Home » Bedrijf starten » Algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden opstellen

De meeste bedrijven, websites en ondernemers hebben algemene voorwaarden waarin ze de ‘kleine lettertjes’ beschrijven. Met algemene voorwaarden zorg je ervoor dat je de risico’s die je als ondernemer loopt kan verkleinen. Ook weten klanten zo waar ze wel en niet recht op hebben. Algemene voorwaarden opstellen is niet eenvoudig, maar wel essentieel. Op deze pagina helpen we je daarom bij het maken van goede algemene voorwaarden én geven we twee gratis voorbeelden.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn de regels die gelden bij een overeenkomst. Als een klant een product van jou koopt of een dienst afneemt, staan daarin de geldende regels en plichten voor jou en de klant. In de algemene voorwaarden staat geen specifieke informatie over producten of diensten, maar alleen de informatie die bij iedere afname van toepassing is. Algemene voorwaarden worden ook wel de ‘kleine lettertjes’ genoemd.

In de algemene voorwaarden komen verschillende onderdelen aan bod, zoals:

• De betalingsvoorwaarden
• De leveringsvoorwaarden
• De garantie
• De reparatievoorwaarden

Ondernemers zijn niet verplicht om algemene voorwaarden op te stellen. Er zijn dan ook geen vaste richtlijnen voor het opstellen van algemene voorwaarden. Je bepaalt zelf welke onderdelen je wel en niet in de voorwaarden opneemt en hoe je deze onderdelen uitwerkt.

Algemene voorwaarden voorbeeld

De algemene voorwaarden van een onderneming verschillen per branche en bedrijfsactiviteit. Om een idee te krijgen van hoe algemene voorwaarden eruit moeten zien, hebben we daarom een aantal voorbeelden opgesteld. Hieronder staan twee voorbeelden van algemene voorwaarden voor webshops en fysieke winkels.

Wat zet je in de algemene voorwaarden?

Je mag dus zelf bepalen hoe je de algemene voorwaarden opstelt en hoe uitgebreid je deze maakt. Wel zijn er een aantal onderwerpen (bepalingen) die je standaard in algemene voorwaarden terugvindt. Deze bespreken we hieronder.

Je mag zelf een betalingstermijn voor je klanten bepalen, zolang deze uiteraard redelijk is. Er is geen wettelijke richtlijn. Vaak wordt een betalingstermijn van 14 dagen als redelijk gezien, maar je mag deze langer of korter maken.

Verkoop je een product of lever je een dienst aan een bedrijf of de overheid? Dan heb je wel te maken met een wettelijke betalingstermijn. Een grootbedrijf moet binnen 30 dagen betalen, de overheid mag er in sommige gevallen voor kiezen om binnen 60 in plaats van 30 dagen te betalen.

Over het algemeen staat er in het gedeelte over de betalingstermijn ook beschreven wat er gebeurt wanneer iemand te laat is met betalen, denk hierbij aan incassokosten en eventuele rente.

Door een aansprakelijkheidsbeperking (exoneratiebeding) in de voorwaarden op te nemen, verklein je de risico’s voor jouw onderneming. Denk hierbij aan het uitsluiten van schade door bijvoorbeeld omzetverlies, vertraging, opgelegde boetes en reputatieschade. Ook worden er vaak verplichtingen en verantwoordelijkheden van een klant beschreven, en dat wanneer de klant zich hier niet aan houdt, jij als ondernemer niet verantwoordelijk bent voor eventuele schade.

Het is uiteraard van groot belang dat jouw voorwaarden redelijk zijn. Bij opzet of roekeloos gedrag kan je bijvoorbeeld altijd aansprakelijk worden gesteld voor schade. Je mag dus geen onredelijke bepalingen in de voorwaarden opnemen. Wat hieronder valt, bespreken we verderop in deze tekst.

