Urenregistratie personeel
Urenregistratie software helpt ondernemers met personeel om gewerkte uren eenvoudig bij te houden, fouten in de salarisadministratie te voorkomen en meer inzicht te krijgen in de inzet van medewerkers. Omdat de mogelijkheden per aanbieder verschillen, is het verstandig om urenregistratie software goed te vergelijken voordat je een keuze maakt. Op Onderneming.nl vergelijk je eenvoudig aanbieders op prijs, functies en gebruiksgemak.
- Eenvoudig uren, kilometers en onkosten registreren
- Eerste 30 dagen gratis
- Fiscus proof en geschikt voor iedereen
- Registreer uren en overuren
- Beheer klanten en contacten
- Schrijf uren op projecten
- Miljoenen gebruikers wereldwijd
- Hou productiviteit, aanwezigheid en declarabele uren bij
- Overal en altijd uren registreren
- Overal en altijd je uren inleveren
- Uren eenvoudig digitaal laten goedkeuren
- Beheer vakantie- en verlofaanvragen
- Urenregistratie app voor personeel
- Zelf modules kiezen
- Eenvoudig tijd besparen
- Foutloze planning, urenregistratie en loonverwerking
- Altijd overzicht over roosters, uren en loonkosten
- Van spreadsheet-chaos naar betrouwbare roosters
- Registreer snel en gemakkelijk uren
- Houd zicht op de urenbesteding
- Controleer uren vanuit één overzicht
- Eenvoudig en laagdrempelig de tijd bijhouden
- Overal tijd registreren met de uren-app
- Urenregistratie per minuut of per dag
- Nooit meer vergeten taken te registreren
- Maak facturen met gedetailleerde tijdsgegevens
- Zelf kiezen wat je wil delen en wat niet
Wat houdt urenregistratie in?
Urenregistratie draait simpelweg om het vastleggen van de gewerkte uren binnen een bedrijf. Je houdt bijvoorbeeld bij hoeveel uur werknemers gewerkt hebben aan een bepaalde opdracht of voor een specifieke klant. Ook kan bijgehouden worden hoeveel tijd er wordt besteed aan een taak als boekhouding, marketing of acquisitie. Dit vereenvoudigt de administratie van organisaties en biedt essentiële informatie voor de algehele bedrijfsvoering.
Uren vastleggen van medewerkers kan op verschillende manieren. Waar vroeger veel gewerkt werd met urenbriefjes en ook nu nog vaak een simpel Excel-bestand gebruikt wordt, kiezen steeds meer ondernemers tegenwoordig voor een online oplossing om de uren bij te houden.
Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar biedt wel verscheidene voordelen. Hierom kiezen veel werkgevers er zelf voor uren te registreren.
Waarom is urenregistratie werknemers belangrijk?
Voor ondernemers met personeel is een goede urenregistratie om meerdere redenen belangrijk. Hieronder gaan we in op de grootste voordelen van personeels urenregistratie.
Correcte salarisadministratie
Voor bedrijven met medewerkers die wisselende uren werken of op uurbasis worden betaald, vormt urenregistratie een belangrijke basis voor een correcte salarisadministratie. Het helpt daarnaast bij het verwerken van overuren, eventuele toeslagen en verlof. Als uren niet goed worden geregistreerd, kunnen salarissen verkeerd berekend worden. Dit zorgt niet alleen voor extra administratief werk, maar ook voor ontevreden werknemers.
Inzicht in de inzet
Een nauwkeurige urenregistratie van werknemers geeft inzicht in de inzet van het personeel. Je ziet hoeveel uren werknemers werken, hoeveel tijd werknemers aan een bepaalde werkzaamheid besteden, hoe de beschikbare capaciteit binnen het personeel wordt benut en hoeveel overuren er worden gedraaid. Deze informatie helpt ondernemers bij het maken van personeelsplanningen en het beheersen van loonkosten.
Uren factureren
Voor bedrijven die op uur- of projectbasis werken is een goede urenregistratie onmisbaar. Denk hierbij onder meer aan bedrijven die klussen verrichten, zoals installatiebedrijven, bouwbedrijven en adviesbureaus. Doordat uren correct worden bijgehouden en direct aan klanten of projecten worden gekoppeld, wordt het eenvoudiger om hiervoor facturen op te stellen.
Winstgevendheid bepalen
Als je weet hoeveel tijd een bepaalde taak kost, kan je de winstgevendheid hiervan analyseren. Zo kun je er bijvoorbeeld achter komen dat een taak die mogelijk weinig omzet oplevert erg veel tijd in beslag neemt. Op basis hiervan kan je bijsturen en keuzes maken die beter zijn voor de winstgevendheid van de organisatie.
Wat is urenregistratie software?
Urenregistratie software is een digitaal systeem waarmee bedrijven uren kunnen registreren en beheren. Dit bespaart tijd, verkleint de kans op fouten en geeft direct inzicht in de tijdsbesteding en beschikbare personeelscapaciteit.
