Planning software
Als ondernemer ben je met van alles tegelijk bezig: afspraken, opdrachten en projecten lopen continu door elkaar heen. Raak je soms het overzicht kwijt? Dan biedt planning software de oplossing. Hiermee houd je grip op je agenda en takenlijst. Op deze pagina gaan we in op de functies van planning software en vergelijk je de bekendste aanbieders.
Wat is planningssoftware?
Planning software is een digitale oplossing waarmee je alles rondom je bedrijf kan plannen: van werkzaamheden, afspraken en projecten tot medewerkers en middelen. Waar veel ondernemers beginnen met een Excel-bestand of een papieren agenda, biedt een professioneel planning programma veel meer overzicht en automatisering.
Met een planning tool zie je in één oogopslag welke werkzaamheden en afspraken voor die dag gepland staan, welke taken nog openstaan en wie beschikbaar is. Hierdoor voorkom je fouten, vergeet je niets en kan je sneller inspelen op veranderingen.
Voor zelfstandig ondernemers is planning software handig om opdrachten overzichtelijk te organiseren. Voor bedrijven met personeel helpt planningssoftware om personeel, projecten en werkzaamheden efficiënt te verdelen.
Waarom planning software gebruiken?
Voor veel ondernemers komt er een moment dat plannen ingewikkeld wordt. Naarmate je bedrijf groeit, komen er meer klanten binnen, heb je meer opdrachten tegelijkertijd lopen en werk je misschien samen met andere ondernemers of neem je personeel aan. Waar je alles eerst nog met een simpele agenda kon organiseren, wordt het nu steeds lastiger om overzicht te houden.
Een planning tool kan dan de oplossing bieden. Een goed planningsprogramma zorgt er namelijk voor dat je minder tijd kwijt bent aan organiseren en meer tijd overhoudt voor je klanten en werkzaamheden.
De voordelen van een planningsprogramma zijn onder meer:
- Je hebt altijd een actueel overzicht van je afspraken, deadlines en werkzaamheden;
- De kans op dubbele afspraken is een stuk kleiner;
- Nieuwe opdrachten kunnen sneller gepland worden;
- Je voert eenvoudig wijzigingen door in de planning;
- De samenwerking met collega’s of freelancers verloopt beter;
- De administratie kost minder tijd en moeite;
- Heb je personeel in dienst? Dan heb je meer inzicht in de bezetting.
Al met al zorgt planningssoftware er dus voor dat je efficiënter kan werken en voorkomt het dat belangrijke afspraken of deadlines over het hoofd worden gezien.
Wat kan je met een planningsprogramma?
Met een goed planningsprogramma is een stuk meer mogelijk dan met een simpele agenda. Wat je er precies mee kan, verschilt per aanbieder.
Met een planning tool kan je onder andere:
- Opdrachten inplannen;
- Deadlines inzien;
- Projecten beheren;
- Klanten aan afspraken koppelen;
- Locaties plannen;
- Uren registreren;
- Werknemers inroosteren;
- Taken verdelen;
- Verlof verwerken;
- Notificaties versturen.
De meeste planning tools werken bovendien in de cloud. Dit houdt in dat je overal en altijd, via je laptop, tablet of mobiele telefoon, toegang hebt tot de actuele planning. Dit is handig voor iedere ondernemer die weleens op pad is of vaak op locatie werkt.
Welke functies bevat een planning tool?
Er is van alles mogelijk met planningssoftware en niet iedere ondernemer heeft dezelfde wensen. Het aanbod varieert daarom sterk. Toch zijn er een aantal functies die vrijwel iedere aanbieder heeft.
-
Agenda en planning
De basis van een planningsprogramma is de agenda. In de centrale agenda staan alle opdrachten, afspraken en werkzaamheden overzichtelijk weergegeven. Zo zie je meteen wat je te doen staat.
Klantbeheer
Veel planningsprogramma’s maken het mogelijk om een klantenbestand bij te houden. Hiermee kan je afspraken en werkzaamheden koppelen aan klanten. Je ziet dan direct wat bij welke klant hoort.