Een klant heeft altijd recht op wettelijke garantie. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het product:

• Niet compleet is
• Beschadigd is
• Te snel kapot is gegaan
• Niet werkt zoals het hoort te werken
• Anders werkt dan je tijdens de verkoop vertelde
• Software gebruikt die te kort na de aankoop niet meer werkt

Je kan in de algemene voorwaarden beschrijven dat je extra verkopers- of fabrieksgarantie geeft, óf dat je deze tegen een meerprijs aan de klant levert. Belangrijk om te onthouden is dat de wettelijke garantie altijd voor de commerciële garantie gaat.

Er bestaat in Nederland geen wettelijke garantietijd. Klanten hebben recht op een ‘deugdelijk product’. Je kan als ondernemer wel beschrijven hoelang je reparatie of vervanging na aankoop biedt. Uiteraard geldt ook hierbij dat deze termijn redelijk moet zijn.

Leveringsvoorwaarden beschrijven de rechten en plichten die jij en je klant hebben omtrent de levering van het product. Denk hierbij aan levertijd, annulering, retournering en transport- en bezorgkosten. Er zijn erkende, internationale afspraken met betrekking tot de leveringsvoorwaarden van producten. Deze staan beschreven in de ICC Incoterms®.

Lukt het niet om jouw afspraak met de klant na te komen? Dan ben je normaal gesproken verantwoordelijk voor de eventuele schade. Soms kan je een beroep doen op overmacht. In wettelijke termen wordt dit ook wel ‘force majeure’ genoemd. In dit deel van de algemene voorwaarden kan je bijvoorbeeld omschrijven wat er gebeurt als je producten niet kan leveren, bijvoorbeeld door een milieuramp.

De bedenktijd beschrijft hoeveel dagen een klant heeft om zich te bedenken en van zijn aankoop af te zien. Een wettelijke bedenktijd van 14 dagen is verplicht wanneer je een dienst of product via internet, de telefoon of op straat aan iemand verkoopt. Deze termijn geldt ook voor tweedehands producten en speciale aanbiedingen.

Verkoop je een product dat op maat wordt gemaakt, iets dat snel bederft zoals bloemen, of verhuur je iets voor een bepaalde datum? Dan hoef je geen bedenktijd te geven. Het is hierbij wel verplicht om dit op te nemen in de algemene voorwaarden.

Regels voor opstellen van algemene voorwaarden

Hoewel algemene voorwaarden niet verplicht zijn, zijn er wel een aantal regels waaraan je je moet houden wanneer je deze opstelt. Dit om te voorkomen dat klanten totaal geen rechten meer hebben en ondernemers overal mee weg kunnen komen. We behandelen de regels hieronder in het kort.

Ondernemers mogen geen misbruik maken van hun positie als ondernemer. Het is dan ook niet toegestaan om onredelijkheden in jouw algemene voorwaarden op te nemen. Alle voorwaarden moeten redelijk en acceptabel zijn voor jouw klanten.

In de wet wordt onderscheid gemaakt tussen twee vormen van onredelijke afspraken:

• Zeer onredelijke afspraken (zwarte lijst): dit zijn afspraken die te allen tijde onredelijk zijn. Denk aan afspraken die ervoor zorgen dat klanten een overeenkomst op geen enkele manier kunnen ontbinden.
• Mogelijk onredelijke afspraken (grijze lijst): dit zijn afspraken die in bepaalde mate onredelijk kunnen zijn. Denk aan de manier waarop je jezelf beschermt tegen aansprakelijkheid.

Je moet klanten goed en op tijd informeren over de algemene voorwaarden. Dit is de informatieplicht. De voorwaarden moeten bekend zijn voordat klanten met de overeenkomst akkoord gaan. Je kan hiervoor zorgen door de algemene voorwaarden bijvoorbeeld op de website te zetten en daarnaar te verwijzen tijdens contact of door de voorwaarden mee te leveren bij een offerte.

Klanten moeten de algemene voorwaarden kunnen begrijpen. Dit betekent dat je geen al te ingewikkelde taal mag gebruiken. Je moet er bovendien voor zorgen dat je zeker weet dat jouw klant de algemene voorwaarden aanvaardt. Dit kan je doen door je klant te laten bevestigen dat hij ze heeft gelezen.

