Home » Personeel » Thuiswerkbeleid

Thuiswerkbeleid

Thuiswerken is inmiddels onderdeel geworden van de werkcultuur. Maar aan thuiswerken zijn allerlei regels verbonden. Zo hebben werknemers bijvoorbeeld recht op een goed ingerichte werkplek en geldt de Arbowet ook bij een werkplek thuis. Om hier duidelijkheid over te krijgen voor jezelf en voor jouw medewerkers is het verstandig om een thuiswerkbeleid op te stellen.

Wat is thuiswerken?

Bij thuiswerken werken werknemers deels of helemaal thuis. Meestal is het zo dat ze een deel van de week thuis werken en een deel van de week op kantoor. Dit wordt ook wel hybride werken genoemd. Het kan ook zo zijn dat werknemers nooit op kantoor werken en dus al hun werk vanuit huis doen. Dat wordt remote werken of telewerken genoemd. 

De overheid is een voorstander van thuiswerken en moedigt het aan. Zo heeft thuiswerken veel voordelen, zoals minder reiskosten en minder reistijd. Bovendien is er onder thuiswerkers minder ziekteverzuim.

Wat is een thuiswerkbeleid?

Als je medewerkers thuiswerken is het verstandig om dit goed te regelen. Dat kan in een thuiswerkbeleid of een hybride werken beleid. Dit is een document met een aantal regels en richtlijnen over het thuiswerken en wat je van je werknemers verwacht, maar ook wat ze van jou als werkgever kunnen verwachten. Denk hierbij onder meer aan de volgende zaken:

• Onder welke voorwaarden moeten mensen thuis aan het werk?
• Wanneer en op welke manier moeten je medewerkers bereikbaar zijn?
• Wat hebben ze nodig voor een optimale werkplek?

Zorg ervoor dat de afspraken die je hebt gemaakt ook voldoen aan de wettelijke regels, dan heb je alles op de juiste manier vastgelegd. Luister als werkgever ook naar de behoeften en wensen van je werknemers en laat hen het voorlopige thuiswerkbeleid vooraf inzien. Zo voorkom je dat je werknemers tegen bepaalde punten aanlopen, waar makkelijk nog een oplossing voor te vinden is. 

Wat staat in een thuiswerkbeleid?

In een thuiswerkbeleid worden standaard een aantal verschillende punten opgenomen. We bespreken de belangrijkste zaken hieronder.

Spreek af hoeveel uren je medewerkers thuis mogen werken en hoeveel uur ze verplicht op kantoor moeten zijn. Spreek ook af hoeveel uren een werknemer per dag moet maken. Houd je daarbij natuurlijk wel aan de Arbeidstijdenwet, die geldt ook bij thuiswerken. 

Daarnaast is het verstandig om afspraken te maken over de aanwezigheid bij bijvoorbeeld vergaderingen. Het is namelijk niet altijd handig dat een deel van de deelnemers in de vergaderzaal zit en de anderen via een videocall vanuit huis deelnemen. Hierover kunnen leidinggevenden geregeld contact met hun team hebben. Deze afspraken kun je meenemen in je hybride thuiswerkbeleid.

Er zijn verschillende vormen van hybride werken. Zo kun je ervoor kiezen dat alle medewerkers op een bepaald moment tegelijk op kantoor moeten zijn, maar niet de hele werktijd. Een andere optie is om de bezetting op te splitsen. Dit kan je doen door de kantoortijd over twee groepen te verdelen, maar je kunt ook kijken naar een bezetting op basis van activiteit. In dat geval komen werknemers bijvoorbeeld voor vergaderingen naar kantoor, maar mogen ze eigen computerwerk vanuit huis werken.

Ook is het een optie om te kijken naar wie er door zijn werkzaamheden aanwezig moet zijn. Stel dat een team veel samen moet werken of moet overleggen, dan is het handiger dat zij meer kantoortijd hebben dan een team dat veel individuele werkzaamheden kan uitvoeren. Tot slot kun je er ook voor kiezen om je personeel zelf te laten kiezen wat ze willen. Welke vorm je ook kiest, leg dit in ieder geval duidelijk vast in je thuiswerkbeleid. 

Voor het thuiswerken bestaan verschillende vergoedingen. In je thuiswerkbeleid schrijf je de afspraken die hierover binnen jouw bedrijf gelden. Zo kun je afspraken maken over een thuiswerkvergoeding of een thuiswerkbudget. Gebruikt je medewerker bijvoorbeeld zijn eigen computer? Ook hier kun je een vergoeding voor geven. 

