Te veel overleg en administratie kost bedrijven een werkdag per week
Nederlandse werknemers zijn gemiddeld één dag per week kwijt aan taken die zij zelf niet tot hun kerntaken rekenen. Dat blijkt uit onderzoek van De Nederlandsche Bank (DNB). Vooral administratie, overleg en e-mails nemen een groot deel van de werktijd in beslag. Dit heeft gevolgen, niet alleen voor de productiviteit, maar ook voor het werkplezier.
In het onderzoek van DNB is te lezen dat met name in het onderwijs en bij de overheid werknemers druk zijn met taken die niet direct tot hun takenpakket horen. Hoewel deze werkzaamheden vaak nodig zijn voor het functioneren van de organisatie, ervaren werknemers er ook een keerzijde aan: zij houden minder tijd over voor de kern van hun werk.
Lagere productiviteit door randzaken
Wanneer werknemers veel tijd kwijt zijn aan randzaken, kan dit drukken op de productiviteit en werktevredenheid. Werknemers voelen zich minder betrokken bij hun echte werk en de organisatie loopt waardevolle uren mis. Het efficiënt terugdringen van deze niet-kerntaken kan zowel medewerkers als bedrijven direct voordeel opleveren.
Ook ligt verveling op de loer. Volgens arbeidsmarktexpert Arjan Elbers kan dit in extreme gevallen zelfs leiden tot een bore-out. Dat zou de krapte op de arbeidsmarkt alleen maar vergroten. Er zijn al werknemers die bewust kiezen voor een bestaan als zelfstandige, simpelweg om onder de vergaderdruk en administratieve lasten uit te komen, stelt hij.
Schaarste aan personeel vraagt om slimmer werken
Door de vergrijzing zal het aantal werkenden in de komende decennia nauwelijks groeien, zegt DNB. Die schaarste maakt het extra belangrijk om slimmer met werktijd om te gaan. Kunnen werknemers hun tijd beter besteden? Dan kan dat leiden tot productiviteitswinst op bedrijfs- en macro-economisch niveau. Het gaat hierbij niet alleen om meer uren maken, maar om de beschikbare uren effectiever te benutten.
Uit de enquête van De Nederlandsche Bank blijkt dat veel werknemers dit beamen. Zij zien mogelijkheden om hun werkweek anders in te richten. Vooral door minder tijd te besteden aan taken die zij zelf niet als hun kernactiviteiten beschouwen, kunnen zij meer focus en resultaat behalen.
Inefficiëntie in een krappe arbeidsmarkt
Dat een deel van deze werkzaamheden nodig is om organisaties goed te laten functioneren, staat buiten kijf. Maar wanneer medewerkers structureel een vijfde van hun tijd kwijt zijn aan dit soort taken, wijst dat volgens DNB op inefficiëntie. Juist in een krappe arbeidsmarkt is dat een gemiste kans. Bedrijven zoeken vaak naar extra personeel, terwijl er intern nog veel winst te behalen valt door slimmer met tijd om te gaan.
Bij het verlichten van arbeidsmarktkrapte gaat het niet alleen om hoeveel we werken, maar juist ook om hoe productief en effectief de beschikbare uren worden ingezet, aldus De Nederlandsche Bank. Uit het onderzoek van DNB blijkt dat veel werkenden vinden dat zij (te) veel bezig zijn met taken als terugkerende overleggen en registraties. “We houden elkaar te veel bezig met vergaderingen en meetings,” vindt Elbers.
Wat kunnen werkgevers doen?
Opvallend is dat lang niet alle organisaties actief beleid voeren om deze ‘verborgen tijdvreters’ aan te pakken. Werknemers geven juist aan dat dit wel degelijke effecten heeft. De enquête van DNB – uitgevoerd onder ongeveer 1.500 Nederlandse werknemers – laat zien dat het actief terugdringen van tijdrovende verplichtingen kan bijdragen aan een lagere werkdruk, het verlichten van personeelstekorten, het verhogen van het werkplezier en een betere inzet van werkuren.
Volgens de werkenden zelf moeten werkgevers vooral kijken naar minder en korter vergaderen en naar het maken van beter afspraken. Veel overleggen kunnen korter of zelfs helemaal geschrapt worden, aldus Elbers. Ook pleit hij voor het inzetten van AI voor veel repetitieve taken en meer focus. Laat belangrijke beslissingen niet versnipperen over meerdere meetings, maar in één keer goed aanpakken en vervolgens uitvoeren.