Voor veel organisaties is urenregistratie software inmiddels een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Werknemers houden zelf hun gewerkte uren bij via een computer, tablet of mobiele telefoon. De gegevens worden vervolgens automatisch verwerkt. Hierdoor hebben leidinggevenden altijd inzicht in de uren van werknemers en is er altijd actuele informatie beschikbaar voor de salarisadministratie.
De voordelen van urenregistratie software
Het gebruik van een digitale oplossing voor urenregistratie biedt verscheidene voordelen ten opzichte van handmatige oplossingen. Een aantal van de grootste voordelen van urenregistratie software voor personeel zijn:
- De complexe administratie van grote bedrijven wordt vereenvoudigd;
- Automatisering levert minder administratief werk op;
- De kans op invoerfouten en vergeten registraties is kleiner;
- Leidinggevenden hebben direct inzicht in de gewerkte uren;
- Er zijn koppelingen met salaris- en boekhoudsoftware beschikbaar;
- Leidinggevenden kunnen eenvoudig uren goed- en afkeuren;
- Digitale software levert betere rapportages over personeel en gewerkte projecten;
- Ook overuren en verlofuren kunnen hiermee vaak verwerkt en automatisch berekend worden.
Doordat urenregistratie software zo veel te bieden heeft op het gebied van tijdregistratie, levert personeels urenregistratie zo een flinke tijdsbesparing op. Administratieve processen verlopen sneller, uren worden beter bijgehouden en leidinggevenden beschikken altijd en overal over actuele gegevens.
Voor welke bedrijven is tijdregistratie personeel geschikt?
Vrijwel ieder bedrijf met personeel kan profijt halen uit een goede digitale urenregistratie. Voor bedrijven met medewerkers op verschillende locaties of waar uren aan projecten of klanten worden gekoppeld, is urenregistratie software al helemaal essentieel. Dit is vaak het geval voor de volgende branches:
- Bouw;
- Horeca;
- Transport en logistiek;
- Detailhandel;
- Zakelijke dienstverlening;
- Zorginstanties;
- IT- en adviesbureaus;
- Installatie- en techniekbedrijven;
- Schoonmaakbedrijven;
- Productiebedrijven.
Maar niet alleen deze bedrijven en grote organisaties hebben baat bij een goed urenregistratie systeem. Kleinere bedrijven en zelfs zelfstandig ondernemers halen net zo goed voordeel uit een duidelijke urenregistratie. Aanbieders van urenregistratie software bieden verscheidene soorten pakketten aan, waardoor er altijd wel een pakket beschikbaar is dat past bij jouw soort onderneming.
Functies van urenregistratie software voor personeel
Niet alle bedrijven stellen dezelfde eisen voor urenregistratie software. Kleinere bedrijven kunnen eerder uit de voeten met een simpeler programma dan grotere bedrijven. Maar er zijn een aantal functies die voor vrijwel iedere werkgever interessant zijn.
-
Uren registreren
De basis van urenregistratie software is natuurlijk het kunnen vastleggen van uren. Werknemers kunnen eenvoudig en snel hun uren bijhouden en invoeren. Dit kan zowel gedurende de dag als achteraf. De registratie kost vaak zo weinig mogelijk tijd en wordt automatisch verwerkt.
Timer
Veel tools beschikken over een digitale klok. Werknemers kunnen deze timer aanzetten wanneer ze met een taak beginnen, pauzeren als ze er even mee stoppen en stopzetten als ze klaar zijn. De software berekent vervolgens automatisch de gewerkte uren.
Urenregistratie app personeel
Een mobiele app voor urenregistratie is vrijwel onmisbaar voor iedere werkgever. Steeds meer werknemers werken namelijk op verschillende locaties of zijn gedurende de dag op pad. Met een urenregistratie app kunnen zij overal en altijd hun uren registreren, gewoon eenvoudig en snel met hun mobiele telefoon. Hierdoor hoeven uren nooit meer achteraf ingevuld te worden, wat de betrouwbaarheid van de urenregistratie verhoogt.
Goedkeuringsproces
Veel tools bieden mogelijkheden voor leidinggevenden om doorgevoerde uren van werknemers in te zien voordat ze officieel vastgelegd worden. De leidinggevende kan de uren dan goedkeuren of afkeuren. Zo wordt de juistheid van de urenregistratie gewaarborgd.
Projectregistratie en klantbeheer
Voor bedrijven die op projectbasis werken, is het essentieel dat de gemaakte uren van werknemers gekoppeld kunnen worden aan specifieke opdrachten. Zo ontstaat namelijk inzicht in de tijdsbesteding per klant of project. Dit maakt factureren bovendien eenvoudiger, doordat meteen zichtbaar is hoeveel uren er zijn gemaakt en in rekening kunnen worden gebracht.
