Urenregistratie ZZP
Met urenregistratie software hou je eenvoudig bij hoeveel uren je werkt en hoeveel tijd je aan opdrachten besteedt. Voor zelfstandig ondernemers (zzp’ers) is een goede urenregistratie bovendien belangrijk voor de Belastingdienst. Ben je op zoek naar de beste urenregistratie software voor zzp? Onderneming.nl helpt je hierbij.
- Eenvoudig uren, kilometers en onkosten registreren
- Eerste 30 dagen gratis
- Fiscus proof en geschikt voor iedereen
- Eerste 15 maanden gratis voor starters
- Belastingdienst erkend
- Onbeperkt factureren
- Inzicht in de voortgang per project
- Maak vooringevulde facturen aan vanuit je urenregistratie
- Zie of je voldoet aan het urencriterium
- Tot op de minuut nauwkeurig
- Volg je voortgang op het urencriterium
- Zet declarabele uren op een factuur
- Snel en nauwkeurig uren registreren
- Administreer je eigen urencriterium
- Hou gewerkte uren per klant bij
- Uren schrijven per klant of project
- Direct factureren en uren doorbelasten
- Hou grip op je urennorm
- Compleet ERP-systeem
- Volledig geautomatiseerde urenregistratie
- Tijdsregistratie met de AFAS Pocket app
- Registreer uren en overuren
- Beheer klanten en contacten
- Schrijf uren op projecten
- Overal en altijd je uren inleveren
- Uren eenvoudig digitaal laten goedkeuren
- Beheer vakantie- en verlofaanvragen
- Urenregistratie app voor personeel
- Zelf modules kiezen
- Eenvoudig tijd besparen
Wat houdt ZZP urenregistratie in?
Urenregistratie is het vastleggen van de tijd die je aan werkzaamheden voor je bedrijf besteedt. Het gaat niet alleen om de uren die je besteedt aan werkzaamheden voor klanten (declarabele uren), maar ook om de tijd die je kwijt bent aan andere zaken om je bedrijf draaiende te houden (niet-declarabele uren). Denk hierbij aan taken als facturatie, administratie, acquisitie en marketing.
Een goede urenregistratie geeft inzicht in hoe je je tijd besteedt. Je ziet onder meer hoeveel tijd je kwijt bent per project of klant, welke taak het meeste werk is en hoeveel uren je daadwerkelijk kan factureren aan een klant. Hierdoor krijg je niet alleen meer grip op je onderneming, maar kan je ook betere zakelijke beslissingen nemen.
Waarom uren bijhouden ZZP?
In Nederland geldt een urencriterium voor ondernemers. Als je minimaal 1.225 uur in een jaar aan je onderneming hebt gewerkt, kom je in aanmerking voor de startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Deze aftrekposten verlagen je belastbare inkomen, waardoor je minder belasting betaalt. Hierom is het van belang dat je strak bijhoudt hoeveel uur je aan je onderneming besteedt.
Werk je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming? Dan kom je in aanmerking voor aftrekposten. Met urenregistratie software hou je eenvoudig bij hoeveel uur je gedurende het jaar hebt gemaakt.
Werk je op uurbasis? Dan is het zeker van belang om je gewerkte uren bij te houden. Alle uren die je maakt, factureer je namelijk door aan de klant. Als je handmatig je uren bijhoudt, kan het gebeuren dat je een fout maakt of dat je vergeet een uur door te factureren. Met urenregistratie software is de kans op fouten kleiner en voorkom je dat je inkomsten misloopt. Als je een strakke urenregistratie bijhoudt, kan je gefactureerde uren bovendien verantwoorden aan je klanten.
Werk je juist op projectbasis? Dan geeft een goede urenregistratie jou inzicht in de verhouding tussen de prijs die je vraagt voor een opdracht en de uren die je eraan kwijt bent. Zo kun je vaststellen of je prijs goed is of dat het gerechtvaardigd is om je prijzen te verhogen.
Is een urenregistratie verplicht?
In Nederland gelden geen wettelijke regels voor het bijhouden van een urenregistratie. Je bent dus niet verplicht om alle gewerkte uren vast te leggen. Maar zoals we hierboven hebben aangegeven, levert een goede urenregistratie wel een hoop voordelen op.
Gezien er geen vaste regels zijn voor urenregistraties, ben je vrij om zelf te bepalen hoe je een urenregistratie bijhoudt. Dit kan handmatig in een agenda of Excel-bestand, maar ook digitaal met urenregistratie software of een urenregistratie app.
Waarom kiezen voor urenregistratie software ZZP?
