Home » Boekhoudprogramma

Boekhoudprogramma

Wie ondernemer is, houdt een boekhouding bij. Dit kan je zelf doen in Excel of via een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma biedt veel voordelen. Wat is het beste online boekhoudprogramma in 2024? Welk pakket is geschikt voor zzp’ers? En wat zijn de verschillen? Vergelijk hieronder de beste boekhoudprogramma’s op basis van prijs, kwaliteit en functies en vind zo de beste boekhoudsoftware voor jouw bedrijf!

Wat is een online boekhoudprogramma?

De meeste tijd bij het boekhouden zit in het maken van facturen, het bijwerken van de urenadministratie en het bijhouden van betalingen. Ook moet je iedere maand, kwartaal of jaar btw-aangifte doen. Dit zijn taken die nauwkeurig moeten gebeuren en een foutje is snel gemaakt. Je kan zelf bepalen hoe je de administratie bijhoudt. Dit kan handmatig of digitaal, bijvoorbeeld met Excel of een online boekhoudprogramma. Boekhouden met een online boekhoudsoftware zorgt ervoor dat de boekhouding grotendeels geautomatiseerd kan worden. Hierdoor bespaar je veel tijd en is de kans op fouten kleiner. Een boekhoudprogramma is dus niets anders dan een tool voor ondernemers om de administratie beter en sneller bij te houden.

Voor ondernemers bestaat de boekhouding uit onder andere de volgende punten:

• Alle bonnetjes van aankopen bewaren
• Alle verkopen documenteren met een verkoopfactuur
• Banktransacties bijhouden en koppelen aan inkomsten en uitgaven
• Eenmaal per kwartaal btw-aangifte verrichten (indien btw-plichtig)
• Lonen en betalingen van lonen boekhoudkundig verwerken (indien personeel aanwezig is)

Hoe werkt een boekhoudprogramma?

Je bent als ondernemer verplicht om voor de Belastingdienst de inkomsten en uitgaven bij te houden. Dit noemen we boekhouden. Als startende ondernemer kan het opzetten van een eerste financiële administratie best lastig zijn. Zo moet je bedenken hoe je een factuur gaat maken, welke belastingaangiftes je moet doen en hoe je de administratie bewaart. Een eenvoudig boekhoudprogramma helpt hierbij. Slimme boekhoudsoftware automatiseert veel taken. Dit scheelt enorm veel tijd. Bovendien kan iedere ondernemer – ook zonder kennis van boekhouden – gebruikmaken van een online boekhouding. Je bent niet verplicht hiervoor te kiezen; je mag zelf bepalen of je je boekhouding gaat opzetten in Excel of dat je boekhoudsoftware gebruikt. 

Online boekhoudprogramma kopen of boekhouden in Excel?

Wie zijn boekhouding gaat opzetten, kan kiezen uit boekhouden in Excel of een boekhoudprogramma kopen. De keuze tussen Excel en een boekhoudprogramma voor de administratie hangt af van de boekhouding en de wensen van de ondernemer. Met slimme boekhoudsoftware bespaar je veel tijd. Een compleet boekhoudpakket maakt bijvoorbeeld het opstellen van de winst- en verliesrekening, de balans en de urenregistratie erg makkelijk. Ook voldoet de boekhouding via een boekhoudprogramma aan alle actuele regels van de Belastingdienst. Maar een gedegen boekhouding bijhouden van een zzp’er is vergeleken met een groot bedrijf erg simpel. In sommige gevallen functioneert Excel dan voldoende. Je kan dan kosten besparen, want het gebruik van een goed online boekhoudprogramma is niet gratis.

Aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting zelf indienen

Voor het indienen van de btw-aangifte (omzetbelasting) en de aangifte inkomstenbelasting is het nodig de boekhouding op orde te hebben. Zo moet je duidelijk kunnen zien hoeveel btw je elke periode afdraagt en/of terugvraagt. Voor de aangifte inkomstenbelasting heb je bovendien de winst- en verliesrekening en de balans nodig. Deze gegevens kan je zelf bijhouden in Excel. Zodra het tijd is om de belastingaangiftes te doen, dien je de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting zelf in of besteed je dit uit aan een boekhouder.

Administratie bijhouden met Excel of een boekhoudprogramma

Ondernemers met een eenvoudige administratie redden zich vaak nog wel met Excel. Facturen en offertes maken kan je in Word doen en de winst- en verliesrekening kan je in Excel bijhouden. Maar zodra de administratie uitgebreider wordt, is Excel meestal niet meer handig. Voor de inkomstenbelasting is er bijvoorbeeld een overzicht van afschrijvingen, een balans en een jaarrekening nodig. Boekhouden in Excel is dan niet altijd ideaal. Online software automatiseert dit proces. Bij software rollen de benodigde gegevens bijna automatisch uit het programma. Deze slimme automatisering maakt het zelf indienen van de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting een stuk simpeler. Ook als je een boekhoudprogramma gebruikt, kan je een boekhouder inschakelen. Hij of zij kijkt dan mee en kan eventueel aftrekposten of belastingvoordelen toepassen. 

