Personeelsadministratie

Personeelsadministratie
  • Auteur:

    Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.

  • Laatste update: 8 november 2023
  • Leestijd: 9 minuten

Ondernemers met personeel moeten personeelsadministratie bijhouden. Onder meer werkuren, pensioenregelingen en contracten moeten voor alle werknemers worden vastgelegd. Deze administratieve werkzaamheden kunnen worden uitbesteed of bijgehouden in HRM-software. Wat houdt personeelsadministratie in en wat is een HRM-systeem? Vergelijk hieronder de beste HRM-software en maak een keuze.

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie is het deel van de boekhouding waarin informatie over de werknemers en het bedrijf wordt opgeslagen. Het gaat onder meer om het vastleggen en bijhouden van loonafspraken, pensioenregelingen en verzekeringen. Ook moeten ondernemers verzuim-, verlof- en salarisadministratie bijhouden. Verslagen van onder andere evaluatiegesprekken en managementrapportages vallen hier tevens onder.

Personeelsadministratie doen

De administratie moet up-to-date zijn en overzichtelijk en veilig worden opgeborgen conform de AVG-regels. De personeelsadministratie kan door ondernemers zelf worden gedaan. Dat kan met HRM-software (Human Resources Management) of met een eigen systeem. Vaak kiezen ondernemers ervoor de personeelsadministratie over te dragen aan een medewerker personeelsadministratie of HR-manager. Ook kan de administratie aan specialisten worden uitbesteed.

Waaruit bestaat personeelsadministratie?

In de basis bestaat personeelsadministratie uit twee wettelijk verplichte onderdelen:

Tot de personeelsadministratie behoren daarnaast een flink aantal andere administratieve taken. Deze administratieve werkzaamheden lopen uiteen van het opstellen van contracten tot het afsluiten van verzekeringen. Hieronder staat een lijst met taken en onderdelen waar een ondernemer zich voor de personeelsadministratie mee bezig moet houden:

  • De persoonsgegevens van de werknemer
  • De fiscale gegevens van de werknemer
  • Contracten
  • Loonafspraken
  • Tijdsregistratie
  • Verstrekkingen (sleutels, apparatuur, etc.)
  • Verzekeringen afsluiten, updaten en aanpassen
  • Administratie van lease-auto’s
  • Pensioenregeling
  • Salarisadministratie
  • Opleidingen
  • Functiebeschrijvingen
  • Taakomschrijvingen
  • Functioneringsdocumenten
  • Werkafspraken (targets, afwijkende werktijden, etc.)
  • Verlofadministratie
  • Verzuimadministratie en -begeleiding (inclusief dossiers)
  • Risicoinventarisatie en-evaluatie

Personeelsadministratie uitbesteden of zelf doen?

Wanneer een ondernemer slechts een paar werknemers in dienst heeft, kost het bewaren en bijhouden van de personeelsadministratie over het algemeen niet veel tijd. Dan kan de ondernemer besluiten de administratieve taken zelf uit te voeren.

Personeelsadministratie doen

Zodra de onderneming uitbreidt en er meer personeel wordt aangenomen, kan de werkgever overwegen de personeelsadministratie uit te besteden. Er moet dan een afweging worden gemaakt: kan de tijd beter anders worden besteed? Hoeveel tijd en moeite kan ermee worden bespaard?

Het uitbesteden van de personeelsadministratie doet een ondernemer over het algemeen bij een bedrijf dat daarin is gespecialiseerd. Deze specialisten zijn in staat om meerdere tot alle administratieve werkzaamheden van de ondernemer over te nemen.

Wanneer de ondernemer slechts één onderdeel wil uitbesteden, kan er worden gekeken naar een zelfstandig specialist. Vaak schakelen ondernemers voor bijvoorbeeld hun salarisadministratie een accountant in. Deze beschikt over de benodigde kennis en is op de hoogte van de actuele wet- en regelgeving, waardoor de kans op fouten en consequenties een stuk kleiner is. Door de focus op één aspect te leggen, zijn de kosten voor het uitbesteden lager en hoeft de ondernemer zelf minder met zijn administratie bezig te zijn.

Personeelsadministratie uitbesteden heeft zowel voor- als nadelen. Om het overzichtelijk te maken, staan ze hieronder op een rij. Aan de hand daarvan kunnen ondernemers bepalen wat voor hen het beste is.

