Welk bewijs heb je nodig voor het bezoekadres van je bedrijf?
Wie een bedrijf inschrijft in het Handelsregister, moet een bezoekadres opgeven. In sommige situaties vraagt de Kamer van Koophandel (KvK) om bewijs dat je onderneming dit adres daadwerkelijk gebruikt. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer het adres afwijkt van je woonadres.
Het bezoekadres is het adres waar je onderneming gevestigd is. Je voert er bijvoorbeeld werkzaamheden uit, ontvangt klanten of leveranciers of hebt er een werkplek voor jezelf of je medewerkers. Ook medewerkers van de KvK of de Belastingdienst moeten het bedrijf op dit adres kunnen aantreffen voor een eventuele controle. Het is daarom niet voldoende om alleen af en toe een ruimte te huren en dit adres als bezoekadres op te geven.
Verschil bezoekadres, postadres en woonadres
Voor ondernemers is het belangrijk om onderscheid te maken tussen een bezoekadres, postadres en woonadres. Het bezoekadres is het adres waar de onderneming daadwerkelijk gevestigd is en waar de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Een Nederlands adres moet in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) staan en een bezoekadres mag geen postbus zijn.
Heb je voor je onderneming een ander adres nodig om post te ontvangen? Dan kun je naast een bezoekadres ook een postadres registreren. Ook een Nederlands postadres moet in de BAG staan, maar dit hoeft niet hetzelfde adres te zijn als het bezoekadres. Een postbus kan hierbij niet als bezoekadres worden geregistreerd.
Het woonadres is het adres waar de ondernemer of bestuurder volgens de Basisregistratie Personen (BRP) woont. Dit kan hetzelfde adres zijn als het bezoekadres, bijvoorbeeld wanneer je als ondernemer vanuit huis werkt, maar dat hoeft niet.
Wanneer het bezoek- of postadres afwijkt van het woonadres in de BRP, kan de KvK vragen om bewijs dat de onderneming het opgegeven adres daadwerkelijk als bedrijfsadres gebruikt.
Welk bewijs heb je nodig?
Welk document je nodig hebt om het gebruik van een bezoek- of postadres aan te tonen, hangt af van de manier waarop je onderneming van het adres gebruikmaakt.
Hieronder staan de meest voorkomende situaties:
Je onderneming is gevestigd op je eigen woonadres
Als je onderneming op je eigen woonadres is gevestigd en dit adres ook in de BRP staat geregistreerd, is doorgaans geen afzonderlijk bewijs nodig. De KvK kan in bepaalde situaties wel om aanvullende informatie vragen.
Je hebt een bedrijfspand gekocht
Is je onderneming gevestigd in een bedrijfspand dat je zelf hebt gekocht? Dan kun je het gebruik van het adres aantonen met een eigendomsakte of een kopie van de koopovereenkomst. Het adres in het document moet overeenkomen met het bezoekadres dat je bij de KvK opgeeft. Ook moet je onderneming het pand daadwerkelijk gebruiken voor de bedrijfsactiviteiten.
Je onderneming is gevestigd in een huurpand
Gebruik je een bedrijfsruimte die je huurt? Dan kun je het gebruik van het adres aantonen met een kopie van de huurovereenkomst. Hieruit moet blijken dat je onderneming de betreffende bedrijfsruimte mag gebruiken.
Daarnaast controleert de KvK in het kadaster of de verhuurder daadwerkelijk de eigenaar van het pand is. Als dat niet zo is, kan de KvK om aanvullende documentatie vragen.
Je gebruikt een bedrijfsruimte van iemand anders
Maak je gebruik van een bedrijfsruimte die eigendom is van of gehuurd wordt door een andere persoon of onderneming, dan kan een zakelijke gebruiksovereenkomst of toestemmingsverklaring nodig zijn. Hiermee verklaart de eigenaar of hoofdhuurder dat je de ruimte voor je onderneming mag gebruiken.
Je werkt vanuit een bedrijfsverzamelgebouw of flexibele werkplek
Wanneer je onderneming gebruikmaakt van een bedrijfsverzamelgebouw, kantoorverzamelgebouw of flexibele werkplek, kan bijvoorbeeld een zakelijke huur-, gebruikers- of dienstverleningsovereenkomst als bewijs dienen.
Er zijn wel voorwaarden. Het document moet voldoende duidelijk maken dat je onderneming het opgegeven adres daadwerkelijk mag gebruiken. Zo moet je volgens de overeenkomst tijdens de openingstijden toegang hebben tot een werkplek of ruimte waar je een groot deel van je werkzaamheden uitvoert. Een flexplek die je met andere ondernemers deelt, kan hier ook onder vallen.
Een plek die je alleen af en toe gebruikt voor bijvoorbeeld een vergadering of een werkdag is niet voldoende. Je kunt zo’n adres daarom niet zomaar als bezoekadres van je onderneming registreren.
Geen huur- of koopcontract? Gebruik een toestemmingsverklaring
Niet iedere ondernemer heeft een huur-, service- of koopcontract voor het adres waar de onderneming wordt gevestigd. In sommige gevallen kun je dan gebruikmaken van een toestemmingsverklaring.
Een huurder of eigenaar van een woning kan daarin toestemming geven om jouw onderneming op dat adres te vestigen en in het Handelsregister in te schrijven.
Controleer je bedrijfsadres vooraf
Voordat je een adres als bezoekadres opgeeft, is het verstandig om te controleren of de gegevens in de BAG kloppen. Via de BAG Viewer kun je onder meer controleren of de straatnaam, het huisnummer en een eventuele toevoeging juist zijn. Ook de bestemming van het pand is belangrijk. De activiteiten van je onderneming moeten passen bij de bestemming van de locatie.
Klopt er iets niet in de BAG? Dan kun je dit via de BAG Viewer melden. Ook je woonadres moet correct geregistreerd staan in de BRP. Het Handelsregister is hieraan gekoppeld. Staat je woonadres verkeerd of ontbreekt het, dan moet je dit laten aanpassen door je gemeente.
Zorg dat je bewijs op orde is
Voor ondernemers is het belangrijk om bij de inschrijving van een bedrijf niet alleen naar de bedrijfsnaam en activiteiten te kijken. Ook het bezoekadres moet aantoonbaar kloppen. Of je nu een pand koopt, een kantoor huurt, vanuit een bedrijfsverzamelgebouw werkt of een woning als bedrijfsadres gebruikt: zorg dat je de juiste overeenkomst of toestemming kunt overleggen. Daarmee voorkom je vertraging bij de inschrijving in het Handelsregister.