- Speciaal ontwikkeld voor verenigingen en stichtingen
- Gebruiksvriendelijke interface
- Gratis telefonische helpdesk
- Voor- en nadelen
- Specificaties
- Betaalbaar en geschikt voor kleine verenigingen
- Ongelimiteerd boekhouden
- Ledenadministratie tot 250 leden
- Makkelijke registratie contributies
- Gratis telefonische helpdesk
- Alleen voor een beperkte doelgroep geschikt
- Facturen opstellen
- Btw verlegd factureren
- Rapportages
- Scan-en-herken
- Mail-en-herken
- Inkoopfacturen inboeken
- Ledenadministratie
- Speciaal ontwikkeld voor verenigingen en stichtingen
- Boekhouding bij te houden vanaf elke locatie
- Geïntegreerde leden- en financiële administratie
- Voor- en nadelen
- Specificaties
- Speciaal voor verenigingen en stichtingen
- Gebruiksvriendelijk, ook voor niet-boekhouders
- Onbeperkt aantal boekingen
- Tweefactorauthenticatie (2FA) beschikbaar
- Automatische back-ups
- Geen 24/7 klantenservice beschikbaar
- Facturen opstellen
- Offertes opstellen
- Btw verlegd factureren
- Btw-overzicht
- Rapportages
- Scan-en-herken
- Mail-en-herken
- Inkoopfacturen inboeken
- Betalingsherinneringen
- Debiteurenbeheer
- Ledenadministratie
- Btw-aangifte
- Jaarafsluiting
Wat is Conscribo?
Conscribo is een online boekhoud- en ledenadministratieprogramma dat speciaal is ontwikkeld voor verenigingen en stichtingen. Het platform is ontstaan vanuit de behoefte aan een geïntegreerde oplossing voor zowel financiële administratie als ledenbeheer. In plaats van aparte systemen voor contributie-inning, boekhouding en communicatie, biedt Conscribo één centraal systeem waarin alles samenkomt. Dit maakt het beheren van een vereniging eenvoudiger, efficiënter en minder foutgevoelig.
Conscribo ondersteunt verenigingen bij taken zoals het versturen van contributiefacturen, verwerken van betalingen via SEPA-incasso’s, beheren van lidmaatschappen en het opstellen van financiële overzichten. Daarnaast is het systeem geschikt voor zowel kleine verenigingen als grotere organisaties met honderden leden. Door de combinatie van boekhouding en ledenbeheer in één pakket bespaar je met Conscribo veel tijd en moeite.
Net als andere boekhoudprogramma’s heeft Conscribo zijn sterke en zwakkere punten. Hieronder zetten we de voor- en nadelen overzichtelijk op een rij.
Voordelen
- Speciaal ontwikkeld voor verenigingen en stichtingen
- Boekhouding bij te houden vanaf elke locatie
- Geïntegreerde leden- en financiele administratie
- Uitgebreide customer support
Nadelen
- Beperkte doelgroep
- Beperkte hoeveelheid bankkoppelingen
- Interface is ouderwets
Voor wie is Conscribo geschikt?
Conscribo is speciaal ontwikkeld voor verenigingen, stichtingen en andere non-profitorganisaties die zowel hun financiële administratie als ledenbeheer efficiënt willen organiseren. Het programma is geschikt voor kleine en grote verenigingen, van enkele leden tot honderden deelnemers. Dankzij de modulaire opbouw kunnen organisaties het systeem aanpassen aan hun eigen behoeften, ongeacht de omvang.
Er kunnen meerdere gebruikers toegang krijgen tot het account, wat handig is als verschillende bestuursleden, penningmeesters of vrijwilligers met het systeem werken. Hierdoor is samenwerking binnen de organisatie eenvoudig te realiseren, zonder extra kosten per gebruiker. Conscribo is ideaal voor besturen die op zoek zijn naar overzicht, automatisering en minder handmatig werk in zowel de boekhouding als de ledenadministratie.
Opzeggen
Het abonnement van Conscribo is opzegbaar met een opzegtermijn van één maand. Wanneer het abonnement wordt beëindigd, kunnen de gegevens – op verzoek van de gebruiker – binnen twee weken permanent worden verwijderd. Als je dit niet expliciet verzoekt, bewaart Conscribo de gegevens standaard gedurende zeven jaar, in lijn met de wettelijke bewaarplicht voor administraties.
Deze bewaartermijn is vooral belangrijk voor verenigingen en stichtingen die hun financiële verslaglegging moeten kunnen verantwoorden. Tijdens en na de opzegging blijft het mogelijk om contact op te nemen met de supportafdeling voor vragen over de gegevensverwerking of een export van de administratie.
