Zakelijke e-mail aanmaken
-
Auteur:
Reinout de Jong - Laatst bijgewerkt: 13 mei 2024
- Leestijd: 6 minuten
De digitale postbus is bijna niet meer weg te denken uit onze levens. Voor veel diensten, aankopen en aanmeldingen heb je tegenwoordig een e-mailadres nodig. Dit is één van de redenen waarom het juist zo waardevol kan zijn voor een ondernemer om een zakelijke e-mail aan te maken. Zo blijf je door het digitale bos de bomen zien en voorkom je dat je werk en privé niet meer gescheiden kunt houden. Niet alleen overzichtelijkheid is een goed argument, er zijn veel redenen waarom je een zakelijke e-mail zou kunnen overwegen. We leggen uit wat de voordelen zijn en hoe je een zakelijk e-mailadres aanmaakt.
Wat is een zakelijk e-mailadres?
Bij een zakelijk e-mailadres denken mensen vaak aan een eigen mailextensie. Bijvoorbeeld mail@onderneming.nl. Hoewel zoiets ook mogelijk is wanneer je een eigen domeinnaam hebt op het internet, hoeft dat niet per se. Een zakelijk e-mailadres aanmaken kan bijvoorbeeld ook met een Hotmail- of Gmail-adres, zo’n mailadres zou er dan uitzien als onderneming@hotmail.com. Probeer onprofessioneel-ogende mailadressen te mijden, en het kort maar krachtig bij je bedrijfsnaam te houden.
Wat over het algemeen niet aan te raden valt is om een zakelijke e-mail te nemen via je internetprovider. Dit kan voor problemen zorgen wanneer je ooit besluit om over te stappen. Naast dat je een heleboel mailverkeer zal kwijtraken, zorgt dit er ook voor dat je een nieuw mailadres naar je klanten moet communiceren. Bovendien zal een deel van je klanten de mail mogelijk missen, of heb je hier geen contactgegevens van. Dit geldt overigens ook voor andere mailadressen. Het is van belang dat je goed nadenkt over je zakelijke mail, omdat later wisselen veel problemen met zich mee kan brengen.
Voordelen van een zakelijk mailadres
Je zou kunnen denken dat een zakelijk e-mailadres overbodig is. Je hebt immers al een eigen mailadres, en wat is er fijner dan alles op één plek te hebben? Over het algemeen is dat niet aan te raden. De kans bestaat dat je bepaalde mails mist als je bijvoorbeeld een weekend lang niet je mailbox bijhoudt. Je wil waarschijnlijk liever geen belangrijke opdracht missen.
Een zakelijk e-mailadres zorgt ook voor een professionele uitstraling en vertrouwen. Het kan argwaan oproepen bij klanten wanneer ze een factuur ontvangen van een mailadres dat bijvoorbeeld niet de naam van je zaak in de adresgegevens heeft staan. Als je een zakelijke e-mail gebruikt zorg je ervoor dat de ontvanger ziet dat de mail afkomstig is van het bedrijf waarmee hij zaken doet. Natuurlijk zal iemand waarmee je informeler contact hebt ook begrijpen dat de e-mailberichten van jou afkomstig zijn, maar over het algemeen doet dit afbreuk aan je professionaliteit.
Een ander voordeel is dat je meer overzicht hebt wanneer je je privé en zakelijk e-mailadres gescheiden houdt. Veel ondernemers ontvangen een grote hoeveelheid aan mailtjes. Offertes, abonnementen, communicatie met klanten en meer. Veel mensen ontvangen op hun eigen mailadres ook talloze mails. Het is dan ook jammer als je een belangrijke zakelijke e-mail mist omdat alle supermarktaanbiedingen bovenaan je mailbox stonden.
Naast dat het professioneler en overzichtelijker is, zorgt een zakelijk e-mailaccount ook voor een stukje herkenbaarheid. De ontvangers zien immers vaker je bedrijfsnaam voorbij komen. Wanneer je veel contact hebt met klanten of zakenpartners, dienen je e-mails ook als visitekaartje. Zorg dat je elke e-mail afsluit met een vriendelijke groet, en bijvoorbeeld een logo van jouw bedrijf. Dit kan je doen door een handtekening in te stellen.
Outlook, provider of toch een domeinnaam?
Er zijn meerdere manieren waarop je een zakelijk e-mailadres voor zakelijke doeleinden kunt maken. Zoals al eerder beschreven in dit artikel is het over het algemeen niet aan te raden om een mailadres via je provider op te zetten. Het kan gebeuren dat je op een dag wil overstappen van internetaanbieder, óf je internetaanbieder – en dus de extensie van je mailadres – verandert van naam. Dat zorgt voor veel werk, omdat je je nieuwe zakelijke e-mailadres naar je bestaande klanten moet communiceren. Wat is dan wel handig? Er zijn een aantal opties.
De meeste mensen hebben een gratis mailadres via bijvoorbeeld Google of Microsoft. Deze aanbieders zijn ook geschikt om zakelijke e-mailadressen mee aan te maken. Dit werkt precies hetzelfde als wanneer je een privé-adres aanmaakt.
Wel is het belangrijk om te weten dat je ook een betaalde, zakelijke e-mail aan kunt maken via deze partijen. Zowel bij Google Workspace als bij Microsoft Outlook. Bij deze versies maak je gebruik van meer opslagruimte, ontvang je geen advertenties, kun je een eigen domeinnaam gebruiken (mailadres@onderneming.nl), en kun je gebruik maken van ondersteuning. Er zijn ook aanbieders zoals Strato waar je een eigen domeinnaam registreert bij het aanmaken van een mailadres.
Veelgestelde vragen
Ja dat kan. Je hebt dan bijvoorbeeld wel een -@hotmail.com of -gmail.com extensie. Over het algemeen oogt een eigen domeinnaam wel professioneler.
Een zakelijk mailadres hoeft niets te kosten. Dit kan – net als bij je persoonlijke mailadres – gratis. Wél heb je bij veel aanbieders de mogelijkheid om een zakelijk pakket aan te schaffen, waardoor je bijvoorbeeld meer opslagruimte en een eigen domeinnaam krijgt.
Dat hangt volledig af van jouw eigen wensen. Over het algemeen is het fijn wanneer de naam van je onderneming zichtbaar is in het zakelijk e-mailadres, dit zorgt ervoor dat klanten je herkennen. Probeer persoonlijke namen te vermijden; een factuur van peter@voorbeeld.nl wekt meer argwaan dan bedrijfsnaam@voorbeeld.nl.
Reinout de Jong is werkzaam als financieel journalist, hij schrijft teksten voor verschillende financiële websites en is na het afronden van zijn redactionele opleiding bezig met een hbo bachelor in de Nederlandse taal.
