Kilometervergoeding zzp
Een zzp’er legt verschillende zakelijke reizen af. Bijvoorbeeld van en naar kantoor of van en naar een opdrachtgever. Deze woon-werk-kilometers kunnen tot hoge reiskosten leiden. Van opdrachtgevers kan een zzp’er daarom een kilometervergoeding ontvangen. Ook kunnen zzp’ers tot een bepaalde grens onbelast reiskosten declareren. Hoe werkt dit precies?
Wat is een kilometervergoeding zzp?
Je hebt als zzp’er net als mensen in loondienst recht op reiskostenvergoeding. Een kilometervergoeding voor zzp’ers is dan ook een vergoeding voor de zakelijke kilometers die een ondernemer aflegt met zijn privévoertuig, zoals een eigen auto of eigen fiets. Ook huurauto’s vallen hieronder.
De hoogte van de kilometervergoeding wordt in overleg met de opdrachtgever afgesproken. Je kan ook aan zichzelf een belastingvrije kilometervergoeding uitkeren.
Kilometerregistratie met de e‑Boekhouden app
Met de e‑Boekhouden.nl app kun je moeiteloos je afgelegde kilometers bijhouden in de urenmodule. Hierdoor heb je altijd toegang tot je registratie van gereden ritten. Dit is handig als je onderweg bent en meteen je afgelegde kilometers wilt vastleggen.
Bekijk de 15 maanden gratis actie
Kilometervergoeding en belasting
In Nederland geldt een belastingvrije kilometervergoeding. Dit is het bedrag dat een werkgever per zakelijke kilometer onbelast kan vergoeden aan de werkgever en dat voor zzp’ers van de opbrengst aftrekbaar is. Boven dat bedrag moet er inkomstenbelasting worden betaald over het deel dat boven de gestelde grens valt. Dit bedrag wordt door de Belastingdienst namelijk als loon of inkomstenbron gezien.
In 2025 is de belastingvrije kilometervergoeding € 0,23 per kilometer
In 2025 is het belastingvrije bedrag € 0,23 per gereden kilometer. Deze belastingvrije kilometervergoeding geldt ook voor zzp’ers. Een zzp’er die met een privé auto zakelijke kilometers aflegt, mag maximaal € 0,23 per kilometer onbelast declareren.
Je mag een hogere reiskostenvergoeding vragen dan € 0,23 per gereden kilometer. Daarboven moet wel inkomstenbelasting worden betaald. Als een ondernemer € 0,30 per kilometer rekent, betaalt hij dus belasting over € 0,07 voor alle gereden kilometers.
Hoe werkt de kilometervergoeding voor zzp’ers?
Je kan de kilometervergoeding voor je zakelijke kilometers op twee manieren verrekenen:
- Aan jezelf een kilometervergoeding uitkeren
- Reiskosten doorberekenen aan de opdrachtgever
-
Zelf een kilometervergoeding uitkeren
Je mag als ondernemer per zakelijk gereden kilometer belastingvrij € 0,23 aan jezelf uitkeren als kilometervergoeding. Deze reiskostenvergoeding geldt voor woon-werkverkeer en werk-werkverkeer. Deze vergoeding is dus niet alleen van toepassing op reizen van huis naar kantoor. Buiten het woon-werk-verkeer kan je ook kilometervergoeding aan jezelf uitkeren voor reizen naar co-working spaces en zakelijke afspraken als netwerkborrels en meer.
Reiskosten aan opdrachtgever doorberekenen
Je kan reiskosten doorbelasten aan je opdrachtgevers. De reiskostenvergoeding die je dan ontvangt, wordt door de Belastingdienst gezien als omzet. Er moet dan btw over worden afgedragen. De belastingvrije kilometervergoeding kan ook dit geval worden toegepast.
Reiskosten berekenen zzp
Het is voor ondernemers van groot belang dat de gereden kilometers en reiskosten zzp goed worden bijgehouden. Kies je ervoor de reiskosten aan de opdrachtgever door te berekenen? Dan zijn er twee verschillende manieren waarop dit kan worden gedaan:
-
Op de factuur
Een ondernemer kan de reiskosten en gereden kilometers apart op de factuur vermelden. Dit wordt gedaan door een aparte factuurregel toe te voegen. Daarin vermeldt een ondernemer het aantal gereden kilometers, de kilometervergoeding per gereden kilometer, het totaalbedrag en het btw-tarief. Dit btw-tarief moet hetzelfde tarief zijn als dat de ondernemer op de rest van de factuur toepast.
