Heb je een eigen winkel geopend? Of droom je van je eigen horecazaak? Dan kan je niet zonder een kassasysteem. Maar bij kassa software komt meer kijken dan alleen het afhandelen van aankopen. Wat kan je allemaal met een kassasysteem? En hoe vind je de beste kassa software voor jouw bedrijf? Op deze pagina gaan wij hierop in.
Wat is een kassasysteem?
Een kassasysteem is een systeem dat draait om het verwerken van verkooptransacties. Dit wordt ook wel Point of Sale (POS) genoemd. Traditioneel gezien kan je met een kassasysteem betalingen verwerken en verkopen registreren, maar daar zijn door de tijd heen meer functies bij gekomen. Denk aan verkoopbeheer, rapportages, personeelsbeheer en klantbeheer.
Kassasystemen bestaan uit kassa software en hardware. Met hardware wordt gedoeld op de fysieke apparaten die bij de software worden geleverd, zoals een touchscreen, bonprinter, barcodescanner en displays. De hardware stelt je in staat om zo efficiënt mogelijk te werken.
Een kassasysteem ondersteunt ondernemers dus bij het verwerken en afhandelen van verkopen en de processen die daaraan gelinkt zijn.
Wanneer kassa software gebruiken?
Wie goederen en/of diensten direct aan klanten verkoopt, kan eigenlijk niet zonder een goed kassasysteem. Je automatiseert hiermee niet alleen de bedrijfsvoering, maar versnelt en vereenvoudigt ook het afhandelen van de boekhouding. Dit scheelt jou een hoop tijd en moeite.
Een kassasysteem is interessant wanneer je op regelmatige basis in contact bent met klanten. Zij komen bij jou om een product te kopen of een dienst af te nemen. Je moet deze transacties van A tot Z kunnen afhandelen – denk aan het verwerken van betalingen, het bijhouden van de voorraad, het analyseren van aankopen en het beheren van het klantenbestand.
Een kassasysteem is dan ook interessant wanneer je actief bent in branches als:
- Horeca
- Retail
- Evenementen
- Dienstverlening
- Sportvereniging
- Recreatie
Wat kan je met een kassasysteem?
Een kassasysteem is allang niet meer alleen een systeem om bestellingen en betalingen mee af te handelen. Tegenwoordig is er veel meer mogelijk met kassa software. Daarom is het goed om inzicht te krijgen in alle mogelijkheden die de software te bieden heeft. Zo kom je erachter welke functies voor jouw bedrijf essentieel zijn.
In de basis bevat een POS-systeem meestal in ieder geval de volgende functies:
- Verkopen registreren
- Verkopen afhandelen
- Prijsberekeningen
- Kasbeheer
- Artikelbeheer
- Digitale of papieren bonnen uitgeven
- Retouren en correcties verwerken
- Rapportages en dashboards
- Transactiegeschiedenis
- Boekhoudkoppeling
Daarbovenop bieden POS-systemen aanvullende functies, die vaak meer gericht zijn op de algehele bedrijfsvoering. Deze functies kunnen bij het pakket inbegrepen zitten of als een extra module aangeboden worden. Denk hierbij aan functies gericht op:
- Voorraadbeheer
- Personeelsbeheer
- Klantbeheer
- Reserveringen
- Recepturen
- Personeelsplanning
- Urenregistratie
- Aansturing van stations
- Online bestellingen
- Spaarsystemen
- Vestigingsbeheer
- Cloudbeheer
Welke functies je uiteindelijk nodig hebt, is met name afhankelijk van het doel: ga je het systeem bijvoorbeeld gebruiken voor een horecazaak of retailzaak? Daarnaast zijn er natuurlijk verschillende pakketten beschikbaar tegen uiteenlopende prijzen. Over het algemeen geldt: hoe hoger de kosten, hoe uitgebreider het systeem.