---

Online boekhoudprogramma vergelijken: waarop letten?

Hierboven staat een overzicht van online boekhoudpakketten. Veel ondernemers vragen zich af wat het beste boekhoudprogramma is. Dat is lastig te zeggen. Dit verschilt namelijk per ondernemer. Het beste online boekhoudpakket voldoet aan de wensen van de ondernemer. Een beginnende zzp’er heeft natuurlijk andere eisen dan een groter mkb-bedrijf. Niet elk online boekhoudprogramma is dan ook geschikt voor elke boekhouding. Het loont om de boekhoudprogramma’s vooraf te vergelijken, want er is niet één beste boekhoudprogramma voor zzp’ers of het mkb.

Boekhoudprogramma’s verschillen van elkaar op basis van functies, kosten en voorwaarden. Er zijn eenvoudige boekhoudpakketten en programma’s die meer te bieden hebben, zoals het verzenden van automatische herinneringen en periodieke facturen en een koppeling met tientallen zakelijke rekeningen. Er zijn ook online boekhoudpakketten speciaal voor starters, die bijvoorbeeld het eerste jaar gratis zijn.

De meeste boekhoudprogramma’s zijn in ieder geval geschikt voor eenmanszaken. Voor zzp’ers is er daardoor voldoende keuze. Ook voor het mkb zijn er verscheidene opties. Wil je een boekhoudprogramma gaan gebruiken? Boekhoudprogramma’s vergelijken maakt het makkelijk om een keuze te maken.

Aandachtspunten bij het vergelijken van boekhoudpakketten

Wanner je een boekhoudpakket gaat afsluiten, zijn er een aantal zaken om op te letten:

• Is er een proefaccount of proefperiode?
• Is er een deskundige klantenservice?
• Wat zijn de kosten?
• Welke functies heeft het pakket?
• Wat zijn de klantervaringen?
• Hoe werkt de online facturatie?
• Is er een boekhoud-app?

Om te kijken of het boekhoudprogramma jouw de wensen past en of het pakket geschikt is voor je bedrijf, is het belangrijk om te kijken of er een proefaccount of proefperiode wordt aangeboden. Zo bieden de meeste boekhoudprogramma’s vaak een proefperiode aan van 30 dagen. In die tijd kan je testen of het pakket voldoet aan jouw eisen.

Een goede klantenservice is essentieel bij het kiezen van het beste boekhoudprogramma. Vooral voor ondernemers die weinig kennis hebben van het boekhouden is een goede klantenservice van belang. Het is dan ook prettig om de mogelijkheid te hebben om te kunnen overleggen met een expert. Op Onderneming.nl zijn veel reviews te vinden van de verschillende boekhoudprogramma’s, waarbij onderzoek is gedaan naar de kwaliteit van de service en de snelheid van een reactie.

Het meest logische punt om op te letten tijdens het vergelijken van boekhoudprogramma’s is de prijs. Er zijn veel soorten boekhoudprogramma’s met verschillende prijzen en functionaliteiten. Het is daarom handig om te letten op de functies die bij een pakket zitten. Soms komt het voor dat bij bepaalde boekhoudprogramma’s een extra gebruiker niet in de prijs zit inbegrepen. Bij een aantal boekhoudprogramma’s, zoals e-Boekhouden en Moneybird, zit dit standaard in de prijs.

Boekhoudsoftware bevat verschillende functies. Zo kan elektronisch factureren geïntegreerd zijn of kan deze functie apart aangeschaft worden. Elk bedrijf vindt andere functies belangrijk. Denk hierbij aan urenregistratie, voorraadbeheer en een kassasysteem. Deze extra functies kunnen het abonnement duurder maken. Zoek goed uit welke functies voor jou van belang zijn en controleer grondig of en op welke wijze de boekhoudpakketten deze functies aanbieden.

Om een duidelijk beeld te krijgen van een boekhoudpakket wordt geadviseerd om ervaringen te lezen van andere gebruikers. Vinden gebruikers het boekhoudprogramma gebruiksvriendelijk? Wat voor cijfer geven ze de klantenservice en wat vinden ze van de functies? Deze vragen hebben de specialisten van Onderneming.nl beantwoord in de reviews van de boekhoudprogramma’s.

Eén van de belangrijkste onderdelen bij het runnen van een business is factureren. Wanneer er geen facturen worden verstuurd, wordt er immers ook geen geld verdiend. Het is daarom belangrijk om de facturatie mogelijkheden in een boekhoudpakket goed te bekijken. Voorbeelden van deze mogelijkheden zijn:

• Online facturen direct versturen naar klanten
• Betalingscondities kunnen wijziging
• Verschillende betalingsmogelijkheden kunnen toevoegen aan de factuur
• Factureren via Peppol
• Een eigen huisstijl kunnen toevoegen

Veel boekhoudprogramma’s werken op computers en via een app. De apps van boekhoudpakketten zijn niet allemaal hetzelfde. Sommige aanbieders hebben een app waarmee je alleen bonnen kan scannen en doorsturen. Deze bonnen komen dan direct in het systeem te staan. Dit kan erg handig zijn. Veel aanbieders bieden daarnaast de mogelijkheid om in de app je gehele boekhouding te beheren.

