Iedere ondernemer verstuurt facturen. Aan facturen zitten een aantal eisen verbonden. Het is dan ook belangrijk dat je dit goed doet. Een factuurprogramma kan hierbij helpen. Met facturatiesoftware kan je snel en eenvoudig goede facturen in je eigen huisstijl maken. Maar wat is het beste factuurprogramma?
Wat is een facturatieprogramma?
Een facturatieprogramma is een programma om eenvoudig facturen te maken en versturen. Het gehele proces rondom facturatie wordt hiermee vereenvoudigd door automatisering en handige functies.
Met factuursoftware maak je facturen aan in je eigen huisstijl of met een standaard sjabloon. Je kan de factuur vervolgens vanuit het programma verzenden naar de klant. Ook kan je terugkerende facturen aanmaken.
De software houdt voor jou bij hoe het staat met de factuur: is deze al betaald of moet er een betalingsherinnering worden gestuurd? Bovendien bieden veel programma's rapportagefuncties, zodat je in één oogopslag ziet welke facturen betaald zijn en welke openstaande betalingen er nog zijn.
Waarom software voor facturatie gebruiken?
Je bent als ondernemer niet verplicht om facturatie software te gebruiken. Je mag iedere factuur gewoon handmatig opstellen en versturen. Maar daar kan een hoop tijd in gaan zitten en de boekhouding wordt hierdoor ook vaak onnodig ingewikkeld. Wil je tijd en moeite besparen? Kies dan voor factuur software.
Door factuursoftware is de kans op fouten kleiner. Veel onderdelen worden namelijk voor jou geautomatiseerd. Bovendien bieden veel programma's een directe koppeling met boekhoudprogramma's, of het factuurprogramma maakt deel uit van een boekhoudpakket. Alle facturen worden dan direct verwerkt in de boekhouding, wat boekhouden een stuk simpeler maakt.
Andere voordelen van online facturatie software zijn een professionelere uitstraling, doordat de software vaak duidelijke, overzichtelijke sjablonen biedt die je kan aanpassen naar je huisstijl. Bovendien zijn er programma's die betalingsherinneringen automatiseren als een factuur nog niet betaald is, waardoor de kans op betaling groter wordt. Ook onthoudt factuur software klantgegevens, wat aan het relatiebeheer bijdraagt.
Voordelen
- Je bespaart tijd en moeite
- De kans op fouten is een stuk kleiner
- Je kan hierdoor sneller en makkelijker boekhouden
- Beter zicht op de facturatie en klantrelaties
- Professionelere uitstraling
- Facturen in de eigen huisstijl opmaken
- Sneller betaald krijgen
- Je kan verschillende betalingsmogelijkheden bieden
- Urenregistratie en kilometerregistratie beschikbaar
Nadelen
- Veel factuurprogramma's kosten geld, maar deze kosten verdienen zichzelf vaak weer terug
Factuur software kiezen
Er zijn talloze factuurprogramma's beschikbaar, van programma's als Excel of Google Sheets tot uitgebreide software voor factureren en boekhouden in één. Hierdoor kan het soms lastig zijn om het beste factuurprogramma voor jouw bedrijf te vinden.
Op zoek naar geschikte facturatie software? Let dan in ieder geval op de volgende punten:
- Functies: Niet elk facturatie programma biedt dezelfde functionaliteiten. Facturatie software kan factureren met allerlei handige functies makkelijker maken. Denk aan herinneringen voor openstaande facturen, een overzicht voor de btw-aangifte, periodieke facturen en betalen met automatische incasso of een QR-code.
- Gebruiksgemak: Gebruiksvriendelijke facturatiesoftware zorgt ervoor dat factureren snel en makkelijk gedaan kan worden, zonder dat je eerst hoeft uit te vogelen hoe alles werkt.
- Boekhoudkoppeling: Kan het factuurprogramma gekoppeld worden aan je boekhoudpakket? Zo ja, dan scheelt dit een hoop tijd en moeite. De facturen worden dan namelijk automatisch verwerkt in je boekhouding.
- Kosten: De kosten spelen natuurlijk een doorslaggevende rol, vooral voor starters en kleine ondernemers. Let daarom goed op eventuele acties en vergelijk de kosten van alle aanbieders.
- Proefperiode: Een gratis proefperiode geeft je de kans het programma te testen, zodat je niet meteen vastzit aan een programma dat jou niet bevalt.
- Klantenservice: Heeft de softwareaanbieder een goede klantenservice, waar je terecht kan bij vragen? Of is er een kennisbank beschikbaar om je verder te helpen?
