Sinds de coronapandemie is het thuiswerken niet meer weg te denken uit ons werkzame leven. Veel bedrijven zien er de voordelen van in omdat het kostenbesparend kan zijn, maar voor een thuiswerker kan het behoorlijk in de papieren lopen. Om je werknemers tegemoet te komen kun je ze met een thuiswerkvergoeding compenseren. Op deze pagina lees je alles over de vergoeding voor thuiswerken en de regels waar je mee te maken krijgt.
Thuiswerken wordt ook wel hybride werken genoemd. In de meeste gevallen werken je werknemers een aantal dagen per week thuis en een aantal dagen per week op kantoor. Werkgevers hebben meerdere redenen om voor thuiswerken te kiezen, bijvoorbeeld omdat werknemers thuis productiever zijn, maar ook lagere kosten omdat er minder kantoorruimte nodig is kan een reden zijn.
Er zijn verschillende vormen van thuiswerken. De meeste werknemers kiezen voor hybride werken, waarbij de werknemer dus deels op kantoor werkt en deels op zijn thuiswerkplek. Het kan ook zo zijn dat de werknemer volledig werkt vanaf zijn thuiswerkplek. Dat wordt telewerken of remote werken genoemd.
Een medewerker heeft geen wettelijk recht op thuiswerken, maar via de Wet flexibel werken (Wfw) kan een werknemer wel verzoeken om thuis te werken. Als werkgever mag je dit verzoek niet zomaar weigeren, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen spelen waardoor de werknemer per se op locatie aanwezig moet zijn.
Bij werken vanuit huis maakt een werknemer vaak meer kosten, die hij niet zou maken als hij op kantoor werkt. Denk hierbij aan de verwarming die aan moet, stroom dat gebruikt wordt voor een laptop en beeldscherm, koffie of thee en bijvoorbeeld wc-papier. Volgens berekeningen van het Nibud, kost het thuiswerken per dag zo’n € 3,00 aan hogere kosten.
Om de thuiswerker niet met meer kosten op te zadelen, kun je hem tegemoetkomen. Sinds 2022 is daarom de thuiswerkvergoeding in het leven geroepen, zodat werkgevers deze kosten vergoeden. Hoewel de thuiswerkvergoeding niet verplicht is, keren veel werkgevers deze vergoeding voor thuiswerken wel uit aan hun personeel.
De fiscaal aftrekbare thuiswerkvergoeding 2025 is € 2,40 per dag
Nee, een thuiswerkvergoeding is in principe niet verplicht, maar veel werkgevers vergoeden die wel. Toch kan het zijn dat je wel verplicht wordt om je personeel een vergoeding voor thuiswerken te betalen. Dat kan zo zijn als die in de cao staat. Als werkgever moet je je aan de cao houden, dus zal je hier aan mee moeten werken. Hoewel het dus niet verplicht is, heeft de vergoeding wel voordelen, namelijk:
Hoe hoog de thuiswerkvergoeding is die je aan je personeel uitbetaalt, bepaal je zelf. Er is geen verplichte minimum thuiswerkvergoeding of maximale thuiswerkvergoeding. Wel is de thuiswerkvergoeding tot een bepaald bedrag fiscaal aftrekbaar. De onbelaste thuiswerkvergoeding 2024 was € 2,35 per dag. De onbelaste thuiswerkvergoeding 2025 is iets hoger en komt uit op € 2,40 per dag.
Veel werkgevers houden deze onbelaste vergoeding aan, maar je mag dus ook meer of minder uitbetalen aan je medewerkers. Er is echter wel een uitzondering. Als er een hoger bedrag in de cao is vastgelegd, moet je je daaraan houden en die vergoeding betalen.
Als je hebt besloten om je personeel een thuiswerkvergoeding te betalen zijn er twee opties. Je kunt een vaste vergoeding toekennen en je kunt kiezen om die flexibel te houden. In beide gevallen moet je wel afspraken maken over hoe de regeling uitpakt.
Je kunt kiezen voor een thuiswerkvergoeding per dag dat de werknemer thuis werkt. Dit heeft een behoorlijke impact op je administratie. Per medewerker moeten de thuiswerkdagen dan bijgehouden worden en het bedrag dat hij ontvangt verschilt per maand. Deze manier van uitbetalen is vooral geschikt voor medewerkers die wisselen tussen thuis of op kantoor aanwezig zijn. Je moet dus duidelijk afspraken maken wanneer iemand naar de werklocatie reist en wanneer niet.
