Home » Personeel » Personeelsadministratie

Personeelsadministratie

Als je personeel in dienst hebt, moet je personeelsadministratie bijhouden. Onder meer werkuren, pensioenregelingen en contracten moeten voor alle werknemers worden vastgelegd. Deze administratieve werkzaamheden kunnen worden uitbesteed of bijgehouden in HRM-software. Wat houdt personeelsadministratie in en wat is een HRM-systeem? Vergelijk hieronder de beste HRM-software en maak een keuze.

Wat is personeelsadministratie?

Personeelsadministratie is het deel van de boekhouding waarin informatie over de werknemers en het bedrijf wordt opgeslagen. Het gaat onder meer om het vastleggen en bijhouden van loonafspraken, pensioenregelingen en verzekeringen. Ook moeten ondernemers verzuim-, verlof- en salarisadministratie bijhouden. Verslagen van onder andere evaluatiegesprekken en managementrapportages vallen hier tevens onder.

De administratie moet up-to-date zijn en overzichtelijk en veilig worden opgeborgen conform de AVG-regels. Je kan de personeelsadministratiezelf doen. Dat kan met HRM-software (Human Resources Management) of met een eigen systeem. Vaak kiezen ondernemers ervoor de personeelsadministratie over te dragen aan een medewerker personeelsadministratie of HR-manager. Ook kan de administratie aan specialisten worden uitbesteed.

Waaruit bestaat personeelsadministratie?

In de basis bestaat personeelsadministratie uit twee wettelijk verplichte onderdelen:

• Salarisadministratie: Onder de salarisadministratie of loonadministratie vallen de loonbetalingen, loonaangiftes en het afdragen van loonheffingen aan de Belastingdienst. Daarnaast moeten ondernemers vakantiedagen, ziekmeldingen en onkostenvergoedingen bijhouden.
• Personeelsadministratie: Tot het personeelsdossier behoren de administratieve en fiscale gegevens van de werknemers. Ook hou je hierin bij hoe de werknemers functioneren. Het verslag van het functioneringsgesprek met eventuele verbeterpunten en afspraken wordt hier geplaatst en de ontwikkelingen van werknemers wordt hier bijgehouden. Deze administratie wordt een dossier genoemd, omdat het een map betreft. Tegenwoordig gaat het vaker om een digitaal personeelsdossier dan een fysiek dossier.

Naast deze wettelijke verplichtingen behoren een flink aantal andere administratieve taken tot de personeelsadministratie. Deze administratieve werkzaamheden lopen uiteen van het opstellen van contracten en het verwerken van de secundaire arbeidsvoorwaarden tot het afsluiten van verzekeringen. Hieronder staat een lijst met taken en onderdelen waar een ondernemer zich voor de personeelsadministratie mee bezig moet houden:

Personeelsadministratie uitbesteden of zelf doen?

Wanneer je slechts een paar werknemers in dienst hebt, kost het bewaren en bijhouden van de personeelsadministratie over het algemeen niet veel tijd. Dan kan je besluiten de administratieve taken zelf uit te voeren.

Zodra de onderneming uitbreidt en er meer personeel wordt aangenomen, kan je overwegen de personeelsadministratie uit te besteden. Er moet dan een afweging worden gemaakt: kan de tijd beter anders worden besteed? Hoeveel tijd en moeite kan ermee worden bespaard?

Het uitbesteden van de personeelsadministratie doe je over het algemeen bij een bedrijf dat daarin is gespecialiseerd. Deze specialisten zijn in staat om meerdere tot alle administratieve werkzaamheden van ondernemers over te nemen.

Wanneer je slechts één onderdeel wil uitbesteden, kan er worden gekeken naar een zelfstandig specialist. Vaak schakelen ondernemers voor bijvoorbeeld hun salarisadministratie een accountant in. Deze beschikt over de benodigde kennis en is op de hoogte van de actuele wet- en regelgeving, waardoor de kans op fouten en consequenties een stuk kleiner is. Door de focus op één aspect te leggen, zijn de kosten voor het uitbesteden lager en hoef je zelf minder met je administratie bezig te zijn.