Factuurprogramma gratis
Ben je liever niet te veel geld kwijt aan een facturatieprogramma? Geen zorgen, ook dan kan je terecht bij meerdere aanbieders. Verschillende boekhoudprogramma's zijn tijdelijk of voor altijd gratis te gebruiken. Hou er wel rekening mee dat gratis factuur software vaak beperkter is dan de betaalde varianten. Zoek daarom goed uit welke functies jij nodig hebt om jouw facturatie op orde te krijgen en vind het programma dat bij jou past.
- Gratis in gebruik
- Speciaal gericht op facturatie
- Factuur met eigen logo en lay-out
- Perfecte basis voor starters
- Uren- en projectregistratie
- Factuur en offerte in pdf
- 3 gebruikers inbegrepen
- Facturen in eigen huisstijl maken
- Makkelijke koppeling met boekhoudpakket
- Klantenbeheer
- Verkoopfacturen en offertes
- Automatische back-ups
Boekhoudprogramma met factuur software
Zoals eerder genoemd zijn er niet alleen programma's speciaal voor factureren, maar ook boekhoudprogramma's met een volledig facturatieprogramma. Hiermee regel je je volledige boekhouding op één plek. Dat is wel zo makkelijk. Op zoek naar een geschikt alles-in-1-pakket? Wij hebben de aanbieders voor je op een rij gezet!
- 240 boekingen per boekjaar
- Onbeperkt factureren en urenregistratie
- 15 maanden gratis voor starters
- Onbeperkt toegang tot alle MoneyMonk functies
- Geldende prijs voor een omzet van € 10.000 tot € 30.000
- Gratis bankkoppelingen en toegang voor boekhouder
- Alle functies voor één vaste prijs
- Gebruiksvriendelijke oplossing die je tijd bespaart
- Onbeperkt facturen en offertes maken
- Compleet pakket voor zzp'ers
- Facturen en offertes aanmaken
- Extra gebruikers toevoegen
- Ideaal voor freelancers en starters
- 20 banktransacties per maand verwerken
- Alle functionaliteiten inbegrepen
- Onbeperkt factureren en aantal boekingen
- Terugkerende facturen maken
- Voorraadadministratie en urenregistratie
- Onbeperkt factureren
- Directe bankkoppelingen
- Btw-aangifte met 1 druk op de knop
- Facturatie en offertes maken
- 38 rapportages
- 5 administraties inbegrepen
- Onbeperkt facturen en offertes maken
- Altijd inzicht in je cijfers
- Makkelijk boekhouden
- Onbeperkt facturen maken en verzenden
- Gratis zakelijke rekening
- Automatisch betaalherinneringen sturen
Veelgestelde vragen
Een facturatieprogramma zzp is een factuurprogramma speciaal voor zzp'ers. Als zzp'er is je administratie vaak wat minder ingewikkeld dan grote bedrijven. Je hebt dan meestal voldoende aan simpele factuur software. Maar ook dan kunnen functies als betalingsherinneringen, btw-overzicht en periodieke facturatie handig zijn.
Verscheidene aanbieders bieden factuurprogramma's voor zzp'ers aan, vaak bij een volledig boekhoudpakket inbegrepen, zoals e-Boekhouden.nl, MoneyMonk, DigiBoox en Moneybird. Zelf een vergelijking maken? Dat kan op Onderneming.nl!
Een koppeling tussen een facturatieprogramma en boekhoudprogramma zorgt ervoor dat alle gegevens van het facturatieprogramma direct gedeeld kunnen worden met het boekhoudprogramma. Dit is handig, want alle gegevens die op de factuur staan, worden dan gelijk verwerkt in de boekhouding. Je hoeft dit dan niet meer zelf te doen.
Factureren als eenmanszaak is vaak minder lastig dan wanneer je een groot bedrijf hebt. Als eenmanszaak kan je meestal dan ook met minder functies af. Bepaal goed voor jezelf welke functionaliteiten je wil gebruiken en wat jij belangrijk vindt en maak op basis daarvan een vergelijking van de geschikte factuurprogramma's. Er is immers niet één beste factuurprogramma voor eenmanszaken.
De meeste aanbieders van factuurprogramma's bieden deze aan via hun eigen website. Je sluit daar eenvoudig en snel een abonnement af. Een factuurprogramma kopen kan ook anders. Er zijn namelijk ook aanbieders van factuur software pakketten die je eenmalig aanschaft en dan op je computer kan zetten. Maar het gros van de factuur programma's wordt gewoon online aangeboden via en website en mobiele app.
Werk je in de bouw? Dan kan factureren soms ingewikkeld worden. Je krijgt te maken met urenregistratie, materiaalkosten, de verleggingsregeling en meer. Maar het ene bouwbedrijf is het andere niet – een klein klusbedrijf zal eerder tevreden zijn met een simpeler programma dan grootzakelijke bedrijven. Het beste factuurprogramma bevat alle functies die je nodig hebt om goed te kunnen factureren. Zoek daarom goed uit wat jij nodig hebt voor jouw facturatie.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.