Organogram
Groeit je bedrijf en wordt de organisatiestructuur hierdoor onduidelijker? Of wil je de structuur van je bedrijf onder de loep nemen? Een organogram maken kan dan uitkomst bieden. Een organogram geeft inzicht in de hiërarchische structuur binnen een bedrijf. Je ziet meteen wie bovenaan staat en wie aan wie rapporteert. Op deze pagina leggen we uit hoe je een organogram maakt. Ook kan je hier een gratis voorbeeld organogram downloaden.
Wat is een organogram?
Een organogram is een schematische weergave van de organisatiestructuur binnen een bedrijf. Je ziet hiermee in één oogopslag wat de hiërarchische verhouding is tussen de verschillende afdelingen en werknemers. Je weet wie aan het hoofd staat, welke afdelingen daaronder vallen en welke medewerkers aan wie verantwoording moeten afleggen.
Organigram of organogram?
De termen organogram en organigram betekenen hetzelfde en worden vaak door elkaar gebruikt. Een organogram wordt ook wel een organisatiestructuur of organisatieschema genoemd.
Organogram voorbeeld
Wil je een organogram maken, maar weet je niet goed hoe je dit moet aanpakken? Wij helpen je op weg! Hieronder vind je een voorbeeld organogram in Word. Hiermee kan je eenvoudig en snel je eigen organogram creëren.
Download hier het organogram voorbeeld van Onderneming.nl.
Waarom een organigram maken?
Een organigram maken heeft verscheidene voordelen. Ook ben je soms verplicht een organigram aan te leveren. Hieronder bespreken we de belangrijkste redenen om een organigram te maken.
-
Banken kunnen erom vragen
In het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) doen banken onderzoek naar hun klanten. Soms vragen banken daarom aan om een organogram, om inzicht te krijgen in de organisatie. Je bent dan verplicht deze aan te leveren.
-
Onderdeel van een businessplan
Je bent niet wettelijk verplicht een organogram te maken, maar het is wel een verplicht onderdeel van een businessplan. Wanneer je een zakelijke financiering wil aanvragen, wordt er vaak om een ondernemingsplan gevraagd. Je zal hiervoor dan een organigram moeten opstellen.
-
Inzicht in de organisatie
Voor huidige en nieuwe medewerkers geeft een organogram inzicht in welke afdelingen het bedrijf heeft, welke functies hieronder vallen en welke verantwoordelijkheden hierbij horen. Nieuwe werknemers zijn zo meteen op de hoogte van de werkwijze en structuur van de organisatie, waardoor ze beter weten waar ze aan toe zijn.
-
Betere interne communicatie
Door middel van een organogram weet iedereen aan wie ze moeten rapporten en bij wie ze terechtkunnen met vragen. Hierdoor verbetert de interne communicatie.
-
Helpt bij organisatorische besluiten
Wanneer het tijd is om veranderingen door te voeren in de bedrijfsstructuur, biedt een organogram het inzicht om dit te doen. Het doorvoeren van herstructureringen of het aanstellen van nieuwe posities wordt zo eenvoudiger. Ook bij besluitvormingsprocessen over het toewijzen van budgetten, tijd of andere middelen biedt een organogram ondersteuning, doordat je zo snel kan zien welke afdelingen en teams de middelen nodig hebben.
Soorten organogrammen
Er zijn drie soorten organigrammen te onderscheiden: hiërarchisch organigram, vlak organigram en matrixorganigram. De soort die je kiest, hangt af van de structuur die de onderneming aanhoudt.
Hiërarchisch organogram
Het hiërarchisch organogram is de meest klassieke vorm en ziet er meestal uit als een piramide. Je leest dit organogram van boven naar beneden. Bovenaan het organogram staat wie aan het hoofd van de organisatie staat, daaronder de afdelingen en werknemers die daarna het meest het gezag hebben en ga zo maar door.
Vlak organogram
Een vlak organogram, ook wel een horizontaal organogram genoemd, heeft geen verticale schemavorm maar een horizontale schemavorm. Het organigram bestaat vaak uit slechts twee niveaus: het bovenste niveau wordt gevormd door de leidinggevenden en de onderste door de werknemers.
Een horizontaal organigram kenmerkt zich door interne structuur van de organisatie: afdelingen en medewerkers staan niet hiërarchisch boven elkaar maar naast elkaar. Vaak zijn de medewerkers nauw betrokken bij de organisatie en hebben ze meer verantwoordelijkheden dan binnen een traditionele organisatie.
