Home » Bedrijf starten » Algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden opstellen

Je hebt het vast wel eens gezien, algemene voorwaarden. De meeste bedrijven, websites en ondernemers hebben algemene voorwaarden waarin de ‘kleine lettertjes’ staan. Je krijgt te maken met algemene voorwaarden wanneer je over gaat tot de aankoop van een product of dienst, het is daarbij belangrijk dat klanten van te voren op de hoogte zijn van waar ze mee instemmen. Hierin staat dus niet de prijs van specifieke producten of diensten, maar wel met welke rechten en plichten jij en je klant te maken hebben. Algemene voorwaarden zorgen ervoor dat je de risico’s die je loopt als ondernemer kunt verkleinen, en dat de klant weet waar hij aan toe is.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden beschrijven de rechten en plichten waar jij en je klant mee te maken hebben. Dit worden vaak de ‘kleine lettertjes’ genoemd. Hierin staat bijvoorbeeld wanneer een klant uiterlijk moet betalen, hoe de garantie is geregeld, en wat er in het geval van klachten ondernomen kan worden. De belangrijkste informatie over het product of dienst staat niet in de algemene voorwaarden, zoals de prijs of de kleur van het product.

In plaats van ‘algemene voorwaarden’ worden er vaak ook andere termen gebruikt, zoals betalingsvoorwaarden, garantiebepalingen, bezorgregeling, leveringsvoorwaarden of servicevoorwaarden. Een ondernemer bepaalt zelf wat er in de algemene voorwaarden staat. Het is dan ook niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen.

Waarom algemene voorwaarden?

Door algemene voorwaarden op te stellen kun je aardig wat ellende voorkomen, zoals wanneer je te maken hebt met een wanbetaler of een conflict met een klant. Algemene voorwaarden beschermen je tegen veelvoorkomende risico’s die bij het ondernemerschap of jouw specifieke branche horen. Indien er een geschil komt, sta je sterker wanneer je kunt aantonen dat jij de algemene voorwaarden hebt gestuurd en dat de klant daarmee akkoord is gegaan. Je mag nooit alle aansprakelijkheid uitsluiten, maar doorgaans word je minder snel aansprakelijk gesteld wanneer je bepaalde voorwaarden van toepassing laat zijn op de aansprakelijkheid van jouw producten of diensten.

Wat staat er in de algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden kunnen zo uitgebreid zijn als je ze zelf wil maken. Omdat het niet verplicht is om algemene voorwaarden op te stellen, zijn er ook geen verplichte onderdelen. Ze moeten daarentegen wel voldoen aan de wet, logisch, en ze moeten voldoen aan twee algemene voorwaarden. Zo moet de inhoud van de algemene voorwaarden niet onredelijk bezwarend zijn voor de wederpartij, en moet de wederpartij de redelijke mogelijkheid krijgen om kennis te nemen van deze voorwaarden. Je hebt dus een informatieplicht als ondernemer. We gaan hieronder dieper in op een aantal veelvoorkomende bepalingen die terug te vinden zijn in de algemene voorwaarden.

Je mag zelf een betalingstermijn voor je klanten bepalen, zolang deze redelijk blijft. Daar geldt geen wettelijke richtlijn voor. Vaak wordt een betalingstermijn van 14 dagen als redelijk gezien, maar je mag zelf bepalen om deze wat korter of langer in te steken. Verkoop of lever je niet een dienst aan een consument, maar aan een bedrijf of de overheid? Dan heb je wel te maken met een wettelijke betalingstermijn.

Een grootbedrijf moet binnen 30 dagen betalen, de overheid mag er in sommige gevallen voor kiezen om binnen 60 in plaats van 30 dagen betalen. Over het algemeen staat er in dit gedeelte ook beschreven wat er gebeurt wanneer iemand te laat is met betalen, denk hierbij aan eventuele incassokosten of rente.

Een aansprakelijkheidsbeperking wordt ook wel een exoneratiebeding genoemd. Door hierover bepalingen op te nemen in je algemene voorwaarden, verklein je de risico’s van jouw onderneming. Je kunt hierbij denken aan het uitsluiten van schade die door omzetverlies, vertraging, opgelegde boetes en reputatieschade komen. Ook worden er in de aansprakelijkheidsbeperking vaak verplichtingen en verantwoordelijkheden van een klant beschreven. Bijvoorbeeld dat jij als ondernemer niet verantwoordelijk bent voor eventuele schade wanneer bepaalde verantwoordelijkheden en plichten niet worden nageleefd door de klant.