Kenmerken van Conscribo
| Kenmerken | Conscribo Lite | Conscribo |
|---|---|---|
| Jaarlijkse kosten | €131,40 | €215,40 |
| Gratis transacties per jaar | – | – |
| Proefperiode | 21 dagen | 21 dagen |
| Aantal gebruikers | 4 | 4 |
| Rechtsvormen (geschikt) | Stichting en vereniging | Stichting en vereniging |
| Bankkoppeling mogelijk | Ja | Ja |
| Mobiele app | Ja | Ja |
| Belastingdienst erkend | Nee | Nee |
Hoe werkt Conscribo?
Conscribo is een boekhoud- en ledenadministratieprogramma dat het administratieve werk van verenigingen en stichtingen aanzienlijk vereenvoudigt. Dankzij slimme automatisering – zoals automatische incasso’s, contributiebeheer en het koppelen van banktransacties – is handmatig werk tot een minimum beperkt. Het programma is zo ontworpen dat ook vrijwilligers zonder boekhoudkundige achtergrond ermee kunnen werken.
Een boekhouder inhuren is vaak niet nodig, omdat Conscribo veel boekhoudkundige processen automatiseert en ondersteunt met duidelijke handleidingen. Daarnaast biedt Conscribo uitgebreide online hulp, instructievideo’s en persoonlijke ondersteuning, zodat gebruikers snel en zelfstandig aan de slag kunnen met hun administratie. Zo houdt je vereniging tijd én geld over voor waar het écht om draait.
Kosten en pakketten
Conscribo biedt twee pakketten aan die zijn afgestemd op de grootte en behoeften van verenigingen en stichtingen. De pakketten bevatten zowel boekhoud- als ledenadministratiefuncties en zijn maandelijks opzegbaar. Hieronder lichten we de kosten en kenmerken per pakket toe.
-
Proefperiode
Conscribo biedt de mogelijkheid om het platform gratis uit te proberen via een demoversie. Hiermee kun je de belangrijkste functies van het systeem ontdekken voordat je overstapt op een betaald abonnement. De demoversie is beschikbaar voor 21 dagen.
Conscribo Lite
Het Conscribo Lite-pakket is speciaal ontworpen voor kleine of startende verenigingen en stichtingen. Als je het pakket voor 1 juni 2025 afsluit, bedragen de kosten het eerste betaaltermijn € 10,95 per maand. Na het eerste jaar betaal je € 12,95 per maand.
Met dit pakket kunnen maximaal 250 leden worden beheerd. Conscribo Lite biedt alle essentiële functies voor een goede start: basis boekhouding, eenvoudige ledenadministratie, facturatie en rapportages. Je kunt met één klik een resultatenrekening en balans genereren, en er is ongelimiteerd boekhouden mogelijk. Daarnaast kun je eenvoudig incassobestanden aanmaken en een begroting opstellen en controleren. Het pakket beschikt bovendien over uitgebreide opties voor het registreren van contributies. Het systeem is tevens gebruiksvriendelijk voor de kascontrolecommissie, wat het pakket zeer geschikt maakt voor verenigingen die transparant en efficiënt willen werken.
Conscribo
Dit is het meest uitgebreide pakket, ideaal voor middelgrote verenigingen en stichtingen die behoefte hebben aan meer functies en flexibiliteit. De kosten voor dit pakket bedragen € 21,95 per maand. Sluit je het abonnement voor 1 juni 2025 af? Dan betaal je het eerste termijn € 17,95 per maand.
Met dit abonnement kunnen tot 600 leden worden beheerd. Naast alle functies van het Lite-pakket biedt Conscribo uitgebreidere mogelijkheden voor ledenbeheer, communicatie en financiële administratie.
Gebruikers hebben toegang tot geavanceerde rapportages, 5 bankkoppelingen, automatische SEPA-incasso’s en een grotere opslagcapaciteit. Het aanmaken van begrotingen, jaarrekeningen en kasverslagen wordt hiermee een stuk eenvoudiger. Ook zijn er meer aanpasbare velden in de ledenadministratie en kunnen e-mails en contributiefacturen op grotere schaal worden verzonden. Dit pakket is zeer geschikt voor verenigingen die professioneel en efficiënt willen werken, zonder concessies te doen aan overzicht en controle.
Functionaliteiten Conscribo
Conscribo is een online boekhoud- én ledenadministratiepakket dat speciaal is ontwikkeld voor verenigingen en stichtingen. Het systeem helpt besturen en penningmeesters bij het eenvoudiger en efficiënter beheren van hun financiële administratie, ledenbeheer en contributie-inning. Onderstaande foto's geven een goed beeld van wat Conscribo allemaal te bieden heeft.