Ook bij het thuiswerken moet je als werkgever zorgen voor een gezonde en veilige werkplek en veilige arbeidsomstandigheden voor je werknemers. Ook moet een werkplek aan de persoonlijke eigenschappen van een werknemer worden aangepast. Je werknemer mag dus niet zomaar aan de keukentafel gaan zitten. In het Arbeidsomstandighedenbesluit (Arbobesluit) is namelijk opgenomen dat een thuiswerkplek moet voldoen aan de ergonomische beginselen. Dit regelt onder andere dat het beeldscherm goed afgesteld staat, mensen bij het gebruik van een laptop een extra toetsenbord en muis kunnen gebruiken en dat de stoel goed ingesteld kan worden. 

In je thuiswerkbeleid kun je opnemen dat er eventueel gecheckt wordt of de thuiswerkplek op de juiste manier is ingericht. 

Maak in je thuiswerkbeleid afspraken over de bereikbaarheid van je personeel. Op welke manier moet je werknemer bereikbaar zijn, bijvoorbeeld via de chat, mails en telefoon? Denk ook na over wat een redelijke reactietermijn is, zodat collega’s niet te lang moeten wachten op een antwoord en daardoor niet verder kunnen met hun werk. Zeker in het geval van samenwerking is dit belangrijk, anders komt het werk immers niet af. Bovendien is duidelijkheid belangrijk om irritaties bij je werknemers te voorkomen. Iedereen weet hiermee waar hij aan toe is en wanneer ze een reactie van een collega kunnen verwachten. 

Denk bij dit onderdeel van je thuiswerkbeleid ook na over de werktijden van je personeel. Is het nodig dat iedereen op hetzelfde tijdstip aanwezig is of zijn flexibele werktijden mogelijk? Zeker in het laatste geval is het erg belangrijk om duidelijke afspraken over bereikbaarheid te hebben. 

Wordt er binnen jouw bedrijf met vertrouwelijke gegevens gewerkt? Dan moet je rekening houden met het risico dat de beveiliging van je werknemer thuis misschien minder goed op orde is dan op het werk zelf. Maak daarom in het thuiswerkbeleid afspraken over hoe de werknemers veilig met deze vertrouwelijke gegevens om moeten gaan. 

Bij het maken van je thuiswerkbeleid zijn er ook nog een aantal zaken waar je duidelijkheid over moet hebben om het thuiswerken goed geregeld te hebben. Stel dat je medewerker zich niet aan het thuiswerkbeleid houdt, wat zijn daar de gevolgen van? Ook moet je kijken of er omstandigheden zijn waarin de afspraken over het thuiswerken worden ingetrokken. Een werknemer mag volgens de Wet flexibel werken (Wfw) een schriftelijk verzoek indienen om thuis te werken. Neem ook in je thuiswerkbeleid op hoe hij dit kan doen.

De wet en thuiswerken 

Als je werknemers thuiswerken, heb je te maken met regels en wetten. Op dit moment bestaat er nog geen aparte wet voor thuiswerken, maar er zijn wel allerlei wetten waar je mee te maken krijgt. De meesten zullen niet nieuw zijn, maar bij het thuiswerken moet je soms net even aan andere zaken denken.

In Nederland geldt sinds 2016 de Wet flexibel werken. In deze wet staat beschreven dat een werknemer een verzoek mag indienen om thuis te werken. Hiervoor moet hij wel:

• Minstens een half jaar in dienst zijn op het moment dat de datum voor het thuiswerken ingaat;
• Het verzoek om te mogen thuiswerken twee maanden van tevoren schriftelijk indienen;
• Het verzoek niet vaker dan één keer per jaar indienen, tenzij er onvoorziene omstandigheden zijn.

Je kunt in je thuiswerkbeleid opnemen hoe je werknemers verzoeken in kunnen dienen. Als een werknemer een verzoek indient, mag je dat niet zomaar weigeren en moet je het serieus overwegen. Alleen als er zwaarwegende bedrijfsbelangen spelen waardoor de werknemer per se op de locatie aanwezig moet zijn, kun je een verzoek wijzigen. 