Een online oplossing is vaak de meest praktische keuze voor je urenregistratie. Veel aspecten worden hierdoor namelijk geautomatiseerd. Hierdoor ben je een stuk minder tijd kwijt. Ook is de kans op fouten aanzienlijk kleiner dan wanneer je alles handmatig bijhoudt. Bovendien heb je altijd tot in detail een overzicht van je uren beschikbaar.
Het gebruik van urenregistratie software als zzp’er heeft dus verscheidene voordelen. Hieronder zetten we de belangrijkste voordelen voor je op een rij:
- De kans dat je een fout maakt is kleiner;
- Het registreren van uren kost minder tijd;
- Je hebt een overzicht van de uren beschikbaar voor de Belastingdienst;
- Je ziet hoeveel tijd je kwijt bent aan een bepaalde taak of klant;
- Declarabele uren en niet-declarabele uren zijn makkelijk te onderscheiden;
- Je kan de software koppelen aan andere tools;
- Rapportages bieden waardevolle informatie;
- Met een mobiele app kan je overal en altijd je uren bijhouden.
Welke functies heb je als zzp’er nodig?
Ieder bedrijf is natuurlijk anders. Hierdoor heeft niet iedere ondernemer dezelfde wensen en eisen voor urenregistratie software. Maar er zijn een aantal functies die voor vrijwel iedere zzp’er interessant zijn. We lichten ze hieronder uit.
-
Makkelijk uren vastleggen
Je wil uren zo eenvoudig en snel mogelijk vast kunnen leggen. De meeste systemen bieden hier een aantal opties voor. Zo kan je uren altijd achteraf doorvoeren, waarbij je aangeeft om wat voor werkzaamheid het ging – zijn de uren bijvoorbeeld declarabel of niet? Ook is er vaak een timer beschikbaar. Zo’n timer werkt als volgt: je drukt op de startknop zodra je begint met een taak en drukt op de stopknop zodra je de taak hebt afgerond. Het systeem verwerkt de uren vervolgens automatisch.
Klant- en projectbeheer
De meeste ondernemers werken voor meerdere opdrachtgevers. Het is dan ook handig als je uren direct kunt koppelen aan specifieke klanten of projecten. Hierdoor krijg je direct inzicht in hoeveel tijd je aan iedere opdracht hebt besteed. En werk je op uurbasis? Dan zie je exact hoeveel uren je kan doorberekenen aan je klant.
Automatische facturatie
Met veel urenregistratie systemen kan je automatisch facturen opstellen op basis van geregistreerde uren. Declarabele uren die gekoppeld zijn aan een specifieke klant of project, kunnen dan automatisch omgezet worden naar een factuur. Hierdoor hoef je niet meer volledig handmatig facturen op te stellen, wat niet alleen tijd scheelt maar ook de kans op fouten verkleint.
Mobiele app
Bij de meeste aanbieders kan je gebruikmaken van een mobiele urenregistratie app. Hiermee kan je overal en altijd je uren vastleggen en inzien. Dit is vooral handig voor zzp’ers die veel op pad zijn. Maar gezien de meeste mensen tegenwoordig veel op hun telefoon zitten, biedt een mobiele app ook gemak als je gewoon op een vaste locatie werkt.
Koppeling met boekhoudprogramma’s
Maak je gebruik van een boekhoudprogramma? Dan wil je dat de urenregistratie software gekoppeld kan worden met de boekhoudsoftware. Hierdoor worden uren en facturen automatisch verwerkt in je boekhouding, wat jou een hoop tijd en moeite bespaart.
Rapportages
Je uren bijhouden zorgt voor waardevolle informatie. Je krijgt onder meer inzicht in je productiviteit en tijdsbesteding. Zo zie je bijvoorbeeld hoeveel uur je per week of maand hebt gewerkt, hoeveel tijd je kwijt bent aan een bepaalde taak, welke klanten de meeste tijd vragen en welke projecten het meest winstgevend zijn.
Hoe kies je de beste software voor ZZP urenregistratie?
Er zijn talloze aanbieders van urenregistratie software en zij bieden vaak meerdere pakketten aan. Hierdoor kan het lastig zijn een keuze te maken. Welke optie is nu het meest geschikt? Welk pakket is het geld waard?
Allereerst is het van belang dat je vaststelt wat je wil kunnen doen met het systeem. Wil je bijvoorbeeld alleen uren vastleggen? Of wil je ook functies als facturatie en klantbeheer? Zodra je je wensen en eisen op papier hebt staan, is het tijd om de aanbieders te vergelijken. Een goede vergelijking maken helpt je bij het kiezen van de beste urenregistratie software.
