Ondernemers gebruiken vaak verschillende losse applicaties en tools om hun bedrijfsprocessen te beheren, en daardoor verlies je al gauw het overzicht. Een CRM-systeem kan hier een einde aan maken. Met CRM (costumer relationship management) regel je alle klantgerichte processen vanuit één platform. Op deze pagina helpen we je bij het kiezen van de beste CRM software.
Wat is een CRM?
CRM staat voor costumer relationship management. Het is een systeem voor bedrijven om hun klantrelaties te beheren. Een CRM tool verzamelt klantgegevens en automatiseert klantgerichte processen. Je kan hiermee de acties van potentiële en bestaande klanten analyseren en de relatie met klanten op basis daarvan verbeteren.
Een CRM tool is dé manier om voor een betere band met nieuwe en bestaande klanten te zorgen. Je kan het contact met bestaande klanten onderhouden en met slimme tactieken nieuwe klanten werven. Maar CRM is meer dan alleen klantrelatiebeheer. De software richt zich ook op relatiemarketing en verkoopbeheer. Vaak worden er ook andere functies aangeboden, zoals urenregistratie, agenda- en takenbeheer en facturatie.
Veel ondernemers denken dat een CRM-systeem alleen voor grote bedrijven bedoeld is. Maar ook voor zzp’ers en mkb’ers levert het centraliseren en automatiseren van interne processen verscheidene voordelen op. Je vindt alle kleinere en goedkopere pakketten in de vergelijker op Onderneming.nl.
CRM software kiezen
Een CRM-systeem is dus dé plek om alle interne processen onder te brengen en te beheren vanuit één centraal platform. Maar het kiezen van de beste CRM software is niet eenvoudig. Er immers talloze aanbieders en functionaliteiten beschikbaar, van e-mail automation tot sales pipelines en meer. En voor kleine bedrijven en eenmanszaken werkt CRM software anders dan voor grote bedrijven.
Hieronder lichten we de belangrijkste zaken toe om als zzp’er, mkb’er of grootzakelijke ondernemer op te letten bij het kiezen van een CRM-systeem.
-
Wat is het belangrijkste doel?
Je kan veel met een CRM-systeem, maar vaak ligt de focus van een aanbieder wel op één of twee processen, zoals relatiebeheer of e-mailmarketing. Daarom is het goed om te bepalen welk proces voor jou het belangrijkst is. Waar liggen de knelpunten nu en welk onderdeel van het werkproces kan wel wat ondersteuning en gemak gebruiken?
In de vergelijker van Onderneming.nl onderscheiden we de volgende belangrijkste processen:
- Relatiebeheer
- Sales
- Marketing
- Klantenservice
- Agenda- en takenbeheer
- Alles-in-1
Dat een CRM tool zich focust op één van deze 6 processen, betekent overigens niet dat de andere processen helemaal niet wordt geboden. Het betekent enkel dat het programma daarin gespecialiseerd is.
-
Welke functies heb je nodig?
Als je weet wat voor jou het belangrijkste doel is, kan je al gerichter kijken naar een geschikt pakket. Maar daarnaast is het essentieel te weten welke functies je nodig hebt om jouw bedrijf naar nieuwe hoogtes te brengen. CRM software pakketten hebben immers veel functionaliteit te bieden.
We hebben een aantal van de meest voorkomende en belangrijkste functies van CRM-systemen op een rij gezet:
- Klantgegevens opslaan
- Leads, prospects en klanten categoriseren
- Klanten, leads en deals volgen
- Offertes en facturen maken en beheren
- Voorspellingen van verkoopresultaten
- Verkoopkansen en sales pipelines beheren
- Afspraken en taken plannen
- Afspraakherinneringen sturen en ontvangen
- Taken aan werknemers toewijzen
- Chatten met klanten
- Gespreksgeschiedenis bijhouden
- E-mailcampagnes opzetten en volgen
- Marketinganalyses
- Ticketsysteem voor klantvragen en -problemen
- Integraties met andere systemen
- Rapportages en inzichten
-
Hoe gebruiksvriendelijk is de software?
Eén van de voordelen van CRM is het gebruiksgemak dat het biedt. Doordat je vanuit één platform allerlei bedrijfsprocessen kan regelen, ben je er een stuk minder tijd aan kwijt. Een mobiele app, handige dashboards, overzichtelijke interfaces en slimme functionaliteiten maken het gebruik van een CRM-systeem bovendien een stuk makkelijker.
Maar wat voor de één een makkelijk programma is, hoeft dat voor de ander niet te zijn. Een mkb’er heeft bijvoorbeeld minder functies nodig dan een grootbedrijf, waardoor een uitgebreid programma vaak alleen maar lastig is om mee te werken. Gelukkig bieden veel aanbieders een gratis proefperiode. Je kan de software dan vrijblijvend testen om erachter te komen of het wat voor jou is.
-
Wordt er voldoende ondersteuning geboden?
Doordat een CRM tool allerlei interne processen op één plek beheert, is het van belang dat dit goed gebeurt. Loop je toch tegen een probleem aan? Dan wil je natuurlijk zo snel mogelijk geholpen worden. Daarom is het essentieel dat de aanbieder een goede customer support aanbiedt. Lees goed welke opties er worden geboden (telefoon, live chat, chatbot, e-mail) en wat klanten hiervoor te zeggen hebben.
Beste CRM-systemen in 2025
Er zijn verschillende CRM-systemen beschikbaar, allemaal met net andere functies. Een paar aanbieders vormen de marktleiders in Nederland. Ze bieden een breed scala aan tools voor sales automation, klantbeheer, e-mailmarketing en meer. We lichten een paar van de beste en bekendste aanbieders hieronder uit.
- World leading CRM-systeem
- Marketing, sales, service en commerce
- Vereenvoudigd administratief werk
- E-mails en follow-ups automatiseren
- Rapportages en prognoses beschikbaar
- Volledige e-mailsynchronisatie
- Verkoopprocessen automatiseren
- Geavanceerd management
- E-mailintegratie met Gmail en Outlook
Veelgestelde vragen
Er zijn talloze aanbieders van CRM tools. Hierdoor is er voor ieder wat wils! Een aantal van de bekendste CRM-systemen zijn Salesforce, AFAS Software, Monday, Pipedrive, Hubspot, Lime, Yoobi en ClickUp.
CRM staat voor customer relationship management, oftewel klantrelatiebeheer.
CRM software kiezen doe je door eerst te bepalen wat je doel is. Waarvoor wil je het gebruiken en welk proces wil je verbeteren? Vervolgens is het belangrijk om de functies van CRM door te nemen en te bepalen welke je echt nodig hebt en welke niet. Daarna is het zaak om de verschillende typen CRM-systemen met elkaar te vergelijken. Probeer ook vooral een aantal pakketten uit en kijk welke het beste bevalt. Neem hiervoor de tijd, want het kiezen van een goed CRM-systeem is doorslaggevend.
Mabelle Abraham (MSc) houdt trends en ontwikkelingen op de financiële markt in de gaten om zo nieuwe kansen te identificeren en hier strategisch op in te spelen. Met haar ruime expertise en specialistische vaardigheden analyseert en beoordeelt ze al 3 jaar lang financiële producten. Daarnaast heeft zij haar Master behaald in Communication Science aan de Universiteit Twente.