Representatiekosten

Afbeelding header
  • Auteur:
  • Bijgewerkt op: 30 september 2022
  • Leestijd: 6 minuten

Elke ondernemer moet kosten maken om zijn bedrijf beter te laten draaien. Dit worden ook wel representatiekosten genoemd. Ook wel een verzamelwoord dat verschillende kosten omvat. Denk aan lunches en diners voor zakelijke relaties, het organiseren van feestjes, het bezoeken van en deelnemen aan congressen en relatiegeschenken. Deze kosten mogen niet volledig van de winst afgetrokken worden, maar een deel hiervan wel. Welke kosten zijn dit? Op deze pagina geven we verschillende voorbeelden van representatiekosten en leggen we uit welke kosten aftrekbaar zijn en welke niet.

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die een ondernemer maakt om zijn bedrijf goed te presenteren. Het zijn kosten die worden gemaakt, zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Ze zijn slechts voor een deel aftrekbaar van de winst. De Belastingdienst specificeert zelf niet exact welke kosten beperkt aftrekbaar zijn, omdat de zakelijkheid van representatiekosten in twijfel wordt getrokken. Er is daarom besloten dat het beperkt aftrekbare kosten zijn.

Representatiekosten aftrekbaar?

Vrouw die aan het dineren is

Als een klein bedrijf geld uitgeeft aan zakelijke lunches en diners, is 80% van deze kosten aftrekbaar van de winst. Tot 2017 was dat nog 73,5%, dus het is iets aantrekkelijker geworden om representatiekosten te maken. Voor grotere bedrijven, die vaak te maken hebben met veel hogere representatiekosten, is er een andere regeling. Voor hen is een drempel vastgesteld van ongeveer € 4.700. Alles beneden deze drempel dient het bedrijf zelf te betalen en alles wat boven de drempel uitkomt is volledig af te trekken van de winst. Hierdoor is het voor bedrijven die jaarlijks meer dan € 23.000 aan representatiekosten uitgeven voordeliger om de drempel te gebruiken.

illustratie boekhouding

Met een boekhoudprogramma wordt dit makkelijker gemaakt. Met de software kunnen eenvoudig alle zakelijke kosten en aankopen verwerkt worden, dus ook de representatiekosten.

Voorbeelden van representatiekosten

Maar wat zijn nu precies voorbeelden van representatiekosten? Met andere woorden: welke kosten komen in aanmerking? De Belastingdienst stelt zelf geen duidelijke scheidslijn. Representatiekosten worden ook wel gemengde kosten genoemd. Representatiekosten hebben namelijk niet een 100% zakelijk karakter, want de kosten vallen gedeeltelijk in een privé-sfeer. Om een duidelijker beeld te schetsen van volledig aftrekbare en beperkt aftrekbare kosten, zijn er een aantal voorbeelden gegeven.

Veelvoorkomende voorbeelden van representatiekosten of gemengde kosten:

Studieboeken

De Belastingdienst heeft wel een lijst, waarop kosten staan die als representatie worden aangemerkt. In deze lijst staan volledig aftrekbare kosten, beperkt aftrekbare kosten en voor welke kosten een drempelbedrag geldt. Daarnaast vermeldt de belastingdienst een aantal kosten die niet als representatie gezien worden: uiterlijke verzorging, persoonlijke verzorging en vaartuigen voor representatieve doeleinden.

Let op: voor reis- en verblijfkosten geldt dat er niet meer dan €1500 mag worden afgetrokken, dit is dus deels aftrekbaar.

Representatiekosten versus reclame

In tegenstelling tot bij representatiekosten zijn reclamekosten wel geheel aftrekbaar van de winst. Het is dus belangrijk om het verschil met reclame te kennen. De Belastingdienst ziet iets als reclame, wanneer er sprake is van kosten waarvoor een directe tegenprestatie wordt geleverd. Als een bedrijf een advertentie plaatst in een blad, is dat een voorbeeld van reclame en zakelijke kosten. De kosten daarvan zijn dan aftrekbaar van de winst.

Representatiekosten minimaliseren

Voor grote bedrijven, die jaarlijks minimaal € 23.000 uitgeven aan representatiekosten, is het oninteressant om de representatiekosten omlaag te brengen. Hun eigen bijdrage aan deze kosten is ongeveer € 4.700, ongeacht welke rekenmethode wordt gebruikt. Alles boven die € 4.700  is namelijk volledig aftrekbaar. Voor een klein bedrijf kan het omlaag brengen van de representatiekosten wel interessant zijn. Een bekende methode is om de representatiekosten onder te brengen bij de post ‘reclame’, want die kosten zijn immers wel geheel aftrekbaar. In de praktijk is het niet ingewikkeld om het label ‘reclame’ aan een kostenpost te hangen.

