Betalingsherinnering
-
Auteur:
Milou Ros - Laatst bijgewerkt: 17 april 2024
- Leestijd: 13 minuten
Ondernemers sturen facturen aan klanten om betaald te krijgen voor hun diensten. Soms komt het echter voor dat een klant of opdrachtgever de openstaande factuur nog niet heeft betaald. Een ondernemer kan dan een betalingsherinnering versturen. Onderneming.nl heeft een gratis betalingsherinnering voorbeeld opgesteld. Wanneer moet je deze sturen en wat gebeurt er als de klant nog steeds niet betaalt?
Wanneer komt een openstaande factuur voor?
Ondernemers hanteren een betalingstermijn voor facturen. Wanneer het einde van de betalingstermijn nadert of is verstreken, kan dit tot argwaan leiden. Er is echter niet gelijk reden tot paniek. Een openstaande factuur kan verschillende redenen hebben. Veelvoorkomende redenen zijn:
- De boekhouder is afwezig
- De factuur is kwijtgeraakt
- De klant heeft tijdelijk een tekort aan geld
- De betaling is ingepland, maar nog niet uitgevoerd
Een onbetaalde factuur betekent dus niet automatisch dat een klant of opdrachtgever niet wil betalen. Maar helaas krijgen ondernemers ook weleens te maken met serieuze wanbetalers. Betaalt een klant de factuur niet? Dan kan je een aantal stappen doorlopen om alsnog betaald te krijgen.
Eenvoudig herinneringen en aanmaningen versturen?
Via e-Boekhouden stuur je in een handomdraai herinneringen en aanmaningen. Profiteer nu van een speciale actie van e-Boekhouden.nl speciaal voor startende ondernemers: 15 maanden lang gratis het boekhoudprogramma uitproberen.
Claim nu jouw 15 maanden gratis
Formeel voorbeeld betalingsherinnering
Iedere ondernemer hanteert een eigen schrijfstijl en toon. Voor een formeel bedrijf zal de voorkeur dan ook uitgaan naar een betalingsherinnering in de vorm van een formele brief. Hieronder staat een formele voorbeeldbrief betalingsherinnering. Deze kan samen met de openstaande facturen/factuur per e-mail naar de desbetreffende klant worden verzonden.
Geachte [naam],
Uit de administratie is gebleken dat er nog geen betaling is ontvangen van de onderstaande factuur/facturen, waarvan de betalingstermijn inmiddels is verstreken.
Een kopie van de bovenstaande factuur/facturen is in de bijlagen toegevoegd.
We verzoeken u het openstaande bedrag van [bedrag] binnen [termijn] te betalen. Dit kan naar [rekeningnummer] op naam van [bedrijfsnaam]. Als u de factuur al heeft betaald, kunt u deze betalingsherinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Naam + logo bedrijf]
Vriendelijke betalingsherinnering voorbeeld
Je kan ook de voorkeur geven aan het versturen van een vriendelijke herinnering. Een voorbeeld van een vriendelijke betalingsherinnering staat hieronder en kan wederom samen met de openstaande factuur per e-mail naar de klant worden verzonden.
Beste [naam],
Uit de administratie blijkt dat de betaling van de openstaande factuur nog niet binnen is. Helaas is de betalingstermijn inmiddels verstreken. De betreffende factuur is te vinden in de bijlagen.
Ik begrijp dat u uw redenen zal hebben, maar ik stel het zeer op prijs als het openstaande bedrag van [bedrag] binnen [termijn] betaalt. Dit kan naar [rekeningnummer] op naam van [bedrijfsnaam]. Kan u het mij laten weten wanneer ik de betaling kan verwachten? Als u de factuur al betaald heeft, kan u deze e-mail negeren.
Alvast bedankt voor uw medewerking.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Naam + logo bedrijf]
Creatieve betalingsherinnering voorbeeld
Liever een creatievere tekst gebruiken voor het versturen van een betalingsherinnering? Hieronder staan twee voorbeelden van creatieve betalingsherinneringen waarmee je er op een leuke manier voor kan zorgen dat de openstaande factuur alsnog betaald wordt.
Hallo [naam],
Betalen is niet leuk, maar het moet helaas toch gebeuren. Wil je de openstaande factuur van [bedrag] nog even naar [rekeningnummer] overmaken? We hebben de factuur voor je bijgevoegd. Dat is wel zo handig.
We zouden het erg leuk vinden als je de factuur binnen [termijn] betaalt. Duurt het langer dan [termijn]? Dan horen we dat graag van je. Ook dan zijn we nog even goede vrienden.
Met vriendelijke groeten en hopelijk tot snel,
[Naam]
[Naam + logo bedrijf]
Hallo [naam],
Ik ben slechts een automatisch gegenereerde e-mail om je eraan te helpen herinneren dat je nog een openstaande factuur bij ons hebt. Ik heb de factuur alvast voor je als bijlage toegevoegd.
