Kantoor verduurzamen

Kantoorpand verduurzamen
  • Auteur:

    Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.

  • Laatste update: 8 november 2023
  • Leestijd: 10 minuten

Met kantoorpanden stoten ondernemers CO2 uit. De Rijksoverheid verplicht ondernemers om deze CO2-uitstoot terug te dringen. Ondernemers kunnen daarnaast verdere stappen zetten om hun kantoor te verduurzamen. Hoe kan een kantoorpand worden verduurzaamd? Waar moeten ondernemers op letten en welke subsidies en regelingen zijn er?

Wat is een duurzaam kantoor?

Recycle logo

Kantoorpanden zorgen op verschillende manieren voor CO2-uitstoot. Onder meer door de energie die wordt gebruikt om ruimtes te verwarmen en te verlichten en om machines en apparaten te laten draaien. Ook maken ondernemers gebruik van verschillende artikelen. Deze worden geproduceerd door andere bedrijven. De keuzes die ondernemers hierin maken, zijn bepalend voor de CO2-uitstoot die tot stand wordt gebracht.

Met een duurzaam kantoor richten ondernemers zich op de impact van hun keuzes op het milieu en het klimaat. Er wordt gelet op de uitstoot en deze wordt vervolgens teruggebracht naar nul of gecompenseerd. Een duurzaam kantoor draagt op deze manier bij aan een duurzame wereld.

Waarom een kantoor verduurzamen?

Voor duurzaam ondernemen is het verduurzamen van het kantoorpand één van de belangrijkste aspecten. Met een duurzaam kantoor wordt minder CO2 uitgestoten en dat heeft een positief effect op het milieu en klimaat. De Rijksoverheid verplicht ondernemers bovendien om hun kantoor duurzaam te maken. Door verduurzamingsmaatregelen door te voeren, voldoen ondernemers aan de wet- en regelgeving. Door extra stappen te zetten, wordt het kantoorpand ook nog eens toekomstbestendig gemaakt.

Onderneming logo icon

Vanaf 1 januari 2023 moeten kantoorgebouwen minimaal energielabel C hebben. Dit betekent een energielabel met een primair fossiel energiegebruik van maximaal 225 kWh per m2 per jaar of een energielabel met de letter C of beter. Kantoren die niet aan deze eis voldoen worden gesloten. Dit is opgenomen in het Bouwbesluit 2012. Gemeenten en omgevingsdiensten handhaven op deze verplichting.

Met een duurzaam kantoor zorgen ondernemers voor een positieve reputatie. Consumenten hechten namelijk steeds meer waarde aan duurzaamheid en verkiezen soms zelfs duurzame ondernemingen boven niet-duurzame ondernemingen. Door hun kantoor duurzaam te maken, trekken ondernemers consumenten aan.

Ook zorgen verduurzamingsmaatregelen op de lange termijn voor lagere kosten. Betere isolatie en energiebesparing leiden bijvoorbeeld tot lagere energiekosten. Een duurzamer kantoor is dus niet alleen goed voor het klimaat en het milieu, maar ook voor de ondernemer zelf. Dat is een win-winsituatie.

Voordelen

  • Goed voor milieu en klimaat
  • Bedrijfspand wordt toekomstbestendig gemaakt
  • Positieve reputatie
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Lagere kosten op de lange termijn

Nadelen

  • Investeringen kunnen op de korte termijn voor hogere kosten zorgen
  • Veranderingen doorvoeren kost tijd en moeite

Hoe verduurzaam ik een kantoor?

Ondernemers kunnen hun kantoorpand op verschillende manieren verduurzamen. Het gaat om zowel grote als kleine veranderingen. Hieronder worden een aantal verduurzamingsmaatregelen toegelicht.

Energie besparen

Met energiegebruik wordt CO2 uitgestoten. Besparen op energie vermindert deze CO2-uitstoot. Daarom is het belangrijk dat energie niet onnodig wordt gebruikt of verloren gaat. Men moet zich bewust worden van het energiegebruik op de werkplek. Ondernemers kunnen energie besparen door op de onderstaande zaken te letten.