Matrixorganogram
Je gebruikt een matrixorganogram als medewerkers van de ene afdeling samenwerken met andere afdelingen en/of als medewerkers rapporteren aan meerdere leidinggevenden. Bij deze structuur vallen medewerkers onder meerdere afdelingen en projecten. Dit is een matrixorganisatie. Je geeft dit schematisch weer door de structuur in raster te verwerken.
Organogram maken in 7 stappen
Je weet nu wat de voordelen van een organogram zijn en welke soorten er zijn. Maar hoe maak je een organogram? Wij leggen het uit aan de hand van een stappenplan.
Tip: maak eerst een schets op papier voordat je een definitieve versie maakt.
-
Allereest is het zaak dat je alle benodigde informatie bij de hand hebt. Maak een overzicht van de namen van alle medewerkers, hun functietitels en de afdelingen waaronder zij vallen. Zoek ook uit hoe de afdelingen en medewerkers zich tot elkaar verhouden. Deze informatie vormt het startpunt voor het organogram.
-
Een organigram maken kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld in Word, Excel of PowerPoint. Of met een online tool als Canva, SmartDraw of Visme. Je maakt een organogram in de basis met ieder programma op dezelfde manier. De keuze voor een tool hangt dan ook het meest af van jouw persoonlijke voorkeur. Hoe wil je dat het organogram eruitziet? En welke tool vindt je het fijnst?
-
Bovenaan of aan het begin van het organogram zet je iedereen die aan het hoofd van het bedrijf staat. Je begint met de eventuele aandeelhouders en Raad van Commissarissen (RvC). Daarna volgen de CEO, CFO, algemeen directeur en/of financieel directeur. Zet deze personen op hiërarchische volgorde, zodat er een duidelijk beeld ontstaat van de rangorde binnen de organisatie.
-
Als een bedrijf meerdere afdelingen heeft, is het zaak om deze toe te wijzen aan de directieleden die hierover gaan. Deze directieleden staan hierboven in het organigram. Zo wordt meteen inzichtelijk welk directielid de verantwoordelijkheid draagt voor welke afdeling.
-
Vervolgens zet je per afdeling in het organogram wie de leidinggevenden of managers zijn. Zij staan aan het hoofd van de afdeling. Vergeet niet hun volledige naam en functietitel te noteren.
-
Wijs alle werknemers toe aan de leidinggevenden en managers onder wie ze vallen. Noteer wederom weer hun naam en functietitel. Staan bepaalde medewerkers binnen de afdeling boven andere? Zorg dan dat de namen op de juiste volgorde staan.
-
Binnen een organisatie staan afdelingen niet volledig los van elkaar. Om weer te geven welke afdelingen en werknemers direct met elkaar communiceren, trek je lijntjes tussen de betreffende vakken in het organigram. Zo maak je duidelijk welke teams met elkaar samenwerken.
Veelgestelde vragen
Een organogram, ook wel organigram genoemd, geeft de hiërarchische structuur van een bedrijf weer door middel van een schematische weergave. Je ziet wie bovenaan staat en welke verschillende afdelingen en werknemers daaronder vallen, en wie daar weer onder vallen. Deze visuele weergave laat zien wie aan welke personen en afdelingen verantwoording moet afleggen.
Een organogram maken begint met het verzamelen van alle benodigde informatie over de afdelingen, werknemers en functies. Die informatie verwerk je vervolgens in het organogram. Eerst zet je van alle aandeelhouders de namen centraal bovenaan, met daaronder de directeuren, CEO en/of CFO. Daarna volgt een overzicht van alle afdelingen en de leidinggevenden die hierover gaan. Daarna wijs je alle werknemers toe aan de persoon onder wie ze vallen. Ten slotte kan je lijnen trekken tussen de afdelingen en teams die onderling met elkaar samenwerken.
Een organogram is een schematische voorstelling van de organisatiestructuur binnen een bedrijf. Hierin toon je wie aan het hoofd van het bedrijf staat, wie onder welke leidinggevenden en afdelingen vallen en wie aan wie rapporteert. Ook zie je hierin welke afdelingen en werknemers met elkaar samenwerken. Kortom: een organigram geeft weer hoe een organisatie hiërarchisch te werk gaat.
Een organigram kun je met verschillende tools maken. Denk bijvoorbeeld aan Word, Excel of PowerPoint. Hierin vind je verscheidene handige functies om snel en eenvoudig een goed organigram te creëren. Maar je kan ook kiezen voor een online tool als Canva, Visme of SmartDraw, die vaak meer mogelijkheden bieden om het organigram vorm te geven. De keuze is aan jou!
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.