Bewaarplicht administratie
-
Auteur:
Milou Ros - Laatst bijgewerkt: 17 april 2024
- Leestijd: 9 minuten
Ondernemers krijgen te maken met allerlei soorten gegevens. Het bewaren en verwerken van deze gegevens is de administratie. Voor deze administratie geldt een fiscale bewaarplicht. Wat houdt die in en hoe kan je je financiële administratie bewaren?
Wat is de administratie bewaarplicht?
De bewaarplicht administratie is een wettelijke bewaarplicht waaraan iedere ondernemer zich moet houden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vier verschillende soorten administratie met ieder een eigen wettelijke bewaartermijn.
De administratie van een onderneming bestaat uit alle gegevens die je vastlegt op papier of op een digitale manier. Laat je je administratie geheel of gedeeltelijk door derden bijhouden? Dan moet je ook de gegevens bewaren die deze derden over je onderneming hebben.
Welke administratieve gegevens hoelang bewaren?
Er zijn vier soorten gegevens: basisgegevens, gegevens over onroerende zaken, gegevens over werknemers en overige gegevens. Voor deze gegevens gelden verschillende bewaartermijnen. Hieronder geven we aan welke gegevens je moet bewaren en hoelang je dit moet doen.
De standaard bewaartermijn voor de meeste administratieve gegevens is 7 jaar. Hieronder vallen ook alle bonnen en facturen. In het kort gaat het om de volgende gegevens:
- De debiteuren- en crediteurenadministratie
- De in- en verkoopadministratie
- De voorraadadministratie
- De loonadministratie
- Het grootboek (de verzameling van alle grootboekrekeningen)
Afhankelijk van het type bedrijf kunnen er nog meer basisgegevens zijn. Voor bouwondernemingen valt bijvoorbeeld ook de projectadministratie hieronder en voor dienstverlenende organisaties de opdrachtregistratie. Zoek dus altijd goed uit welke gegevens over jouw onderneming 7 jaar bewaard moeten worden.
De bewaartermijn gaat in op het moment dat de actualiteitswaarde vervalt. Als je bijvoorbeeld een leasecontract van 4 jaar hebt, gaat de bewaartermijn van 7 jaar in nadat dit contract is verlopen.
Bepaalde gegevens moeten moeten een stuk langer worden bewaard, namelijk minstens 10 jaar. Het gaat om onder meer gegevens over:
- Onroerende zaken
- De levering van elektronische diensten
- Radio- en televisie omroepdiensten
- Telecommunicatiediensten
Verkoop je in de Europese Unie (EU) aan klanten die geen btw-aangifte doen en heb je gekozen voor het zogeheten éénloketsysteem (One Stop Shop)? Ook dan geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Heb of had je personeel in dienst? Dan moet je ook van hen bepaalde gegevens bewaren. De volgende gegevens moeten minstens 5 jaar lang nadat de werknemer uit dienst is getreden worden bewaard:
- De kopie van het identiteitsbewijs en eventueel de aard en het nummer hiervan
- De loonbelastingverklaring of de gegevens van de werknemer voor de loonheffingen
- Een verzoek om de loonheffingskorting wel of niet toe te passen
- Eventueel de bijlage studenten- en scholierenregeling
Naast alle bovengenoemde gegevens krijg je als ondernemer te maken met nog een hoop andere gegevens, zoals:
- Het privé-gebruik van goederen en diensten
- Tussentijds gemaakte controleberekeningen – ook kladaantekeningen
- De bankafschriften
- Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- Agenda’s en afsprakenboek
- Software en databestanden
- De rittenregistratie en/of kilometerregistratie
Je moet al deze gegevens in principe allemaal standaard 7 jaar in de boekhouding bewaren. Je kan hier ook andere afspraken over maken met de Belastingdienst.
Hoe moet je de administratie bewaren?
Je dient alle administratieve gegevens in de originele staat te bewaren. Digitale bestanden bewaar je dus digitaal en papieren bestanden op papier. Je bent wel vrij om bestanden en gegevens in een andere vorm te bewaren, bijvoorbeeld door ze in te scannen, zolang de originele staat niet is aangetast. Je mag je administratie ook zelf inrichten, bijvoorbeeld met behulp van een boekhoudprogramma. Je moet er wel voor zorgen dat de Belastingdienst bij een eventuele boekencontrole in je programma’s kan komen.
Je mag gegevens dus niet uitsluitend afgedrukt bewaren. Alleen als je een kleine administratie hebt en alles binnen een redelijke termijn te controleren is, mag je digitale bestanden afdrukken en ze daarna verwijderen. Het is goed om hierover afspraken te maken met de Belastingdienst.
Bonnetjes en facturen bewaren
Je moet bonnetjes en facturen dus in principe in de officiële vorm bewaren, maar voor facturen en bonnetjes geldt een uitzondering. Je mag papieren facturen en bonnetjes scannen en digitaal bewaren zolang het origineel juist en volledig is weergegeven. Ook moeten de echtheidskenmerken worden opgeslagen.
