Administratiesoftware
Alle ondernemers moeten administratie bijhouden. Dat kan handmatig worden gedaan, maar ook via administratiesoftware. Met administratiesoftware kan iedere ondernemer zijn administratie goed op orde houden. Welke administratieprogramma’s zijn er? Waar moet je op letten? Vergelijk hieronder de beste administratiesoftware op prijs, kwaliteit en functionaliteit en kies het programma dat het beste past bij jouw onderneming.
- 240 boekingen per boekjaar
- Onbeperkt factureren en urenregistratie
- 15 maanden gratis voor starters
- Onbeperkt toegang tot alle MoneyMonk functies
- Geldende prijs voor een omzet van € 10.000 tot € 30.000
- Gratis bankkoppelingen en toegang voor boekhouder
- Alle functies voor één vaste prijs
- Gebruiksvriendelijke oplossing die je tijd bespaart
- Onbeperkt facturen en offertes maken
- Correcte btw-aangifte in 2 minuten
- Altijd persoonlijke hulp binnen 5 minuten
- Mobiel factureren in je eigen huisstijl
- Compleet pakket voor zzp’ers
- Facturen en offertes aanmaken
- Extra gebruikers toevoegen
- Ideaal voor freelancers en starters
- 20 banktransacties per maand verwerken
- Alle functionaliteiten inbegrepen
- 10 facturen en 80 offertes per maand versturen
- 10 uitgaven per maand inboeken
- 10 scan-en-herken credits per maand
- Onbeperkt facturen en offertes maken
- Altijd inzicht in je cijfers
- Makkelijk boekhouden
- Onbeperkt offertes versturen
- Uitgaven in vreemde valuta
- Maximaal 10 facturen versturen
- Speciaal voor zzp’ers
- Uren registratie en projectadministratie
- Automatisch boekhouden
- Voor eenmanszaken met 1 gebruiker
- 10 verkoopfacturen per maand maximaal
- 30 bonscans per maand maximaal
- Onbeperkt aantal transacties
- Facturen en offertes e-mailen
- Btw-aangifte in 1 klik
- Onbeperkt aantal offertes en facturen maken
- Scan je bonnetjes met de mobiele app
- Uren- en rittenregistratie
- Onbeperkt factureren
- Directe bankkoppelingen
- Btw-aangifte met 1 druk op de knop
- Gratis meekijken voor accountant of boekhouder
- 5 administraties inbegrepen
- 22 rapportages doen
- Inclusief relatiebeheer
- Factureren en offertes maken
- Scan-en-herken mogelijk (€ 0,09 per scan)
- Facturen en offertes aanmaken
- Voor 3 gebruikers
- Standaard rapportages maken
- Offertes opstellen en goedkeuren
- Automatische factuurverwerking
- Complete boekhouding doen
- Koppel gratis met je Knab-rekeningen
- Onbeperkt transacties doen
- Gratis boekhouder toevoegen aan account
- Onbeperkt facturen maken en verzenden
- Gratis zakelijke rekening
- Automatisch betaalherinneringen sturen
- Facturen, CRM, verkoop en tijdregistratie
- Offertes maken
- Uitgaven beheren
Hoe beoordelen wij?
Onderneming.nl beoordeelt boekhoudsoftware op verschillende criteria en geeft deze beoordeling een eindoordeel variërend van onvoldoende tot uitstekend. De criteria omvatten zaken als functionaliteit, klantenservice, betrouwbaarheid en gebruiksvriendelijkheid. De beoordelingen worden regelmatig herzien om de actualiteit en nauwkeurigheid te waarborgen.
Wat is administratiesoftware?
Als ondernemer ben je veel tijd kwijt aan het bijhouden van de zakelijke administratie. Onder meer het maken en verzenden van facturen, bijhouden van betalingen, doorvoeren van de urenadministratie en bijhouden van alle kosten moet zorgvuldig gebeuren. Er dient te worden gezorgd voor een goede administratie. Er moet immers ook maandelijks, ieder kwartaal of jaarlijks btw-aangifte worden gedaan. Niet alle ondernemers vinden dit even makkelijk of leuk om te doen. Ook wil je dit natuurlijk zo goed mogelijk doen, zodat fouten zo veel mogelijk worden voorkomen. Administratiesoftware biedt hiervoor de uitkomst.