Als je een overeenkomst aangaat met een consument is het daarbij wel belangrijk om je te houden aan het consumentenrecht en de zwarte en grijze lijst. In de zwarte lijst staan onredelijke voorwaarden die niet gebruikt mogen worden, in de grijze lijst staan voorwaarden die bezwarend lijken te zijn. Bij het gebruik van onredelijke bepalingen uit de grijze lijst moet je als ondernemer dus bewijzen dat het niet onredelijk is. Of onredelijke bepalingen uit de grijze lijst in jouw geval onredelijk zijn, hangt af van je bedrijf en de situatie.

Een klant heeft altijd recht op wettelijke garantie Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het product:

• Niet compleet is
• Beschadigd is
• Te snel kapot is gegaan
• Niet werkt zoals het hoort te werken
• Anders werkt dan je tijdens de verkoop vertelde
• Software gebruikt die te kort na de aankoop niet meer werkt

Je kunt in de algemene voorwaarden beschrijven dat je extra verkopers- of fabrieksgarantie geeft, óf dat je deze tegen een meerprijs aan de klant levert. Belangrijk om te onthouden is dat de wettelijke garantie altijd boven de commerciële garantie gaat. Er bestaat in Nederland geen wettelijke garantietijd, de klant heeft recht op een ‘deugdelijk product’. Je kunt als ondernemer wél beschrijven hoe lang je reparatie of vervanging biedt na de aankoop, maar nogmaals, deze termijn moet redelijk zijn.

Leveringsvoorwaarden beschrijven de rechten en plichten die jij en je klant hebben omtrent de levering van het product. Denk hierbij aan levertijd, annulering, retournering en transport- en bezorgkosten. Er zijn erkende, internationale afspraken met betrekking tot de leveringsvoorwaarden van producten, deze staan beschreven onder de ICC Incoterms®.

Als het niet lukt om je afspraken met de klant na te komen, ben je normaal gesproken verantwoordelijk voor de eventuele schade. Soms kun je een beroep doen op overmacht, in wettelijke termen wordt dit ook wel ‘force majeure’ genoemd. In dit deel van je algemene voorwaarden kun je bijvoorbeeld omschrijven wat er gebeurt als je producten niet kunt leveren door een milieuramp.

De bedenktijd beschrijft hoeveel dagen een klant heeft om zich te bedenken en van zijn aankoop af te zien. Een wettelijke bedenktijd van 14 dagen is verplicht wanneer je een dienst of product via internet, de telefoon of op straat aan iemand verkoopt. Deze termijn geldt ook voor tweedehands producten en speciale aanbiedingen.

Verkoop je een product dat op maat wordt gemaakt, iets dat snel bederft zoals bloemen, of verhuur je iets voor een bepaalde datum? Dan hoef je geen bedenktijd te geven, het is hierbij wel verplicht om dit op te nemen in de algemene voorwaarden.

Algemene voorwaarden deponeren

Als je de algemene voorwaarden van je bedrijf deponeert bij de Kamer van Koophandel, nemen zij het document in bewaring. Iedereen kan ze daar op elk gewenst moment opvragen. Dat kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer je doet aan telefonische verkoop en de algemene voorwaarden niet fysiek of digitaal kunt overhandigen, je kunt dan verwijzen naar de Kamer van Koophandel waar ze opgevraagd kunnen worden.

Ook in het geval dat er discussie ontstaat met de klant welke voorwaarden van toepassing waren, is het prettig om aan te kunnen tonen dat je je algemene voorwaarden hebt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Je kunt je algemene voorwaarden deponeren door ze op te sturen naar de Kamer van Koophandel, het deponeren kost €19,75 per document per jaar.

Veelgestelde vragen

Geschreven door Reinout de Jong

Reinout de Jong is werkzaam als financieel journalist, hij schrijft teksten voor verschillende financiële websites en is na het afronden van zijn redactionele opleiding bezig met een hbo bachelor in de Nederlandse taal.

Heeft dit artikel je geholpen?

• Ja
• Nee

Vertel ons waarom, en wat wij eventueel kunnen verbeteren. *

Reactie versturen