Kassasysteem horeca
Heb je een eigen horecazaak? Dan wil je natuurlijk een kassasysteem dat daarop aansluit. Kassa software voor horeca richt zich op meer dan alleen afrekenen – de software is erop gericht het algehele beheer van jouw horecazaak te vereenvoudigen. Van bestellingen aannemen en reserveringen inzien tot voorraden beheren en tafels managen.
Functies voor horeca kassasysteem
Een goed kassasysteem voor horeca biedt onder meer de onderstaande aspecten, al dan niet als aanvullende module:
- Tafel- en orderbeheer: Denk aan rekeningen splitsen, tafelplattegrond en bestellingen per tafel inzien, meerdere gangen beheren, bestellingen tussen tafels verplaatsen en opstaande tafels en lopende rekeningen inzichtelijk houden.
- Reserveringen: Hierbij draait het onder meer om (online) reserveringen beheren, de bezetting per dag en dagdeel inzien en no-shows verwerken. Een koppeling met de kassa voorkomt daarnaast dubbel werk.
- Rapportages en dashboards: Krijg inzicht in de omzet per dagdeel, de piekuren, de gemiddelde besteding per gast, de populairste gerechten, de gekozen betaalmethodes en de omzet per werknemer.
- Koppeling met keuken- en barschermen (KDS): Deze koppeling verbetert de communicatie tussen de bediening en de keuken/bar. Bestellingen komen automatisch binnen op de schermen van de verschillende stations (zoals keuken en bar) en via de KDS kan de status van gerechten gevolgd worden.
- Betaalintegratie: Een koppeling tussen de kassa software en het pinsysteem zorgt ervoor dat bedragen automatisch doorgestuurd worden van de kassa naar het pinautomaat.
- Voorraad- en receptuurbeheer: Hiermee worden bestellingen automatisch afgeboekt van de voorraad. Het systeem ziet uit welke ingrediënten een gerecht bestaat en boekt deze af. Je krijgt een signaal bij voorraadtekorten en krijgt inzicht in de brutomarge en kostprijsberekening per gerecht.
Naast de bovengenoemde functies is het voor de bediening van belang dat het kassasysteem te bedienen is met handheld apparaten. Zo kunnen zij direct aan de tafel bestellingen aannemen en doorsturen. Dit verkort de doorlooptijd en verkleint de kans op fouten.
Bij grote horecazaken kan het ten slotte interessant zijn om te kiezen voor een kassasysteem dat functionaliteiten biedt voor personeelsbeheer. Je kan hierbij denken aan het bijhouden van de urenregistratie, het opstellen en bijwerken van de roosters en het inzien van de personeelskosten. Hoe minder verschillende systemen je gebruikt, hoe overzichtelijker het werkt immers wordt.
Controleer of de kassa software een directe koppeling heeft met jouw boekhoudsoftware. Zo zorg je ervoor dat alle administratieve gegevens direct correct in de boekhouding verwerkt worden.
Horeca kassasystemen
Op zoek naar de beste kassa software voor horeca? Hieronder geven we een overzicht van een aantal van de bekendste aanbieders van kassa software voor horecazaken.
- Kassasysteem en betaalplatform voor horeca-ondernemers
- Bestellingen opnemen en betalingen verwerken
- Tablet kassasysteem met additionele functies
- Snelle en efficiënte afhandeling aan de kassa
- Stel zelf je kassasysteem samen
- Realtime inzicht in verkopen en voorraad
- Eenvoudig kassasysteem voor sportclubs en verenigingen
- Uitbreidbaar met flexibele integraties en koppelingen
- Realtime inzicht in omzet en verkochte producten
Kassasysteem winkel
Een eigen winkel vraagt om een kassasysteem dat jou ondersteunt bij meer dan alleen het verwerken van verkopen. Je wil een systeem dat werk uit handen neemt. Als je in de retail werkt, betekent dit dat je aankopen niet alleen wil doorvoeren en registreren, maar dat je bijvoorbeeld ook wil dat de kasvoorraad automatisch aangepast wordt en inzicht hebt in de resterende voorraad.