Overgaan op groene stroom

De wijze waarop energie wordt opgewekt, heeft impact op het klimaat en de gebruikelijke fossiele brandstoffen zorgen voor veel CO2-uitstoot. Naast energiebesparing is ook de overgang naar groene stroom daarom van essentieel belang voor duurzame kantoren. Overgaan op groene energie kan door te investeren in de volgende alternatieven:

Deze investeringen kunnen op de korte termijn tot hoge kosten leiden. Deze maatregelen zijn echter van groot belang om klimaatverandering tegen te gaan. Om de overgang naar groene stroom betaalbaarder te maken, ondersteunt de Rijksoverheid ondernemers door middel van subsidies en regelingen. Deze worden onderaan deze pagina toegelicht. Daarnaast kan met duurzame energie een hoge energierekening worden verlaagd.

Kies voor milieubewuste kantoorartikelen

Wie aan duurzaam ondernemen doet en zijn bedrijfspand wil verduurzamen, doet er goed aan om ook op de kleine zaken te letten. Het veranderen van deze zaken is over het algemeen slechts een kleine moeite, maar door duurzame keuzes te maken dragen ondernemers wel een steentje bij aan een beter klimaat. Hieronder worden twee aspecten uitgebreid besproken.

Gebruik duurzame schoonmaakmiddelen

Reguliere schoonmaakmiddelen bevatten vaak schadelijke stoffen voor het milieu. Het wordt daarom aangeraden om ecologische schoonmaakmiddelen van biologisch afbreekbare ingrediënten te kopen. Deze producten zijn beter voor het milieu. Een aantal voorbeelden van duurzame merken voor schoonmaakmiddelen zijn Seepje, Marcel’s Green Soap en Ecover.

Stap over op duurzaam papier

In kantoren wordt veel gebruikgemaakt van papier. In de printer, voor het maken van notities en voor belangrijke documenten. Een eenvoudige manier om het kantoorpand te verduurzamen is door gewoon papier te vervangen door gerecycled papier. Dit papier is net zo goed als gewoon papier, maar doordat het is gemaakt van oud papier hoeven er minder bomen te worden gekapt en wordt er energie, water en chemicaliën bespaard bij het productieproces.

Ga voor duurzame kantoorinrichting

Om een kantoor duurzamer te maken, kan er ook naar de inrichting worden gekeken. Zijn er nieuwe stoelen en bureaus nodig? Ga dan eens langs bij de kringloop of zoek online naar tweedehands meubels en geef deze een tweede leven. Dit is niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor de portemonnee. Tweedehands meubels zijn namelijk vaak een stuk goedkoper.

Ook kan er worden gekeken naar gerecycled meubilair. Dit meubilair is gemaakt van afval of oude meubels. Door gerecyclede en/of tweedehands meubels te kopen wanneer nieuw kantoormeubilair nodig is, ontstaat er minder afval en hoeven er minder nieuwe meubels te worden geproduceerd.

Subsidies en regelingen voor duurzame kantoren

De Rijksoverheid biedt verschillende subsidies en regelingen aan voor ondernemers om hun kantoor te verduurzamen. Hieronder staan de huidige subsidies en regelingen weergegeven. Neem deze door, bekijk welke regelingen op de onderneming van toepassing zijn en zorg tegen lagere kosten voor een duurzamer kantoor.

Subsidieregeling Verduurzaming Mkb (SVM)

Met de SVM kunnen mkb’ers hun bedrijf verduurzamen. Ondernemers die aan de gestelde voorwaarden voldoen ontvangen een vergoeding voor de inhuur van een adviseur voor een energieadvies op maat en de uitvoering hiervan. De vergoeding bedraagt 80% van de kosten voor het energieadvies voor verduurzaming van het bedrijfspand en/of de bedrijfsvoering en voor de ondersteuning bij de uitvoering van de energiebesparende- en verduurzamingsmaatregelen uit dit advies. Het maximale subsidiebedrag is € 2.500 voor advies én ondersteuning samen.

Investeringssubsidie duurzame energie (ISDE)

Zakelijke gebruikers kunnen hun productieproces, gebouw of te verhuren woning verduurzamen met de ISDE. Ondernemers kunnen verduurzamen door middel van een warmtepomp, zonneboiler, kleine windturbine en/of zonnepanelen. De subsidie voor zonnepanelen en kleine windturbines loopt tot en met 31 december 2023. Voor deze subsidie gelden meerdere voorwaarden. Zo moeten ondernemers de subsidie eerst aanvragen voordat ze een koopovereenkomst aangaan. Ook moet de maatregel in Nederland worden geïnstalleerd en binnen 24 maanden na ontvangst van de beslissing over de aanvraag in gebruik worden genomen.

