Zakelijke telefoonkosten aftrekken
Wie een bedrijf heeft, heeft hoogstwaarschijnlijk zo nu en dan een mobiel nodig om te bellen. Een ondernemer gebruikt daar vaak een zakelijk abonnement voor. Maar hoe zit het wanneer je buiten kantooruren gebruikmaakt van de mobiele communicatiemiddelen, of wanneer iemand tussendoor een aantal niet-zakelijke gesprekken pleegt? Kortom: mag een zakelijke telefoon ook privé worden gebruikt? Hoe zit het met de belasting op het mobiel abonnement en het toestel? Kan een privé abonnement met sim only-abonnement zakelijk gebruikt worden? We duiken in de regels omtrent zakelijke telefonie.
Wat zijn aftrekbare kosten?
Je kan aftrekbare kosten fiscaal aftrekken van de winst, waardoor het bedrag waarover winstbelasting betaald moet worden lager is. Onder aftrekbare kosten wordt verstaan: alle uitgaven die een ondernemer doet voor zijn of haar bedrijf. Dit kan dus een laptop of een bureaustoel zijn, maar ook een mobiele telefoon of een cursus. De Belastingdienst gaat er vanuit dat ondernemers deze kosten zelf kunnen aangeven. Er is dan ook geen duidelijke richtlijn over welke en hoeveel kosten er worden gemaakt, zolang ze maar binnen redelijkheid blijven. De totaalsom aan kosten is aftrekbaar: dit betekent dat er aan het eind van het jaar een bedrag van de winst kan worden afgetrokken.
Zakelijk en privé gescheiden houden?
Open een zakelijke rekening! Onderneming.nl biedt een overzicht van de beste zakelijke rekeningen om de juiste keuze te maken!
Vergelijk zelf
Waarom kosten aftrekken?
Kosten die aftrekbaar zijn, verlagen uiteindelijk de winst waarover winstbelasting betaald moet worden. In 2024 geldt voor winsten tot en met € 75.518 een tarief van 36,97%, daarboven geldt 49,50%. Allereerst kan het een hoop schelen wanneer een bedrijf door het aftrekken van kosten in de lagere belastingschijf terecht komt. Maar stel: de winst is € 10.000, dan zou er ongeveer € 3.700 aan belasting betaald moeten worden. Als de aftrekbare kosten, laten we zeggen € 3.000, hier vanaf gaan, betaalt een ondernemer de 36,97% over de resterende € 7.000. Een fiscale regeling als dit scheelt een hoop, en ook kleine dingen als een telefoonabonnement kunnen aan het eind van de streep flink optellen.
Welke zakelijke telefoonkosten zijn aftrekbaar?
Ben je ondernemer en heb je besloten een telefoon te kopen? Dan vraag je je vast af of de telefoonkosten aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting. Hieronder bespreken we hoe het zit met de btw op telefoonabonnementen en het toestel en de afschrijving van de telefoonkosten.
- Alle mobiele telefoonkosten zijn 100% aftrekbaar voor de inkomstenbelasting als de telefoon alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt en je een zakelijk abonnement hebt afgesloten. Bij een privé-abonnement mogen alleen de zakelijke gesprekskosten worden afgetrokken. De abonnementskosten zijn dan niet aftrekbaar.
- De abonnementskosten van een vaste telefoon zijn in geen enkel geval fiscaal aftrekbaar. Je kan de zakelijke gesprekskosten wel aftrekken van de winst. Als het gaat om een tweede telefoonaansluiting die alleen zakelijk wordt gebruikt, zijn zowel de abonnementskosten als de gesprekskosten aftrekbaar.
- Op telefoonkosten zit btw. Als de telefoon zakelijk wordt gebruikt, mag je de btw terugvragen via de aangifte omzetbelasting. Doordat er btw op zit, wordt er dus al belasting over de telefoon betaald. Indien deze kosten niet teruggevraagd worden tijdens de btw-aangifte, betaalt een onderneming dus dubbele belasting. Het btw-percentage van 21% geldt voor zowel het toestel als de maandelijkse abonnementskosten.