Deze factuur had al op [datum] betaald moeten zijn. Je bent dit vast vergeten te doen. Geen zorgen! Omdat ik maar een geautomatiseerde e-mail ben, zal ik niets verder vertellen. Maak je het openstaande bedrag van [bedrag] alsnog binnen [termijn] over? Dan zit mijn taak er weer op.
Alvast bedankt voor het betalen!
Met vriendelijke groeten,
[Naam]
[Naam bedrijf + logo]
Factuur niet betaald? Stappenplan voor ondernemers
Staat er na de betalingstermijn nog een factuur open? Dan kan je een aantal dingen doen om het openstaande bedrag alsnog te ontvangen. Het stappenplan hieronder legt uit hoe je dit aanpakt.
Is de betalingstermijn verstreken? Dan is de eerste stap het verzenden van een betalingsherinnering. Betalingsherinneringen verstuur je eenvoudig per e-mail. In deze e-mail moet de klant worden geattendeerd op het openstaande factuurbedrag. Ook moet er een nieuwe betalingstermijn worden voorgesteld en dient de oorspronkelijke factuur te worden meegestuurd. Bovenaan deze pagina staan vier voorbeelden van betalingsherinneringen.
Als de factuur nog steeds niet is betaald, kan het goed zijn de klant of opdrachtgever te bellen. Wijs hen op de openstaande factuur en vraag of er problemen of vragen zijn. Vervolgens is het zaak om een duidelijke afspraak te maken over wanneer de factuur betaald moet zijn. Maak aantekeningen van het telefoongesprek en laat de afspraak schriftelijk bevestigen.
Je kan ook besluiten dit als eerste stap te doen voordat je een betalingsherinnering verstuurt. De volgorde hangt af van de relatie met de klant of opdrachtgever en de persoonlijke voorkeuren van de ondernemer.
Wanneer de factuur nog steeds niet is betaald, moet er een tweede betalingsherinnering worden gestuurd. Dit heet een aanmaning. Als het gaat om een niet-betalende klant, ben je verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Als een bedrijf de factuur maar niet betaald, kan de ondernemer de incassoprocedure volgen die in zijn algemene voorwaarden is opgenomen.
Een aanmaning is een formele brief, ook wel een sommatiebrief genoemd. Deze brief bevat de volgende onderdelen:
- Een verwijzing naar de levering, de factuur, de betalingsherinnering en eventuele telefoongesprekken
- Een nieuwe betalingstermijn van 14 dagen
- Een melding van de incassokosten en juridisch stappen als de klant of opdrachtgever nog steeds niet betaalt
De zogenaamde 2e betalingsherinnering kan per aangetekende post met ontvangstbevestiging en per gewone post worden verzonden. Ook moet je kopieën van de brief bewaren. Het is ook mogelijk om de aanmaning per e-mail te versturen, maar aangetekende post en een ontvangstbevestiging bieden meer zekerheid en zorgen ervoor dat je juridisch bent gedekt als de ontvanger beweert niets te hebben ontvangen.
Wanneer een klant de factuur niet of te laat betaalt, mag je incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die de ondernemer als schuldeiser maakt om het openstaande bedrag te ontvangen dat de klant niet uit zichzelf betaalt. Het gaat om een bedrag van minimaal € 40,00 en maximaal € 6.775 in 2024. De exacte hoogte wordt bepaald aan de hand van een percentage van het verschuldigde bedrag. Hoe hoger het bedrag, hoe lager het percentage.
Daarnaast is er wettelijke rente. Dit is de rente die ondernemers volgens de wet mogen eisen als een klant een betalingsachterstand heeft. De wettelijke rente voor niet-handelstransacties is sinds 1 januari 2024 7%. Het gaat om transacties tussen bijvoorbeeld consumenten en bedrijven. De wettelijke handelsrente ligt met 12,5% een stuk hoger. Deze rente is van toepassing als het gaat om transacties tussen onder meer bedrijven onderling en bedrijven en overheden.
Deze stap wordt bij voorkeur pas later in het proces toegepast. Probeer er eerst uit te komen met een vriendelijke betalingsherinnering en/of met een telefoongesprek. Levert dit niets op? Dan kan je deze kosten in rekening brengen.
Als de klant of opdrachtgever financiële problemen heeft, kan het goed zijn een betalingsregeling op te stellen. De kans op betaling wordt dan vergroot. Leg schriftelijk vast wat de betalingsregeling is en noteer duidelijk wat de rechten en plichten van beide partijen zijn. Neem hierin onder andere op dat de betalingsregeling vervalt als de klant niet op het afgesproken moment betaalt.
Is het nog steeds niet gelukt om de klant of opdrachtgever te laten betalen? Dan kan je een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat inschakelen. Deze bedrijven innen facturen namens de ondernemer. Hieronder staat kort uitgelegd wat het verschil is tussen deze bedrijven:
- Incassobureau: Deze kan brieven met verzoek tot betaling sturen, maar mag betalingen niet afdwingen.
