Home » Boekhoudprogramma

Boekhoudprogramma

Wie ondernemer is, houdt een boekhouding bij. Dit kan hij zelf doen in Excel. Of via een boekhoudprogramma. Een boekhoudprogramma biedt veel voordelen. Wat is het beste online boekhoudprogramma in 2023? Welk pakket is geschikt voor zzp’ers? En wat zijn de verschillen? Vergelijk hieronder de beste boekhoudprogramma’s op prijs, kwaliteit en functies en vind zo de beste boekhoudsoftware voor het bedrijf!

Wat is een online boekhoudprogramma?

Hoe werkt een boekhoudprogramma?

Ondernemers zijn verplicht om voor de Belastingdienst de inkomsten en uitgaven bij te houden. Dit noemen we boekhouden. Als startende ondernemer kan het opzetten van een eerste financiële administratie best lastig zijn. Zo moet de ondernemer bedenken hoe hij een factuur gaat maken, welke belastingaangiftes hij moet doen en hoe hij de administratie bewaart. Een eenvoudig boekhoudprogramma helpt hierbij. Slimme boekhoudsoftware automatiseert veel taken. Dit scheelt enorm veel tijd. Bovendien kan iedere ondernemer – ook zonder kennis van boekhouden – gebruik maken van een online boekhouding. Maar dat hoeft niet. De ondernemer mag zelf bepalen of hij zijn boekhouding gaat opzetten in Excel of boekhoudsoftware gebruikt. 

Online boekhoudprogramma kopen of boekhouden in Excel?

Wie zijn boekhouding gaat opzetten, kan kiezen uit boekhouden in Excel of een boekhoudprogramma kopen. De keus tussen Excel en een boekhoudprogramma voor de administratie hangt af van de boekhouding en de wensen van de ondernemer. Met slimme boekhoudsoftware bespaart de ondernemer veel tijd. Een compleet boekhoudpakket maakt bijvoorbeeld het opstellen van de winst- en verliesrekening, de balans en de urenregistratie erg makkelijk. Ook voldoet de boekhouding via een boekhoudprogramma aan alle actuele regels van de Belastingdienst. Maar een gedegen boekhouding bijhouden van een zzp’er is vergeleken met een groot bedrijf erg simpel. En soms voldoet boekhouden met Excel. Zo bespaart de ondernemer kosten, want het gebruik van een goed boekhoudprogramma is niet gratis. 

Aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting zelf indienen

Voor het indienen van de btw aangifte (omzetbelasting) en de aangifte inkomstenbelasting is het nodig de boekhouding op orde te hebben. Zo moet de ondernemer duidelijk kunnen zien hoeveel btw hij elke periode afdraagt en/of terugvraagt. En voor de aangifte inkomstenbelasting heeft de ondernemer de winst- en verliesrekening en de balans nodig. Deze gegevens kan hij zelf bijhouden in Excel en zodra het tijd is om de belastingaangiftes te doen, dient hij de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting zelf in of besteedt hij dit uit aan een boekhouder.

Administratie bijhouden met Excel

Ondernemers met een eenvoudige administratie redden zich vaak nog wel met Excel. Facturen aanmaken en offertes maken doen zij in Word en de winst- en verliesrekening houden ze bij in Excel. Maar zodra de administratie uitgebreider wordt, is Excel meestal niet meer handig. Voor de inkomstenbelasting is er bijvoorbeeld een overzicht van afschrijvingen, een balans en een jaarrekening nodig. Boekhouden in Excel is dan niet altijd ideaal. Online software automatiseert dit proces. Bij software rollen de benodigde gegevens bijna automatisch uit het programma. Deze slimme automatisering maakt het zelf indienen van de aangifte omzetbelasting en inkomstenbelasting een stuk simpeler. Ook als de ondernemer een boekhoudprogramma gebruikt, kan hij een boekhouder inschakelen. Hij of zij kijkt dan mee en kan eventueel aftrekposten of belastingvoordelen toepassen. 

---

Online boekhoudprogramma vergelijken: waarop letten?