Personeelsadministratie uitbesteden heeft zowel voor- als nadelen. Om het overzichtelijk te maken, staan ze hieronder op een rij. Aan de hand daarvan kan je bepalen wat voor jou het beste is.

Wat is HRM-software?

Met HRM-software kunnen ondernemers de personeelsadministratie zelf bijhouden. HRM-software, ook wel HR-software genoemd, automatiseert de administratieve processen rondom het personeel, waardoor deze makkelijker en sneller verlopen. Hierdoor hou je meer tijd over voor de leuke taken voor je onderneming.

HRM-software beschikt over een groot aanbod aan functies. Om een keuze te maken, moet je vaststellen welke functies van belang zijn voor de onderneming. Kleinere ondernemingen zullen minder functies nodig hebben dan grotere. Ook heeft niet ieder bedrijf behoefte aan een functies om bijvoorbeeld bedrijfswagens te beheren. Daarom is het van belang om de verschillende functies goed door te nemen. Hieronder worden een aantal belangrijke functionaliteiten uitgelicht:

Urenregistratie

Urenregistratie is een belangrijk onderdeel voor iedere mkb-organisatie en grotere bedrijven. Deze registratie geeft inzicht in het aantal uur dat werknemers hebben gewerkt en aan welke werkzaamheden tijd is besteed. Je kan zo de productiviteit en arbeidskosten in de gaten houden. Bovendien zijn ondernemers volgens de wet verplicht om de arbeids- en rusttijden van werknemers te noteren. Een nauwkeurige tijdregistratie kunnen bijhouden met HRM-software is dan ook essentieel.

Verlof- en verzuimregistratie

Met HRM-software kan je de verlof- en verzuimregistratie voor jezelf vereenvoudigen. Een functie voor verlof en verzuim geeft werknemers de mogelijkheid om zelf verlofaanvragen in te dienen, al dan niet via mobiele apps. Aks werkgever kan je deze verzoeken vervolgens goed- of afkeuren. Dit krijgt de werknemer in beeld te zien. Vervolgens staan de verlof- en verzuimdagen in het systeem genoteerd. Dit vereenvoudigd het gehele proces rondom verlof en verzuim.

Declaraties verwerken

Wanneer werknemers kosten voor de werkgever en/of onderneming maken, kunnen deze kosten worden gedeclareerd. Deze declaraties moeten aan de werkgever worden doorgegeven, zodat de kosten vervolgens kunnen worden terugbetaald. Ingebouwde declaratiesoftware maakt het voor werknemers mogelijk om de declaraties online door te geven. Je keurt deze declaraties daarna goed of af. Vervolgens wordt het bedrag in de salarisadministratie verwerkt en aan de werknemer uitbetaald.

Talentmanagement

Werknemers moeten worden geworven, ingewerkt en opgeleid. Ook moeten de prestaties en ontwikkelingen worden bijgehouden. Al deze processen kunnen worden vereenvoudigd met een tool voor talentmanagement. Dit onderdeel van HRM-software zorgt ervoor dat werkgevers hun nieuwe en bestaande werknemers online kunnen volgen en managen. Door werknemers op te leiden en hun talenten te versterken, zal de onderneming op den duur beter presteren.

HRM-software vergelijken 2023

Voor ondernemers die de administratieve werkzaamheden zelf willen uitvoeren, is het essentieel dat de juiste HRM-software wordt gekozen. Hieronder vergelijken we een aantal van de bekendste en beste HR-systemen.

