Payroll

Payroll
  • Auteur:

    Reinout de Jong is werkzaam als financieel journalist, hij schrijft teksten voor verschillende financiële websites en is na het afronden van zijn redactionele opleiding bezig met een hbo bachelor in de Nederlandse taal.

  • Laatst bijgewerkt: 22 april 2024
  • Leestijd: 5 minuten

Iedere ondernemer met personeel in dienst weet het; dingen als salaris en verzekeringen gaan niet vanzelf. Sterker nog, ze kunnen veel extra uren aan administratieve werkzaamheden opleveren. Ondernemers die de administratieve rompslomp zat zijn kunnen deze taken uitbesteden aan payroll bedrijven, maar hoe werkt payrolling precies, en wat zijn de voordelen? Je leest het hieronder.

Wat houdt payroll in?

Payrolling komt van het Engelse woord ‘payroll’, wat loonstrook betekent. Een payroll constructie houdt in dat je bepaalde verplichtingen als werkgever voor een deel uit handen geeft aan payroll bedrijven. Zij nemen de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap over je werknemers over. Aangezien het payroll bedrijf juridisch werkgever is van je werknemers, werkt hij technisch gezien voor de payroll organisatie. Zij ‘lenen’ de werknemers aan je uit. Dit kan interessant zijn voor iedere ondernemer met werknemers in dienst.

Wat doet een payroller?

payroll

Een payrollbedrijf neemt een aantal administratieve zaken van je over, zodat jij je meer kunt focussen op het runnen van je bedrijf. Een payrollbedrijf zorgt bijvoorbeeld voor de salarisadministratie, stelt contracten op, houdt medewerkersgegevens bij en regelt de administratie rond loonstroken, ziekmeldingen en vakantiedagen. Ook worden je taken als juridisch werkgever overgedragen aan het payroll bedrijf. Het juridisch werkgeverschap houdt in dat je verantwoordelijk bent voor bijvoorbeeld de verzekeringen, het pensioen en het verzuimmanagement van je werknemers.

Als je gebruikmaakt van een payrollbedrijf, ben jij er als werkgever wel verantwoordelijk voor dat aan de volgende wetten wordt voldaan:

De voordelen van payroll

Payrolling werkt in het voordeel van werkgevers die hun tijd het liefst besteden aan de kerntaken van het bedrijf. Payrolling zorgt dus voor gemak. Je betaalt het payroll bedrijf een bepaald percentage van het uurloon van je werknemers en de payroller neemt in ruil daarvoor de salarisadministratie, het betalen van sociale premies, het juridisch werkgeverschap met alle juridische verplichtingen, de personeelsadministratie en meer over. Je hebt nog steeds je eigen personeel, houdt de werving en selectie van nieuwe werknemers in de hand en stuurt aan op de werkvloer. Bovendien maakt payrolling het makkelijker om snel werknemers aan te nemen, een payrollorganisatie beschikt als juridische werkgever namelijk over veel kennis van wet- en regelgeving.

De nadelen van payroll

payrolling

Payrolling kan ook nadelen met zich meebrengen. Zo kost payroll in veel gevallen een stuk meer dan dat je iemand in dienst neemt die de salarisadministratie en administratieve rompslomp overneemt. Over het algemeen rekent een payroll organisatie zo’n 6% tot 10% van het uurloon van je werknemer, per werknemer. Hierdoor zijn payrollwerknemers vaak duurder dan reguliere werknemers.

Ook omtrent het juridische werkgeverschap dat wordt overgedragen kleeft een nadeel. Want hoewel zij juridisch werkgever zijn, blijf jij als ondernemer aansprakelijk voor het feit dat je bijvoorbeeld loonheffing betaalt. De meeste payrollbedrijven werken netjes en volgens de regels, maar wanneer ze verzaken om belastingen en premies te betalen, of zelfs het personeel niet uitbetalen, blijf jij verantwoordelijk. Bovendien ontstaat er dan mogelijk gedoe met de Belastingdienst.

Voordelen payroll

  • Besparing van tijd door het verminderen van werkgeverslasten
  • Geen of minder kennis vereist over wet- en regelgeving
  • Personeels- en salarisadministratie worden op orde gehouden
  • Niet opdraaien voor de kosten van arbeidsongeschiktheid of verzuim

Nadelen payroll

  • Vaak duurder dan personeel via vaste dienst de administratie laten doen
  • Als ondernemer blijf je verantwoordelijk voor de uitbetaling van loon en heffingen aan de Belastingdienst

Payrolling kan dus een uitkomst bieden voor ondernemers die genieten van het ondernemen en zich graag meer bezighouden met het runnen van de zaak dan het bijhouden van administratie. Of het voor jouw onderneming ook geschikt is, hangt af van de voordelen; payroll heeft veel te bieden maar kan ook nadelen met zich meebrengen. Lees je daarom goed in voordat je besluit om met een payrollbedrijf in zee te gaan.

Veelgestelde vragen

Wat betekent payrolling?

Payrolling betekent dat je een aantal administratieve processen en juridische zaken uit handen geeft aan een payrollbedrijf. Payroll medewerkers hebben dezelfde rechten als werknemers met vaste contracten en tijdelijke contracten sinds 2020. Via een payrollbedrijf krijgt een werknemer betaald. Jij betaalt als ondernemer vaak een all-in-tarief (in plaats van bruto uurloon) aan het inlenende bedrijf voor het salaris van de werknemer plus een bepaald percentage.

Verdient een payroll medewerker net zo veel als vaste werknemers?

Werkgevers bepalen in principe zelf hoe de loonstroken van een werknemer eruit zien. Via payrolling wordt geen uurtarief bepaald; de medewerker werkt voor het bedrag waarmee de werkgever en de werknemer akkoord zijn gegaan. Hoewel je het uurloon van elkaar kunt laten variëren, zoals soms bij tijdelijke contracten gebeurt, gaat het inlenende bedrijf niet over het uurloon.

Waarom kiezen voor een payroll constructie?

Payrolling heeft verschillende voordelen, maar de voornaamste reden is dat je je dan niet meer met alle administratieve verplichtingen rondom werknemers bezig hoeft te houden. Het payrollbedrijf neemt de juridische en administratieve taken namelijk van je over. Hierdoor kan jij je weer richten op hetgeen je echt leuk vindt: ondernemen.

Kan een zzp’er via payroll werken?

Ja, het is mogelijk om een zzp’er aan te nemen en deze op de lijst van het payrollbedrijf te zetten. Het bedrijf regelt dan de facturen, de verloning, de salarisadministratie en de verzekeringen voor de zzp’er. De zelfstandig ondernemer is dan nog wel zelf verantwoordelijk voor de opdrachten. Alleen de administratieve en juridische taken worden dus overgenomen voor het bedrijf dat de zzp’er inhuurt.