Makkelijker is de vaste thuiswerkvergoeding. In dat geval kies je ervoor om wekelijks of maandelijks een vaste vergoeding te betalen op basis van het verwachte aantal thuiswerkdagen in plaats van een thuiswerkvergoeding per dag. Hier kies je voor als je werknemer een vast aantal dagen thuis zijn werkzaamheden uitvoert. Je hoeft hiervoor dus niet bij te houden of je medewerker op kantoor of op zijn thuiswerkplek zit.
Om de vaste vergoeding voor thuiswerken te berekenen, kun je gebruikmaken van de 128/214-dagenregeling voor werknemers die thuiswerken. Het voordeel is dat je dan ook een vaste vergoeding voor kilometers kunt berekenen.
Bij het uitkeren van een thuiswerkvergoeding moet je nog ergens rekening mee houden. Als je je werknemer zowel een vaste reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding geeft op dezelfde dag, kan dit niet allebei onbelast. Je mag als werkgever zelf kiezen welke van de twee vergoedingen je kiest: de onbelaste reiskostenvergoeding of de onbelaste thuiswerkvergoeding.
Dit geldt voor werknemers die bijvoorbeeld een halve dag thuis werken en een halve dag op kantoor zijn. Als je medewerker thuis werkt en daarna bijvoorbeeld naar een zakelijke afspraak gaat, mag hij hiervoor wel betaald worden. De keuze tussen de onbelaste thuiswerkvergoeding en onbelaste reiskostenvergoeding geldt alleen voor de reiskosten woon-werkverkeer.
Als je werknemers thuis werken hebben ze niet alleen te maken met meer kosten voor bijvoorbeeld de verwarming, koffie, thee en elektriciteit. Ook zal de werklocatie in huis moeten voldoen aan een aantal eisen, omdat een werknemer op een veilige manier moet werken. Ook moet je als werkgever je aan de Arbowet houden en moet je zaken zoals een verstelbare bureaustoel, bureau en een beeldscherm vergoeden. Ook met de kosten voor de inrichting van het kantoor moet je rekening houden, want een werkgever hoeft die niet uit eigen middelen te betalen.
Om deze voorzieningen voor een veilige werkplek te betalen, kun je een vergoeding geven voor de thuiswerkplek. Ook die kan je verrekenen met de belasting via de werkkostenregeling (WKR). Via de werkkostenregeling kun je zo’n vergoeding voor een groot deel van de belasting aftrekken.
Om je zaken als werkgever goed te regelen, is het verstandig om alle afspraken over het thuiswerken en de thuiswerkvergoeding goed vast te leggen. Afspraken vastleggen kan in het thuiswerkbeleid. In een thuiswerkbeleid staan richtlijnen, regels en verplichtingen waar zowel de werkgever als de werknemers mee te maken hebben bij het thuiswerken.
Nee, tenzij die in de cao is opgenomen. Als daar staat dat een thuiswerkvergoeding van toepassing is, moet je je als werkgever daaraan houden. Maar ook als je geen vergoeding hoeft te geven, geven veel werkgevers die toch wel. Je zorgt zo namelijk voor tevreden personeel en maakt jezelf een aantrekkelijke werkgever.
Ook voor de thuiswerkvergoeding is niet wettelijk bepaald hoeveel iemand moet krijgen. Het is aan de werkgever om te bepalen of en hoeveel vergoeding hij betaalt, tenzij in de cao andere afspraken van toepassing zijn. Dan moet de werkgever zich hieraan houden.
Bij veel werkgevers ligt de vergoeding voor werknemers die vanuit huis werken op of onder de € 2,40 euro als vaste vergoeding. Dit is omdat er tot dit bedrag sprake is van een belastingvrije thuiswerkvergoeding.
Het Nibud heeft berekend dat de kosten voor de dagen waarop een personeelslid niet naar je locatie afreist behoorlijk oplopen. Volgens het instituut is een werknemer per thuisgewerkte dag € 3,00 aan extra kosten kwijt.
In 2025 wordt € 2,40 aan belastingvrije vergoeding gerekend. Daarbij moet je er rekening mee houden dat je de thuiswerkvergoeding kunt wegstrepen tegen de onbelaste reiskosten. Een vergoeding tussen de € 2,40 en € 3,00 is daarom een redelijk bedrag om te vergoeden.
De thuiswerkvergoeding 2024 lag op € 2,35 per dag.