Dashboard en rapportages
Het dashboard van een urenregistratie systeem geeft direct een duidelijk overzicht van belangrijke personeelsgegevens. Rapportages geven daarnaast inzicht in onder andere de gewerkte uren, de gemaakte overuren, het ziekteverzuim, de productiviteit van werknemers en de personeelskosten per project of klant. Deze informatie ondersteunt werkgevers bij het nemen van strategische beslissingen.
Planning en roosters
Veel tools bieden een combinatie met personeelsplanning. Hierdoor kan je op basis van geplande en daadwerkelijk gewerkte uren en de beschikbaarheid van werknemers roosters maken. Deze functie maakt het dus eenvoudiger om de bezetting van je personeel te beheren en optimaal in te zetten.
Verlofbeheer
Urenregistratie software biedt vaak mogelijkheden tot verlofbeheer, waarmee werknemers vakantiedagen, bijzonder verlof of andere redenen voor afwezigheid digitaal kunnen doorvoeren. Leidinggevenden kunnen deze verzoeken vervolgens goed- of afkeuren. Hierdoor staan alle gegevens rondom beschikbaarheid op één centrale plek.
Koppelingen met andere software
In de ideale situatie werken alle systemen die bedrijven gebruiken met elkaar samen. Daarom bieden urenregistratie tools koppelingen met andere software, zoals HR-systemen, boekhoudprogramma’s en salarisadministratiesystemen. Dit zorgt ervoor dat de meeste gegevens slechts één keer ingevoerd hoeven te worden, waardoor administratieve processen efficiënter verlopen.
Waar let je op bij het kiezen van software voor urenregistratie werknemers?
Het aanbod aan urenregistratie is groot. Niet alleen zijn er talloze aanbieders, maar aanbieders bieden vaak verschillende groottes pakketten aan. Voordat je een keuze maakt, is het daarom verstandig om vooraf goed te bepalen waarnaar je op zoek bent.
Let bij het kiezen van urenregistratie software onder meer op:
- De prijs van de software: Hoeveel ben je per maand kwijt? Betaal je extra voor meer gebruikers? Wat is de totaalprijs per periode?
- De schaalbaarheid van het product: Is de software nog steeds geschikt als je bedrijf groeit?
- De beschikbare functies: Biedt de software mogelijkheden tot personeelsplanning en verlofbeheer? Wordt er gewerkt met goedkeuringsflows? Wat kan je er nog meer mee?
- Het gebruiksgemak voor werknemers: Is het programma eenvoudig te gebruiken? Kunnen medewerkers hier snel zelfstandig mee aan de slag?
- De beschikbaarheid van een mobiele app: Is er een urenregistratie app voor werknemers om hun uren overal en altijd bij te houden?
- De duidelijkheid van rapportages: Biedt de software voldoende inzicht in de gegevens? Zijn de rapportages duidelijk en overzichtelijk?
- De beschikbare koppelingen: Sluit de software aan op de tools die al binnen het bedrijf worden gebruikt?
- De beoordelingen van klanten: Zijn huidige klanten tevreden over de urenregistratie software? Hoe wordt de klantenservice beoordeeld?
Weet je niet goed welke software je moet kiezen? Veel aanbieders bieden een proefperiode of demo aan, waarmee je de software kosteloos kan proberen.
Hoewel urenregistratie software in de basis vaak overeenkomt, verschillen aanbieders aanzienlijk in functionaliteit, gebruiksgemak en prijs. Daarom is het van belang om verschillende aanbieders naast elkaar te zetten. Een goede vergelijking helpt jou bij het kiezen van de beste urenregistratie software voor jouw bedrijf.
Veelgestelde vragen
De kosten van urenregistratie software verschillen per aanbieder. Je betaalt standaard een vaste prijs per maand, waarbij de hoogte van het maandbedrag vaak afhangt van het aantal gebruikers en de beschikbare functies.
Veel aanbieders vragen een vast bedrag per gebruiker per maand, maar er zijn ook aanbieders die een vaste prijs voor een totaalpakket vragen. Wil je binnen je budget blijven en niet onnodig veel betalen? Dan is het essentieel dat je de verschillende aanbieders met elkaar vergelijkt.
Nee. Je bent als werkgever niet wettelijk verplicht om een urenregistratie bij te houden. Maar het is vaak wel verstandig om een urenregistratie bij te houden. Een goede urenregistratie helpt bijvoorbeeld bij een correcte salarisadministratie als er overuren gemaakt worden of als werknemers geen vaste uren hebben. Ook kan je zo aantonen dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen en cao-afspraken rondom arbeidstijden. Bovendien is het vastleggen van de uren handig als er vaak op project- en uurbasis wordt gewerkt.
Ja, veel aanbieders van urenregistratie software bieden niet alleen een webomgeving maar ook een mobiele app. Met een urenregistratie app personeel kunnen werknemers overal en altijd hun uren bijhouden en doorvoeren, of ze nu op kantoor, locatie of thuis aan het werk zijn. Leidinggevenden hebben zo bovendien altijd actueel inzicht in de uren.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.