---

Voor- en nadelen van een boekhoudprogramma

Veel ondernemers kiezen ervoor een online boekhoudpakket aan te schaffen. Dat doen ze niet voor niets. Online boekhoudsoftware voor ondernemers heeft namelijk veel voordelen, zoals:

Naast alle voordelen heeft boekhoudsoftware ook een aantal nadelen. Allereerst zijn er de maandelijkse of jaarlijkse kosten. Het gebruik van een online software is in de meeste gevallen niet gratis. Per abonnement betaal je een vast bedrag per maand of jaar. Vooral beginnende ondernemers met een beperkt budget vinden deze kosten vaak te hoog. In dat geval kan je ervoor kiezen om de boekhouding zelf te doen in bijvoorbeeld Excel. 

Ten tweede zitten er grote verschillen tussen de boekhoudsoftwares. Het ene programma is gebruikersvriendelijker dan het andere. Ook is er een groot verschil in functionaliteiten. Dit maakt het lastig om een keuze te maken. Het is daarom aan te raden om een aantal gratis proefaccounts te openen. Zo kan je uitproberen welk boekhoudprogramma het beste bij je past voordat je een abonnement afsluit.

---

Boekhoudprogramma voor ZZP

Voor zzp’ers die niet werken met buitenlandse klanten en slechts een paar facturen per maand versturen, hoeft een boekhoudprogramma niet heel uitgebreid te zijn en volstaat een eenvoudig gratis boekhoudprogramma voor zzp’ers. Een boekhoudpakket zzp moet vooral makkelijk in gebruik zijn. Met de nadruk op facturatie. Denk hierbij aan het simpel opstellen van een factuur, automatisch bijhouden welke facturen wel en niet zijn betaald en een koppeling met de zakelijke bankrekening. Ook is het handig als het boekhoudprogramma voor zzp’ers laat zien wanneer en hoeveel btw er afgedragen moet worden. 

Er zijn een aantal aanbieders met slimme boekhoudsoftware speciaal voor zzp’ers. Een boekhoudpakket voor zzp’ers is vaak goedkoop en simpel. Bovendien geeft een boekhoudprogramma goede informatie, zodat je zonder kennis zelf kan boekhouden. Wie groeiambities heeft, kan bij de meeste aanbieders beginnen met een eenvoudig boekhoudpakket zzp. Vaak is dat het goedkoopste abonnement. Zodra je bedrijf groeit, kan je dan overstappen naar een duurder abonnement met meer functies. 

---

Boekhoudprogramma voor MKB

Boekhoudprogramma’s zijn vaak gericht op een specifieke doelgroep, bijvoorbeeld zzp’ers of mkb’ers. Een mkb’er heeft vaak meer functies nodig dan een zelfstandige zonder personeel. Zo is het bijvoorbeeld belangrijk dat de aanbieder aanvullende modules voor bijvoorbeeld project- en personeelsadministratie aanbiedt. Ook is het handig als de boekhouding gekoppeld kan worden aan branche-specifieke software. Voor het vergelijken van boekhoudprogramma’s dienen mkb’ers daarom op andere zaken te letten dan zzp’ers.

Belangrijke functies voor het MKB

Bij grote bedrijven moet er meestal software aangeschaft worden voor klanten-, debiteuren-, of personeelsadministratie. In dit geval is het slim om één boekhoudpakket aan te schaffen waar al deze functies bij inbegrepen zitten. Zo zijn er verschillende functies die handig zijn voor het mkb die niet in alle online boekhoudprogramma’s zitten, zoals:

• Urenregistratie
• Ritten-/kilometerregistratie
• Jaarrekening
• Direct aangiftes versturen
• Salarisadministratie
• Debiteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Buitenlandse facturen en vreemde valuta

Let goed op de functies die voor jouw onderneming van belang zijn en controleer welke boekhoudprogramma’s op jouw wensen en eisen aansluiten. Zo vind je het beste boekhoudprogramma voor jouw mkb-onderneming.

---

Gratis boekhouden

Vooral ondernemers die net starten willen niet te veel geld kwijt zijn aan hun boekhouding. Dat is begrijpelijk. Toch kan een boekhoudprogramma hen goed helpen en is de tijdwinst al snel terugverdiend. Bovendien zijn er gratis boekhoudprogramma’s te vinden. Deze aanbieders bieden (startende) ondernemers een gratis account aan voor een bepaalde periode. Zo kan je het boekhoudpakket uitproberen en testen of het iets voor jou is.

Onthoud wel dat een boekhoudprogramma na een gratis proefperiode niet gratis is. Om gebruik te kunnen blijven maken van de boekhoudsoftware moet je een abonnement afsluiten.

Veelgestelde vragen