Urenregistratie software
Wil je eenvoudig en snel uren bijhouden? Wil je meer inzicht krijgen in de uren die binnen je bedrijf worden gemaakt? Dan kan je gebruikmaken van urenregistratie software. Op deze pagina leggen we uit wat je allemaal kan met een urenregistratie systeem. Ook vergelijken we de bekendste aanbieders van urenregistratie software in Nederland.
- Eenvoudig uren, kilometers en onkosten registreren
- Eerste 30 dagen gratis
- Fiscus proof en geschikt voor iedereen
- Eerste 15 maanden gratis voor starters
- Belastingdienst erkend
- Onbeperkt factureren
- Inzicht in de voortgang per project
- Maak vooringevulde facturen aan vanuit je urenregistratie
- Zie of je voldoet aan het urencriterium
- Tot op de minuut nauwkeurig
- Volg je voortgang op het urencriterium
- Zet declarabele uren op een factuur
- Snel en nauwkeurig uren registreren
- Administreer je eigen urencriterium
- Hou gewerkte uren per klant bij
- Uren schrijven per klant of project
- Direct factureren en uren doorbelasten
- Hou grip op je urennorm
- Compleet ERP-systeem
- Volledig geautomatiseerde urenregistratie
- Tijdsregistratie met de AFAS Pocket app
- Registreer uren en overuren
- Beheer klanten en contacten
- Schrijf uren op projecten
- Overal en altijd je uren inleveren
- Uren eenvoudig digitaal laten goedkeuren
- Beheer vakantie- en verlofaanvragen
- Urenregistratie app voor personeel
- Zelf modules kiezen
- Eenvoudig tijd besparen
Wat is een urenregistratie?
Ondernemers doen er goed aan hun gewerkte uren bij te houden. Dit is de urenregistratie. Je houdt dan bij hoeveel uur er binnen je bedrijf wordt gewerkt. Het gaat hierbij zowel om directe als indirecte uren. Directe uren zijn de uren die worden gemaakt voor een opdracht of klant. Indirecte uren zijn de overige uren die worden gemaakt om het bedrijf draaiende te houden. Denk hierbij aan de uren die je besteedt aan bijvoorbeeld marketing en boekhouding.
Waarom een urenregistratie bijhouden?
Er zijn verscheidene redenen om een urenregistratie bij te houden. Zo zorgt het voor meer inzicht in de gemaakte uren en betere facturen. Ook kan je aan de hand hiervan aan de Belastingdienst tonen dat je aan het urencriterium voldoet. Kortom: een goede urenregistratie brengt verscheidene voordelen met zich mee.
Urencriterium
In Nederland geldt een urencriterium van 1.225 uur. Als je minimaal zoveel uren in één kalenderjaar aan je bedrijf werkt, kom je in aanmerking voor de startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Deze aftrekposten verlagen het belastbaar inkomen. Hierdoor betaal je minder belasting.
Door je uren bij te houden, heb je uiteindelijk een duidelijk overzicht van alle gewerkte uren. Dit overzicht is het bewijs aan de Belastingdienst dat je aan het urencriterium hebt voldaan.
Sneller en beter factureren
Krijg je per uur betaalt? Of geef je je gemaakte uren door aan klanten? Dan helpt een duidelijke urenregistratie hierbij. Doordat je bijhoudt hoeveel tijd je hebt besteed aan een opdracht, weet je exact hoeveel uren je kan factureren. Zo loop je nooit omzet mis. Ook kost het opstellen van facturen zo een stuk minder tijd.
Betrouwbaarheid vergroten
Het kan zijn dat een klant aan jou vraagt hoelang je met de opdracht bezig was. Dit kan vooral voorkomen als je met uurtarieven werkt. Als je overzichtelijk hebt bijgehouden hoeveel tijd je aan de opdracht hebt besteed, kan je dit tonen aan de klant. Dit versterkt de vertrouwensband tussen jou en de klant.
Voor werkgevers en werknemers onderling kan dit eveneens voor een hogere betrouwbaarheid zorgen. Als medewerkers bijvoorbeeld geen vaste uren hebben, voorkom je discussies over salarisuitbetalingen. In het systeem is namelijk exact vastgelegd hoeveel uur de werknemer heeft gewerkt en hoeveel loon iemand dus moet krijgen.
Meer inzicht in productiviteit
Als je bijhoudt hoelang je met een taak bezig bent, kan je achteraf voor jezelf bepalen hoe productief je bent geweest. Heb je personeel in dienst? Dan kan je ook van hen inzien hoelang zij over bepaalde werkzaamheden hebben gedaan. Tevens kan je zo concluderen of een taak te veel tijd kost voor de omzet die die genereert. Op basis van deze gegevens kan je bijsturen en de juiste beslissingen nemen voor de onderneming.
