Kilometervergoeding zzp
Een zzp’er legt verschillende zakelijke reizen af. Bijvoorbeeld van en naar kantoor of van en naar een opdrachtgever. Deze woon-werk-kilometers kunnen tot hoge reiskosten leiden. Van opdrachtgevers kan een zzp’er daarom een kilometervergoeding ontvangen. Ook kunnen zzp’ers tot een bepaalde grens onbelast reiskosten declareren. Hoe werkt dit precies?
Wat is een kilometervergoeding zzp?
Zzp’ers hebben net als mensen in loondienst recht op reiskostenvergoeding. Een kilometervergoeding voor zzp’ers is dan ook een vergoeding voor de zakelijke kilometers die een ondernemer aflegt met zijn privévoertuig, zoals een eigen auto of eigen fiets. Ook huurauto’s vallen hieronder.
De hoogte van de kilometervergoeding wordt in overleg met de opdrachtgever afgesproken. Een zzp’er kan ook aan zichzelf een belastingvrije kilometervergoeding uitkeren.
Eenvoudig je rittenregistratie bijhouden?
Makkelijk je rittenregistratie bijhouden om in kaart te brengen welke kilometers privé en welke zakelijk waren? Bekijk nu de rittenregistratieapps en maak de beste keuze!
Bekijken
Kilometervergoeding en belasting
In Nederland geldt een belastingvrije kilometervergoeding. Dit is het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan de werkgever en dat voor zzp’ers van de opbrengst aftrekbaar is. Boven dat bedrag moet er inkomstenbelasting worden betaald over het deel dat boven de gestelde grens valt. Dit bedrag wordt door de Belastingdienst namelijk als loon of inkomstenbron gezien.
In 2023 is de belastingvrije kilometervergoeding € 0,21 per kilometer
Per 1 januari 2023 is het belastingvrije bedrag € 0,21 per gereden kilometer. Deze belastingvrije kilometervergoeding geldt ook voor zzp’ers. Een zzp’er die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal € 0,21 per kilometer onbelast declareren. Op 1 januari 2024 wordt de onbelaste reiskostenvergoeding verhoogd naar € 0,23 per kilometer.
Een ondernemer mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan € 0,21 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald. Als een ondernemer € 0,30 per kilometer rekent, betaalt hij dus btw over € 0,09 voor alle gereden kilometers.
Hoe werkt de kilometervergoeding voor zzp’ers?
Ondernemers kunnen de kilometervergoeding voor hun zakelijke kilometers op twee manieren verrekenen:
- Aan zichzelf een kilometervergoeding uitkeren
- Reiskosten doorberekenen aan de opdrachtgever
Een ondernemer mag per zakelijk gereden kilometer belastingvrij € 0,21 aan zichzelf uitkeren als kilometervergoeding. Deze reiskostenvergoeding geldt voor woon-werkverkeer en werk-werkverkeer. Deze vergoeding is dus niet alleen van toepassing op reizen van huis naar kantoor. Buiten het woon-werk-verkeer kunnen ondernemers ook kilometervergoeding aan zichzelf uitkeren voor reizen naar co-working spaces en zakelijke afspraken als netwerkborrels en meer.
Ondernemers kunnen reiskosten doorbelasten aan hun opdrachtgevers. De reiskostenvergoeding die ondernemers dan ontvangen, wordt door de Belastingdienst gezien als omzet. Er moet dan btw over worden afgedragen. De belastingvrije kilometervergoeding kan ook dit geval worden toegepast.
Reiskosten berekenen zzp
Het is voor ondernemers van groot belang dat de gereden kilometers en reiskosten zzp goed worden bijgehouden. Kiest de ondernemer ervoor de reiskosten aan de opdrachtgever door te berekenen? Dan zijn er twee verschillende manieren waarop dit kan worden gedaan:
Een ondernemer kan de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt een ondernemer het aantal gereden kilometers, de kilometervergoeding per gereden kilometer, het totaalbedrag en het btw-tarief. Dit btw-tarief moet hetzelfde tarief zijn als dat de ondernemer op de rest van de factuur toepast.