Administratiesoftware is hetzelfde als een online boekhoudprogramma. Hiermee wordt de administratie geautomatiseerd. Je hoeft de administratie dan niet meer handmatig via Excel bij te houden, maar kan online boekhouden via online administratie software. Dit scheelt tijd en moeite. Ook is de kans op fouten kleiner, doordat de software administratie automatisch verwerkt, afhankelijk van de instellingen en mogelijkheden.
Met goede administratie software kan je onder meer de volgende zaken regelen:
- Facturen opstellen, bewaren en/of verzenden
- Banktransacties voor inkomsten en uitgaven bijhouden middels een bankkoppeling
- Btw-aangifte verrichten
- Lonen en betalingen van het loon verwerken
- Urenregistratie bijhouden
Hoe werkt administratiesoftware?
De administratie moet goed worden gedaan. De Belastingdienst stelt namelijk verplicht dat alle ondernemers hun inkomsten en uitgaven bijhouden. Niet alleen voor startende ondernemers, maar ook voor ondernemers die al jaren actief zijn is dit niet altijd de meest eenvoudige of leuke taak. Met een administratie programma kan je de financiële administratie eenvoudig en snel bijhouden, waardoor je meer tijd overhoudt voor het daadwerkelijk ondernemen.
De software versimpelt de boekhouding door taken te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken, verzenden en bewaren van facturen of het bijhouden van de urenregistratie. Ook kan de zakelijke bankrekening gemakkelijk aan het programma worden gekoppeld, waardoor de zakelijke geldstromen meteen in het administratieprogramma worden verwerkt. Met goede online administratie software hoef je dus niet langer meer tijd te besteden aan het handmatig bijhouden van de boekhouding in Excel.
Voor- en nadelen van administratiesoftware
Het gebruik van administratie software heeft veel voordelen. Een administratieprogramma gebruiken scheelt niet alleen tijd en moeite, maar zorgt ook voor meer financieel overzicht en vermindert de kans op fouten. Er zijn ook enkele nadelen te noemen. Om deze duidelijk te maken, staan de voor- en nadelen hieronder overzichtelijk weergegeven.
Voordelen
- Scheelt tijd en moeite
- Vermindert de kans op fouten
- Taken worden geautomatiseerd
- Overzicht van en inzicht in de financiële administratie
- Zakelijke bankrekening kan worden gekoppeld
- Een boekhouder of accountant kan toegang krijgen tot het account
- Gratis klantenservice voor hulp
- Administratie is altijd up-to-date met de regels van de Belastingdienst
- Veilig online opslaan en een back-up mogelijk
- Altijd en overal toegang tot de boekhouding
- Inkomsten en uitgaven kunnen worden gecategoriseerd
Nadelen
- Het kost geld, afhankelijk van het gekozen pakket
- Er zijn veel aanbieders, waardoor een keuze maken lastig kan zijn (tip: maak gebruik van een gratis proefaccount)
Administratie software vergelijken: waarop letten?
Bovenaan de pagina staat een overzicht van online programma’s waarmee de administratie online kan worden gedaan. Hierbij zijn enkele van de belangrijkste aspecten op een rij gezet. Wat voor de een hét online boekhoudprogramma is, hoeft dat voor de ander echter niet te zijn. Ieder type ondernemer heeft namelijk andere wensen en voorkeuren. Een zzp’er stelt bijvoorbeeld andere eisen dan grotere bedrijven, en starters hebben wellicht andere functionaliteiten nodig dan ondernemers die al jaren meegaan.
Om ervoor te zorgen dat je de beste administratie software kiest, is het belangrijk dat je de verschillende programma’s met elkaar vergelijkt. Daarbij moet je op een aantal factoren letten:
- Voor wie is de software geschikt? (bijvoorbeeld eenmanszaak, mkb of grootbedrijven)
- Is er een proefaccount?
- De kosten
- De functies (denk aan urenregistratie, facturatie, automatische incasso, toegang voor een boekhouder, etc.)
- De beoordelingen van andere gebruikers
- De voorwaarden
- Is er een app?
- Is er een gratis overstapservice?
-
Proefaccount
Met een proefaccount kan je testen of het administratieprogramma bij jou past. Bij veel aanbieders kan gebruik worden gemaakt van een proefperiode van gemiddeld 30 dagen. Controleer hierbij goed of er geen sprake is van een automatische verlenging.
