma te doen.

Is een proforma factuur rechtsgeldig? 

Nee, een proforma factuur is niet rechtsgeldig. Omdat het document niet rechtsgeldig is, hoeft het dus ook niet te voldoen aan de verplichte factuureisen van de Belastingdienst. Alleen de meest relevante informatie dient op een pro forma factuur te worden vermeld.

Waar moet een proforma factuur aan voldoen?

Omdat een proforma factuur niet rechtsgeldig is, hoeft het niet te voldoen aan de factuureisen van voor een definitieve factuur. Er moet wel altijd duidelijk vermeld worden dat het om een proforma factuur gaat en niet om een echte factuur, zodat hierover geen verwarring ontstaat.