Energie-investeringsaftrek (EIA)

Ondernemers die investeren in een bedrijfsmiddel dat zorgt voor minder CO2-uitstoot en/of energiezuinig is en ondernemers die willen investeren in duurzame energie, kunnen aanspraak maken op de EIA. Met deze aftrek kan 45,5% van de investeringskosten van de winst worden afgetrokken om de fiscale winst te verlagen. De aftrek is voor alle ondernemers die onder de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting vallen. Om van deze aftrek gebruik te kunnen maken, moet de investering op de Energielijst 2023 staan.

Willekeurige afschrijving milieu-investeringen (Vamil)

Ondernemers die investeren in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen kunnen gebruikmaken van de Vamil. Hiermee kan in een willekeurig jaar een willekeurig percentage worden afgeschreven voor aanschafkosten, voortbrengkosten, aanpassingskosten en kosten voor de aankoop van nieuwe onderdelen. Dit leidt tot rente- of liquiditeitsvoordeel en minder belasting. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet de ondernemer inkomsten- of vennootschapsbelasting betalen. Het bedrijfsmiddel moet daarnaast op de Milieulijst 2023 staan en mag niet eerder gebruikt zijn. 

Milieu-investeringsaftrek (MIA)

Voor investeringen in milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen kan gebruik worden gemaakt van de MIA. Met deze regeling kan een percentage van de investeringskosten worden van de fiscale winst worden afgetrokken. Deze aftrek komt bovenop de standaard afschrijving, waardoor ondernemers minder belasting betalen. Het bedrijfsmiddel dient op de Milieulijst 2023 te staan, kost minimaal € 2.500 en mag niet eerder zijn gebruikt. Ondernemers moeten daarnaast inkomsten- en/of vennootschapsbelasting betalen. Vervolgens geldt de aftrek voor aanschafkosten, voortbrengkosten, de aankoop van nieuwe onderdelen en de kosten voor milieuadviezen (alleen voor mkb’ers).

Veelgestelde vragen

Hoe kan ik mijn onderneming verduurzamen?

Een onderneming kan op verschillende manieren worden verduurzaamd. Niet alleen met het kantoorpand wordt CO2 uitgestoot, maar ook door de inkoop en het transport van materialen en onderdelen. Met duurzame inkoop kan deze uitstoot worden verminderd. Ook het woon-werkverkeer leidt tot CO2-uitstoot. Deze uitstoot kan worden teruggedrongen door duurzame mobiliteit centraal te stellen en te reizen met onder meer het openbaar vervoer. Een elektrische auto leasen biedt ook uitkomst. Werkgevers kunnen bovendien een duurzaam personeelsbeleid doorvoeren om de kans op verzuim en verloop van werknemers te verkleinen.

Ben ik verplicht om mijn kantoor duurzamer te maken?

Per 1 januari 2023 stelt de Rijksoverheid ondernemers verplicht hun kantoorgebouwen te verduurzamen tot minimaal energielabel C. Het gaat om een energielabel met een primair fossiel energiegebruik van maximaal 225 kWh per M2 per jaar of een energielabel met de letter C of beter. Als een kantoor niet aan deze eisen voldoet, mag het pand niet meer voor werkzaamheden worden gebruikt. Gemeenten en omgevingsdiensten handhaven hierop. Om ervoor te zorgen dat het kantoor niet wordt gesloten, dienen ondernemers verduurzamingsmaatregelen door te voeren. De uitzonderingen op deze regel zijn te vinden op de website van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

Welke kleine veranderingen kan ik doorvoeren?

Een kantoor kan met grote en kleine veranderingen worden verduurzaamd. Kleine veranderingen zijn vaak het eenvoudigst door te voeren. Zo kunnen ondernemers overgaan op duurzame schoonmaakmiddelen en gerecycled papier kopen. Ook kunnen gloeilampen worden vervangen door LED-verlichting. Daarnaast kan er worden gekeken naar het eten en drinken op kantoor. Vervang reguliere koffie door duurzame koffie van een duurzaam merk en overweeg biologisch eten aan te schaffen. Kies daarnaast voor oplaadbare batterijen in plaats van wegwerpbatterijen en producten zonder verpakkingsmateriaal om afval te beperken.