Altijd vragen om een directe tegenprestatie

Er bestaan talloze methoden om representatiekosten om te zetten naar investeringen in reclame. Het is alleen van belang dat er een kleine tegenprestatie tegenover staat. Een voorbeeld hiervan is wanneer een bedrijf een financiële bijdrage levert aan een evenement, vereniging of sportclub, dan vallen deze kosten onder representatiekosten. Maar als daarvoor een kleine directe tegenprestatie wordt gevraagd, accepteert de belastingdienst het als reclame. Een tegenprestatie is bijvoorbeeld een advertentie in een clubblad of het bedrijfslogo op de shirts van de deelnemers van een evenement. Door de tegenprestatie zijn de kosten geheel aftrekbaar en is het voor een bedrijf aantrekkelijker om een vereniging of evenement te steunen.

Het vragen van een kleine tegenprestatie is interessant, zoals het reclame kosten opvoeren. Hierdoor worden de kosten van de winst afgetrokken en is de winst lager, waardoor er minder inkomstenbelasting betaalt hoeft te worden. Dit is dus gunstig voor de aangifte inkomstenbelasting.

Zakelijke lunch als reclame

Mensen die aan het lunchen zijn

In principe zijn de mogelijkheden om representatiekosten om te zetten naar reclame onbeperkt. Er wordt alleen enige creativiteit gevraagd. Als een bedrijf met zijn zakenrelaties altijd in hetzelfde restaurant gaat dineren, kan aan het restaurant worden gevraagd om het bedrijfslogo in een brochure of op hun website te gebruiken. Daar kan een tekst bij staan dat het bedrijf één van de trotse vaste gasten is van het restaurant. Zodra een dergelijke afspraak wordt gemaakt met het restaurant en als de uitgaven met facturen kunnen worden verantwoord, worden deze kosten gezien als reclame. Uiteraard moet dat wel goed kunnen worden uitgelegd aan de belastingdienst.

Beperkt aftrekbare kosten aftrekken

Ondernemers vragen zich vaak af wat naast representatiekosten, beperkt aftrekbare kosten zijn. Op de website van de belastingdienst staan de volgende kostenposten vermeld:

Representatiekosten in de administratie verwerken

Zijn er representatiekosten gemaakt die wél fiscaal aftrekbaar zijn? Bekijk dan onderstaand stappenplan voor het verwerken van deze kosten in de boekhouding/administratie:

Stap 1: Kies een goed boekhoudprogramma uit

Voor een overzichtelijke boekhouding, is het belangrijk om een goed boekhoudprogramma te uit te kiezen. Zo is er een groot aanbod aan boekhoudprogramma’s met verschillende prijzen en functies.

Stap 2: Verwerk alle facturen in het boekhoudprogramma

Alle facturen kunnen in het boekhoudprogramma verwerkt worden. Deze kunnen direct gekoppeld worden aan de juiste rubrieken, waarmee inzicht wordt gecreëerd in de boekhouding.

Stap 3: Selecteer de representatiekosten

Zijn er representatiekosten gemaakt die voor 100% aftrekbaar zijn? Selecteer dan hiervan de facturen in de boekhouding. In het boekhoudprogramma kan dan aangegeven worden dat dit representatiekosten zijn. Dit kan ook gedaan worden voor de representatiekosten die niet of deels aftrekbaar zijn.

Stap 4: Klaar!

Het boekhoudprogramma zal alle kosten nu op de juiste manier verwerken. Niet alleen de transactie wordt op de juiste manier verwerkt, maar de kosten worden ook meegenomen in de verschillende financiële rapportages.

Veelgestelde vragen

Is de BTW aftrekbaar bij representatiekosten?

Het is niet standaard dat de BTW kan worden afgetrokken. Voor bijvoorbeeld het inhuren van een cateraar ligt het ingewikkelder. Indien consumpties in een daarvoor ingerichte ruimte worden genuttigd, is de BTW aftrekbaar. Terwijl dit niet zo is indien er een speciale ruimte is voor lunch, waar een tafel voor de cateraar is bijgezet. De regels zijn streng en complex, informatie inwinnen bij een boekhouder is daarom altijd verstandig.

Wat zijn representatiekosten?

Dit zijn kosten die door een bedrijf worden gemaakt, zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Denk hierbij aan studiekosten, vakliteratuur, bedrijfskleding, relatiegeschenken en zakelijke feesten.

Wat zijn reis en verblijfkosten?

Reis en verblijfskosten zijn bijvoorbeeld taxi’s, openbaar vervoer, vluchten, het gebruik van eigen of zakelijke auto, overnachtingen, maaltijden, eten en drinken met zakelijke relaties. Daarentegen zijn boetes bijvoorbeeld niet aftrekbaar.