Btw hotelovernachting
-
Auteur:
Milou Ros - Laatst bijgewerkt: 17 april 2024
- Leestijd: 6 minuten
Voor het werk naar het buitenland? Een evenement laat op de avond? Dan kan het voor jou als ondernemer weleens nodig zijn om naar een hotel te gaan. Niet alle reis- en verblijfskosten kunnen echter op dezelfde manier worden verwerkt. Wanneer zijn hotelkosten aftrekbaar en hoe zit het met de btw?
Btw en hotelovernachting
Hotelovernachtingen vallen onder het verstrekken van logies door hotels, pensions en vakantiebestedingsbedrijven voor een korte periode. Deze gehele categorie valt onder het lage btw-tarief van 9%. Over een zakelijke hotelovernachting betaalt een ondernemer dus 9% btw.
Ondernemers mogen de btw op een overnachting via de btw-aangifte terugvragen van de Belastingdienst. Het gaat specifiek om de hotelkosten zelf. De btw op eten en drinken mag niet worden teruggevraagd. Deze kosten zijn voor eigen rekening. Het is van belang deze kosten goed van elkaar te scheiden, zodat eventuele fouten in de boekhouding worden voorkomen.
Gemakkelijk zakelijk en privé gescheiden houden?
Open een zakelijke rekening! Onderneming.nl biedt een overzicht van de beste zakelijke rekeningen om de juiste keuze te maken.
Vergelijk zelf
Hotelkosten: wanneer beperkt of volledig aftrekbaar?
Over het algemeen geldt dat alle kosten die nodig zijn voor het uitoefenen van de werkzaamheden aftrekbaar zijn. Een zakelijke overnachting valt echter onder de categorie mogelijk aftrekbare zakelijke kosten. Dat komt doordat de Belastingdienst twijfelt over het zakelijke karakter van reis- en verblijfskosten. Slapen en eten moeten mensen namelijk ook als ze niet aan het werk zijn.
Om duidelijkheid aan te brengen, heeft de Belastingdienst besloten onderscheid te maken tussen volledig aftrekbare kosten en beperkt aftrekbare kosten.
Bij de onderstaande aankopen en in de volgende gevallen zijn de kosten beperkt aftrekbaar:
- Voedsel, drank en genotmiddelen (onder andere zakenlunches en -diners)
- Representatie (geschenken, borrels en recepties)
- Congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfskosten)
Zakelijke hotelovernachtingen wegens een congres, seminar of studiereis zijn dus niet volledig aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Ook het eten en drinken dat een ondernemer in het hotel nuttigt zijn niet 100% aftrekbaar.
In het geval van een congres, seminar of studiereis zijn de kosten dus slechts beperkt aftrekbaar. Wanneer je om een andere zakelijke reden in een hotel verblijft, zijn de kosten echter wél volledig aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Denk bijvoorbeeld aan een zakelijke afspraak of een opdracht ver weg. Let wel op: de kosten voor eten en drinken zijn nog steeds enkele beperkt aftrekbaar.
Alle kosten eenvoudig bijhouden?
Met een boekhoudprogramma houd je snel en gemakkelijk alle gemaakte kosten bij. Vergelijk de beste boekhoudprogramma’s nu!
Vergelijk zelf
Kosten verwerken voor de Belastingdienst
Voor hotelovernachtingen voor seminars, congressen en studiereizen zijn de kosten beperkt aftrekbaar. Ook zijn de kosten voor voedsel, drank, genotsmiddelen en representatie beperkt aftrekbaar. Wat houdt dit eigenlijk in? Hieronder wordt kort uitgelegd hoe je dit verwerkt.
