Jaarplan
Voor ondernemers is het niet alleen essentieel om terug te kijken naar het afgelopen jaar. Het is net zo belangrijk om vooruit te kijken en doelen voor de toekomst op te stellen. Dat kan door een jaarplan te maken. Waaruit bestaat en jaarplan en wat levert dit voor ondernemers op?
Wat is een jaarplan?
Een jaarplan is een plan waarin een ondernemer zijn doelstellingen voor het komende jaar vastlegt en maakt onderdeel uit van de groeistrategie van het bedrijf. In dit plan zet de ondernemer bovendien wat hij gaat doen om deze doelen te behalen en wat hij ervoor nodig heeft om dit te kunnen doen. Een goed jaarplan bestaat dus uit concrete acties en een concreet jaarplan zorgt er uiteindelijk voor dat het bedrijf komend jaar of over een aantal jaren groeit en dat kleine en grote doelen worden behaald.
Waarom een jaarplan maken?
Ondernemers willen groeien, maar dat gebeurt vaak niet vanzelf. Er moet actie worden ondernomen om bekender en groter te kunnen worden en uiteindelijk meer omzet te draaien. Om dat te bereiken, is het zaak een plan op te stellen. Een ondernemer doet er goed aan om een realistisch doel op te stellen en daarnaartoe te werken. Dat doet een ondernemer aan de hand van een goed plan met duidelijk opgestelde doelstellingen. Door een jaarplan op te stellen, werkt een ondernemer er dus aan zijn doelen te bereiken.
Waaruit bestaat een jaarplan?
In een jaarplan zet een ondernemer niet simpelweg een aantal doelen op een rij. Een goed uitgewerkt jaarplan bestaat uit verschillende elementen. Hoe het jaarplan eruit komt te zien, verschilt per onderneming. Een zelfstandig ondernemer zonder personeel zal een ander jaarplan opstellen dan een grote ondernemer. Maar in het algemeen zijn de onderstaande punten van belang.
Iedere ondernemer heeft kernwaarden. Dit zijn de waarden die ondernemers zelf naleven. Het is dan ook belangrijk dat de doelen in lijn zijn met de kernwaarden van het bedrijf. Wanneer een ondernemer bijvoorbeeld veel waarde hecht aan duurzaamheid, is het belangrijk dat de doelen duurzaam zijn en/of op een duurzame manier kunnen worden bereikt.
De missie en visie van het bedrijf geven weer wat de ondernemer voor zijn bedrijf voor ogen ziet en wat hij wil bereiken. Door de missie en visie duidelijk op papier te zetten, weet de ondernemer waar hij met de doelen naartoe moet werken. Een concrete missie en visie zijn dus van groot belang voor het plan.
Voor het jaarplan is essentieel dat het langetermijndoel duidelijk is. Dit grote, gedurfde doel wordt ook wel een Big Hairy Audacious Goal (BHAG) genoemd. Gemiddeld kijken ondernemers tien jaar vooruit. Ze stellen vast wat ze dan bereikt willen hebben en werken daar met kleinere doelen naartoe. Deze kleinere doelstellingen komen in het jaarplan te staan. Met jaarplannen werkt een ondernemer dus toe naar het langetermijndoel dat hij voor ogen heeft.
Een SWOT-analyse is een analyse van de strengths, weaknesses, opportunities en threats. Deze geeft weer waar de kansen en verbeterpunten voor het bedrijf liggen. Door een SWOT-analyse uit te voeren, heeft de ondernemer voor ogen wat de bedreigingen zijn, wat er verbeterd moet worden en welke kansen hij moet grijpen. De resultaten zorgen er dus voor dat de ondernemer concrete acties kan uitvoeren en realistische, specifieke doelen kan opstellen.
Wanneer de ondernemer weet wat zijn kernwaarden, missie, visie en langetermijndoel zijn en ook waar de kansen en verbeterpunten voor het bedrijf liggen, kunnen de jaardoelen worden opgesteld. De doelen moeten SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) worden geformuleerd. Zo weten ondernemers exact wie wat doet en wanneer deze stappen worden gezet. Voor het opstellen van de doelen moeten de zogeheten Key Performance Indicators (KPI’s) in de gaten worden gehouden. Dit zijn de variabelen die inzicht geven in de resultaten van het bedrijf. Daaruit blijkt wat de succesbepalende factoren zijn. Aan de hand daarvan kunnen de doelen meetbaar worden gemaakt.
De financiële begroting van een onderneming is essentieel voor een jaarplan. Aan de hand daarvan kan de ondernemer bepalen hoeveel geld er beschikbaar is om de doelen te behalen en hoe realistisch de opgestelde doelen zijn. Er zijn verschillende financiële begrotingen, maar één van de belangrijkste begrotingen is de investeringsbegroting. Deze geeft weer welke middelen nodig zijn voor het aankomende jaar en wat deze kosten. Is er te weinig budget voor de benodigde uitgaven? Dan moet de ondernemer bepalen wat de prioriteiten zijn of moet er voor financiële ruimte worden gezorgd.
