Representatiekosten

representatiekosten
e-Boekhouden
  • Auteur:
  • Laatst bijgewerkt: 17 april 2024
  • Leestijd: 6 minuten

Als ondernemer moet je kosten maken om je bedrijf beter te laten draaien. Dit worden ook wel representatiekosten genoemd. Het kan gaan om kosten voor lunches en diners voor zakelijke relaties, het organiseren van feestjes, het bezoeken van en deelnemen aan congressen en relatiegeschenken. Deze kosten mogen niet volledig van de winst afgetrokken worden, maar een deel hiervan wel. Welke kosten zijn dit? Op deze pagina geven we verschillende voorbeelden van representatiekosten en leggen we uit welke kosten aftrekbaar zijn en welke niet.

Wat zijn representatiekosten?

Representatiekosten zijn kosten die een ondernemer maakt om zijn bedrijf goed te presenteren. Het zijn kosten die worden gemaakt zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Ze zijn slechts voor een deel aftrekbaar van de winst. De Belastingdienst specificeert zelf niet exact welke representatiekosten beperkt aftrekbaar zijn, omdat de zakelijkheid van representatiekosten in twijfel wordt getrokken. De Belastingdienst spreekt daarom van mogelijk aftrekbare zakelijke kosten.

Vrouw die aan het dineren is

Zijn representatiekosten aftrekbaar?

Je kan representatiekosten op twee manieren van de inkomstenbelasting aftrekken:

Representatiekosten aftrekken als zzp’er?

Met een boekhoudprogramma wordt dit makkelijker gemaakt. Met de software kunnen eenvoudig alle zakelijke kosten en aankopen verwerkt worden, dus ook de representatiekosten.

Bekijk alle boekhoudprogramma’s
illustratie boekhouding

Voorbeelden van representatiekosten

Maar wat zijn nou precies voorbeelden van representatiekosten? Met andere woorden: welke kosten komen in aanmerking? De Belastingdienst stelt zelf geen duidelijke scheidslijn. Representatiekosten worden ook wel gemengde kosten genoemd. Representatiekosten hebben namelijk niet een 100% zakelijk karakter, want de kosten behoren gedeeltelijk tot de privésfeer. Om een duidelijker beeld te schetsen van volledig aftrekbare en beperkt aftrekbare kosten, zijn er een aantal voorbeelden gegeven.

Veelvoorkomende voorbeelden van representatiekosten of gemengde kosten

Studieboeken

De Belastingdienst heeft een lijst waarop de kosten staan die als representatie worden aangemerkt. In deze lijst staan volledig aftrekbare kosten, beperkt aftrekbare kosten en de kosten waarvoor een drempelbedrag geldt. Daarnaast vermeldt de Belastingdienst een aantal kosten die niet als representatie gezien worden: uiterlijke verzorging, persoonlijke verzorging en vaartuigen voor representatieve doeleinden.

Let op: voor reis- en verblijfkosten geldt dat er niet meer dan € 1.500 mag worden afgetrokken. Deze aftrekpost is dus slechts deels aftrekbaar.

Representatiekosten versus reclame

In tegenstelling tot representatiekosten zijn reclamekosten wel geheel aftrekbaar van de winst. Het is dus belangrijk om het verschil tussen representatie en reclame te kennen. De Belastingdienst ziet iets als reclame wanneer er sprake is van kosten waarvoor een directe tegenprestatie wordt geleverd. Als een bedrijf een advertentie plaatst in een blad, is dat een voorbeeld van reclame en zakelijke kosten. De kosten daarvan zijn dan aftrekbaar van de winst.

Representatiekosten minimaliseren

In 2024 is de representatiekosten drempel vastgesteld op € 5.600. Voor grote bedrijven die in 2024 minstens € 28.000 aan representatiekosten uitgeven, is het dan oninteressant om de representatiekosten omlaag te brengen. Hun eigen bijdrage aan deze kosten is namelijk ongeveer € 5.600, ongeacht welke rekenmethode wordt gebruikt. Omdat alle kosten daarboven volledig aftrekbaar zijn, levert het verlagen van de representatiekosten hen niets op.

Voor een klein bedrijf kan het omlaag brengen van de representatiekosten wel interessant zijn. Een bekende methode is om de representatiekosten onder te brengen bij de post ‘reclame’, want die kosten zijn immers wel geheel aftrekbaar. In de praktijk is het niet ingewikkeld om het label ‘reclame’ aan een kostenpost te hangen, maar let er goed op dat de kosten wel echt als reclamekosten kunnen worden gezien.