Doordat de reiskostenvergoeding apart vermeld staat, weet een opdrachtgever gelijk hoeveel hij voor de ondernemer aan reiskosten kwijt is. Daarom geven veel opdrachtgevers de voorkeur aan deze wijze van reiskosten berekenen.
In het uurtarief
Een ondernemer kan er ook voor kiezen om de reiskosten in zijn uurtarief mee te nemen. Hierdoor is de ondernemer minder tijd kwijt aan de administratie. De reiskosten en gereden kilometers hoeven immers voor de opdrachtgever te worden bijgehouden en op de factuur te worden vermeld.
Wanneer een opdrachtgever akkoord gaat met het uurtarief van de ondernemer, worden eventuele discussies met de opdrachtgever bovendien op deze manier vermeden. Houd er als ondernemer wel rekening mee dat het uurtarief niet te hoog wordt.
Kilometeradministratie bijhouden
Het is essentieel dat je een sluitende kilometeradministratie bijhoudt. Andere veelgebruikte termen zijn rittenregistratie en kilometerregistratie. Met de juiste kilometeradministratie kan een ondernemer de reiskosten en gereden kilometers aan de opdrachtgever verantwoorden. Ook kunnen ze op deze manier op een later moment worden verrekend. Bovendien kan de Belastingdienst nog tot zeven jaar later verantwoording voor de reiskosten bij de ondernemer opvragen. Het is dus van groot belang dat je de zakelijke reizen op de correcte wijze bijhoudt.
Een correcte kilometeradministratie bevat de volgende onderdelen:
- Het merk, type en kenteken van de auto
- De datum
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- De plaats van vertrek en bestemming
- Of de rit zakelijk of privé is
- De gereden route als deze van de gebruikelijke afweek (door onder andere wegafsluitingen, omleidingen, files, etc.)
Een kilometeradministratie kan op verschillende manieren worden bijgehouden:
- Met een online systeem voor rittenregistratie
- In een overzichtelijke Excel template
- Met een boekhoudprogramma waarin dit zit inbegrepen
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM)
Heb je 100 of meer werknemers in dienst? Dan moet je sinds 1 juli 2024 alle gegevens rondom het woon-werkverkeer en het zakelijke verkeer aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) doorgeven. Dit wordt de verplichte CO2-registratie genoemd.
Veelgestelde vragen
In 2024 mogen zzp’ers tot € 0,23 onbelast declareren als km vergoeding. Wanneer een ondernemer een hogere kilometervergoeding vraagt, moet hij over het bedrag boven € 0,23 inkomstenbelasting betalen.
In 2025 moeten zzp’ers net als het jaar daarvoor tot € 0,23 onbelast declareren als kilometervergoeding. Wie een hogere kilometervergoeding vraagt, moet over het bedrag boven € 0,23 belasting betalen.
De kilometervergoeding van € 0,23 geldt niet voor het openbaar vervoer. Een ondernemer kan deze kosten wel opvoeren als zakelijke kosten. De ondernemer kan deze openbaar vervoer kosten aftrekken van zijn opbrengst. Wanneer een zzp’er met het openbaar vervoer reist, kan hij ook de btw terugvragen. De belasting op openbaar vervoer is 9%. Het is van groot belang dat ondernemers hun bonnen goed bewaren, zodat de kosten aan de Belastingdienst kunnen worden verantwoord. Op de website van OV-chipkaart kan men een declaratieoverzicht maken van de zakelijke reizen.
Nee, dit is de meeste gevallen niet verplicht, maar wel als een ondernemer gebruikmaakt van de belastingvrije kilometervergoeding. Een ondernemer moet verplicht administratie bijhouden als hij aan de Belastingdienst wil duidelijk maken dat hij minder dan 500 kilometer per jaar privé met de zakelijke auto heeft gereden. Ook als een ondernemer met een auto van de zaak rijdt, is rittenregistratie noodzakelijk. Zzp’ers die met eigen vervoer zakelijk reizen, moeten met rittenregistratie bovendien kunnen aantonen welke ritten zakelijk en welke ritten privé zijn. Bovendien kan de Belastingdienst tot zeven jaar lang reiskostenverantwoording opvragen.
Zzp’ers kunnen tot € 0,23 per zakelijk gereden kilometer aan reiskosten aftrekken van hun opbrengst. Dit is de belastingvrije kilometervergoeding. Daarboven moet inkomstenbelasting over de reiskostenvergoeding worden betaald.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.