Voordelen

  • Scheelt tijd en moeite
  • Kennis van specialisten is up-to-date
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Minder kans op fouten en consequenties

Nadelen

  • Het uitbesteden van de personeelsadministratie kost geld

Wat is HRM-software?

Met HRM-software kunnen ondernemers de personeelsadministratie zelf bijhouden. HRM-software, ook wel HR-software genoemd, automatiseert de administratieve processen rondom het personeel, waardoor deze makkelijker en sneller verlopen. Hierdoor houden ondernemers meer tijd over voor de leuke taken.

HRM-software beschikt over een groot aanbod aan functies. Om een keuze te maken, moet de ondernemer vaststellen welke functies van belang zijn voor de onderneming. Kleinere ondernemingen zullen minder functies nodig hebben dan grotere. Ook heeft niet ieder bedrijf behoefte aan een functies om bijvoorbeeld bedrijfswagens te beheren. Daarom is het van belang om de verschillende functies goed door te nemen. Hieronder worden een aantal belangrijke functionaliteiten uitgelicht:

Urenregistratie

Urenregistratie is een belangrijk onderdeel voor iedere mkb-organisatie en grotere bedrijven. Deze registratie geeft inzicht in het aantal uur dat werknemers hebben gewerkt en aan welke werkzaamheden tijd is besteed. Ondernemers kunnen zo de productiviteit en arbeidskosten in de gaten houden. Bovendien zijn ondernemers volgens de wet verplicht om de arbeids- en rusttijden van werknemers te noteren. Een nauwkeurige tijdregistratie kunnen bijhouden met HRM-software is dan ook essentieel.

Verlof- en verzuimregistratie

Met HRM-software kunnen ondernemers de verlof- en verzuimregistratie voor zichzelf vereenvoudigen. Een functie voor verlof en verzuim geeft werknemers de mogelijkheid om zelf verlofaanvragen in te dienen, al dan niet via mobiele apps. De werkgever kan deze verzoeken vervolgens goed- of afkeuren. Dit krijgt de werknemer in beeld te zien. Vervolgens staan de verlof- en verzuimdagen in het systeem genoteerd. Dit vereenvoudigd het gehele proces rondom verlof en verzuim.

Declaraties verwerken

Wanneer werknemers kosten voor de werkgever en/of onderneming maakt, kunnen deze kosten worden gedeclareerd. Deze declaraties moeten aan de werkgever worden doorgegeven, zodat de kosten vervolgens kunnen worden terugbetaald. Ingebouwde declaratiesoftware maakt het voor werknemers mogelijk om de declaraties online door te geven. De werkgever keurt deze declaraties daarna goed of af. Vervolgens wordt het bedrag in de salarisadministratie verwerkt en aan de werknemer uitbetaald.

Talentmanagement

Werknemers moeten worden geworven, ingewerkt en opgeleid. Ook moeten de prestaties en ontwikkelingen worden bijgehouden. Al deze processen kunnen worden vereenvoudigd met een tool voor talentmanagement. Dit onderdeel van HRM-software zorgt ervoor dat werkgevers hun nieuwe en bestaande werknemers online kunnen volgen en managen. Door werknemers op te leiden en hun talenten te versterken, zal de onderneming op den duur beter presteren.

HRM-software vergelijken 2023

Voor ondernemers die de administratieve werkzaamheden zelf willen uitvoeren, is het essentieel dat de juiste HRM-software wordt gekozen. Hieronder vergelijken we een aantal van de bekendste en beste HR-systemen.

AFAS

afas logo

AFAS is één van de bekendste bedrijven voor HRM-software. Met deze software regelen ondernemers eenvoudig hun salarisverwerking en verlof, verzuim, werving en selectie van werknemers. Met AFAS kunnen ondernemers hun werknemers bij de HR-processen betrekken middels Employee Self Service en de AFAS Pocket-app. HR-gegevens kunnen zo eenvoudig door de werknemers zelf worden gewijzigd. Met Manager Self Service kan daarnaast ook het management bij HR-taken worden betrokken. Bij AFAS kunnen ondernemers terecht voor een breed aanbod aan handige functies.