Ook bij het thuiswerken heb je te maken met de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). Volgens de Arbowet is een werkgever verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek voor zijn werknemers. Dit geldt dus ook voor de thuiswerkplek. Deze zorgplicht houdt praktisch in dat de werknemer verplicht is om voor een ergonomische werkplek te zorgen. Hierbij moet je denken aan: 

• Een goede bureaustoel
• Een verstelbaar bureau of een zit-stabureau
• Een goed beeldscherm
• Een ergonomisch toetsenbord 
• Goede verlichting

Als werkgever ben je dus verantwoordelijk voor de werkplek van je werknemer, ook als deze thuis is. Daarom moet je ook goede afspraken maken met je personeel over de ergonomische thuiswerkplek. Neem in je thuiswerkbeleid op welke ergonomische apparatuur door je bedrijf wordt verstrekt en hoe werknemers klachten kunnen melden. 

Ook de arbeidstijdenwet geldt gewoon tijdens het thuiswerken. In deze wet staan de maximale werktijden, de verplichte rusttijden en pauzes. Voor je hybride werken beleid kun je bijvoorbeeld kijken naar een systeem dat de werkuren en rusttijden bijhoudt. 

Volgens de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) moeten persoonsgegevens beschermd worden. Ook bij thuiswerken moet je er voor zorgen dat bijvoorbeeld persoonsgegevens of bedrijfsgegevens beschermd zijn. Stel daarom duidelijke regels op over de bescherming van gegevens en over beveiligingsmaatregelen en neem die ook op in je thuiswerkbeleid. Je kunt ervoor kiezen om je personeel trainingen over dit onderwerp te laten volgen zodat ze veilig hybride werken. 

Als je bedrijf een ondernemingsraad heeft, is het een goed idee om die om advies te vragen als je je thuiswerkbeleid gaat opstellen. Omdat het gaat over arbeidsomstandigheden, de werkplek en wijzigingen in bestaande arbeidsovereenkomsten, moeten zij instemmen met het beleid. Door ze vooraf mee te nemen, kun je eventuele problemen al tackelen. 

Het Arbobesluit is de uitgewerkte versie van de Arbowet. In dit besluit staan alle regels rondom de Arbowet waar werkgevers en werknemers zich aan moeten houden. Het gaat bijvoorbeeld om regels over beeldschermwerk en de inrichting van de werkplek. Omdat dit dus ook geldt voor de thuiswerkplek, kun je dit meenemen in je thuiswerkbeleid. Daarnaast kun je werknemers actief instrueren. 

Financiën en thuiswerken

Als een werknemer thuis werkt, maakt hij ook extra kosten. Denk bijvoorbeeld aan stookkosten omdat de verwarming aan moet, koffie of thee, stroom en internet en wc-papier. Ook heeft hij misschien een werkplek ingericht of zijn er aanpassingen nodig om de werkplek aan de regels van de Arbowet te laten voldoen. Hiervoor zijn verschillende vergoedingen mogelijk.

Thuiswerkvergoeding

De thuiswerkvergoeding is in het leven geroepen om extra kosten te compenseren die je werknemer maakt omdat hij thuiswerkt. Denk hierbij aan de extra koffie, stookkosten en het wc-papier. De thuiswerkvergoeding is dus bedoeld voor de extra koffie en het extra wc-papier dat de werknemer gebruikt. 

Je mag zelf weten hoe hoog je thuiswerkvergoeding is, maar neem deze op in je thuiswerkbeleid. Als je in 2025 niet meer dan € 2,40 betaalt is de vergoeding onbelast. Een thuiswerkvergoeding is niet verplicht, tenzij die in de CAO is vastgelegd. Ondanks dat het niet verplicht is, geven veel werkgevers wel een vergoeding. Ook over de hoogte van de thuiswerkvergoeding kunnen afspraken in de CAO staan. Je moet je dan aan de afspraken die in de CAO staan houden. 

Thuiswerkplekvergoeding

Naast de thuiswerkvergoeding is er ook nog een thuiswerkplekvergoeding, een eenmalige vergoeding voor het inrichten van de thuiswerkplek. Omdat je dus moet voldoen aan de Arbowet en je werknemers veilig moeten kunnen werken, is dit een onderdeel dat je zeker moet opnemen in je thuiswerkbeleid. 

Als werkgever kun je deze kosten via de werkkostenregeling (WKR) voor een groot deel onbelast vergoeden. De vrije ruimte ligt in 2025 op 2,0% voor een loonsom tot € 400.000. Ligt het fiscale loon hoger dan € 400.000? Dan is de vrije ruimte 1,18%. 

Veelgestelde vragen