Hierboven staat een overzicht van online boekhoudpakketten. Veel ondernemers vragen zich af wat het beste boekhoudprogramma is. Dat is lastig te zeggen. Het verschilt namelijk per ondernemer. Het beste online boekhoudpakket voldoet aan de wensen van de ondernemer. Een beginnende zzp’er heeft bijvoorbeeld andere eisen dan een groter mkb-bedrijf. Niet elk online boekhoudprogramma is geschikt voor elke boekhouding. Het loont om de boekhoudprogramma’s vooraf te vergelijken, want er is niet één beste boekhoudprogramma voor het mkb. Kijk daarbij zowel naar de kosten als de voorwaarden. Zo zijn er online boekhoudpakketten speciaal voor starters, die bijvoorbeeld het eerste jaar gratis zijn. De meeste online boekhoudprogramma’s zijn gericht op een eenmanszaak. Hierdoor is er genoeg keus!

Maar niet alleen de prijs verschilt. Er is ook een verschil in functies. Zo zijn er eenvoudige boekhoudpakketten en software die meer mogelijkheden biedt. Denk hierbij aan automatische herinneringen, het versturen van periodieke facturen en een koppeling met de zakelijke rekening. Boekhoudprogramma’s vergelijken maakt het makkelijker om een keus te maken!

Aandachtspunten bij het vergelijken van boekhoudpakketten:

• Proefaccount
• Klantenservice
• Kosten
• Functies
• Klantervaringen
• Online facturatie
• Boekhoud app

Proefaccount

Om te kijken of het boekhoudprogramma bij de wensen past en of het pakket geschikt is voor het bedrijf, is het belangrijk om te kijken of er een proefaccount bij het pakket zit. Zo bieden de meeste boekhoudprogramma’s vaak een proefperiode aan van 30 dagen.

Klantenservice

Een goede klantenservice is essentieel bij het kiezen van het beste boekhoudprogramma. Vooral voor ondernemers die weinig kennis hebben van het boekhouden, is een goede klantenservice van belang. Het is dan ook prettig om de mogelijkheid te hebben om te kunnen overleggen met een expert. Op Onderneming.nl zijn veel reviews te vinden van de verschillende boekhoudprogramma’s, waarbij onderzoek is gedaan naar de kwaliteit van de service en de snelheid van een reactie.

Kosten

Het meest logische punt om op te letten tijdens het vergelijken van boekhoudprogramma’s is de prijs. Er zijn veel soorten boekhoudprogramma’s met verschillende prijzen en functionaliteiten. Het is daarom handig om te letten op de functies die bij een pakket zitten. Soms komt het voor dat bij bepaalde boekhoudprogramma’s een extra gebruiker niet in de prijs zit inbegrepen. Bij bijvoorbeeld e-Boekhouden zit dit standaard in de prijs.

Functies

Boekhoudsoftware bevat verschillende functies. Zo kan elektronisch factureren geïntegreerd zijn of kan deze functie apart aangeschaft worden. Elk bedrijf vindt andere functies belangrijk. Denk hierbij aan urenregistratie, voorraadbeheer en een kassasysteem. Deze extra functies kunnen het abonnement duurder maken.

Klantervaringen

Om een duidelijk beeld te hebben van een boekhoudpakket, wordt geadviseerd om ervaringen te lezen van andere gebruikers. Vinden gebruikers het boekhoudprogramma gebruiksvriendelijk? Wat voor cijfer geven ze de klantenservice en wat vinden ze van de functies? Deze vragen hebben de specialisten van Onderneming.nl beantwoord in de reviews van de boekhoudprogramma’s.

Online facturatie

Een van de belangrijkste onderdelen bij het runnen van een business is factureren. Wanneer er geen facturen worden verstuurd, wordt er ook geen geld verdient. Het is daarom belangrijk om de facturatie mogelijkheden in een boekhoudpakket goed te bekijken. Voorbeelden van deze mogelijkheden zijn:

• Online facturen direct versturen naar klanten
• Betalingscondities kunnen wijziging
• Verschillende betalingsmogelijkheden kunnen toevoegen aan de factuur
• Factureren via Peppol
• Een eigen huisstijl kunnen toevoegen

Boekhoud app

Veel boekhoudprogramma’s werken ook via een app. Hiermee kunnen gemakkelijk foto’s van bonnen en inkomende facturen worden gemaakt, die vervolgens direct in het systeem staan. Naast een boekhoud app, zijn er ook meerdere boekhoudpakketten waarbij er via Whatsapp gecommuniceerd kan worden. Zo kan er een bon ge-upload worden of kan saldo opgevraagd worden.