Veel ondernemers leveren doorlopend producten en/of diensten. Denk aan een abonnement of blijvende dienst. Het is dan niet toegestaan om de algemene voorwaarden zomaar tussentijds te veranderen.

Wil je je voorwaarden toch tussentijds veranderen? Dan moet je je aan de volgende regels houden:

• In de huidige algemene voorwaarden moet staan dat je de voorwaarden tussendoor kan veranderen. Dit wordt ook wel een wijzigingsclausule genoemd.
• Je moet aan je klanten doorgeven dat je de voorwaarden hebt veranderd. Stuur de nieuwe algemene voorwaarden en wijzingen bijvoorbeeld per e-mail door naar je klanten.
• Veranderingen moeten altijd redelijk zijn. Je mag een prijs bijvoorbeeld niet zomaar de volgende week verhogen.
• Laat klanten akkoord gaan met de nieuwe voorwaarden en geef hen ook de mogelijkheid om de overeenkomst op te zeggen als ze het niet eens zijn met de veranderde voorwaarden.

Waarom algemene voorwaarden opstellen?

Door algemene voorwaarden op te stellen kan je aardig wat ellende voorkomen. Bijvoorbeeld wanneer je te maken hebt met een wanbetaler of een conflict met een klant. Denk aan een product dat kapot gaat of een dienst die niet het gewenste resultaat oplevert. In jouw voorwaarden kan de klant dan lezen waar hij eventueel recht op heeft en hoelang hij daar recht op heeft. Als de klant met jouw algemene voorwaarden akkoord is gegaan, zijn bepaalde risico’s daardoor uitgesloten.

Indien er een geschil komt, sta je dus sterker wanneer je aan kan tonen dat je de algemene voorwaarden hebt gestuurd of daarnaar hebt verwezen in de overeenkomst of factuur. Je maakt de rechten van de klant hiermee duidelijk en voorkomt dat eventuele problemen tot discussies en verdergaande gevolgen leiden.

Hou er wel rekening mee dat je met algemene voorwaarden nooit alle aansprakelijkheid kan uitsluiten. Maar doorgaans word je wel minder snel aansprakelijk gesteld wanneer je bepaalde voorwaarden van toepassing laat zijn op de aansprakelijkheid van jouw producten of diensten.

Algemene voorwaarden deponeren

Je kan jouw algemene voorwaarden deponeren bij de Kamer van Koophandel. Deponeren is het officieel indienen of registreren van informatie bij een instantie of organisatie die daarover gaat. Als je jouw algemene voorwaarden deponeert, neemt de KvK deze in bewaring. Iedereen – een klant, partner of andere geïnteresseerde – kan deze dan op ieder gewenst moment tegen betaling opvragen.

Je kan de algemene voorwaarden uiteraard ook gewoon openbaar op jouw website plaatsen. Maar waarom zou je je algemene voorwaarden dan deponeren? Niet alle ondernemers zullen veel hebben aan het deponeren van hun voorwaarden, maar in bepaalde situaties kan dit zeker van pas komen:

• Wanneer je de algemene voorwaarden niet digitaal of fysiek kan overhandigen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij telefonische verkoop. Je kan de klant dan doorverwijzen naar de KvK.
• Als je twijfel over de voorwaarden wil voorkomen. Wanneer er bijvoorbeeld een discussie ontstaat tussen jou en een klant over welke voorwaarden van toepassing waren op het moment van de overeenkomst, is het prettig om aan te kunnen tonen dat én wanneer je de algemene voorwaarden hebt gedeponeerd bij de KvK.

Het deponeren van algemene voorwaarden kost € 21,10 per kalenderjaar. Het opvragen van algemene voorwaarden bij de KvK kost € 2,75 tot € 16,20, afhankelijk van de vorm van het document.

Veelgestelde vragen