Projectbeheer
Met projectbeheer kan je projecten aanmaken en beheren. Zo is het vaak mogelijk om projecten op te delen in fases en taken en afspraken aan projecten te koppelen. Ook zijn er tools waarmee je budgetten voor projecten kan bewaken.
Urenregistratie
Een planningsprogramma biedt vaak mogelijkheden voor urenregistratie. Dit houdt in dat je je gewerkte uren in het programma kan bijhouden. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook fouten.
Personeelsplanning
Heb je personeel in dienst? Dan kan je met een planning tool vaak eenvoudig diensten van werknemers plannen, de beschikbaarheid van je personeel bekijken en wijzigingen doorvoeren.
Mobiele app
Een mobiele app maakt het mogelijk om overal en altijd je afspraken en takenlijst in te zien. Dit is niet alleen handig voor ondernemers zelf, maar ook voor hun werknemers. Zo is iedereen immers altijd op de hoogte van wat er te doen staat.
Koppelingen
Ondernemers werken vaak met allerlei verschillende soorten tools. Om alles georganiseerd te houden, bieden veel programma’s hierom koppelingen met andere software. Denk aan een boekhoudprogramma, salarissoftware, factuurprogramma of urenregistratie software. Hierdoor hoef je gegevens niet dubbel te verwerken, maar ben je in één keer klaar.
Rapportages en dashboard
Het dashboard van de software geeft vaak in één overzicht informatie weer over de planning, openstaande taken en meer. Aan de hand van rapportages krijg je daarnaast inzicht in zaken als de voortgang van projecten, de bezetting en het aantal gewerkte uren.
Planning software vergelijken
Er zijn talloze aanbieders van planning software en bijna alle aanbieders bieden meerdere pakketten aan. Bovendien zit de functionaliteit voor het maken van planningen vaak bij grotere softwarepakketten inbegrepen. Weet je niet goed waar je moet beginnen? Hieronder geven we een overzicht van bekende planning software voor bedrijven.
- Geschikt voor alle ondernemers
- Projecten, doelen en middelen beheren
- Workflows en automatisering
- Alles-in-één platform
- Resources en portfolio’s beheren
- Taak- en projectmanagement
- Nooit meer het overzicht verliezen
- Werken vanuit persoonlijke borden
- Zelf aangepaste rapporten maken
- Eén platform om alle workflows te stroomlijnen
- Deadlines visualiseren en projecten plannen
- Gemakkelijk samen aan taken werken
- Totaaloplossing voor bedrijven
- Meer efficiëntie in plannen
- Inzicht in de beschikbaarheid
Hoe kies je de beste planning software?
Gezien het aanbod groot is, zie je al gauw door de bomen het bos niet meer. Hoe kies je dan de beste tool? Hoe weet je welk programma het meest geschikt is voor jouw bedrijf? Een goede vergelijking maken is in dit geval essentieel.
Bij het vergelijken van planning software is het van belang dat je in ieder geval op de volgende zaken let:
- Wat is de prijs per maand? Hoeveel betaal je per gebruiker?
- Hoe is het gebruiksgemak? Is de software eenvoudig te gebruiken? Kan iedereen er zo mee uit de voeten?
- Welke functies zijn beschikbaar? Kan je bijvoorbeeld projecten en klanten beheren? Is er een functie voor urenregistratie?
- Is er een mobiele app? En kan je met deze app doen wat je wil?
- Krijgt de software positieve beoordelingen? Zijn klanten over de tool te spreken? Of waarom juist niet?
- Hoe is de klantenservice? Is er een Nederlandstalige klantenservice? Kan je chatten, mailen of bellen? Hoe is de bereikbaarheid?
- Welke koppelingen zijn er? Kan je de software koppelen met andere programma’s die je gebruikt?
- Hoe zit het met de schaalbaarheid? Is de software nog steeds geschikt als je bedrijf groeit?
Door deze vragen te beantwoorden, weet je al gauw welke software voldoet aan jouw eisen, en welke niet. Op deze manier kan je ook de verschillende pakketten van aanbieders zelf vergelijken. Zo vind je uiteindelijk het beste planningsprogramma voor jouw onderneming.