Ledenadministratie
Eén van de belangrijkste functies van Conscribo is de geïntegreerde ledenadministratie. Je kunt eenvoudig leden toevoegen, bewerken en groeperen. Ook is het mogelijk om meerdere soorten lidmaatschappen en contributiebijdragen te beheren. De ledenlijst is volledig aanpasbaar met eigen velden en filters, zodat het systeem aansluit op de structuur van jouw vereniging of stichting. Daarnaast kun je per lid uitgebreide gegevens bijhouden, zoals contactinformatie, deelname aan activiteiten, betaalstatus en notities. Lidmaatschappen kunnen automatisch worden verlengd of beëindigd op basis van ingestelde regels, wat handmatig werk vermindert. Ook kun je eenvoudig overzichten exporteren of rapportages genereren voor intern gebruik of communicatie met leden.
Contributie-inning en incasso
Conscribo maakt het eenvoudig om contributies te innen via automatische SEPA-incasso’s. Je stelt een incasso-opdracht op, genereert een incassobestand en levert dit aan bij je bank. Het systeem houdt bij wie betaald heeft en wat nog openstaat. Daarnaast kun je herinneringen sturen en overzicht houden over alle inkomstenstromen per lid of groep. Door via het dashboard op 'transacties' te drukken en vervolgens naar ‘herhalende verzamelinkomsten' te gaan, kun je gebruikmaken van herhalende contributieafschrijvingen.
Je kunt verschillende incassoschema’s instellen per lidtype, zoals maandelijkse, kwartaal- of jaarlijkse betalingen. Ook biedt het systeem de mogelijkheid om mislukkingen in de incasso automatisch te signaleren en hier direct op te reageren met een aangepaste herinnering of betalingsverzoek. Hierdoor verloopt het contributieproces nauwkeurig en vrijwel volledig geautomatiseerd.
Mobiele app
Conscribo heeft een mobiele app. Deze app is beperkt in functionaliteit, maar je kunt er wel bonnetjes mee inscannen en deze direct toewijzen aan specifieke leden. Na het invoeren in de app worden de bonnetjes automatisch doorgestuurd naar de administratie in Conscribo. Buiten de scanfunctie voor bonnetjes biedt de mobiele app momenteel weinig aanvullende mogelijkheden.
Facturen maken en versturen
Met Conscribo kun je eenvoudig facturen aanmaken en versturen naar leden, sponsoren of externe relaties. De facturen kunnen direct per e-mail worden verzonden en automatisch worden gekoppeld aan de juiste betalingen via het bankafschrift.
Om facturen te maken met Conscribo klik je in het menu op ‘Transacties’ en vervolgens op ‘Nieuwe factuur’. Je komt dan in een omgeving terecht waarin je facturen kunt opstellen aan de hand van verschillende ontwerpen. Je kunt kiezen uit diverse sjablonen of je eigen huisstijl gebruiken om de factuur een professionele uitstraling te geven.
Rapportages en overzichten
Conscribo stelt automatisch verschillende rapportages voor je op, zoals de balans, resultatenrekening, kasboek, begroting, openstaande posten en contributieoverzichten. Deze zijn direct te exporteren en helpen het bestuur bij het maken van financieel verantwoorde beslissingen. Ook de kascontrolecommissie heeft met Conscribo eenvoudig toegang tot de juiste documenten. Om toegang te krijgen tot de verschillende rapportages, klik je op het tabblad ‘Boekhouden' en ga je vervolgens naar het onderdeel ‘Resultaat & Balans'.
Daarnaast kun je rapportages filteren op periode, project of specifieke leden(groepen), wat zorgt voor meer inzicht en overzicht op maat. Jaarverslagen en begrotingen kunnen eenvoudig worden samengesteld en gedeeld tijdens ledenvergaderingen. Omdat alle gegevens centraal worden beheerd, zijn ze altijd up-to-date en consistent. Dit vermindert de kans op fouten.
Eigen ervaring
Automatisering
Conscribo biedt een breed scala aan automatiseringsfuncties die het administratieve werk voor verenigingen aanzienlijk verlichten. Zo kunnen banktransacties automatisch worden geïmporteerd via een gratis PSD2-bankkoppeling, waardoor handmatige invoer wordt geminimaliseerd. Wel viel het ons op dat de lijst met bankkoppelingen vrij verouderd is. In vergelijking tot andere boekhoudprogramma's mist Conscribo wel een automatisering voor het betalen van de belasting, dit is iets wat wij missen.
Je kan met Conscribo eenvoudig SEPA-incassobestanden maken om contributie te innen. Het systeem herkent en koppelt betalingen automatisch aan de juiste leden en facturen, wat de kans op fouten vermindert. Ook het opstellen van begrotingen en het genereren van financiële rapportages, zoals balansen en resultatenrekeningen, gebeurt met maar een aantal klikken.