Functies voor kassasysteem retail
Als je een kassasysteem voor jouw winkel uitkiest, is het zaak dat het systeem de juiste functies biedt voor retail. Wie een winkel heeft, haalt het meeste uit software met in ieder geval de onderstaande functies:
- Productbeheer: De voorraad wordt tot in detail bijgehouden. Denk aan het bijhouden van de voorraad per variant, maat of kleur.
- Voorraadbeheer: Aankopen worden automatisch uit de voorraad gehaald, waardoor je altijd realtime inzicht hebt in de beschikbare voorraad.
- Korting en acties: Denk aan het verwerken en correct toepassen van stapelkortingen, lopende acties en eventuele personeelskortingen.
- Retourneringen: Geretourneerde items en omruilingen worden in het systeem verwerkt. Ook kan je hiermee terugbetalingen in de vorm van geld of winkeltegoed correct afhandelen.
- Klantbeheer: Klantgegevens als naam, e-mailadres en aankoopgeschiedenis opslaan. Een loyaliteitsprogramma opzetten en op basis van klantgegevens kortingen kunnen toepassen.
- Webshop-integratie: Heb je naast een fysieke winkel ook een webshop? Dan kan je hiermee de voorraden koppelen, online bestellingen automatisch verwerken, online retourneringen afhandelen en click & collect aanbieden.
- Barcodes scannen: Scan productlabels en krijg direct inzicht in de data, zoals de productgegevens en de voorraad.
- Verkoopanalyses: Krijg inzicht in de omzet per dag en dagdeel, per productgroep en per medewerker.
Welke functies je hiernaast nog meer nodig hebt, hangt af van jouw specifieke wensen en doelen. Heb je bijvoorbeeld personeel in dienst en wil je inzicht hebben in hun verkoopactiviteit? Dan is een kassasysteem met personeelsbeheer een optie. Bepaal daarom goed voor jezelf welke functies je wel of niet nodig hebt.
Kassasysteem detailhandel en retail
Ben je op zoek naar een geschikt kassasysteem voor jouw winkel? In het overzicht hieronder staan een aantal van de bekendste aanbieders van retail kassa software op een rij.
- Gebruiksvriendelijk en eenvoudig afrekensysteem voor retail
- Alles-in-één oplossing voor kassa, voorraad en winkelbeheer
- Geschikt voor groeiende retailers
- Snelle en efficiënte afhandeling aan de kassa
- Stel zelf je kassasysteem samen
- Realtime inzicht in verkopen en voorraad
Veelgestelde vragen
Een goed kassasysteem voor winkels is een systeem waarmee je niet alleen verkopen kan afhandelen, maar waarmee je ook onder meer de voorraad kan inzien, een klantenbestand kan bijhouden, acties en kortingen kan toepassen, retourneringen kan verwerken en een webshop kan koppelen.
Wat het beste kassasysteem is, verschilt per bedrijf. Iedere zaak is immers anders. Vergelijk alle kassa software en vind het beste kassa systeem voor jouw bedrijf.
Een kassasysteem is een combinatie van hardware en software waarmee ondernemers alles rondom de verkoop kunnen regelen. Denk hierbij aan het verwerken van verkooptransacties, het toepassen van kortingen, het automatisch bijwerken van de voorraad, het beheren van reserveringen en meer.
Ja, er zijn kassasystemen waarmee je een webshop en winkel aan elkaar kunt koppelen. Dit biedt op allerlei vlakken gemak. Zo worden de voorraden aan elkaar gelinkt, waardoor je bijvoorbeeld direct een verschil in winkelvoorraad ziet als via de webshop een product is gekocht. Ook biedt de software vaak mogelijkheden tot click & collect en online bestellingen en retouren verwerken.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.