Inzetbaarheid van personeel
Een duidelijk overzicht van de uren geeft jou kennis van de inzetbaarheid van je personeel. Dit helpt je bij het maken van betere planningen en roosters. Je ziet namelijk onder meer hoelang werknemers over bepaalde taken doen en hoeveel tijd ze nodig hebben om bepaalde projecten af te ronden.
Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht en er zijn geen regels voor hoe je dit kunt doen. Het is wel aan te raden je uren overzichtelijk bij te houden. Dit brengt namelijk verscheidene voordelen met zich mee.
Online urenregistratie bijhouden
Uren bijhouden kan natuurlijk simpelweg met pen en papier of in een Excel-bestand, maar wie nauwkeurig te werk wil gaan, kan kiezen voor online urenregistratie software. Deze software automatiseert het bijhouden van de uren. Ook kan je hiermee onder meer uren koppelen aan projecten of klanten en uren direct omzetten naar facturen.
Een urenregistratie systeem zorgt uiteindelijk voor meer structuur, inzicht en gemak. Door automatisering is de kans op fouten kleiner en ben je minder tijd kwijt aan de urenregistratie. Hoe simpeler het bovendien is om je uren bij te houden, hoe groter de kans dat jij en je werknemers erin slagen dit altijd gestructureerd te doen.
Er bestaat gespecialiseerde tijdregistratie software, maar bij veel boekhoudprogramma’s zit ook een functie inbegrepen om je uren online bij te houden.
Wat kunnen bedrijven met urenregistratie software?
Uren registreren lijkt misschien een simpele taak, maar er komt meer bij kijken dan je in eerste instantie zou denken. Een goede urenregistratie bijhouden vraagt om nauwkeurigheid. Bovendien biedt een urenoverzicht bruikbare informatie voor allerlei bedrijfsprocessen. Daarom bieden urenregistratie systemen verscheidene functies om een goede digitale urenregistratie bij te houden.
-
Eenvoudig uren registreren
Met een urenregistratie tool kunnen jij en eventuele werknemers gemakkelijk uren doorvoeren – of het nu gaat om declarabele uren of niet-declarabele uren. Dit kan bijvoorbeeld nadat je een taak of werkdag hebt afgerond. Of je maakt gebruik van een timer, die je kan starten wanneer je met een taak begint en stopzet zodra je klaar bent. Het systeem verwerkt de uren vervolgens automatisch.
Uren koppelen aan projecten en klanten
De meeste tools bieden mogelijkheden tot projectregistratie en klantbeheer. Hierdoor kan je gemaakte uren direct koppelen aan het bijbehorende project of de klant voor wie is gewerkt. Dit biedt inzicht in de tijdsbesteding per opdracht.
Direct facturen maken
Soms wordt urenregistratie gecombineerd met facturatie. Wanneer je uren aan specifieke projecten of klanten hebt gekoppeld, kan je deze uren dan direct omzetten in een factuur. Dit scheelt tijd bij het maken en sturen van facturen. Ook is de kans dat je een slordigheidsfoutje maakt hierdoor kleiner.
Uren bijhouden met een urenregistratie app
Een urenregistratie app maakt het mogelijk om uren overal en altijd bij te houden, waar je ook aan het werk bent. Dit is handig als je werkgever bent en je werknemers veel op pad zijn of op locatie aan de slag zijn. Zij kunnen dan ter plekke hun uren doorvoeren in plaats van achteraf. Maar ook voor ondernemers zelf is dit natuurlijk ideaal, gezien zij vaak naar klanten reizen of op locatie aan het werk zijn.
Uren goedkeuren en inzien van werknemers
Heb je werknemers in dienst? Dan kan je met urenregistratie software voor werkgevers met goedkeuringsprocessen de doorgevoerde uren van medewerkers goed- of afkeuren voordat deze definitief vastgelegd worden. Bovendien krijg je inzicht in de gewerkte uren per werknemer.
Inzicht krijgen in productiviteit en inzet
Door middel van een dashboard en rapportages krijg je met urenregistratie software inzicht in allerlei waardevolle informatie. Zo zie je bijvoorbeeld meteen hoeveel tijd er is besteed aan een bepaalde opdracht. Op basis daarvan kan je concluderen of de opdracht winstgevend was of dat je te veel tijd aan een opdracht kwijt was. De uren van werknemers geven daarnaast inzicht in de productiviteit en inzetbaarheid van het personeel. Op basis van al deze gegevens kan je vervolgens belangrijke beslissingen voor je bedrijf nemen.
Koppelen aan andere systemen
Ondernemers gebruiken vaak allerlei soorten tools voor hun bedrijfsprocessen. Denk aan boekhoudprogramma’s, HR-software en systemen voor salarisadministratie. Om dubbel werk te voorkomen en de algehele administratie zo soepel mogelijk te laten verlopen, kan je urenregistratie software koppelen aan andere systemen. Dit neemt een hoop tijd uit handen.
