Ondernemers controleren KvK-nummer vaak niet en lopen risico op fraude, waarschuwt KvK
Het controleren van een nieuwe zakenrelatie op een KvK-nummer gebeurt nog lang niet altijd. Veel ondernemers doen dit niet, waardoor zij onnodig risico lopen op fraude, wanbetaling en het aangaan van samenwerkingen met niet-bestaande bedrijven. Dat blijkt uit onderzoek van de Kamer van Koophandel (KvK) onder bijna 750 ondernemers.
Meer dan de helft van de ondernemers (55 procent) geeft aan dat zij geen KvK-check doen bij nieuwe zakenrelaties. Eén op de vijf ondernemers zegt zelfs nieuwe zakelijke partners nauwelijks of helemaal niet te controleren. Terwijl een eenvoudige controle van het KvK-nummer binnen enkele minuten duidelijk maakt of een onderneming daadwerkelijk bestaat en wie er achter het bedrijf zit.
In het Handelsregister van de KvK staan alle bedrijven en organisaties in Nederland verplicht ingeschreven. Het is een openbare basisregistratie met bedrijfsinformatie van elke onderneming, zoals de bedrijfsactiviteiten, vestiging, tekenbevoegdheid, werkzame personen en handelsnaam.
Eenvoudige check, grote impact
Het belang van een basiscontrole wordt vaak onderschat. “Wie geen KvK-check doet, neemt onnodig risico en kan zakendoen met een partij die simpelweg niet bestaat,” zegt Marije Hovestad, directeur Dataverstrekking bij de KvK. De controle via het Handelsregister kan niet alleen fraude voorkomen, maar ook problemen bij betalingen en contractafspraken beperken.
Niet alleen zakelijk, maar ook privé laten ondernemers kansen liggen om risico’s te beperken. Ruim 60 procent heeft het Handelsregister nog nooit geraadpleegd bij privé-aankopen, terwijl juist daar relatief vaak fraude voorkomt, bijvoorbeeld via nepwebshops.
Eén op de zes ondernemers geeft bovendien aan weleens te hebben meegemaakt dat een bedrijf achteraf niet bleek te bestaan bij een privé-aankoop. “Juist bij onbekende webwinkels of leveranciers is een eerste check essentieel. Wie niet nagaat of een bedrijf echt bestaat, maakt zichzelf kwetsbaar,” aldus Hovestad.
Onvoldoende kennis over rol Handelsregister
Uit het onderzoek van de KvK blijkt daarnaast dat veel ondernemers niet goed weten hoe belangrijk een correcte registratie in het Handelsregister is in zakelijke processen. Zo weet 43 procent niet dat verzekeraars deze gegevens gebruiken bij bijvoorbeeld schadeclaims. Ook is bijna een derde zich er niet van bewust dat de gegevens in het Handelsregister juridisch leidend zijn, zelfs wanneer de feitelijke situatie anders is. Dit heet derdenwerking en is vastgelegd in de Handelsregisterwet.
“Banken, gemeenten en verzekeraars vertrouwen op deze gegevens. Als ze niet kloppen, kan dat leiden tot vertraging of problemen bij financiering, vergunningen of schadeafhandeling,” aldus Hovestad.
Advies: standaard controleren en gegevens actueel houden
De KvK adviseert ondernemers om bij iedere nieuwe zakenrelatie standaard een KvK-check uit te voeren. Daarbij gaat het om meer dan het controleren van het KvK-nummer, de handelsnaam, het aders en de SBI-code. Ook moet worden gecontroleerd of een contactpersoon daadwerkelijk tekenbevoegd is. Zo’n controle van een paar minuten kan veel financiële schade en juridische problemen voorkomen.
Daarnaast benadrukt de KvK het belang van actuele bedrijfsgegevens in het Handelsregister. Controleer daarom ook regelmatig je eigen gegevens en geef wijzigingen, zoals een adres of bedrijfsactiviteiten, binnen een week door.
Zo controleer je je gegevens: log in met je DigiD op Mijn KvK en bekijk of je bedrijfsgegevens kloppen. Klopt er iets niet? Dan kun je dit direct aanpassen.