Home » Belasting voor ondernemers » Aftrekposten » Zakelijke telefoonkosten aftrekken

Zakelijke telefoonkosten aftrekken

Wie een bedrijf heeft, heeft hoogstwaarschijnlijk zo nu en dan een mobiel nodig om te bellen. Een ondernemer gebruikt daar vaak een zakelijk abonnement voor. Maar hoe zit het wanneer buiten kantooruren gebruikt gemaakt wordt van de mobiele communicatiemiddelen, of wanneer iemand tussendoor een aantal niet zakelijke gesprekken pleegt? Kortom: mag een zakelijke telefoon ook privé worden gebruikt? Hoe zit het met de belasting op het mobiel abonnement en het toestel? Kan een privé abonnement met sim only abonnement zakelijk gebruikt worden? We duiken in de regels omtrent zakelijke telefonie.

Wat zijn aftrekbare kosten?

Aftrekbare kosten kunnen van de winst worden afgetrokken, waardoor het bedrag waarover winstbelasting betaald moet worden lager is. Onder aftrekbare kosten wordt verstaan: alle uitgaven die een ondernemer doet voor zijn of haar bedrijf. Dit kan dus een laptop of een bureaustoel zijn, maar ook een mobiele telefoon of een cursus. De Belastingdienst gaat er vanuit dat ondernemers deze kosten zelf kunnen aangeven, er is dan ook geen duidelijke richtlijn over welke, en hoeveel kosten er worden gemaakt. Zolang ze maar binnen redelijkheid blijven. De totaalsom aan kosten is aftrekbaar: dat betekent dat er aan het eind van het jaar een bedrag van de winst kan worden afgetrokken.

Waarom kosten aftrekken?

Kosten die aftrekbaar zijn, verlagen uiteindelijk de winst waarover winstbelasting betaald moet worden. Voor winsten tot en met € 73.000 geldt een tarief van 36,93%, daarboven geldt 49,50%. Allereerst kan het een hoop schelen wanneer een bedrijf door het aftrekken van kosten in de lagere belastingschijf terecht komt. Maar stel, de winst is €. 10.000, dan zou er ongeveer € 3.700 aan belasting betaald moeten worden. Als de aftrekbare kosten, laten we zeggen € 3.000, hier vanaf gaan, betaalt een ondernemer de 36,93% over de resterende € 7.000. Een fiscale regeling als dit scheelt een hoop, en ook kleine dingen als een telefoonabonnement kunnen aan het eind van de streep flink optellen.

Welke zakelijke telefoonkosten zijn aftrekbaar?

• Op telefoonkosten zit btw. Dat betekent dat er al belasting over betaald wordt. Indien deze niet teruggevraagd worden tijdens de btw aangifte, betaalt een onderneming dus dubbele belasting. Het btw-percentage van 21% geldt voor zowel toestel- als maandelijkse abonnementskosten. 
• Wanneer een toestel los gekocht wordt is het belangrijk om te weten of het bedrag exclusief btw, boven de € 450 is. Als dat zo is moet het toestel worden gezien als een investering, moet een ondernemer het minimaal vijf jaar als jaarlijkse afschrijving van de winst afboeken. 
• Een privé telefoon die gebruikt wordt voor de zaak kan ingebracht worden in de onderneming. Dan neemt het bedrijf het als het ware over. De actuele marktwaarde van de privé telefoon kan dan meegenomen worden in de aangifte omzetbelasting, waardoor er minder winstbelasting betaald hoeft te worden. Let wel: hier kan geen btw over teruggevraagd worden, omdat een ondernemer dit bedrag als particulier al heeft voldaan. 

Privé gebruik

Maar hoe zit het wanneer iemand met een onderneming of eenmanszaak de telefoon met bijvoorbeeld een sim only abonnement ook privé gebruikt? In dat geval moet de btw opgedeeld worden in zakelijke kosten en een deel voor privé gebruik. Dit kan over het algemeen een redelijk globale schatting zijn. Wanneer er voor 50% privé gebruik wordt gemaakt en met de andere 50% zakelijk belt, blijft de helft van het bedrag aftrekbaar.

Zakelijk abonnement afsluiten 

Een zakelijk abonnement maakt het financiële plaatje van de boekhouding van een onderneming vaak overzichtelijker. Hierdoor hoeft er ook niet gekeken te worden naar welke specifieke telefoongesprekken voor privé gebruikt zijn. In plaats van met een privérekening betalen kiezen de meeste ondernemers ervoor om het abonnement via een zakelijke rekening te laten verlopen. In dat geval wordt er met boekhoudingssoftware ook direct het zakelijk aftrekbaar deel in de boekhouding verwerkt. Ook wordt bij een zakelijk telefoonabonnement altijd de btw vermeld. Dat is bij particuliere abonnementen vaak niet het geval, al kan men specifiek vragen naar een btw specificatie.

Veelgestelde vragen