Voordelen van een urenregistratie systeem
Er is dus een hoop mogelijk met urenregistratie software. Om het nog wat duidelijker te maken, vatten we hieronder kort samen wat de grootste voordelen zijn van het gebruik van urenregistratie software.
- Je kan bewijzen dat je voldoet aan het urencriterium van 1.225 uur;
- De kans op fouten is een stuk kleiner dan wanneer iedereen handmatig de uren moet bijhouden;
- Software gebruiken scheelt een hoop tijd ten opzichte van handmatige methodes;
- Met een urenregistratie app kan je overal en altijd uren vastleggen;
- Gemaakte uren kunnen direct gefactureerd worden aan klanten;
- Gefactureerde uren kunnen eenvoudig aan klanten verantwoord worden;
- Je krijgt inzicht in je eigen uren en de uren van werknemers;
- Je kan de prijs-tijdverhouding bepalen en op basis daarvan bijsturen;
- Het urenoverzicht biedt inzicht in productiviteit en bezetting;
- De uren en tijdgegevens van alle werknemers staan overzichtelijk op één centrale plek.
Tijdregistratie software vergelijken
Ben je op zoek naar urenregistratie software? Dan kan het soms lastig zijn om er eentje te kiezen. Er zijn namelijk talloze urenregistratie systemen op de markt. Voordat je een tool kiest, is het dan ook essentieel dat je een goede vergelijking maakt.
Urenregistratie software vergelijken begint met het vaststellen van je wensen en eisen. Hoeveel mensen gaan van de software gebruikmaken? Hoeveel mag het systeem kosten? Van welke functies wil je gebruikmaken? Waar heb je verder nog behoefte aan?
Zodra het tijd is om de aanbieders en pakketten met elkaar te vergelijken, is het uiteindelijk van belang dat je let op de volgende aspecten:
- Kosten: Wat kost de software? Betaal je een totaalprijs? Of betaal je extra per gebruiker die je toevoegt?
- Gebruikers: Voor hoeveel gebruikers is de software bedoeld? Is het pakket geschikt voor zelfstandigen of juist voor mkb’ers?
- Functionaliteit: Welke functies zijn beschikbaar? Voldoen deze aan je eisen?
- Gebruiksgemak: Is het programma eenvoudig in gebruik voor jezelf of voor je werknemers? Is er ook een mobiele app beschikbaar?
- Rapportages: Bieden de rapportages voldoende inzicht? Krijg je de informatie te zien waarnaar je op zoek bent?
- Beoordelingen: Hoe beoordelen huidige klanten de software? Hoe beoordelen zij de klantenservice?
- Schaalbaarheid: Is de software nog geschikt voor jouw organisatie als die door de tijd heen groeit? Kan je het aantal gebruikers uitbreiden?
- Koppelingen: Kan je de urenregistratie software koppelen met de systemen die je nu al gebruikt?
Door deze checklist langs te gaan, vind je uiteindelijk de software die het beste past bij jouw bedrijf. En kom je er niet uit? Dan kan je bij de meeste aanbieders gebruikmaken van een proefperiode. Je kan de software dan kosteloos testen.
Veelgestelde vragen
Nee, je bent niet verplicht om je uren bij te houden. Maar als je dit niet doet, kan je je uren niet aan klanten verantwoorden. Ook kan je dan niet aantonen dat je aan het urencriterium voldoet, waardoor je geen recht hebt op de startersaftrek en de zelfstandigenaftrek. Bovendien loop je zo een hoop waardevolle informatie mis.
Er wordt vaak simpel gedacht over de urenregistratie, maar door gebrek aan structuur is een fout snel gemaakt. Zo worden uren soms pas dagen of weken later geregistreerd of worden uren helemaal vergeten. Hierdoor loop je mogelijk omzet mis, doordat een uur niet gefactureerd is. Ook leggen veel ondernemers alleen hun declarabele uren vast, terwijl niet-declarabele uren net zo goed meetellen voor het urencriterium en ook deze uren tot waardevolle inzichten kunnen leiden. Bovendien vergeten ondernemers weleens vast te leggen waardoor de uren zijn gemaakt, wat leidt tot onduidelijkheid.
Het gebruik van urenregistratie software vereenvoudigt het vastleggen van de uren, waardoor het makkelijker wordt om een goede routine te creëren voor jezelf en voor eventuele werknemers. Bovendien verkleint dit de kans op fouten.
Er is niet één systeem dat het beste werkt voor alle bedrijven. Iedere ondernemer stelt immers andere eisen als het aankomt op urenregistratie software. Voordat je een urenregistratie systeem kiest, is het dan ook essentieel dat je voor jouw bedrijf bepaalt welke functies absoluut noodzakelijk zijn. Vergelijk vervolgens alle aanbieders die voldoen aan je eisen en vind zo het het beste urenregistratie systeem voor jouw organisatie.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.