Functionaliteiten
Met een proefaccount kan je testen of het administratieprogramma bij jou past. Bij veel aanbieders kan gebruik worden gemaakt van een proefperiode van gemiddeld 30 dagen. Controleer hierbij goed of er geen sprake is van een automatische verlenging.
Online factureren
Eén van de belangrijkste functies is de mogelijkheid tot online facturatie. Iedere ondernemer verzendt immers facturen. Het is daarom van essentieel belang dat er voldoende functies worden aangeboden die de facturatie zo eenvoudig mogelijk maken, zoals:
- Online facturen direct versturen naar klanten
- Het kunnen wijzigen van de betalingscondities
- Verschillende betalingsmogelijkheden toevoegen aan de factuur
- Factuur in eigen huisstijl kunnen vormgeven
- Het kunnen facturen via Peppol
Kosten
Bij het uitzoeken van een administratiepakket let je voornamelijk op de kosten. Deze spelen vaak een doorslaggevende rol. Zoek daarom goed uit wat de kosten zijn en welke functies daartegenover staan, zodat je niet meer betaalt dan nodig is. Het kan daarnaast zijn dat er voor bepaalde functies moet worden bijbetaald. Ook dit moet je van tevoren goed uitzoeken.
Helpdesk
Veel ondernemers vinden boekhouden maar lastig. Het is daarom essentieel dat een aanbieder een goede helpdesk heeft. Het is belangrijk dat de werknemers veel kennis hebben en deze jou goed kunnen helpen wanneer dat nodig is. Ook is de bereikbaarheid van groot belang.
Beoordeling van klanten
Om erachter te komen of een administratieprogramma goed en prettig werkt, kan er naar de klantervaringen worden gekeken. Klanten zijn vaak erg eerlijk in de reviews die zij achterlaten. Hieruit kan meestal goed worden opgemaakt of de software daadwerkelijk gebruiksvriendelijk is en eenvoudig en snel te gebruiken is.
App
Om overal en altijd gebruik te kunnen maken van het administratieprogramma, is het handig als er een app beschikbaar is. Er zijn ook aanbieders die het mogelijk maken om bonnen en inkomende facturen via foto’s in te laden in de app. Bekijk goed wat mogelijk is en aan welke functies je wel of niet behoefte hebt.
Verschillende administratie programma’s
Ondernemers zijn er in allerlei soorten en maten. Eenmanszaken, verenigingen en grote bedrijven hebben allemaal andere wensen en voorkeuren als het gaat om administratie software. Aanbieders spelen hierop in door boekhoudpakketten aan te bieden die perfect aansluiten bij een specifiek type onderneming.
Administratie programma MKB
Voor midden- en kleinbedrijven is het belangrijk dat de software beschikt over functies voor onder meer project- en personeelsadministratie. Ook maken mkb’ers vaak gebruik van verschillende andere softwareprogramma’s. Het is handig als deze aan het administratieprogramma kunnen worden gekoppeld.
Voor mkb’ers is het over het algemeen belangrijk dat het administratie programma beschikt over de volgende functies en mogelijkheden:
- Urenregistratie
- Ritten-/kilometerregistratie
- Jaarrekening
- Direct aangiftes versturen
- Salarisadministratie
- Debiteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- Buitenlandse facturen en vreemde valuta
Er zijn verschillende aanbieders van programma’s voor het mkb. Eén van deze aanbieders is AFAS. Met hun software wordt maatwerk met ERP geleverd, waardoor gebruikers het systeem naar eigen wens en stijl kunnen aanpassen en inrichten. Ook Exact is een veel gekozen aanbieder. Hierbij profiteren ondernemers van verscheidene handige functionaliteiten die de administratie vereenvoudigen.
- Alle functies voor één vaste prijs
- Gebruiksvriendelijke oplossing die je tijd bespaart
- Onbeperkt facturen en offertes maken
- Voor- en nadelen
- Specificaties
- Alle functies voor één vaste prijs
- Ongelimiteerd facturen en offertes aanmaken
- Crediteuren- en debiteurenbewaking
- Standaard 5 administraties
- Maandelijks opzegbaar
- Automatische btw-aangifte
- Hoge maandprijs
- 2 gebruikers inbegrepen, daarnaast € 5,00 per gebruiker per maand extra
- Meer dan 5 administraties, dan kost dit € 15,00 per administratie, per maand extra, tot maximaal 10.