- Hotelkosten voor een congres, seminar of studiereis, voeding, drank, genotmiddelen en representatie zijn boven € 5.600 of 80% aftrekbaar van de inkomstenbelasting
- Hotelkosten voor andere zakelijke redenen zijn 100% aftrekbaar van de inkomstenbelasting
Beperkt aftrekbare kosten kunnen op twee manieren worden verwerkt. De Belastingdienst heeft een drempelbedrag vastgesteld. In 2024 is de drempel € 5.600. Alle kosten daarboven mogen worden afgetrokken. In plaats daarvan kan een ondernemer er ook voor kiezen alle kosten voor 80% af te trekken. Dit percentage geldt niet alleen voor zzp’ers, maar ook voor een ieder met inkomsten uit overig werk. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting is het percentage 73,5%.
Voor de reis- en verblijfskosten voor een seminar, congres of studiereis mag maximaal € 1.500 worden afgetrokken. Er wordt een uitzondering gemaakt als deze reizen noodzakelijk waren voor het werk.
Voor veel ondernemers ligt het drempelbedrag te hoog om daar voordeel uit te halen. Voor hen kan het daarom voordeliger zijn om de kosten voor 80% af te trekken. Voor andere ondernemers kan het juist verstandig zijn om het drempelbedrag aan te houden. Het loont om van tevoren goed na te denken over de hoogte van de kosten die in dat jaar gemaakt zullen worden.
Hotelovernachting in het buitenland
De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse hotelovernachtingen. Voor reizen in het buitenland gelden dus dezelfde regels als in het binnenland.
De btw op een hotelovernachting in het buitenland kan net als bij overnachtingen in Nederland worden teruggevraagd. Buitenlandse btw kan echter niet worden teruggevraagd via de reguliere btw-aangifte. Voor EU-landen kan je een formulier van de Nederlandse belastingdienst gebruiken. Er geldt een drempelbedrag van € 50,00.
Veelgestelde vragen
Het btw-tarief op een hotelovernachting is 9%. Een hotelovernachting valt namelijk onder het verstrekken van logies door hotels, pensions en vakantiebestedingsbedrijven voor een korte periode en voor deze gehele categorie wordt het lage btw-tarief van 9% gehanteerd.
De 9% btw op een hotelovernachting mag aan de Belastingdienst worden teruggevraagd. Het moet specifiek gaan om de btw op zakelijke hotelkosten. De btw op eten en drinken dat in het hotel is genuttigd mag niet worden teruggevraagd.
De kosten voor een hotelovernachting kunnen beperkt of volledig aftrekbaar zijn. De kosten zijn beperkt aftrekbaar als het gaat om een congres, seminar of studiereis en als het kosten voor voedsel, drank, genotmiddelen en/of representatie betreft. De kosten voor een hotelovernachting om andere zakelijke redenen zijn volledig aftrekbaar van de inkomstenbelasting. Het is voor ondernemers essentieel dat ze goed onderscheid maken en alle kosten op de juiste wijze in de boekhouding verwerken.
Beperkt aftrekbare kosten zijn kosten die alleen kunnen worden afgetrokken als ze boven een bepaalde grens uitkomen. Hieronder vallen voedsel, drank en genotmiddelen, representatie, congressen, seminars en studiereizen. In 2024 is de drempel voor beperkte aftrekbaarheid € 5.600. Je hoeft deze drempel niet te hanteren. In plaats daarvan mag je voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten aftrekken. Dit percentage geldt ook voor iedereen met inkomsten uit overig werk. Voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting is het percentage 73,5%. Voor de reis- en verblijfkosten mag maximaal € 1.500 worden afgetrokken. Dit maximum geldt niet als het congres, de seminar of de studiereis noodzakelijk was voor het werk. Uiteraard moeten alle kosten om een zakelijke reden gemaakt zijn.
Als je zowel volledig aftrekbare kosten als beperkt aftrekbare kosten maakt, is het belangrijk deze kosten goed te splitsen. Als er in één keer wordt afgerekend, krijg je namelijk te maken met gemengde kosten, terwijl niet alle kosten volledig kunnen worden afgetrokken en ook de btw niet overal van kan worden teruggevraagd. Vraag daarom altijd om een duidelijke bon of factuur. Deze wordt vaak al standaard meegegeven. Vervolgens kunnen de kosten op de juiste manier in het boekhoudsysteem worden verwerkt.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.