De Belastingdienst moet iedere bon of factuur wel kunnen controleren. Vooral contant betaalde bonnen, zoals kassabonnen, zijn lastig op echtheid te controleren als ze zijn ingescand. Als je hier geen afspraken over hebt gemaakt met de Belastingdienst, zal je deze bonnetjes dus wel 7 jaar lang fysiek moeten bewaren. Het is wel aan te raden om ze ook in te scannen, omdat de inkt kan vervagen.
Administratie goed bewaren? Gebruik een boekhoudprogramma!
Het is handig om alle administratieve gegevens op één plek te bewaren. Dat kan met een boekhoudpakket. Vergelijk de beste boekhoudprogramma’s op Onderneming.nl.
Vergelijk zelf
Andere afspraken over bewaartermijn en methode maken
Het is mogelijk om afspraken te maken over hoelang en hoe je bepaalde gegevens bewaard. De basisgegevens, zoals de debiteuren- en crediteurenadministratie en het grootboek moeten altijd 7 jaar bewaard worden. Over de andere gegevens kan je afspraken maken voor een kortere bewaartermijn. Je kan ook afspraken maken over de manier waarop je de gegevens bewaart, bijvoorbeeld op papier of digitaal, en hoe gedetailleerd je deze bewaart.
Als je andere afspraken wil maken over je administratie, moet de Belastingdienst weten hoe je administratie is ingericht. Dit doe je door een inventarisatie te maken van alle informatiesystemen die jouw onderneming en derden gebruiken voor de verwerking van fiscaal relevante informatie. Je moet bovendien per informatiesysteem gemotiveerd kunnen aangeven hoe je de bewaarplicht wil invullen.
De Belastingdienst legt alle afspraken schriftelijk vast. De gemaakte afspraken gelden alleen voor de fiscale wetgeving. Voor andere wettelijke bepalingen blijven de huidige regels gelden.
Tips voor zakelijke administratie bewaren
Het is dus essentieel dat je je administratie goed bewaard. Als je de zaken op orde hebt, heb je altijd alle gegevens bij de hand en kan je sneller btw-aangifte en belastingaangifte doen. Ook voorkom je zo problemen bij een eventuele boekencontrole van de Belastingdienst.
Om je een handje te helpen, hebben we een aantal tips op een rij gezet waardoor je administratie bijhouden een stuk eenvoudiger wordt.
Ben je nog niet begonnen als ondernemer of ben je een starter? Zorg er dan voor dat je administratie vanaf het begin meteen klopt. Hou alles goed en overzichtelijk bij en maak, als nodig, gebruik van een boekhoudprogramma. Hou de wettelijke bewaartermijn daarbij in gedachte en noteer eventueel tot wanneer je bepaalde gegevens moet bewaren. Zo begin je meteen goed!
Om te voorkomen dat je belangrijke gegevens kwijtraakt, is het verstandig om onder meer facturen op meerdere plekken te bewaren. De kans dat je ze volledig kwijtraakt is dan namelijk kwijtraakt. Bewaar ze dus niet alleen in een map op de computer, maar zet ze ook in je boekhoudsysteem en in een digitale omgeving als Google Drive of OneDrive.
Papieren bestanden raak je makkelijk kwijt en als je veel bonnetjes hebt, raak je het overzicht ook snel kwijt. Om dit te voorkomen is het handig om papieren bonnetjes en bestanden te digitaliseren. Zoals gezegd, is het belangrijk dat je een goede scan maakt. Alle echtheidskenmerken moeten goed te zien zijn, want alleen dan ziet de Belastingdienst het digitale bestand als geldig.
Wil je er helemaal zeker van zijn dat je niets kwijtraakt en voldoet aan de eisen van de Belastingdienst? Gooi de papieren bestanden dan niet weg, maar bewaar deze in een map. Het digitale bestand fungeert dan als een back-up.
Veelgestelde vragen
De wettelijke bewaartermijn voor alle basis administratieve gegevens is 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, de levering van elektronische diensten, radio- en televisie omroepdiensten en telecommunicatiediensten is de bewaartermijn 10 jaar. Heb je werknemers in dienst (gehad)? Dan moet je van hen de gegevens vanaf uitdiensttreding minstens 5 jaar bewaren.
Nee, er geldt geen administratieve bewaarplicht voor particulieren. Bankafschriften en loonstrookjes hoef je dus niet te bewaren. Maar let op: de Belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Om deze reden is het wel verstandig om je administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.
Het kan natuurlijk gebeuren dat je een factuur of bonnetje kwijtraakt. Je voldoet dan officieel niet meer aan de financiële bewaarplicht, maar dit is nog niet meteen reden tot paniek. Je kan dit op verschillende manieren herstellen of oplossen. Op deze pagina gaan we hier uitgebreid op in.
Ja, ook als je bedrijf is gestopt moet je alle gegevens nog bewaren volgens de fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst kan namelijk een eindcontrole doen.
Het boekenonderzoek van de Belastingdienst, ook wel boekencontrole genoemd, is een controle van de administratie van een ondernemer. De Belastingdienst controleert hierbij of je je aan alle administratieve regels houdt. Om te voorkomen dat je tegen problemen aanloopt, is het voor deze controle van belang dat je je waan de fiscale bewaarplicht houdt en een goede zakelijke administratie bijhoudt.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.