Altijd vragen om een directe tegenprestatie

Er bestaan talloze methoden om representatiekosten om te zetten naar investeringen in reclame. Het is alleen van belang dat er een kleine tegenprestatie tegenover staat. Een voorbeeld: een bedrijf levert een financiële bijdrage aan een evenement, vereniging of sportclub. Deze kosten vallen onder representatiekosten. Maar als daarvoor een kleine directe tegenprestatie wordt gevraagd, accepteert de Belastingdienst deze kosten als reclame. Een tegenprestatie is bijvoorbeeld een advertentie in een clubblad of het bedrijfslogo op de shirts van de deelnemers van een evenement. Door de tegenprestatie zijn de kosten geheel aftrekbaar en is het voor een bedrijf aantrekkelijker om een vereniging of evenement te steunen.

Het vragen van een kleine tegenprestatie is interessant, omdat je de kosten dan dus al reclamekosten kan opvoeren. De kosten kunnen dan van de winst worden afgetrokken. De winst is dan lager, waardoor er minder inkomstenbelasting hoeft te worden betaald. Dit is dus gunstig voor de aangifte inkomstenbelasting.

Zakelijke lunch als reclame

Mensen die aan het lunchen zijn

In principe zijn de mogelijkheden om representatiekosten om te zetten naar reclame onbeperkt. Je hoeft enkel creatief te denken. Als een bedrijf met zijn zakenrelaties altijd in hetzelfde restaurant gaat dineren, kan aan het restaurant worden gevraagd om het bedrijfslogo in een brochure of op hun website te gebruiken. Daar kan een tekst bij staan, bijvoorbeeld dat het bedrijf één van de trotse vaste gasten van het restaurant is. Zodra een dergelijke afspraak wordt gemaakt met het restaurant en als de uitgaven met facturen kunnen worden verantwoord, worden deze kosten gezien als reclame. Je moet dit uiteraard wel goed kunnen uitleggen aan de Belastingdienst.

Beperkt aftrekbare kosten aftrekken

Ondernemers vragen zich vaak af wat naast representatiekosten beperkt aftrekbare kosten zijn. Op de website van de Belastingdienst staan de volgende kostenposten vermeld:

Representatiekosten in de administratie verwerken

Zijn er representatiekosten gemaakt die wél fiscaal aftrekbaar zijn? Bekijk dan onderstaand stappenplan voor het verwerken van deze kosten in de boekhouding/administratie:

  1. Voor een overzichtelijke boekhouding is het belangrijk om een goed boekhoudprogramma uit te kiezen. Er is een groot aanbod aan boekhoudprogramma’s met verschillende prijzen en functies. Vergelijk alle boekhoudprogramma’s goed voordat je een keuze maakt.

  2. Alle facturen kunnen in het boekhoudprogramma worden verwerkt. Deze kunnen direct worden gekoppeld aan de juiste rubrieken, waarmee inzicht wordt gecreëerd in de boekhouding.

  3. Zijn er representatiekosten gemaakt die voor 100% aftrekbaar zijn? Selecteer dan hiervan de facturen in de boekhouding. In het boekhoudprogramma kan dan aangegeven worden dat dit representatiekosten zijn. Dit kan ook gedaan worden voor de representatiekosten die niet of deels aftrekbaar zijn.

  4. Het boekhoudprogramma zal alle kosten nu op de juiste manier verwerken. Niet alleen de transactie wordt op de juiste manier verwerkt, maar de kosten worden ook meegenomen in de verschillende financiële rapportages.

Veelgestelde vragen

Is de btw aftrekbaar bij representatiekosten?

In de meeste gevallen is de btw aftrekbaar voor de omzetbelasting. De Belastingdienst heeft echter ook een aantal uitzonderingen vastgesteld. Als je met een zakelijke partner uit eten gaat en het eten en drinken in een horecagelegenheid wordt genuttigd, mag de btw niet worden afgetrokken. Ook als een cateraar het eten en drinken verzorgt in een ruimte die daar speciaal voor is ingericht, is de btw niet aftrekbaar. Er zijn nog meer situaties. Deze staan op de website van de Belastingdienst weergegeven.

Wat zijn representatiekosten?

Dit zijn kosten die door een bedrijf worden gemaakt, zonder dat daar een prestatie tegenover staat. Denk hierbij aan studiekosten, vakliteratuur, bedrijfskleding, relatiegeschenken en zakelijke feesten.

Wat zijn reis- en verblijfkosten?

Reis- en verblijfskosten zijn bijvoorbeeld kosten die je kwijt bent aan taxi’s, openbaar vervoer, vluchten, het gebruik van eigen of zakelijke auto, overnachtingen, maaltijden, eten en drinken met zakelijke relaties.