- Deurwaarder: Deze kan een gerechtelijke procedure straten en dwangmiddelen als beslaglegging en verkoop van goederen gebruiken. Daarvoor is meestal een vonnis van de rechter nodig.
- Incasso-advocaat: Deze kan aanmaningen sturen, een dagvaarding opstellen en failissement van de zogeheten schuldenaar aanvragen.
Als je goederen of producten levert en de facturen daarvan nog niet zijn betaald, kan er gebruik worden gemaakt van andere juridische middelen. Het gaat om eigendomsvoorbehoud en recht van reclame.
- Eigendomsvoorbehoud: Bij eigendomsvoorbehoud blijft de ondernemer eigenaar van het geleverde product totdat de klant heeft betaald. Dit moet in de algemene voorwaarden zijn opgenomen. Als de klant niet betaalt, kan de ondernemer de geleverde producten terugvorderen.
- Recht van reclame: Dit is een wettelijke bepaling waarmee ondernemers geleverde goederen kunt terugvorderen als de klant niet betaalt. Hierop kan een ondernemer ook terugvallen in het geval van uitstel van betaling of faillissement.
In de meeste gevallen zal het niet zo ver komen, maar als alle stappen niet hebben opgeleverd, kan je naar de rechter stappen. Je stuurt dan een dagvaarding waarmee de klant voor de rechter wordt gedaagd. In deze dagvaarding staat gedetailleerd vermeld wat er wordt geëist, wat de onderbouwing van de eis is, over welke bewijzen men beschikt en waarom de klant wordt aangesproken.
Openstaande facturen voorkomen
Het moeten versturen van een betalingsherinnering is voor ondernemers geen pretje. Het is voor iedereen het beste om te voorkomen dat facturen niet worden betaald. Dit maakt onderdeel uit van een goed debiteurenbeheer. De tips hieronder helpen je hiermee een eind op weg:
- Stel goede algemene voorwaarden op: Zet duidelijk in de algemene voorwaarden wat er van de klant wordt verwacht met betrekking tot betalingen en incasso’s. Vermeld ook wat er gebeurt als de klant niet betaalt.
- Stuur goede facturen op: Zorg ervoor dat de factuur geen fouten bevat en alle informatie bevat die de klant nodig heeft om de factuur te kunnen betalen. Noteer ook duidelijk wat de betalingstermijn is. Onderneming.nl heeft een gratis voorbeeld factuur die je kan gebruiken.
- Sluit een kredietverzekering af: Een kredietverzekering is een verzekering waarmee ondernemers zichzelf verzekeren tegen de risico’s van onbetaalde facturen. Je ontvangt dan geld van de verzekeraar als de klant niet kan betalen.
- Controleer de kredietwaardigheid: De financiële situatie van de opdrachtgever schetst een beeld van het risico dat een ondernemer loopt als hij een samenwerking aangaat. Controleer daarom de kredietwaardigheid van de opdrachtgever om te achterhalen of de opdrachtgever financieel gezond is.
- Doe aan factoring: Factoring is het verkopen van openstaande facturen aan een factoring bedrijf. Dit bedrijf betaalt de factuur direct uit, zodat je niet op het geld hoeft te wachten. Ondernemers zijn hierdoor bovendien niet meer afhankelijk van betalingstermijnen.
- Maak gebruik van UBL-facturen: Een UBL-factuur is een factuur die is opgemaakt in Universal Business Language. Een dergelijke factuur wordt automatisch ingelezen en herkend door boekhoudprogramma’s en zorgt ervoor dat de facturatie sneller en efficiënter verloopt en dat ondernemers sneller betaald krijgen.
Veelgestelde vragen
Bij consumenten is het versturen van een betalingsherinnering verplicht. Je kan bovendien alleen incassokosten in rekening brengen als er minstens één betalingsherinnering is verstuurd. Als het om een zakelijke factuur gaat, is het versturen van een aanmaning niet wettelijk verplicht, maar het is vaak wel verstandig deze te sturen.
Een ondernemer staat btw af aan de Belastingdienst voor diensten en/of producten die hij levert. Als de klant slechts gedeeltelijk of helemaal niet heeft betaald, is deze btw echter oninbaar. De btw die de ondernemer dan al heeft afgestaan maar niet heeft ontvangen, kan dan worden teruggevraagd. Op de website van de Belastingdienst staat uitgelegd hoe dit werkt.
Het is één van de grootste ergernissen voor ondernemers: een factuur wordt niet betaald. Gelukkig kan je dan een betalingsherinnering sturen. Een zzp’er moet bovendien minstens één betalingsherinnering hebben gestuurd voordat er een incassobureau kan worden ingeschakeld. Meer betalingsherinneringen versturen kan altijd. De toon van de betalingsherinnering kan dan steeds dringender worden.
Milou Ros is werkzaam als financieel tekstschrijver. Zij schrijft teksten voor verschillende websites in de financiële dienstverlening en heeft een Bachelor Journalistiek van Hogeschool Windesheim te Zwolle behaald.