Om de doelen ook echt te kunnen behalen, is het zaak een planning te maken. Zo weet de ondernemer wat er wanneer moet worden gedaan om de doelstellingen te behalen. Dat is niet alleen goed voor zzp’ers, maar ook voor ondernemers met personeel. Zo weet iedereen wat er wanneer van hen wordt verwacht. Gaan de zaken niet zoals gepland? Dan kan de ondernemer de planning daarop aanpassen.
In 4 stappen een jaarplan maken
Nu bekend is waaruit een jaarplan bestaat, is het zaak deze te gaan maken. Hieronder leggen we in vier stappen uit hoe een ondernemer eenvoudig een compleet en sterk jaarplan kan maken.
Voordat ondernemers kunnen beginnen met het jaarplan, is het belangrijk om informatie over de onderneming te verzamelen. Voor het jaarplan zijn onder meer de omzet, de winst, conversies en feedback van belang. Zijn er nog dingen die verbeterd moeten worden? Wat kan anders worden gedaan om de omzet te vergroten? De antwoorden op deze vragen helpen de ondernemer om de huidige financiën vast te stellen en te bepalen waar de kansen liggen.
Zodra de ondernemer alle cijfers heeft verzameld, is het belangrijk om de financiële begroting voor de op te stellen. Daaruit blijkt hoeveel geld de ondernemer beschikbaar heeft voor eventuele investeringen die nodig zijn om de doelen te bereiken. Ook kan de ondernemer aan de hand daarvan een doel voor zijn omzet voor het komende jaar bedenken.
Als dat voor de ondernemer handiger is, kunnen stap 2 en stap 3 ook worden omgedraaid. Ondernemers bepalen uiteindelijk zelf hoe ze het jaarplan opstellen.
Heeft de ondernemer bedacht wat hij wil bereiken? Dan moeten de doelen vervolgens SMART geformuleerd worden. Ze moeten specifiek, meetbaar, acceptabel en ook uitvoerbaar zijn. Bovendien moeten ze binnen een bepaald tijdsbestek kunnen worden behaald. Stap 2 en stap 3 van dit plan kunnen ook worden omgeruild. Wanneer de ondernemer eerst een begroting heeft opgesteld, moeten de doelen daarna zo bedacht en geformuleerd worden dat ze binnen deze begroting passen. De doelen kunnen ook eerst worden opgesteld om vervolgens pas een begroting te maken die aansluit op de doelen. De ondernemer bepaalt uiteindelijk zelf wat voor hem het handigst is.
Is alle informatie bekend, is de begroting rond en zijn de doelen geformuleerd? Dan is het vervolgens zaak om een planning te maken. In deze planning zet de ondernemer wanneer wat wordt gedaan en wanneer bepaalde dingen behaald moeten zijn. Gezien het om een jaarplan gaat, gaat het vaak om een planning voor het hele jaar. De ondernemer kan deze echter ook specifieker maken door te noteren wat er per kwartaal of per maand moet worden gedaan. Gedurende het jaar kan de planning uiteraard worden gewijzigd wanneer bepaalde doelstellingen niet meer haalbaar zijn of juist eerder zijn behaald.
Veelgestelde vragen
Een jaarplan maken kan in principe op ieder moment, maar voor de meeste ondernemers is het goed om uiterlijk aan het begin van het vierde kwartaal te beginnen met het jaarplan. Dan is er nog voldoende tijd om alle doelstelling concreet en goed uitgewerkt op papier te zetten.
Een jaarplan bestaat uit verschillende elementen, waaronder de kernwaarden van het bedrijf, de missie en visie van het bedrijf, het langetermijndoel, een SWOT-analyse, SMART-geformuleerde jaardoelen, een financiële begroting en een planning. Een jaarplan ziet er voor iedere onderneming anders uit. Er is niet één format. Daardoor kan het zijn dat de ene ondernemer bijvoorbeeld zijn kernwaarden en missie en visie niet heeft opgesteld, terwijl de andere dat wel heeft gedaan. Voor een sterk jaarplan is het in ieder geval goed zo veel mogelijk elementen erin op te nemen.
De meeste ondernemers willen groeien en meer omzet draaien. Ze willen kunnen uitbreiden en groter worden. Dat kan bereikt worden door een jaarplan te maken. In een jaarplan staan vaak kleine en grote doelen waarmee wordt toegewerkt naar het langetermijndoel van de ondernemer. Een jaarplan helpt de ondernemer dus om zijn dromen werkelijkheid te laten worden door concrete acties uit te voeren.