Is er een proefperiode beschikbaar? Maak hier dan zeker gebruik van. Zo kun je de software kosteloos testen en weet je zeker of die aansluit op jouw behoeften.
Voor welke ondernemers is planning software geschikt?
Iedere ondernemer heeft natuurlijk baat bij een goed planningsprogramma. Een planning zorgt immers voor overzicht en structuur, wat de bedrijfsvoering bevordert – of je nu een zzp’er bent, een mkb-bedrijf leidt of een grote organisatie runt.
Voor sommige branches is planning software vrijwel onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan:
- Bouwbedrijven;
- Schoonmaakbedrijven;
- Onderhoudsbedrijven;
- Hoveniers;
- Installatiebedrijven;
- Schilders;
- Fysiotherapeuten;
- Marketingbureaus;
- Salons.
In de basis is een planning tool zinvol als je meerdere klanten tegelijk bedient, veel afspraken buiten de deur hebt of verschillende werkzaamheden door elkaar uitvoert.
Planning software bouw
Voor ondernemers actief in de bouw is planning software vaak extra belangrijk. Een goede planning is in de bouw namelijk vaak bepalend voor het succes van een project. Materialen moeten op tijd aanwezig zijn, vakmensen moeten op de juiste locatie op het juiste moment werken en de verschillende werkzaamheden moeten goed op elkaar aansluiten.
Veel aannemers en installateurs kiezen daarom voor speciale planning software voor de bouw. Deze software bevat vaak functies die specifiek zijn ontwikkeld voor bouwprojecten. Denk aan:
- Projectplanning;
- Materieelplanning;
- Werkbonnen;
- Planning van onderaannemers;
- Inzet van personeel;
- Voortgang per project;
- Planning van meerdere bouwlocaties;
- Koppelingen met calculaties.
Voor de bouw zorgt planning software zo voor meer overzicht. Ook worden vertragingen sneller zichtbaar, waardoor hierop ingespeeld kan worden.
Gratis planningsprogramma of betaalde software?
De prijs van planning software varieert sterk. Er zijn zowel betaalde als gratis planningsprogramma’s beschikbaar. Welke variant het meest geschikt is, hangt af van een aantal zaken.
Om te beginnen zijn gratis tools minder uitgebreid dan de betaalde tegenhangers. Je kan vaak alleen gebruikmaken van de basisfuncties. Voor starters is zo’n eenvoudig planningsprogramma vaak voldoende – je leert op een voordelige wijze kennismaken met de software. Ook voor kleine bedrijven of ondernemers met weinig klanten kan gratis planning software soms een goede keuze zijn.
Heb je een groter bedrijf? Of werk je voor meerdere klanten tegelijkertijd? Dan is een gratis planningsprogramma al gauw ongeschikt. Beperkingen als een maximum aantal gebruikers en afgeschermde functies maken de software onbruikbaar voor de lange termijn. In dat geval ben je beter af met een betaalde oplossing.
Veelgestelde vragen
Dat hangt af van je situatie. Werk je alleen en heb je maar een beperkt aantal opdrachten? Dan is een gratis planningsprogramma vaak voldoende. Maar naarmate je onderneming groeit, bieden betaalde oplossingen vaak meer mogelijkheden. Denk aan projectbeheer, urenregistratie, personeelsplanning en koppelingen met boekhoudsoftware.
Een gewone agenda is vooral bedoeld om afspraken vast te leggen – op papier of digitaal. Een planning tool daarentegen biedt veel meer functies, zoals projectplanning, taakbeheer, personeelsplanning, urenregistratie, rapportages en meldingen. Daardoor krijg je meer inzicht in je werkzaamheden en kan je efficiënter plannen.
Dat verschilt natuurlijk per onderneming. Op zoek naar de beste planningssoftware voor jouw bedrijf? Let bij het vergelijken onder meer op het gebruiksgemak, de prijs, de beschikbare functies, de beschikbare koppelingen met andere software en de schaalbaarheid van het product, zodat het mee kan groeien met je bedrijf. Vergelijk de verschillende aanbieders en vind zo de planningssoftware die het beste aansluit bij jouw werkzaamheden.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.