  • Mobiele app voor werknemers
  • Employee Self Service
  • Management Self Service
  • Automatische controles
  • Altijd een bijgewerkte cao
  • Altijd actueel met de wet- en regelgeving
  • Werving en selectie
  • Talentmanagement
  • HR-analytics
  • Payroll-regelingen

Hooray!

hooray logo

Hooray! is een gebruiksvriendelijke software voor mkb’ers. Met dit softwarepakket regelen ondernemers al hun HR-zaken op één plek. Denk aan verlof, verzuim en declaraties en de persoonlijke ontwikkeling van werknemers met verslaglegging. Ook beheren ondernemers hier eenvoudig hun bedrijfsmiddelen, werklocaties en urenregistratie. Hooray! kost € 4,50 per gebruiker per maand. De eerste 14 dagen zijn gratis, zodat het systeem uitgebreid kan worden getest.

  • Snel onboarden met HR-workflows
  • Connecten met de workspace
  • Verlof en verzuim
  • Declaraties
  • Persoonlijke ontwikkeling met verslaglegging
  • Documentenbeheer
  • Contractbeheer
  • Urenregistratie
  • HR-analytics
  • Self service-app

Deel

logo deel

Deel is een wereldwijd HR-platform met verschillende pakketten. Het HR-systeem maakt internationaal ondernemen eenvoudiger. Met de software kunnen ondernemers werknemers aannemen en betalen in landen waar ze geen juridische entiteiten hebben. Onder meer verlof, payroll, bonussen, contracten, kosten per land, promoties en facturen kunnen snel worden ingezien. Zo hebben ondernemers altijd en overal inzicht in hun wereldwijde personeelszaken.

  • Payroll-beheer
  • Contracten
  • Bonussen en promoties
  • Co-working met WeWork
  • Landspecifieke benefits
  • Inzicht in werkgeverskosten
  • Personeelsbestanden
  • Loonstroken genereren
  • Personeelsverloop
  • Boekhouding expertise

Personio

personio logo

Met Personio kunnen bedrijven eenvoudig hun HR-processen automatiseren. De software zorgt voor maximaal gebruiksgemak met verschillende handige functies, zoals urenregistratie, verlofbeheer en on/-offboarding. Daarnaast kunnen ondernemers gebruikmaken van talent management, een tool die organisaties helpt om sollicitanten te vinden en beheren en werknemers te trainen. Personio biedt drie pakketten aan: Essential, Professional en Enterprise.

  • Urenregistratie
  • Verlofbeheer
  • HR-helpdesk
  • Digitaal personeelsdossier
  • On-/Offboarding
  • Workflow automatisering
  • Loonadministratie voorbereiding
  • Talentmanagement
  • Elektronische handtekening
  • Sollicitaties beheren

Veelgestelde vragen

Welke onderdelen van personeelsadministratie zijn verplicht?

Twee onderdelen zijn bij personeelsadministratie verplicht: de salarisadministratie en het personeelsbeheer. Salarisadministratie bestaat onder meer uit loonbetalingen, loonaangiftes, afbetalingen van loonheffingen, onkostenvergoedingen en ziektemeldingen. Personeelsbeheer gaat daarnaast om administratie en fiscale gegevens van de werknemers. Naast deze onderdelen kan personeelsadministratie uit een groot aantal andere taken en onderdelen bestaan, zoals pensioen, verzekeringen, verstrekkingen, tijdsregistratie, etc.

Wat is de beste HRM-software?

HRM-software kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Welke functies een systeem moet hebben, hangt af van de taken en onderdelen waarmee de ondernemer voor zijn personeelsadministratie te maken krijgt. Deze verschillen per ondernemer. Wat de beste HRM-software is, hangt dus af van de wensen en eisen van de ondernemer.

Kan ik zelf de personeelsadministratie doen?

Ondernemers met slechts een paar werknemers zouden de personeelsadministratie zelf kunnen doen. Het is daarbij belangrijk dat de werkgever zich houdt aan de wet- en regelgeving en dat alle informatie goed en overzichtelijk wordt bijgehouden. HRM-software kan dit vereenvoudigen door deze processen te automatiseren. Zodra een onderneming meer personeel heeft, kan het verstandig zijn om de administratieve werkzaamheden over te dragen aan een extern bedrijf of specialist. Zo worden fouten en consequenties voorkomen, doordat specialisten beschikken over de benodigde kennis en alle informatie altijd up-to-date is.