Doordat de reiskostenvergoeding apart vermeld staat, weet een opdrachtgever gelijk hoeveel hij voor de ondernemer aan reiskosten kwijt is. Daarom geven veel opdrachtgevers de voorkeur aan deze wijze van reiskosten berekenen.
Een ondernemer kan er ook voor kiezen om de reiskosten in zijn uurtarief mee te nemen. Hierdoor is de ondernemer minder tijd kwijt aan de administratie. De reiskosten en gereden kilometers hoeven immers voor de opdrachtgever te worden bijgehouden en op de factuur te worden vermeld.
Wanneer een opdrachtgever akkoord gaat met het uurtarief van de ondernemer, worden eventuele discussies met de opdrachtgever bovendien op deze manier vermeden. Houd er als ondernemer wel rekening mee dat het uurtarief niet te hoog wordt.
Kilometeradministratie bijhouden
Het is essentieel dat een ondernemer een sluitende kilometeradministratie bijhoudt. Andere veelgebruikte termen zijn rittenregistratie en kilometerregistratie. Met de juiste kilometeradministratie kan een ondernemer de reiskosten en gereden kilometers aan de opdrachtgever verantwoorden. Ook kunnen ze op deze manier op een later moment worden verrekend. Bovendien kan de Belastingdienst nog tot zeven jaar later verantwoording voor de reiskosten bij de ondernemer opvragen. Het is dus van groot belang dat ondernemers hun zakelijke reizen op de correcte wijze bijhouden.
Een correcte kilometeradministratie bevat de volgende onderdelen:
- Het merk, type en kenteken van de auto
- De datum
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- De plaats van vertrek en bestemming
- Of de rit zakelijk of privé is
- De gereden route als deze van de gebruikelijke afweek (door onder andere wegafsluitingen, omleidingen, files, etc.)
Een kilometeradministratie kan op verschillende manieren worden bijgehouden:
- Met een online systeem voor rittenregistratie
- In een overzichtelijke Excel template
- Met een boekhoudprogramma waarin dit zit inbegrepen
Veelgestelde vragen
In 2023 mogen zzp’ers tot € 0,21 onbelast declareren als km vergoeding. Wanneer een ondernemer een hogere kilometervergoeding vraagt, moet hij over het bedrag boven € 0,21 inkomstenbelasting betalen. In 2024 wordt deze grens verhoogd naar € 0,24 per gereden kilometer.
De kilometervergoeding van € 0,21 geldt niet voor het openbaar vervoer. Een ondernemer kan deze kosten wel opvoeren als zakelijke kosten. De ondernemer kan deze openbaar vervoer kosten aftrekken van zijn opbrengst. Wanneer een zzp’er met het openbaar vervoer reist, kan hij ook de btw terugvragen. De belasting op openbaar vervoer is 9%. Het is van groot belang dat ondernemers hun bonnen goed bewaren, zodat de kosten aan de Belastingdienst kunnen worden verantwoord. Op de website van OV-chipkaart kan men een declaratieoverzicht maken van de zakelijke reizen.
Nee, dit is de meeste gevallen niet verplicht, maar wel als een ondernemer gebruikmaakt van de belastingvrije kilometervergoeding. Een ondernemer moet verplicht administratie bijhouden als hij aan de Belastingdienst wil duidelijk maken dat hij minder dan 500 kilometer per jaar privé met de zakelijke auto heeft gereden. Ook als een ondernemer met een auto van de zaak rijdt, is rittenregistratie noodzakelijk. Zzp’ers die met eigen vervoer zakelijk reizen, moeten met rittenregistratie bovendien kunnen aantonen welke ritten zakelijk en welke ritten privé zijn. Bovendien kan de Belastingdienst tot zeven jaar lang reiskostenverantwoording opvragen.
Zzp’ers kunnen tot € 0,21 per zakelijk gereden kilometer aan reiskosten aftrekken van hun opbrengst. Dit is de belastingvrije kilometervergoeding. Daarboven moet inkomstenbelasting over de reiskostenvergoeding worden betaald.
