Contract opstellen
Een ondernemer sluit regelmatig contracten met werknemers, leveranciers, klanten en opdrachtgevers. Een contract is een soort overeenkomst tussen twee partijen. Een overeenkomst kan op verschillende manieren worden gemaakt. Een ondernemer kan mondeling iets afspreken, maar kan ook een schriftelijk contract opstellen. Maar hoe moet een contract worden opgesteld en wat staat in een contract?
Hoe moet ik een contract opstellen?
Een contract kan dus mondeling of schriftelijk worden opgesteld. Beide vormen zijn rechtsgeldig. Er is sprake van een contract op het moment dat de klant of opdrachtgever het aanbod aanvaardt. Het is beter om afspraken op papier vast te leggen. Mochten er discussies of conflicten ontstaan, is een schriftelijk contract een belangrijk bewijsstuk om deze discussie en conflicten uit de weg te ruimen. Bij een mondelinge afspraak kan dit niet.
Een ondernemer kan een contract laten opstellen of zelf opstellen. Maar hoe moet een schriftelijk contract worden opgesteld? Dit stappenplan hieronder laat stapsgewijs zien hoe je een contract opstelt.
-
Een goed contract begint met de juiste titel. De titel is een belangrijk onderdeel van het contract. De titel maakt direct duidelijk om welke overeenkomst het gaat. Bijvoorbeeld een ‘Arbeidsovereenkomst’, ‘Leningsovereenkomst’ of ‘Huurovereenkomst’.
-
De gegevens, zoals naam en adres moeten van beide partijen bovenaan het contract worden vermeld.
In het contract moet de persoon staan die bevoegd is om het bedrijf te vertegenwoordigen. Dit voorkomt het risico dat het contract ongeldig wordt verklaard, omdat de andere partij daardoor zeker weet dat diegene ook daadwerkelijk de handtekening mag zetten.
Wanneer er een contract met een ander bedrijf wordt gesloten, kan de vertegenwoordigingsbevoegdheid op de website van de Kamer van Koophandel worden gecontroleerd. Daar staat een uittreksel van het betreffende bedrijf en de juiste contactgegevens.
-
Het belangrijkste van het contract is de beschrijving van het doel van het contract. In deze beschrijving staat waarom de partijen afspraken maken.
-
Vervolgens moeten alle kernafspraken worden genoteerd, bijvoorbeeld de duur van het contract of de regeling bij ziekte. Dit moet zo concreet mogelijk gebeuren. De afspraken in het contract moeten aannemelijk zijn voor beide partijen. Daarnaast moeten beide partijen zich aan de wettelijke regels houden.
Ook is het verstandig om in het contract op te nemen wat er gebeurt als een afspraak niet wordt nagekomen. Denk hierbij aan onderwerpen als de aansprakelijkheid en een schadevergoeding.
-
Algemene onderwerpen wordt verder verwerkt in de algemene voorwaarden. De algemene voorwaarden die van toepassing zijn, moeten aan de andere partij worden overhandigd vóór of tijdens het sluiten van het contract. Het is nog beter om de algemene voorwaarden door de andere partij te laten tekenen.
-
Tot slot moet er ruimte zijn voor de ondertekening. Boven de handtekening moet de plaats en datum goed geformuleerd worden. De plaats kan ook twee keer worden ingevuld, omdat beide partijen op een andere plaats of datum het contract ondertekenen. Vervolgens mag de handtekening van beide patijen niet ontbreken. De handtekening mag alleen worden gezet door de vertegenwoordigingsbevoegde. Het is belangrijk dat beide partijen een getekend exemplaar van het contract hebben.
Wat staat er in een contract?
Wat in een overeenkomst staat, is afhankelijk voor wie het contract bedoeld is. In een contract voor klanten staan andere zaken dan in een arbeidscontract.