- Wanneer je een toestel los koopt, is het belangrijk om te weten of het bedrag exclusief btw boven de € 450 is. Als dat zo is moet het toestel worden gezien als een investering en moet je het minimaal vijf jaar als jaarlijkse afschrijving van de winst afboeken.
- Een privé telefoon die gebruikt wordt voor de zaak kan ingebracht worden in de onderneming. Dan neemt het bedrijf het toestel als het ware over. De actuele marktwaarde van de privé telefoon kan dan meegenomen worden in de aangifte omzetbelasting, waardoor er minder winstbelasting betaald hoeft te worden. Let wel: hier kan geen btw over teruggevraagd worden, omdat je dit bedrag als particulier al hebt voldaan.
Privé gebruik
Maar hoe zit het wanneer iemand met een onderneming of eenmanszaak de telefoon met bijvoorbeeld een sim only-abonnement ook privé gebruikt? In dat geval moet de btw opgedeeld worden in zakelijke kosten en een deel voor privé gebruik. Dit kan over het algemeen een redelijk globale schatting zijn. Wanneer je voor 50% privé gebruikmaakt van de telefoon en voor de andere 50% zakelijk belt, blijft de helft van het bedrag aftrekbaar.
Het aftrekbare bedrag heeft altijd alleen betrekking op het zakelijke percentage.
Zakelijk abonnement afsluiten
Een zakelijk abonnement maakt het financiële plaatje van de boekhouding van een onderneming vaak overzichtelijker. Hierdoor hoeft er ook niet gekeken te worden naar welke specifieke telefoongesprekken privé en welke zakelijk waren. In plaats van met een privérekening betalen kiezen de meeste ondernemers ervoor om het abonnement via een zakelijke rekening te laten verlopen. In dat geval wordt met boekhoudingssoftware ook direct het zakelijk aftrekbare deel in de boekhouding verwerkt. Ook wordt bij een zakelijk telefoonabonnement altijd de btw vermeld. Dat is bij particuliere abonnementen vaak niet het geval, al kan men specifiek vragen naar een btw-specificatie.
Voor zzp’ers is het niet verplicht om een zakelijk abonnement af te sluiten, al kan dit wel handig zijn voor de boekhouding. Bovendien zijn particuliere abonnementskosten niet aftrekbaar voor de inkomstenbelasting en zakelijke abonnementskosten wel. Als je ervoor kiest van een particulier abonnement gebruik te maken, mogen de zakelijke gesprekskosten wel worden afgetrokken.
Veelgestelde vragen
Voor de telefoonkosten btw en de btw op toestellen geldt het hoge belastingtarief van 21%.
Ja, niet alleen een telefoon is btw-aftrekbaar, maar ook voor een zakelijk telefoon abonnement is de btw aftrekbaar. Ondernemers kunnen de telefoonkosten btw terugvragen via hun btw-aangifte. Particuliere abonnementskosten zijn niet aftrekbaar.
Ja, maar er moet wel een zakelijk/privé-percentage bepaald worden. Dit kan een ruwe schatting zijn. Je mag alleen het zakelijke deel afschrijven.
De kosten voor een mobiele telefoon zijn fiscaal aftrekbaar als de telefoon voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Als de telefoon geheel zakelijk wordt gebruikt, mag de btw worden teruggevraagd en kan je 100% van de aanschafkosten aftrekken van de winst. Als de telefoon ook voor de helft privé wordt gebruikt, mag je slechts de helft afschrijven. Daarnaast geldt: als de aanschafprijs boven € 450 is, moet je de telefoonkosten verdelen over minimaal vijf jaar om deze als jaarlijkse afschrijving van de winst te mogen afboeken.
Reinout de Jong is een ervaren financieel journalist en tekstschrijver. Hij schrijft voor diverse financiële websites en richt zich op ondernemingen, marktontwikkelingen en economische trends. Met zijn scherpe pen en brede kennis van de sector maakt hij complexe financiële onderwerpen toegankelijk voor een breed publiek.