---

Voor- en nadelen van een boekhoudprogramma

Veel ondernemers kiezen voor een online boekhoudpakketten. En dat is niet voor niks. Online boekhoudsoftware voor ondernemers heeft veel voordelen, zoals:

Naast alle voordelen heeft boekhoudsoftware ook een aantal nadelen. Als eerste zijn dit de kosten. Het gebruik van een online software is niet gratis. Per abonnement betaalt de ondernemer een vast bedrag per maand. Vooral beginnende ondernemers met een beperkt budget vinden deze kosten vaak te hoog. In dat geval kiezen zij ervoor om hun boekhouding zelf te doen in bijvoorbeeld Excel. 

Als tweede is er een groot verschil tussen de boekhoudsoftware. Het ene programma is gebruikersvriendelijker dan het andere. Ook is er een groot verschil in functionaliteiten. Dit maakt het lastig voor de ondernemer om een keus te maken. Het is daarom aan te raden om een aantal gratis proefaccounts te openen. Zo kan men uitproberen welk boekhoudprogramma het beste bij hem of haar past voordat hij een abonnement afsluit.

Boekhoudsoftware voor zzp’ers

Voor zzp’ers die niet werken met buitenlandse klanten en slechts een paar facturen per maand versturen, hoeft een boekhoudprogramma niet heel uitgebreid te zijn en volstaat een eenvoudig gratis boekhoudprogramma voor zzp’ers. Een boekhoudpakket zzp moet vooral makkelijk in gebruik zijn. Met de nadruk op facturatie. Denk hierbij aan het simpel opstellen van een factuur, automatisch bijhouden welke facturen wel en niet zijn betaald en een koppeling met de zakelijke bankrekening. Ook is het handig als het boekhoudprogramma voor zzp’ers laat zien wanneer en hoeveel btw er afgedragen moet worden. 

Er zijn een aantal aanbieders met slimme boekhoudsoftware speciaal voor zzp’ers. Een boekhoudpakket voor zzp’ers is goedkoop en simpel. Bovendien geeft een boekhoudprogramma goede informatie, zodat zzp’ers zonder kennis zelf kunnen boekhouden. Wie groeiambities heeft, kan bij de meeste aanbieders beginnen met een eenvoudig boekhoudpakket zzp. Vaak is dat het goedkoopste abonnement. Zodra het bedrijf groeit, kan de ondernemer overstappen naar een duurder abonnement met meer functies. 

---

Verschillen in boekhoudprogramma’s 

Er zijn veel online boekhoudprogramma’s om uit te kiezen. Een goedkoop boekhoudprogramma, boekhoudsoftware met veel functies en duurdere boekhoudpakketten. Veel ondernemers willen liever niet te veel geld kwijt zijn aan de boekhouding en kijken daarom vooral naar de prijs. Maar naast de kosten zijn er meer grote verschillen. Als eerste zijn dit de functies. Per programma verschillen de mogelijkheden. Bepaal daarom vooraf welke functies het boekhoudprogramma moet hebben. Dit voorkomt problemen achteraf. Ook is het belangrijk dat de boekhoudsoftware met de tijd mee gaat. Werkt het boekhoudprogramma via de cloud? En hoe zit het met de back-up?

Gebruikersgemak

Het grootste verschil zit ‘m in het gebruikersgemak. Niet alle ondernemers hebben verstand van boekhouden. En een boekhouder inschakelen is voor veel ondernemers te duur. Wie zelf wilt boekhouden, zou dat simpel moeten kunnen doen met een boekhoudprogramma. Kijk daarom of het boekhoudprogramma eenvoudig in gebruik is en de ondernemer stap voor stap meeneemt in de financiële administratie. 