AFAS is één van de bekendste bedrijven voor HRM-software. Met deze software regelen ondernemers eenvoudig hun salarisverwerking en verlof, verzuim, werving en selectie van werknemers. Met AFAS kan je je werknemers bij de HR-processen betrekken middels Employee Self Service en de AFAS Pocket-app. HR-gegevens kunnen zo eenvoudig door de werknemers zelf worden gewijzigd. Met Manager Self Service kan daarnaast ook het management bij HR-taken worden betrokken. Bij AFAS kunnen ondernemers terecht voor een breed aanbod aan handige functies.

• Mobiele app voor werknemers
• Employee Self Service
• Management Self Service
• Automatische controles
• Altijd een bijgewerkte cao

• Altijd actueel met de wet- en regelgeving
• Werving en selectie
• Talentmanagement
• HR-analytics
• Payroll-regelingen

Hooray! is een gebruiksvriendelijke software voor mkb’ers. Met dit softwarepakket regelen ondernemers al hun HR-zaken op één plek. Denk aan verlof, verzuim en declaraties en de persoonlijke ontwikkeling van werknemers met verslaglegging. Ook beheer je hier eenvoudig je bedrijfsmiddelen, werklocaties en urenregistratie. Hooray! kost € 4,50 per gebruiker per maand. De eerste 14 dagen zijn gratis, zodat het systeem uitgebreid kan worden getest.

• Snel onboarden met HR-workflows
• Connecten met de workspace
• Verlof en verzuim
• Declaraties
• Persoonlijke ontwikkeling met verslaglegging

• Documentenbeheer
• Contractbeheer
• Urenregistratie
• HR-analytics
• Self service-app

Deel is een wereldwijd HR-platform met verschillende pakketten. Het HR-systeem maakt internationaal ondernemen eenvoudiger. Met de software kunnen ondernemers werknemers aannemen en betalen in landen waar ze geen juridische entiteiten hebben. Onder meer verlof, payroll, bonussen, contracten, kosten per land, promoties en facturen kunnen snel worden ingezien. Zo heb je altijd en overal inzicht in je wereldwijde personeelszaken.

• Payroll-beheer
• Contracten
• Bonussen en promoties
• Co-working met WeWork
• Landspecifieke benefits

• Inzicht in werkgeverskosten
• Personeelsbestanden
• Loonstroken genereren
• Personeelsverloop
• Boekhouding expertise

Met Personio kunnen bedrijven eenvoudig hun HR-processen automatiseren. De software zorgt voor maximaal gebruiksgemak met verschillende handige functies, zoals urenregistratie, verlofbeheer en on/-offboarding. Daarnaast kan je gebruikmaken van talent management, een tool die organisaties helpt om sollicitanten te vinden en beheren en werknemers te trainen. Personio biedt drie pakketten aan: Essential, Professional en Enterprise.

• Urenregistratie
• Verlofbeheer
• HR-helpdesk
• Digitaal personeelsdossier
• On-/Offboarding

• Workflow automatisering
• Loonadministratie voorbereiding
• Talentmanagement
• Elektronische handtekening
• Sollicitaties beheren

Geen personeelsadministratie met payroll

Je kan als werkgever ook kiezen voor een payroll constructie. Dit is een constructie waarbij een werknemer juridisch in dienst bij een payrollbedrijf, terwijl jij de werkgever bent. De werknemers worden dan als het ware aan je uitgeleend.

Bij een payroll constructie neemt het bedrijf een aantal administratieve taken van je over, zoals de salarisadministratie. Ook stelt zo’n bedrijf contracten op en regelt het de loonadministratie, ziekmeldingen en vakantiedagen. Jouw taken als juridisch werkgever worden tevens van je overgenomen. Het payrollbedrijf is dan verantwoordelijk voor de verzekeringen, het pensioen en het verzuimmanagement van je werkgevers.

Veelgestelde vragen

Geschreven door Milou Ros

Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.

Heeft dit artikel je geholpen?

• Ja
• Nee

Vertel ons waarom, en wat wij eventueel kunnen verbeteren. *

Reactie versturen