Support
Conscribo biedt een uitgebreide kennisbank met heldere handleidingen en veelgestelde vragen, waarmee gebruikers eenvoudig hun weg kunnen vinden in het systeem. Voor nieuwe gebruikers is er daarnaast opstartondersteuning beschikbaar in de vorm van een kickstartpakket en workshops. Ook is het mogelijk om telefonische afspraken in te plannen voor persoonlijke begeleiding, wat vooral handig is bij complexere vragen of specifieke situaties. Dankzij deze combinatie van zelfhulp en directe ondersteuning worden gebruikers snel en doelgericht geholpen.
Indien je als ondernemer telefonisch contact wil met Conscribo, kan je het telefoonnummer vinden op de website. Voor meer inhoudelijke of diepgaande vragen is het mogelijk om via de site een belafspraak in te plannen. Toen we hen mailden, reageerden ze bovendien erg snel. Al met al zijn we zeer te spreken over het supportsysteem van Conscribo. De variatie in ondersteuningsopties is ruim, en de communicatie is duidelijk en toegankelijk, wat het gemakkelijk maakt voor de gebruiker om in contact te komen met Conscribo.
Design
Het ontwerp van Conscribo is functioneel en vooral gericht op gebruiksgemak. De interface van de website is overzichtelijk, met een logische structuur waardoor je gemakkelijk tussen de verschillende onderdelen navigeert. Hoewel het visueel wat verouderd oogt, werkt het systeem over het algemeen prettig en duidelijk.
Toch is niet alles direct intuïtief. Zo bleek de term ‘herhalende verzamelinkomsten' voor ons niet meteen duidelijk; we hadden niet verwacht dat daar de geautomatiseerde contributieverwerking achter zat. Dergelijke benamingen zouden duidelijker kunnen worden geformuleerd, zeker voor nieuwe gebruikers. Ook qua uitstraling zou een modernere vormgeving het platform aantrekkelijker kunnen maken. Maar hoewel de website niet een moderne uitstraling heeft, doet deze wel wat het moet doen.
Conclusie
Na uitgebreid gebruik te hebben gemaakt van Conscribo, kunnen we concluderen dat het een doelgericht boekhoud- en ledenadministratieprogramma is voor verenigingen en stichtingen. De combinatie van financiële administratie en ledenbeheer in één systeem maakt het platform efficiënt en overzichtelijk. Vooral de geautomatiseerde contributie-incasso’s, de uitgebreide rapportagefuncties en het aanpasbare ledenbeheer zorgen voor veel gemak.
De interface is functioneel en gebruiksvriendelijk, al oogt deze wat verouderd en zijn sommige termen niet altijd direct duidelijk. Wat betreft ondersteuning scoort Conscribo sterk: gebruikers kunnen rekenen op duidelijke handleidingen, telefonische ondersteuning en persoonlijke begeleiding.
Een minpunt is het ontbreken van een directe koppeling met de Belastingdienst, wat bij andere boekhoudprogramma’s vaak wel mogelijk is. Ook is het jammer dat de mobiele app niet veel te bieden heeft. Toch heeft Conscribo veel te bieden om de administratie van een vereniging professioneel en gestructureerd te beheren. Al met al is het een betrouwbare oplossing voor organisaties die op zoek zijn naar een doelgericht en praktisch boekhoudsysteem.
Koppelingen
Bank
- ABN AMRO
- HSBC
- N26
- RegioBank
- Triodos Bank
- Knab Bank
- Rabobank
- Handelsbanken
- Openbank
- Van Lanschot
- ASN Bank
- Revolut
- Bunq
- ING
- BNG Bank
- Wise
- Credit Europe Bank
Betaalprovider
- PayPal
- Pleo
- SumUp
- IbanFirst
Website integratie
- My Member Software
Veelgestelde vragen
Ja, Conscribo is geschikt voor zowel kleine verenigingen als grote organisaties met honderden tot duizenden leden. Je kunt kiezen uit verschillende pakketten (zoals Lite en Standaard), en met de optionele Volume Module verhoog je eenvoudig het aantal leden, de opslagruimte en het aantal te verzenden e-mails.
Nee, Conscribo heeft geen directe koppeling met de Belastingdienst. Wel kun je btw-overzichten en andere rapportages eenvoudig exporteren, zodat je handmatig aangifte kunt doen via het portaal van de Belastingdienst.
Ja, Conscribo ondersteunt automatische SEPA-incasso’s. Je kunt per lidtype een incassoschema instellen (bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks), en het systeem genereert automatisch incassobestanden die je bij je bank kunt indienen. Het systeem houdt bij wie betaald heeft en stuurt eventueel herinneringen bij mislukte incasso’s.