Alles wat je moet weten over payroll

Payroll
  • Auteur:

    Reinout de Jong is werkzaam als financieel journalist, hij schrijft teksten voor verschillende financiële websites en is na het afronden van zijn redactionele opleiding bezig met een hbo bachelor in de Nederlandse taal.

  • Laatste update: 22 januari 2024
  • Leestijd: 3 minuten

Iedere ondernemer met personeel in dienst weet het; dingen als salaris en verzekeringen gaan niet vanzelf. Sterker nog, ze kunnen veel extra uren aan administratieve werkzaamheden opleveren. Ondernemers die de administratieve rompslomp zat zijn kunnen deze taken uitbesteden aan payroll bedrijven, maar hoe werkt payrolling precies, en wat zijn de voordelen? Je leest het hieronder.

Wat houdt payroll in?

Payrolling komt van het Engelse woord ‘payroll’, wat loonstrook betekent. Een payroll constructie houdt in dat je bepaalde verplichtingen als werkgever voor een deel uit handen geeft aan payroll bedrijven. Zij nemen de salarisadministratie én het juridisch werkgeverschap over je werknemers over. Voor wie payroll interessant is, is duidelijk. Je hebt een onderneming en je hebt werknemers in dienst. Aangezien het payroll bedrijf juridisch werkgever is van je werknemers, werkt hij technisch gezien voor de payroll organisatie. Zij ‘lenen’ de werknemers aan je uit.

Wat doet een payroller?

Een payrollbedrijf neemt een aantal administratieve zaken van je over, zodat jij je meer kunt focussen op het runnen van je bedrijf. Een payrollbedrijf zorgt bijvoorbeeld voor de salarisadministratie, stelt contracten op, houdt medewerkersgegevens bij en regelt de administratie rond loonstroken, ziekmeldingen en vakantiedagen. Ook worden je taken als juridisch werkgever overgedragen naar de payroll, het juridisch werkgeverschap houdt in dat je verantwoordelijk bent voor bijvoorbeeld de verzekeringen, het pensioen en verzuimmanagement van je werknemers.

De voordelen van payroll

Payrolling werkt in het voordeel van werkgevers die hun tijd het liefst besteden aan de kerntaken van het bedrijf. Payrolling zorgt dus voor gemak. Je betaalt het payroll bedrijf een bepaald percentage van het uurloon van je werknemers, de payroller neemt in ruil daarvoor de salarisadministratie, het betalen van sociale premies, het juridisch werkgeverschap met alle juridische verplichtingen, de personeelsadministratie en meer over. Je hebt nog steeds je eigen personeel, houdt de werving en selectie van nieuwe werknemers in de hand en stuurt aan op de werkvloer. Bovendien maakt payrolling het makkelijker om snel werknemers aan te nemen, een payrollorganisatie beschikt als juridische werkgever namelijk over veel kennis over wet- en regelgeving

Voordelen payroll

  • Besparing van tijd door het verminderen van werkgeverslasten
  • Geen of minder kennis vereist over wet- en regelgeving
  • Personeels en salarisadministratie wordt op orde gehouden
  • Niet opdraaien voor de kosten van arbeidsongeschiktheid of verzuim

Nadelen payroll

  • Vaak duurder dan personeel via vaste dienst de administratie laten doen
  • Als ondernemer blijf je verantwoordelijk voor de uitbetaling van loon en heffingen aan de Belastingdienst

De nadelen van payroll

Payrolling kan ook nadelen met zich meebrengen. Zo kost payroll in veel gevallen een stuk meer dan dat je iemand in dienst neemt die de salarisadministratie en administratieve rompslomp overneemt. Over het algemeen rekent een payroll organisatie zo’n 6% tot 10% van het uurloon van je werknemer, per werknemer. Hierdoor zijn payrollwerknemers vaak duurder dan reguliere werknemers. Ook omtrent het juridische werkgeverschap dat wordt overgedragen kleeft een nadeel. Want hoewel zij juridisch werkgever zijn, blijf jij als ondernemer aansprakelijk voor het feit dat je bijvoorbeeld loonheffing betaalt. De meeste payrollbedrijven werken netjes en volgens de regels, maar wanneer ze verzaken om belastingen en premies te betalen, of zelfs het personeel niet uit te betalen, blijf jij verantwoordelijk. Bovendien ontstaat er dan mogelijk gedoe met de Belastingdienst.

Conclusie

Payrolling kan een uitkomst bieden aan ondernemers die genieten van het ondernemen en zich graag meer bezighouden met het runnen van de zaak dan het bijhouden van administratie. Of het voor jouw onderneming ook geschikt is, hangt af van de voordelen; payroll heeft veel te bieden maar kan ook nadelen met zich meebrengen. Lees je daarom goed in voordat je besluit om met een payrollbedrijf in zee te gaan.

Veelgestelde vragen

Wat betekent payrolling?

Payrolling betekent dat je een aantal administratieve processen en juridische zaken uit handen geeft aan een payrollbedrijf. Payroll medewerkers hebben dezelfde rechten als vaste contracten en tijdelijke contracten sinds 2020. Via een payrollbedrijf krijgt een werknemer betaald, jij betaalt als ondernemer vaak een all in tarief (in plaats van bruto uurloon) aan het inlenende bedrijf voor het salaris van de werknemer plus een bepaald percentage.

Verdient een payroll medewerker net zo veel als vaste werknemers?

Werkgevers bepalen in principe zelf hoe de loonstroken van een werknemer eruit zien. Via payrolling wordt er geen uurtarief bepaald, de medewerker werkt voor het bedrag waarmee de werkgever en de werknemer akkoord zijn gegaan. Hoewel je het uurloon van elkaar kunt laten variëren, zoals soms bij tijdelijke contracten gebeurt, gaat het inlenende bedrijf niet over het uurloon.