Inhoud klantencontract:
- Beschrijving van het product of dienst
- De prijs
- De duur van het contract
- Opzegtermijn
- Levering
- Betalings- en incassotermijn
- Garantie
- Onderhoudsverplichtingen
- Gevolgen bij het niet nakomen van verplichtingen
- De afhandeling van geschillen
- De aanvaarding door de klant
Inhoud arbeidsovereenkomst:
- Persoonlijke gegevens zoals naam en adres van de werkgever en de werknemer
- Startdatum en lengte van dienstverband
- Functie en taken van de nieuwe werknemer
- Of er een CAO is toegepast
- Eventuele proeftijd
- Locatie waar de werkzaamheden moeten worden verricht
- Aantal dagen en uren per week
- Uurloon en dag van uitbetaling
- Afspraken over vakantiedagen en vakantiegeld
- Pensioenregelingen
- Eventuele opzegtermijn
- Gevolgen bij het niet nakomen van verplichtingen
- Afspraken over informatie lekken
- Afhandeling van geschillen
- Regels bij ziektes en mogelijke arbeidsongeschiktheid
- Identificatieplicht
- Andere overeenkomsten bijvoorbeeld een concurrentiebeding of reiskosten
- Handtekeningen
Snelle verwerking van personeelskosten?
Heb je de arbeidscontracten opgesteld en staat de uitbetaling van je personeel op de planning? Het is natuurlijk prettig als je deze betalingen snel en efficiënt in je administratie kan verwerken. Verschillende boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om je salarisadministratie te integreren met je online boekhouding, waardoor je dit proces eenvoudig kunt laten verlopen.
Vergelijk zelf
Wanneer is een contract niet geldig?
Een contract kan ongeldig worden verklaard. Dit gebeurt indien:
- Een partij minderjarig is (of meerderjarig maar onder curatele staat verkeerd)
- De persoon niet vertegenwoordigingsbevoegd is
- De inhoud van de overeenkomst in strijd is met de wet, goede zeden of openbare orde
- Er sprake is van dwaling, bedreiging, bedrog of misbruik van omstandigheden
Contracteisen
Er zijn een aantal voorwaarden waaraan een rechtsgeldige overeenkomst moet voldoen. Zo moet er een aanbod zijn gedaan en moet deze ook aanvaard zijn. Daarnaast moeten alle partijen de wil hebben om de overeenkomst aan te gaan op grond van de gegevens, afspraken en voorwaarden die in het contract staan. De wil moet ook zijn verklaard. Soms kan het voorkomen dat de wil en de verklaring niet overeenkomen.
Geen handtekening nodig
Een mondelinge overeenkomst is ook rechtsgeldig, de regels blijven namelijk hetzelfde. Het nadeel daarvan is dat het lastig is om gemaakte afspraken te bewijzen.
Een rechtsgeldig contract kan ook ontstaan wanneer er al uitvoering gegeven wordt aan het contract voordat er een schriftelijk contract is gemaakt. Kortom: een handtekening is dus niet altijd nodig.
Ongeldig
Wanneer een contract precies tot stand komt, staat meestal in de algemene voorwaarden vermeld. Wanneer een overeenkomst ontstaat op basis van bedreiging, bedrog, dwaling of misbruik van omstandigheden, kan de wederpartij het contract ongeldig verklaren. Een contract dat in strijd is met de wet, goede zaken of openbare orde wordt meteen ongeldig verklaard.
Onderneming.nl biedt een handig en gratis voorbeeld contract aan om snel en eenvoudig een eigen overeenkomst op te stellen. Alle onderdelen die in een contract vermeld moeten worden staan hierin. Invullen en klaar. Download hier het voorbeeld contract.
Veelgestelde vragen
Een overeenkomst opstellen duurt in principe niet lang. Wel is het handig om als ondernemer een voorbeeld contract met alle basisregelingen van het bedrijf te hebben.
Je moet een contract opstellen wanneer je personeel aanneemt of overeenkomsten sluit met opdrachtgevers of leveranciers.
Je kan in de meeste gevallen zelf een contract opstellen. Er zijn een aantal uitzonderingen. De levering van aandelen bij een bv moet verplicht via een akte bij de notaris. Dit kan je dus niet zelf doen.