- Meerdere administraties
- Facturen opstellen
- Offertes opstellen
- Btw verlegd factureren
- UBL-ready
- Btw-overzicht
- Rapportages
- Scan-en-herken
- Mail-en-herken
- Inkoopfacturen inboeken
- Betalingsherinneringen
- Debiteurenbeheer
- Projectbeheer
- Urenregistratie
- Btw-aangifte
- Inkomstenbelasting
- Vennootschapsbelasting
- Jaarafsluiting
Administratie programma ZZP
Ben je zzp’er? Dan heb je andere functionaliteiten nodig dan bedrijven. Als er maar een paar facturen per maand worden verzonden, hoeft de software vaak niet uitgebreid te zijn. Dan volstaat een eenvoudig programma waarmee de basistaken kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast is het belangrijk dat het programma gebruiksvriendelijk is, zodat je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent.
Aanbieders van administratie software bieden vaak een speciaal pakket aan voor zelfstandig ondernemers. Hieronder staat een kort overzicht van een aantal van de beste administratieprogramma’s voor zzp’ers.
- 240 boekingen per boekjaar
- Onbeperkt factureren en urenregistratie
- 15 maanden gratis voor starters
- Onbeperkt toegang tot alle MoneyMonk functies
- Geldende prijs voor een omzet van € 10.000 tot € 30.000
- Gratis bankkoppelingen en toegang voor boekhouder
- Compleet pakket voor zzp’ers
- Facturen en offertes aanmaken
- Extra gebruikers toevoegen
Gratis administratiesoftware
Een administratie programma is over het algemeen niet gratis. Wel zijn er verschillende aanbieders die een gratis proefperiode aanbieden. Deze kan één tot meerdere maanden duren. Gedurende deze periode kan je het pakket kosteloos uitproberen. Zo kan worden achterhaald of het pakket bij jouw onderneming past. Daarna zal ervoor moeten worden betaald.
Een overzicht van de beste gratis administratieprogramma’s kan via de onderstaande link worden bekeken. Let op: deze systemen zijn altijd slechts tijdelijk gratis.
Veelgestelde vragen
Er is geen verschil. Deze termen zijn namelijk synoniemen van elkaar en worden door elkaar gebruikt. Als je op zoek gaat naar nieuwe software voor de administratie, zal je dan ook uitkomen bij websites die boekhoudprogramma’s aanbieden. De werking is dus hetzelfde: beide programma’s worden gebruikt om de administratie eenvoudig online bij te houden.
Wat de beste administratie software voor zzp’ers is, verschilt per ondernemer. Iedere ondernemer stelt namelijk andere eisen. Voor zzp’ers geldt wel dat zij andere functies nodig hebben dan kleine of grote bedrijven. Je hebt als zzp’er immers geen personeel in dienst, waardoor alle functies die daarmee te maken hebben al overbodig zijn. Vaak zijn er speciale pakketten voor zzp’ers, die alle benodigde functies bevatten om goed en snel te kunnen boekhouden. Het is raadzaam om deze met elkaar te vergelijken.
Er is geen eenduidig antwoord te geven. De prijs van administratiesoftware is namelijk afhankelijk van de aanbieder. Er worden vaak verschillende pakketten aangeboden en hoe meer je ermee kan, hoe hoger de kosten over het algemeen zijn. Gemiddeld ligt de prijs voor een standaard administratieprogramma tussen de € 10,00 en € 20,00, maar de kosten kunnen ook hoger liggen, afhankelijk van de doelgroep en de functies. Daarnaast kan je bij enkele aanbieders ook gebruikmaken van een gratis proefaccount. Ook zijn de eerste maanden door acties soms gratis.
Iedere ondernemer heeft behoefte aan andere functionaliteiten. Terwijl de een genoeg heeft aan een paar simpele functies, heeft de ander juist behoefte aan een ruime selectie aan mogelijkheden. Om deze reden kan een administratieprogramma niet voor iedereen de beste worden genoemd. Dat grote bedrijven een specifiek programma fijn vinden, betekent immers niet dat dit ook geschikt is voor zzp’ers. Het is daarom altijd raadzaam om alle administratie software met elkaar te vergelijken. Zo kan er gekozen worden voor een programma dat past bij jouw persoonlijke voorkeuren en eisen.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.