ZZP en MKB

Boekhoudpakketten verschillen ook in gebruikers. Het ene pakket past beter bij zzp’ers en het andere pakket sluit beter aan bij mkb’ers. Sommige boekhoudsoftware zijn gratis tot bijvoorbeeld een X aantal facturen per maand. Dit is vooral aantrekkelijk voor zzp’ers en kleine ondernemers. Gratis boekhouden is uiteraard het goedkoopste, maar gratis boekhoudprogramma’s zijn niet altijd even gebruiksvriendelijk. Meestal is het aantal functies beperkt en is er geen klantenservice. Voor het MKB zijn andere functies van belang. Zo is het belangrijk dat de aanbieder aanvullende modules voor bijvoorbeeld project- en personeelsadministratie aanbiedt. Ook is het handig als de boekhouding gekoppeld kan worden aan branche-specifieke software.

Overzicht met belangrijke MKB functies 2023

Bij grote bedrijven moet er meestal software aangeschaft worden voor klanten-, debiteuren-, of personeelsadministratie. In dit geval is het slim om één boekhoudpakket aan te schaffen, waarbij deze functies inbegrepen zitten. Zo zijn er verschillende functies die handig zijn voor het mkb die niet in alle online boekhoudprogramma’s zitten:

• Urenregistratie
• Ritten-/kilometerregistratie
• Jaarrekening
• Direct aangiftes versturen
• Salarisadministratie
• Debiteurenadministratie
• Voorraadadministratie
• Buitenlandse facturen en vreemde valuta

Het beste ZZP boekhoudpakket

Voor zzp’ers is er een breed aanbod beschikbaar aan boekhoudprogramma’s. Het is daarom lastig om aan te geven wat nou het beste pakket is. Op basis van wat andere gebruikers van het programma vinden is er vastgesteld dat e-Boekhouden bovenaan in veel top 10 lijsten wordt benoemd als beste ZZP boekhoudprogramma. Het pakket heeft een handige koppeling met de Belastingdienst, is zeer gebruiksvriendelijk en heeft een lange proefperiode voor startende ondernemers. Een andere belangrijke functie voor zzp’ers is het registreren van uren.

Urenregistratie

Urenregistratie is het registeren van gemaakte uren, ook wel urenadministratie. Het registreren van uren geeft inzicht in de tijdsbesteding van een ondernemer. Voor het bijhouden van deze uren is tegenwoordig een handige functie ontwikkeld die onderdeel is van het boekhoudpakket. Hiermee kunnen ondernemers makkelijk hun uren bij houden. Een aantal voor- en nadelen van het bijhouden van uren met software.

Het beste MKB boekhoudpakket

Voor het MKB is Afas het beste pakket. Zij leveren maatwerk met ERP, waardoor gebruikers een standaard naar hun eigen wensen kunnen aanpassen en het systeem kunnen inrichten met hun eigen stijl. Daarnaast wordt Exact ook veel gekozen door het MKB. Deze slimme software werkt altijd en overal en biedt pakketten aan die afgestemd zijn op het aantal administraties, gebruikers, bankkoppelingen en verkoopfacturen. Ook kan het programma uitgebreid worden met branche-specifieke software. Denk hierbij aan voorraad- en orderbeheer of een product- of projectplanning.

Gratis boekhouden

Vooral ondernemers die net starten willen niet te veel geld kwijt zijn aan hun boekhouding. Dat is begrijpelijk. Toch kan een boekhoudprogramma hen goed helpen en is de tijdwinst al snel terugverdiend. Bovendien zijn er gratis boekhoudprogramma’s te vinden. Deze aanbieders bieden (startende) ondernemers een gratis account aan voor een bepaalde periode. Zo kan men het boekhoudpakket uitproberen en testen of het iets voor hen is.

Onthoud wel dat een boekhoudprogramma na een gratis proefperiode niet gratis is. Om gebruik te kunnen blijven maken van de boekhoudsoftware moet de ondernemer een abonnement afsluiten.

Veelgestelde vragen