Bij het vergelijken van urenregistratie software is het voor zzp’ers verstandig te letten op de volgende zaken:
- Wat is de prijs per maand? Wat zit allemaal bij de prijs inbegrepen? Zijn er acties beschikbaar?
- Voor hoeveel gebruikers is het pakket bedoeld? Is het pakket bedoeld voor zzp’ers of betaal je meer omdat het pakket eigenlijk voor grotere bedrijven is bedoeld?
- Hoe is het gebruiksgemak? Werkt het programma intuïtief?
- Is er een mobiele app beschikbaar? Wat kan je hier allemaal mee?
- Welke functies biedt de software? Is er bijvoorbeeld een timer beschikbaar? Kan je projecten en klanten beheren? Kan je direct facturen opstellen?
- Bieden de rapportages voldoende inzicht? Krijg je de informatie te zien waarin je inzicht wil hebben?
- Zijn er koppelingen beschikbaar met je huidige tools? Kan het pakket bijvoorbeeld gekoppeld worden met jouw boekhoudpakket?
- Hoe zijn de beoordelingen van de aanbieder? Zijn klanten tevreden?
- Is er een goede klantenservice beschikbaar? Hoe kan je de klantenservice bereiken?
Bij de meeste aanbieders kan je de software gratis proberen. Zo kom je erachter of de software voor jou prettig werkt. Maar let op: tijdens een proefperiode maak je vaak gebruik van het meest uitgebreide pakket. De goedkopere pakketten kunnen anders werken dan het pakket uit de proeftijd.
Urenregistratie app ZZP
Steeds meer ondernemers maken gebruik van een mobiele app voor de urenregistratie. Dit is handig, want de meeste zzp’ers zitten niet stil. Ze zijn onderweg naar klanten of werken op verschillende locaties. De gemaakte uren vastleggen in een webomgeving gaat dan niet altijd. Een urenregistratie app maakt het in zulke situaties toch mogelijk om direct na een afspraak of bijeenkomst je tijd te registreren.
Je uren direct kunnen vastleggen heeft allerlei voordelen. Zo is de kans dat je uren vergeet een stuk kleiner en hoef je aan het einde van de dag niet meer na te denken over hoeveel uur je ook alweer hebt gewerkt. Dat scheelt niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op fouten.
Gratis of betaalde urenregistratie?
Er zijn verschillende gratis oplossingen voor urenregistratie beschikbaar op de markt. Deze pakketten zijn vaak geschikt wanneer je net begint of slechts een beperkt aantal klanten hebt. Of als je alleen gebruik wil maken van de basisfuncties.
Zodra je bedrijf groeit is een betaalde oplossing vaak aantrekkelijker. Je profiteert dan van extra functies en betere rapportages. Hierdoor krijg je meer grip op de urenregistratie en meer inzicht in je uren. Doordat betaalde pakketten de urenregistratie nog verder vereenvoudigen en meer inzicht bieden dan gratis versies, verdienen deze pakketten zichzelf vaak terug.
Veelgestelde vragen
Ondernemers zijn niet wettelijk verplicht om een urenregistratie bij te houden. Het is voor de meeste zelfstandigen wel sterk aan te raden. Een overzicht van je gewerkte uren helpt je de administratie op orde te houden en vereenvoudigt de facturatie. Ook kan je met een duidelijke urenregistratie aan de Belastingdienst bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet, wat fiscaal voordeel oplevert.
Er is niet één manier die het makkelijkst is voor iedere zelfstandige. Wat de een juist makkelijk vindt, spreekt de ander misschien minder aan. Maar over het algemeen wordt online urenregistratie software of een urenregistratie app gezien als de makkelijkste manier voor zzp’ers om hun uren vast te leggen. Hiermee registreer je direct tijdens of na een opdracht je uren, waarbij de uren automatisch worden verwerkt. Hierdoor is de kans klein dat je uren vergeet te noteren of dat je fouten maakt.
Let bij het kiezen van de beste urenregistratie app voor jouw onderneming niet alleen op de prijs, maar ook op het gebruiksgemak van de app, de beschikbare functies, de rapportagemogelijkheden en de koppelingen met andere software. Gebruik je bijvoorbeeld al een boekhoudpakket? Dan is het ideaal als de urenregistratie app aansluit op jouw boekhoudprogramma, zodat je acties niet twee keer hoeft uit te voeren.
Door meerdere aanbieders naast elkaar te leggen en te testen, vind je de oplossing die het beste past bij jouw bedrijf.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.